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E-Book

Buchhaltung & Steuern für Start-ups

Praxishandbuch für Unternehmergesellschaften

AutorJohannes Schneider
VerlagBooks on Demand
Erscheinungsjahr2019
Seitenanzahl260 Seiten
ISBN9783749412983
FormatePUB
KopierschutzWasserzeichen
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis17,99 EUR
Trotz Einführung der Unternehmergesellschaft, die eine Haftung mit dem Privatvermögen ausschließt, schrecken viele Personen mit einer Geschäftsidee vor einer Gründung zurück. Auch die Möglichkeit in der New Economy eine Idee schnell und kostengünstig umzusetzen, hat daran nichts geändert. Die potentiellen Gründer haben entweder Angst vor den buchhalterischen und steuerlichen Pflichten oder scheuen die mit und nach Gründung anfallenden hohen Kosten für Steuerberater bzw. Buchhaltungssoftware. In der Fachliteratur, auf Internetseiten und in der Lehre liegt der Fokus auf der systematischen Durchführung der Buchhaltung. Das Wissen um buchhalterische und steuertechnische Angelegenheiten in der Praxis selbst regeln zu können wird nicht vermittelt. Deshalb müssen Gründer Steuerberater für mehrere Hundert Euro engagieren, obwohl die staatlichen Pflichtgebühren pro Jahr lediglich 51 Euro betragen. Der Autor Johannes Schneider beschreibt im vorliegenden Buch zum ersten Mal ganzheitlich die notwendigen Tätigkeiten zur selbständigen Durchführung der Buchführung und der Steuer in der unternehmerischen Praxis. Gründer können ihre Angelegenheiten somit selbst regeln und unnötige Kosten vermeiden.

Johannes Schneider, geboren 1989, beschäftigt sich seit seiner Jugend mit Fragen und Mechanismen von Wirtschaft, Politik und Börse. Parallel zum Abitur absolvierte er eine Ausbildung zum Werkzeugmechaniker, die er als Deutschlandbester (IHK) abschloss. Dies veranlasste ihn das Studium des Wirtschaftsingenieurwesens aufzunehmen. Das Bachelor- und Masterstudium schloss er jeweils als Fakultätsbester ab. Seit 2014 ist er als Ingenieur (M. Eng.) in der Schnittstelle zwischen Entwicklung und Produktion bei einem OEM tätig. Hier liegt, wie in seinem Studium, ein Schwerpunkt auf der Interdisziplinarität zwischen verschiedenen Anspruchsgruppen sowie Theorie und Praxis. Neben seiner Tätigkeit als Arbeitnehmer verfolgt er stets Projekte in selbstständiger Arbeit. Im Jahr 2016 erschien sein erstes Buch "Virtuelle Fahrzeugentwicklung - Chancen und Herausforderungen in der Produkt-/Prozessabsicherung". Darin diskutiert Johannes Schneider die notwendige Neugestaltung des Entwicklungsprozesses von Fahrzeugen unter Berücksichtigung der virtuellen Methoden zur Fahrzeugentwicklung. Ebenfalls im Jahr 2016 gründete er zusammen mit zwei Freunden eine Unternehmergesellschaft in der Immobilienbranche. Als CFO verantwortete er für zwei Jahre die Buchführung und Steuerfragen des Start-ups. Dabei führte er alle Tätigkeiten eigenständig ohne Software oder Steuerberater aus. Diese Arbeit bildet im Allgemeinen die Grundlage für dieses Buch. Aufgrund von Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen musste die UG im 2. Geschäftsjahr liquidiert werden.

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Leseprobe

3.3.2 Umsetzung in der Unternehmenspraxis

Wahrscheinlich wird bei einem kleinen, jungen Unternehmen nicht sofort eine Betriebsprüfung durchgeführt weder wird ein Betriebsprüfer / das Finanzamt eine 100%ige Einhaltung aller Details der GoBD fordern. Trotzdem sollten auch Start-ups die Kernelemente der GoBD kennen und einhalten.

Im Sinne des Buches werden in diesem Kapitel sechs mögliche Varianten zur Durchführung der Dokumentation der Buchführung diskutiert. Ziel ist es auch hier eine pragmatische Umsetzung zu finden und unnötige Kosten zu sparen.

