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Von der funktions- zur prozessorientierten Organisation

AutorPamela Hildegard Weber
VerlagGRIN Verlag
Erscheinungsjahr2013
Seitenanzahl99 Seiten
ISBN9783656487425
FormatPDF/ePUB
Kopierschutzkein Kopierschutz/DRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis29,99 EUR
Masterarbeit aus dem Jahr 2012 im Fachbereich Führung und Personal - Sonstiges, Note: 2,0, Alpen-Adria-Universität Klagenfurt (School of Management, Organizational Development and Technology), Veranstaltung: Prozessmanagement/ Change Management, Sprache: Deutsch, Abstract: In Zeiten, in denen man um jeden Kunden kämpft und versucht kosteneffizient und am Markt flexibel zu sein, ist es umso wichtiger den Aufbau und den Ablauf seines Unternehmens zu kennen. Es ist von hoher Bedeutung im Unternehmenswachstum auch die Organisationsstrukturen anzupassen. Dies geschieht größtenteils als natürliche Reaktion der Organisation auf die Kundenbedürfnisse, Markterfordernisse oder Ähnliches. Allerdings ist man nach der Wirtschaftskrise auch nicht mehr in der Lage 'nur' auf Veränderungen zu reagieren, es müssen die Ressourcen und finanziellen Mittel gezielt eingesetzt werden um betriebswirtschaftlich verantwortungsbewusst handeln zu können. Die wichtigsten Abläufe eines Unternehmens liegen in den Kernprozessen, die maßgeblich und wertschöpfend am Erfolg des Unternehmens beteiligt sind. So sprechen wir hier über Steigerung der Effektivität (Wirksamkeit), Erhöhung der Effizienz (Wirtschaftlichkeit), Steigerung der Flexibilität und gezieltem Zeitmanagement. Unbestritten ist, dass mangelnde Qualität in eine stetige Kundenfluktuation mündet. Diese wird sehr schnell im wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens sichtbar. Daraus kann sehr schnell ein Sog werden, der das Unternehmen mehr und mehr negativ beeinflusst. Resultieren könnte möglicherweise fehlendes Kapital für Re-Investitionen, was zur Folge haben könnte, dass keine Produktflexibilität mehr gegeben ist. Zu guter Letzt kann die Mitarbeiterzufriedenheit durch fehlende Aufträge ebenfalls enorm dabei abnehmen. Um diesen Kreislauf zu meiden, können professionelles Prozessmanagement und der gezielte Einsatz von Ressourcen Abhilfe schaffen und nachhaltig die Organisation zu mehr Flexibilität und Wirtschaftlichkeit führen. Das ist unter anderem der Grund dafür, dass immer mehr Unternehmen ihre Organisationsstruktur von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung reorganisieren und dadurch die an sie gestellten Anforderungen (von Stake-, Shareholdern oder dem Markt) erfüllen oder gar übertreffen können.

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Leseprobe

1. Einleitung


 

