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Berichtswesen
Überblick
Die Versorgung des Managements mit führungsrelevanten erfolgsbezogenen Informationen ist eine Kernaufgabe, die jeder Controller erfüllen muss. Controller werden vom Management als »Hüter der Zahlen« angesehen. Sie erfüllen – wie gezeigt – zwar ein deutlich breiteres Aufgabenspektrum; ohne die betriebswirtschaftliche Auskunftsfähigkeit als »Basisleistung« sind aber keine Mitwirkung in der Planung und erst recht keine Beratung und Herausforderung des Managements möglich.
Diese Informationsversorgung wird von den Controllern mit unterschiedlichen Instrumenten wahrgenommen. Neben Ad-hoc-Auskünften erhält das Management von ihnen Berichte verschiedener Natur. Den größten Anteil (im Durchschnitt knapp über 50 %) davon bilden Standardberichte. Die zweitwichtigste Gruppe von Berichten (knapp über 20 %) stellen Bedarfsberichte dar, die auf spezielle Fragestellungen des Managements antworten. Anlassgesteuert sind auch die Abweichungsberichte, die den dritten Platz im Berichtsspektrum ausmachen (knapp 18 %). Der Rest entfällt auf sonstige Berichte.
Will man die Gruppe der Standardberichte genauer betrachten, so kann man zum einen näher auf die Frequenz der Berichterstellung, zum anderen auf die Berichtsinhalte abstellen. Hinsichtlich der Berichtsfrequenz dominiert der Monatsbericht deutlich. Auf die Frage nach dem Standardbericht mit der höchsten Bedeutung gaben knapp 80 % der Controller den Monatsbericht an. Für 7 % der Controller ist dies ein Jahresbericht (!); ihnen stehen 5 % der Unternehmen gegenüber, in denen der tägliche Bericht am wichtigsten eingeschätzt wird.
Die Berichtsinhalte sind von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Dies deutet sich schon in der konkreten Bezeichnung der Monatsberichte an. Teilnehmer nannten als Bericht so zum Beispiel betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), Deckungsbeitragsberichte, Kennzahlen-Reporting oder Profit-Center-Reporting, die hier als Monatsbericht klassifiziert wurden. Einen genaueren Einblick erhält man, wenn man die Berichtsfrequenz unterschiedlicher Kennzahlen betrachtet, die typischerweise in Standardberichte einfließen. Diese zeigt die Abbildung 5 im Überblick.
Abbildung 5: Regelmäßig berichtete Werte und Kennzahlen
Umsatz und Absatz sind die beiden Größen, die dem Management am ehesten tagesaktuell vorliegen müssen; für die meisten Informationen reicht dagegen eine monatliche Berichterstattung aus. Wir wollen deshalb die weiteren Aussagen zum Berichtswesen auf Monatsberichte konzentrieren. Für sie wurde in der Studie eine Reihe weiterer Informationen erhoben, die im Folgenden vorzustellen sind.
Fakten zu den Monatsberichten
Für das Themenfeld Berichtswesen ist grundsätzlich eine Vielzahl von Aspekten wissenswert und interessant. Deshalb haben wir in der Studie sehr viele Informationen abgefragt. Im Folgenden seien die Erhebungsergebnisse strukturiert wiedergegeben. Zur Ordnung dienen acht Fragen.
Frage 1: Welchen Zweck soll der Monatsbericht primär verfolgen?
Das Berichtswesen kann einem breiten Spektrum potenzieller Zwecke dienen. Sechs wichtige von diesen wurden den Controllern als Standard-Antwortmöglichkeiten vorgegeben. Hiermit haben wir tatsächlich das Zweckspektrum fast vollständig erfasst. Nur 2 % der antwortenden Controller kreuzten die Antwortmöglichkeit »sonstige Zwecke« an; hierunter fielen zum Beispiel die Angaben »Risikoeinschätzung« oder »Grundlage für Managementgespräche«.
Von den vorgegebenen Zwecken wurde »Steuerung und Kontrolle« von praktisch allen Controllern (95 %) genannt. An zweiter Position folgt der Zweck »Information« als solcher (85 %). Hierunter kann sich Unterschiedliches verbergen. Vermutlich folgen die entsprechenden Controller der Idee, dass ein Mehr an Informationen für das Management hilfreich ist (»je mehr, desto besser«). Dies kann allerdings durchaus eine problematische Annahme sein. Die Gültigkeit des Zusammenhangs setzt voraus, dass alle Informationen von den Managern auch richtig interpretiert werden können und es bei ihnen zu keiner Informationsüberlastung, also einem »Den-Wald-vor-lauter-Bäumen-nicht-mehr-sehen-Können« kommt. Es spricht einiges dafür, dass Informationen nur dann ins Berichtswesen aufgenommen werden sollten, wenn klar ist, was die Manager konkret mit diesen Informationen anfangen können – und dass sie in der Lage sind, die Informationen richtig zu interpretieren!
Mit großem Abstand auf die ersten beiden Zwecke folgen dann die Aspekte »Dokumentation« (26 %), »Kurzinformation« (21 %) und »Planung« (20 %). Als »Nachschlagewerk« nutzen schließlich 13 % der befragten Controller das Berichtswesen.