Alle 6 Varianten werden anhand der Kriterien Unveränderbarkeit, Aufbewahrung (originäre Belege), Arbeitsaufwand und Kosten bewertet.

Eine Zusammenfassung bzw. Empfehlung ist am Ende dieses Teilkapitels zu finden.

Variante 1 – Klassische Buchhaltung auf Papier

VorgangFüllungArchivierung
Grundbuch (Journal) füllenHandschriftlichPapier
Jahresabschluss erstellenHandschriftlichPapier
Belege archivieren/Papier

Tabelle 5: Variante 1 – Klassische Buchhaltung auf Papier

Variante 1 kann die Anforderung der GoBD für die Aufbewahrung der digital erzeugten bzw. eingegangenen Belege nicht erfüllen.

Deshalb kann Variante 1 nicht in der Unternehmenspraxis eingesetzt werden.

Zudem ist der manuelle Arbeitsaufwand bei der Erstellung des Jahresabschlusses nicht zu leisten.

KriteriumBewertung
Unveränderbarkeit
  • Hoch
Aufbewahrung (originäre Belege)
  • Nicht erfüllt
  • Belege die digital eingehen können nicht in Papierform archiviert werden
Arbeitsaufwand
  • Hoch
  • Alle Buchungssätze müssen mit Hand erfasst werden
  • Buchungssätze, die sich wiederholen können nicht kopiert werden
  • Alle Berechnungen des Jahresabschlusses müssen manuell gemacht werden
Kosten
  • Fast keine, lediglich Druckkosten
  • Alle Vorlagen können als Excel erstellt und ausgedruckt werden

Tabelle 6: Bewertung Variante 1

Variante 2 – Zwitterlösung A

VorgangFüllungAufbewahrung
Grundbuch (Journal) füllenEintragung in ExcelvorlageRedundant:
1. Papier: ausdrucken und mit Datum unterschreiben (monatlich)
2. Digital als PDF in Cloud und monatlich auf CD-R
Jahresabschluss erstellenBerechnungen und Vorlagen in Excel1. Papier: ausdrucken und mit Datum unterschreiben (monatlich)
2. Digital als PDF in Cloud und monatlich auf CD-R
Belege archivieren/Redundant:
1. Alle Belege in Papier
2. Alle Belege digital in Cloud und monatlich auf CD-R

Tabelle 7: Variante 2 – Zwitterlösung A

Variante 2 zeichnet sich als die kostengünstigste, aber mit gewissen Abstichen umsetzbare Lösung aus. Neben den Druckkosten müssen lediglich 0,20 Euro je Monat für eine CD-R aufgewendet werden.

Wie bereits in Kapitel 3.3.1 in Bezug auf die Anforderung der Unveränderbarkeit erwähnt, gibt es seitens der Finanzämter keine Definition wann diese Anforderung erfüllt ist. Die hier vorgeschlagene Lösung, das Journal in Papier mit Datum und Unterschrift sowie Digital zu archivieren, kann vor allem in den ersten Monaten nach der Gründung eine gute Kompromisslösung sein. Durch die zusätzliche Archivierung auf CD-R wird die Unveränderbarkeit nochmal erhöht.

Diese Variante ermöglicht es ohne große finanzielle Verpflichtungen ein Unternehmen zu starten und trotzdem die GoBD zu einem gewissen Teil zu erfüllen.

Durch die redundante Belegarchivierung wird die Komplexität durch Entfall der Verfahrensanweisung „Ersetzendes Scannen“ reduziert. Es ist lediglich die Verfahrensanweisung „Umgang mit elektronischen Belegen“ zu erstellen.

Durch die digitale und physische Ablage aller Belege ist sowohl in ihrem Ordner auf dem PC-Laufwerk bzw. Cloud als auch in ihrem physischen Ordner das komplette Archiv vorhanden. Dadurch kann schnell und ohne Lücken die komplette Historie von z.B. Eingangsrechnungen überblickt werden, ohne zwischen digitalen und physischen Belegen wechseln zu müssen. Die originalen Papierbelege sind zudem immer noch vorhanden, falls bei einer evtl. Prüfung durch das Finanzamt die digitale Archivierung als nicht 100% ausreichend eingeschätzt wird.