In Zeiten, in denen man um jeden Kunden kämpft und versucht kosteneffizient und am Markt flexibel zu sein, ist es umso wichtiger den Aufbau und den Ablauf seines Unternehmens zu kennen. Es ist von hoher Bedeutung im Unternehmenswachstum auch die Organisationsstrukturen anzupassen. Dies geschieht größtenteils als natürliche Reaktion der Organisation auf die Kundenbedürfnisse, Markterfordernisse oder Ähnliches. Allerdings ist man nach der Wirtschaftskrise auch nicht mehr in der Lage „nur“ auf Veränderungen zu reagieren, es müssen die Ressourcen und finanziellen Mittel gezielt eingesetzt werden um betriebswirtschaftlich verantwortungsbewusst handeln zu können. Die wichtigsten Abläufe eines Unternehmens liegen in den Kernprozessen, die maßgeblich und wertschöpfend am Erfolg des Unternehmens beteiligt sind. So sprechen wir hier über Steigerung der Effektivität (Wirksamkeit), Erhöhung der Effizienz (Wirtschaftlichkeit), Steigerung der Flexibilität und gezieltem Zeitmanagement. Unbestritten ist, dass mangelnde Qualität in eine stetige Kundenfluktuation mündet. Diese wird sehr schnell im wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens sichtbar. Daraus kann sehr schnell ein Sog werden, der das Unternehmen mehr und mehr negativ beeinflusst. Resultieren könnte möglicherweise fehlendes Kapital für Re-Investitionen, was zur Folge haben könnte, dass keine Produktflexibilität mehr gegeben ist. Zu guter Letzt kann die Mitarbeiterzufriedenheit durch fehlende Aufträge ebenfalls enorm dabei abnehmen. Um diesen Kreislauf zu meiden, können professionelles Prozessmanagement und der gezielte Einsatz von Ressourcen Abhilfe schaffen und nachhaltig die Organisation zu mehr Flexibilität und Wirtschaftlichkeit führen. Das ist unter anderem der Grund dafür, dass immer mehr Unternehmen ihre Organisationsstruktur von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung reorganisieren und dadurch die an sie gestellten Anforderungen (von Stake-, Shareholdern oder dem Markt) erfüllen oder gar übertreffen können. Damit sind also Unternehmen selbst „Herr der Lage“ und können den Kreislauf des Leverage- oder Dominoeffektes unterbrechen, bzw. sich erst gar nicht hinein begeben. Die HYGBRA GmbH wurde als Familienunternehmen im Jahr 1971 gegründet und ist ein etabliertes mittelständisches Unternehmen auf dem Weg zum Konzern mit einem ausgesprochen starken Markenbewusstsein im Bereich der professionellen Hygiene. Aufgrund des wirtschaftlichen Erfolges in den letzten Jahrzenten wächst das Unternehmen zu einem internationalen Konzern heran, der bereits Marktführer in Österreich ist. Das Wachstum wird weiter vorangetrieben, denn so lautet die Vision, eine starke und unabhängige Marke zu sein, die durch Innovation und Service überzeugt und dies auch über die Landesgrenzen hinaus. Die vier strategischen Geschäftsfelder der Firma HYGBRA GmbH sind die waschraumHYGIENE, küchenHYGIENE, objektHYGIENE und wäscheHYGIENE, die alle Kernkompetenzen und das „Know-How“ des Unternehmens in sich vereinen. Dieses Unternehmen ist auch gestützt von einer starken Unternehmenskultur, so wird auch sehr auf die definierten Werte der Firma HYGBRA GmbH geachtet:

 

„Wir bei der HYGBRA GmbH haben Werte, an denen wir uns orientieren und die unsere Firmenkultur prägen.

Wir bei der HYGBRA GmbH setzen auf Qualität. Wir sind davon überzeugt, dass nur die beste Qualität den Hygieneanforderungen von heute gerecht wird. Der Kunde verdient es, die bestmöglichen Produkte zu bekommen.

Wir bei der HYGBRA GmbH schauen hoffnungsvoll in die Zukunft. Hygienebedürfnisse entwickeln sich weiter. Mit Innovationsgeist und Freude erarbeiten wir die richtigen Lösungen und gestalten gemeinsam die Hygienewelt von morgen.

Wir bei der HYGBRA GmbH leben die Begeisterung. Innovation und Service machen uns zum perfekten Partner in allen Belangen der professionellen Hygiene. Das spürt man - in den Produkten - in den Gesprächen - im Miteinander.

Wir bei der HYGBRA GmbH bauen auf Tradition. Als eigentümergeführtes Familienunternehmen bekennen wir uns zum Standort Zell am See. Pioniergeist und Verantwortung haben uns in vier Jahrzehnten zum international erfolgreichen Hygieneprofi gemacht.

Das Wichtigste ist und bleibt der Mensch – der zentrale Wert bei der HYGBRA GmbH. Wertschätzung, respektvoller Umgang miteinander und Achtung voreinander sind wichtige Voraussetzung für gute Zusammenarbeit.“ [1]

 

