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Der IT Business Case

Kosten erfassen und analysieren - Nutzen erkennen und quantifizieren - Wirtschaftlichkeit nachweisen und realisieren

AutorRalph Brugger
VerlagSpringer-Verlag
Erscheinungsjahr2006
Seitenanzahl413 Seiten
ISBN9783540274544
FormatPDF
KopierschutzDRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis36,99 EUR
Obwohl sich das Potential der Informationstechnologie in den letzten Ja- zehnten vervielfacht hat und dadurch die Informatik zweifelsfrei an Bed- tung gewonnen hat, hat sich eines nicht verändert - die Tatsache, dass die Informatik primär als Kostenverursacher wahrgenommen wird. Wenn es um die Kosten geht, hat die Informatik ein angeschlagenes Image. Viele Unternehmenslenker assoziieren Informationstechnologie mit einem - durchsichtigen 'Technologie-Schwamm', der problemlos in der Lage ist, jedes auch noch so hohe Budget zu absorbieren - wobei der Rückfluss in den meisten Fällen ungewiss ist. Die Informatik begegnet diesem Bild, indem sie der Unternehmensf- rung eine zu eindimensionale Sichtweise vorwirft und auf die qualitativen Aspekte ihrer Arbeit verweist. So ist beispielsweise die Rede von 'in- grierter Information', 'schnellerer Verfügbarkeit', 'höherer Automatis- rung', 'effizienteren Prozessen', 'größerer Flexibilität', 'stärkerer In- gration', 'einheitlicher Architektur', 'erhöhter Transparenz' und 'weniger Medienbrüchen'. Diese Argumentationsstrategie trägt jedoch nicht wirklich dazu bei, die an die Informatik gerichteten Vorwürfe der intransparenten Wertgener- rung zu entkräften. Die qualitativen Merkmale werden von der Geschäf- leitung kaum wahrgenommen. Die schwache Akzeptanz von qualitativen Auswirkungen beruht zum einen auf der mangelnden Transparenz dieser Eigenschaften. Ein ursächlicher Zusammenhang zwischen den investierten Ressourcen (sowohl in finanzieller, als auch in personeller Hinsicht) und den erzielten Qualitätsmerkmalen ist nur schwer ersichtlich. Noch sch- rer nachvollziehbar ist gar der Einfluss von Informatik-Ausgaben auf das Unternehmensresultat. Doch was schlussendlich zählt, ist nun einmal das Geschäftsergebnis - und dieses wird zunächst durch die IT-Kosten - schmälert.

Ralph Brugger ist diplomierter Wirtschaftsinformatiker und arbeitet seit mehreren Jahren in unterschiedlichen Informatik- und IT-Controlling-Funktionen; sowohl bei internationalen Software-Herstellern als auch in größeren Industriekonzernen. Zur Zeit ist er als 'Global Project and Portfolio Officer' in einem weltweit agierenden Konzern tätig und trägt in dieser Funktion die Verantwortung für die Überwachung und Steuerung des IT-Investitionsbudgets. Diese Aufgabe bedingt sowohl die Beurteilung von IT-Business Cases als auch die Unterstützung bei der Erstellung von komplexen Business Cases.

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Leseprobe

6 Unternehmensrechnungen aus Investitionssicht (S. 115-116)

6.1 Cashflow vs. Aufwendungen und Erträge

Durch die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens werden betriebswirtschaftliche Transaktionen ausgelöst, die zu Auszahlungen und Einzahlungen, Ausgaben und Einnahmen sowie Aufwendungen und Erträgen führen. Diese Begriffspaare werden in der Praxis oftmals synonym verwendet, obwohl sie zu vollkommen verschiedenen Wirkungen in den Unternehmensrechnungen führen. Da sich diese Unterschiede auch in den Wirtschaftlichkeitsberechnungen von IT-Investitionen niederschlagen, sind sie auch für die Erstellung von Business Cases relevant. Die nachfolgenden Ausführungen vermitteln somit eine wichtige Basis für die korrekte Anwendung von Wirtschaftlichkeitsanalysen.

Auszahlungen und Einzahlungen beschreiben Veränderungen des Bestandes an liquiden Mitteln, also der Zahlungsmittel (Geld). Die Zahlungsmittel einer Unternehmung bestehen aus der Summe aller Kassabestände und der jederzeit verfügbaren Bank- und Postguthaben.

Auszahlungen (Cash outflows) sind Abflüsse von Zahlungsmitteln während einer Betrachtungsperiode. Zum Beispiel Lohnzahlungen an Mitarbeiter, Zahlungen an Dienstleister für in Anspruch genommene Dienstleistungen, Zahlungen für den Einkauf von Software oder Hardware, Zahlungen für Geschäftsreisen von Mitarbeitern.