Der Arbeitsaufwand wird in Variante 2 durch Excelvorlagen reduziert, erfordert aber immer noch eine gewisse manuelle Tipparbeit.

Die Excelvorlage für das Journal (inkl. automatisierter Füllung der Haupt-/Nebenbücher) und den Jahresabschluss sowie für die Verfahrensdokumentation finden Sie auf der Internetseite www.johannes-schneider.eu.

KriteriumBewertung
Unveränderbarkeit
  • Mittel bis Hoch
  • Journal / Grundbuch als ausgedruckte Vorlage kann theoretisch schnell neu gemacht werden (im Gegensatz zu einem komplett handschriftlich geführten Journal)
  • Google Drive: Hat zwar Änderungshistorie, Daten können trotzdem gelöscht werden.
  • CD-R (monatlich): Daten und das Erstelldatum der CD-R kann nicht mehr geändert werden. Theoretisch kann über Umstellung der Systemzeit im PC ein anderes Erstelldatum vorgetäuscht werden.
Aufbewahrung (originäre Belege)
  • Erfüllt
  • Alle digitalen Belege werden zudem ausgedruckt, alle Papierbelege digitalisiert (redundante Datenhaltung)
Arbeitsaufwand
  • Mittel
  • Alle Buchungssätze können digital, aber durch füllen jeder Zelle in Excel erstellt werden
  • Buchungssätze, die sich wiederholen können kopiert werden
  • Berechnungen des Jahresabschlusses können zu 75% automatisiert durchgeführt werden
  • Das Journal / Grundbuch muss jeden Monat ausgedruckt werden und ggf. zusammen mit den Belegen auf CD-R gebrannt werden
  • Alle Belege müssen entweder digitalisiert oder ausgedruckt werden
Kosten
  • Gering
  • Außer den Druckkosten fallen ggf. nur 0,20 Euro pro CD-R je Monat an, Clouddienste sind kostenlos erhältlich

Tabelle 8: Bewertung Variante 2

Variante 3: Zwitterlösung B

VorgangFüllungAufbewahrung
Grundbuch (Journal) füllenEintragung in Excelvorlage1. Papier: ausdrucken und mit Datum unterschreiben (monatlich)
2. Digital als PDF in Cloud und monatlich auf CD-R
Jahresabschluss erstellenBerechnungen und Vorlagen in Excel1. Papier: ausdrucken und mit Datum unterschreiben (monatlich)
2. Digital als PDF in Cloud und monatlich auf CD-R
Belege archivieren/Alle Belege digital in Cloud und monatlich auf CD-R

Tabelle 9: Variante 3 – Zwitterlösung B

Variante 3 unterscheidet sich zu Variante 2 lediglich in der Archivierung der Belege.

Alle Belege werden nun nur digital, also nicht mehr redundant, archiviert.

Der monatliche Arbeitsaufwand kann dadurch verringert werden, da das Ausdrucken aller digitalen Belege sowie das Archivieren der Papierbelege entfallen.

Im Gegensatz zu Variante 2 ist es nun aber notwendig eine Verfahrensanweisung „ersetzendes Scannen“ zu erstellen.

Ansonsten gelten im Allgemeinen die gleichen Bewertungen und Hinweise wie für Variante 2. Deshalb wird auf die Aufstellung einer Bewertungsmatrix verzichtet.

Die Excelvorlage für das Journal (inkl. automatisierter Füllung der Haupt-/Nebenbücher) und den Jahresabschluss sowie für die Verfahrensdokumentationen finden Sie auf der Internetseite www.johannes-schneider.eu.

Variante 4 – Excel und digitales Datenarchiv

VorgangFüllungAufbewahrung
Grundbuch (Journal) füllenEintragung in ExcelvorlageDigital in Datenarchivierungssoftware
Jahresabschluss erstellenBerechnungen und Vorlagen in ExcelDigital in Datenarchivierungssoftware
Belege archivieren/Digital in Datenarchivierungssoftware

Tabelle 10: Variante 4 – Excel...

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