Das Unternehmen positioniert sich durch Innovation, die Produktion und ein sehr starkes Vertriebsnetz in den strategischen Geschäftsfeldern als Komplettanbieter am Markt. Als höchstes Augenmerk gilt es, den Kunden hervorragende Qualität und exzellenten Service zu bieten. Aufgrund der breiten Produktpalette, der unterschiedlichsten Entwicklungs- und Produktionsbereiche und der diffizilen Versorgungskette, wird in der Firma HYGBRA GmbH in einer sehr komplexen und umfangreichen Struktur gearbeitet. Natürlich existieren bereits Abläufe im Unternehmen, allerdings befindet sich die Firma HYGBRA GmbH noch tief verwurzelt im funktionsorientierten Denken und Handeln mit denen es erfolgreich geworden ist. Nun hat die Unternehmensleitung den Schritt in Richtung vermehrter Prozessorientierung gemacht, um relevante Abläufe effizienter zu gestalten. Es soll eine transparente Unternehmensstruktur geschaffen werden, um die Firma HYGBRA GmbH noch erfolgreicher werden zu lassen und in der Zukunft die Märkte globaler zu erobern. Das persönliche Interesse zeichnet sich durch die Herausforderung ab, die man der Verfasserin dieser Arbeit zu teil werden ließ, Prozessmanagement in der HYGBRA GmbH zu etablieren und laufende Optimierungen durchzuführen. Grundsätzlich besteht der erste Teil der Aufgabenstellung darin, die vorhandenen Strukturen den Prozessen anzupassen. Daher ist der Weg von der Funktions- zur Prozessorientierung im wissenschaftlichen wie im praktischen Vorgehen als Hauptaufgabe des Prozessmanagers anzusehen.

 

1.1. Zielsetzung der Arbeit


 

Das wissenschaftliche Ziel dieser Masterthesis ist es, beide Organisationsvarianten zu eruieren und miteinander zu vergleichen. In weiterer Folge soll der Fokus auf den theoretisch effizientesten und effektivsten Weg der Reorganisation von Funktions- zu Prozessorientierung gerichtet werden. Weiters sollen anwendbare Methoden und Instrumente erhoben werden, die man bei der Umsetzung beachten sollte. Das gesamte Spektrum soll auch zeigen, wie man die Ergebnisse der Reorganisation nachhaltig und kontinuierlich beibehalten und weiterentwickelt kann. Gesucht wird nach einem Weg, der ohne hohen Aufwand von Ressourcen durchführbar ist. Das praktische Ziel ist die Einbringung der theoretischen Ansätze und in Folge auch die Umsetzung in die HYGBRA GmbH, mit dem angestrebten Endziel, dass Ihre gesamte Mikroökonomie prozessorientiert denkt und handelt. Visionär betrachtet soll es im Total Quality Management münden und auf dem Weg ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess stattfinden, der laufend für optimale Ergebnisse, sowohl im Produktionsprozess als auch in anderen Geschäftsprozessen, sorgen soll. Für das Total Quality Management werden bereits bei der Reorganisation die Weichen gestellt, welche ebenfalls Einfluss auf die Vorgehensweise und die Umsetzung zur prozessorientierten Organisation nehmen.

 

1.2. Vorgehensweise und Aufbau der Arbeit


 

Primär werden die Grundlagen und Zielsetzungen der Funktions- und der Prozessorientierung genauer hinterfragt. Dabei werden beide Organisationsmodelle so untersucht, dass sich letztendlich ein Benchmark aus beiden Varianten ergibt und somit eruiert werden kann, welche Maßnahmen notwendig sind, um eine Reorganisation erfolgreich durchzuführen. Neben dem theoretischen Weg wird im Anschluss der praktische Weg bei der HYGBRA GmbH erörtert. Als Beispiel wurde hier ein Produktionsprozess gewählt, um anhand dieses Prozesses zu zeigen, wie die Vorbereitungen, der Ressourcenaufwand, die Umsetzung und das Ergebnis in der Praxis aussehen. Außerdem wird ein Interview mit dem Prozessverantwortlichen geführt, um auch die operative Vorbereitung und Realisierung, die Hürden, mögliche Widerstände und die gesammelten Eindrücke zu erläutern, um Schwierigkeiten sowie Erfolgserlebnisse aufzuzeigen.

 

Daraus ergibt sich die zentrale Frage: Wie führt man am effektivsten und effizientesten eine Reorganisation einer Unternehmung von einer ursprünglich funktions- hin zur prozessorientierten Organisation durch?

 

1.3. Abgrenzungen


 

Da das Thema Reorganisation von funktions- zur prozessorientierten Organisation in der Literatur breit diskutiert wird, kann nur schwerpunktmäßig auf die wichtigsten Ansichten, Möglichkeiten und Theorien eingegangen werden. Auch sollen hier die allgemeinen Grundlagen beider Modelle erläutert werden, die sich als kompatibel für die HYGBRA GmbH erweisen und damit verwendet werden können. Somit wird ein möglicher theoretischer Weg, aus den Augen der Verfasserin, beschrieben. Des Weiteren werden in dieser Arbeit auch Standards der EN ISO 9001:2008[2] zum Teil berücksichtig und...

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