Einzahlungen (Cash inflows) sind Zuflüsse an Zahlungsmitteln während einer Betrachtungsperiode. Zahlungseingänge von Kunden, Barverkäufe von Waren, Aufnahme eines Barkredits.

Die liquiditätswirksamen Auszahlungen und Einzahlungen sind das Resultat der Ausgaben, die ein Unternehmen getätigt hat und der Einnahmen, die durch die Geschäftstätigkeit zustande gekommen sind. Bekommt ein Unternehmen beispielsweise eine bestimmte Anzahl von bestellten Computern per Rechnung geliefert, so entsteht zum Lieferzeitpunkt bzw. Rechnungseingang eine Ausgabe. Zu einer Auszahlung kommt es jedoch erst dann, wenn die Rechnung des Computerlieferanten beglichen wird.

Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis6
Vorwort10
1 Einleitung12
1.1 Der Hintergrund &ndash Worin begründet sich dieses Buch?12
1.2 Das Anliegen – Welches Ziel verfolgt das Buch?13
1.3 Der Inhalt – Was wird in diesem Buch vermittelt?14
1.4 Die Zielgruppe – Wer sollte dieses Buch lesen?17
1.5 IT-Projekt oder Business-Projekt – Das ist hier die Frage19
2 Business Case – Grundlagen22
2.1 Was ist das überhaupt – ein Business Case?22
2.2 Wozu wird ein Business Case erstellt?24
2.3 Welche Vorzüge ergeben sich aus einem Business Case?27
2.4 Welche inhaltlichen Ausprägungen sind möglich?30
2.4.1 Situation 1 – SAP-Konsolidierung30
2.4.2 Situation 2 – Unternehmensverbindung31
2.4.3 Situation 3 – Datenschutz33
2.4.4 Situation 4 – Sicherheit34
2.4.5 Situation 5 – Asset Management36
2.4.6 Situation 6 – Investition in CAD37
2.4.7 Wertgenerierung versus Wertsicherung38
2.4.8 Betrachtungsschwerpunkt und Notwendigkeitsbeurteilung39
2.5 Business Case vs. Business Plan – Was ist der Unterschied?40
3 Business Case – Vorgehen44
3.1 Wer erstellt den Business Case?44
3.2 Wer ist an der Erstellung eines Business Case beteiligt?48
3.3 Wie erstellt man einen Business Case?51
3.3.1 Phase 1 – Initialisierung54
3.3.2 Phase 2 – Entwicklung56
3.3.3 Phase 3 – Validierung / Qualitätssicherung58
3.4 Wie dokumentiert man einen Business Case?60
3.4.1 Management Summary61
3.4.2 Projektübersicht62
3.4.3 Wirtschaftlichkeitsnachweis65
3.4.4 Projektdetails67
3.5 Wie gestaltet sich der optimale Investitionsablauf?68
3.5.1 Phase 1 – Selektion68
3.5.2 Phase 2 – Ausführung70
3.5.3 Phase 3 – Kontrolle72
4 Primäre Wirtschaftlichkeitsfaktoren74
4.1 Projektkosten / Investitionskosten74
4.1.1 Externe und interne Kosten76
4.2 Einmalige Kosten (Investitionskosten)80
4.3 Laufende Kosten (Betriebskosten)83
4.3.1 Identifizierung der Kostentreiber87
4.3.2 Berücksichtigung von Re-Investitionen bei den Betriebskosten92
4.3.3 Kosten für den Parallelbetrieb während der Migrationsphase93
4.4 Projektnutzen / Investitionsnutzen94
4.4.1 Unterscheidung hinsichtlich der Quantifizierbarkeit98
4.4.2 Unterscheidung hinsichtlich der Zahlungswirksamkeit100
4.4.3 Unterscheidung hinsichtlich des Ursprungs102
4.4.4 Unterscheidung hinsichtlich der zeitlichen „Haltbarkeit"104
4.5 Einmaliger Nutzen105
4.6 Laufender Nutzen107
5 Sekundäre Wirtschaftlichkeitsfaktoren110
5.1 Die Kapitalkosten110
5.1.1 Fremdkapitalkosten (cost of debt)111
5.1.2 Eigenkapitalkosten (cost of equity)112
5.1.3 Gewichtete Kapitalkosten (WACC)113
5.2 Die Ertragssteuern116
5.3 Die Abschreibungen117
5.4 Das Netto-Umlaufvermögen121
5.5 Die Fremdkapitalzinsen123
6 Unternehmensrechnungen aus Investitionssicht126
6.1 Cashflow vs. Aufwendungen und Erträge126
6.2 Die Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung)129
6.3 Einfluss der Investition auf den Gewinn131