Frage 2: Über welche Inhalte informiert der Monatsbericht?
Die Inhalte des Monatsberichts wurden von uns durch vier Aspekte näher beleuchtet: (1) die Art berichteter Größen beziehungsweise Kennzahlen, (2) den Zeitbezug der ausgewiesenen Informationen, (3) das Objekt der Informationen (intern oder extern gerichtete Informationen, wie zum Beispiel Markt- und Wettbewerbsanalysen) und (4) den Umfang enthaltener Kontrollinformationen.
Art der Information: Hinsichtlich der Art berichteter Größen beziehungsweise Kennzahlen gibt es in den befragten Unternehmen einen starken Fokus auf finanzielle Größen – hieran haben auch zehn Jahre Diskussion der Balanced Scorecard oder aktuelle Bemühungen zur Abbildung von Intangibles nichts geändert. Finanzkennzahlen machen im Schnitt über 40 % der ausgewiesenen Informationen aus, mit sehr großem Abstand gefolgt von Marktkennzahlen (15 %), Prozesskennzahlen (13 %) und Mitarbeiterkennzahlen (12 %). Innovationskennzahlen werden dann noch deutlich weniger berichtet als die drei anderen Arten nicht-finanzieller Kennzahlen (8 %). Die restlichen ausgewiesenen Kennzahlen sind der Rubrik »Sonstiges« zuzuordnen.
Der unterschiedliche Berichtsumfang spiegelt sich auch in der Bedeutung der einzelnen Kennzahlenarten wider: Finanzielle Kennzahlen erreichen einen Wert von 4,5 auf einer fünfteiligen Skala und sind damit ausgesprochen wichtig, Marktkennzahlen folgen mit einem Abstand von fast 1,5 Punkten auf Platz zwei. Die Innovationskennzahlen bilden schließlich das Schlusslicht mit einem Wert von 1,8, also noch einmal 1,2 Punkte weniger als Marktkennzahlen. So unwichtig sie eingeschätzt werden, so wenig werden sie auch berichtet. Allerdings gilt es hier zu beachten, dass gerade Innovationskennzahlen nicht jeden Monat neu präsentiert werden müssen; für sie reicht vermutlich zumindest ein quartalsweiser Ausweis aus.
Die berichteten Kennzahlen stehen schließlich zumeist nicht unverbunden nebeneinander. Nur ein knappes Drittel der Unternehmen gab an, kein Kennzahlensystem zu besitzen. Fast die Hälfte der Befragten hat ein solches selbst entwickelt, etwa 11 % der Unternehmen verwenden eine Balanced Scorecard – angesichts des langen »Hypes« um dieses Instrument ein eher überraschend niedriger Wert. Das Kennzahlensystem des EFQM schließlich kennt kaum jemand; nur in gut einem Prozent der Unternehmen wird es verwendet.
Zeitbezug der Informationen: Die Monatsberichte enthalten nicht nur inhaltlich unterschiedliche Größen, sondern für diese werden auch unterschiedliche Zeitbezüge ausgewiesen. Dabei dominieren in ihrer Häufigkeit Ist-Werte, gefolgt von Planwerten und Vorjahreswerten. Prognosewerte liegen abgeschlagen auf dem letzten Platz – und dies trotz aller Diskussionen über Rolling Forecasts und Beyond Budgeting.
Betrachtet man die Bedeutung, die den einzelnen Zeitbezügen von den Controllern zuerkannt wird, so ergibt sich auf den ersten beiden Plätzen keine Veränderung verglichen mit der Häufigkeit des Ausweises: Ist-Werte mit einem Urteil von 4,6 und Planwerte mit einer 4,2 auf der 5er-Skala sind in den Augen der Controller jeweils sehr bedeutsam. Auf dem dritten Platz folgen mit 3,9 die Prognosewerte, die bisher in den Berichten noch eine geringe Rolle spielen. Hier ist in der Zukunft eine Ausweitung des Umfangs ausgewiesener Prognosewerte zu erwarten. Auf dem letzten Platz landen schließlich Vorjahreswerte, allerdings mit einer »Note« von 3,3 immer noch rechts vom Mittelwert zwischen geringer und hoher Bedeutung.
Interne/externe Informationen: Schließlich haben wir die Controller auch noch danach gefragt, welche Teile der Informationen sich auf unternehmensinterne Tatbestände beziehen und welche auf solche im Umfeld der Unternehmen. Das Ergebnis fällt sehr eindeutig aus: Der bei weitem größte Teil der Informationen ist intern gerichtet (82 %), nur der (geringe) verbleibende Teil berichtet über Märkte, Wettbewerb und andere Aspekte der relevanten Umwelt.
Bei der Bedeutung, die diesen beiden Gruppen von Informationen zugewiesen wurde, fällt der Unterschied ähnlich klar aus: Während internen Informationen der sehr hohe Wert von 4,6 auf einer 5er-Skala zuerkannt wird, lautet der entsprechende Wert...