6.4 Die Cashflow-Rechnung (Geldflussrechnung)136
6.4.1 Investitions-Cashflow versus Unternehmens-Cashflow139
6.5 Einfluss der Investition auf den Cashflow140
6.5.1 Cashflow vor Steuern141
6.5.2 Cashflow nach Steuern142
6.5.3 Cashflow nach Steuern und Abschreibungen144
6.6 Veränderungen des Umlaufvermögens146
7 Wirtschaftlichkeitsanalyse – Grundlagen150
7.1 Überblick – Die Analyseverfahren150
7.1.1 Statische Verfahren152
7.1.2 Dynamische Verfahren152
7.1.3 Value-orientierte Verfahren153
7.2 Überblick – Die Rahmenbedingungen154
7.2.1 Steuersatz155
7.2.2 Kalkulationszinssatz155
7.2.3 Betrachtungszeitraum und Terminierung158
7.2.4 Zahlungszeitpunkt159
7.2.5 Abschreibungsdauer und -methode159
7.2.6 Inflationsrate160
7.3 Diskontierung – absolute Vorteilhaftigkeit161
7.3.1 Abzinsung165
7.3.2 Aufzinsung167
7.4 Diskontierung – relative Vorteilhaftigkeit168
7.5 Die Basisvariante (Base Case) als Vergleichsmaßstab173
7.6 Differenzrechnung versus Gesamtrechnung177
7.7 Betrachtungszeitraum und Terminierung184
7.7.1 Ewige Rente und Rente mit Kapitalverzehr186
8 Wirtschaftlichkeitsanalyse – Rechenverfahren190
8.1 Statische Berechnung: ROI (Return on Investment)190
8.1.1 Periodenbezogene Rentabilität – Einfacher ROI192
8.1.2 Periodenübergreifende Rentabilität – Kumulierter ROI194
8.2 Statische Berechnung: Payback197
8.2.1 Durchschnittsrechnung198
8.2.2 Kumulationsrechnung200
8.2.3 Rückflusszahl205
8.3 Dynamische Berechnung: NPV (Net Present Value)206
8.4 Dynamische Berechnung: IRR (Internal Rate of Return)210
8.5 Dynamische Berechnung: Baldwin-Methode217
8.6 Dynamische Berechnung: Payback221
8.7 Value-Berechnung: VaS (Value at Stake)224
8.7.1 Gewinn versus Wertschöpfung (Residualgewinn)225
8.7.2 Berechnung – Vom Gewinn zum Residualgewinn226
8.7.3 Berechnung – Vom Residualgewinn zum VaS229
8.7.4 Vergleichende Berechnung von VaS und NPV230
9 Wirtschaftlichkeitsanalyse – Analysemodell238
9.1 Dynamische Modellsimulation238
9.2 Kostenmodell240
9.3 Nutzenmodell243
9.4 Wirtschaftlichkeitsmodell244
9.4.1 Tabellenblatt „Einstieg (Business-Case-Eckpunkte)"246
9.4.2 Tabellenblatt „Investitionsrechnung"248
9.4.3 Tabellenblatt „Erfolgsrechnung"253
9.4.4 Investitionsrechnung vs. Erfolgsrechnung – die Unterschiede255
9.4.5 Tabellenblatt „Grafiken" – Visualisierung der Ergebnisse256
10 Datenerhebung und -aufbereitung262
10.1 Datenbasis262
10.1.1 Praxisbeispiel – Ablösung einer Anwendungsumgebung265
10.1.2 Cashflow vs. Leistungsverrechnung267
10.1.3 Primärkosten vs. Sekundärkosten269
10.2 Ermittlung der Kosten274
10.2.1 Bestimmung des internen Aufwands275
10.2.2 Unterschied zwischen „Full Time Equivalent" und Headcount276
10.2.3 Spezifikation des internen Aufwands (Aufwandsspezifikation)278
10.2.4 Kalkulation der internen Kosten (Kostenkalkulation)283
10.3 Quantifizierung des Nutzens287
10.3.1 Direkt quantifizierbarer Nutzen287
10.3.2 Bewertung von Produktivitätssteigerungen289
10.3.3 Bewertung von Veränderungen der Lagerbestände297
10.4 Vorgehen bei unvollständiger Information311
10.4.1 Praxisbeispiel &ndash Ablösung einer Anwendungsumgebung312
10.5 Behandlung von Fremdwährungen321
10.5.1 Praxisbeispiel – Rechenzentrum im Ausland323
10.5.2 Wirtschaftlichkeitsberechnung gemäß Lokalwährungs-Ansatz324
10.5.3 Wirtschaftlichkeitsberechnung gemäß Fremdwährungs-Ansatz326
11 Datenanalyse und Variantenentwurf330
11.1 Analyse und Validierung der Annahmen330
11.2 Analyse der Kosten333
11.3 Analyse des Risikos339
11.3.1 Sensitivitätsanalyse345
11.3.2 Praxisbeispiel – Konsolidierung von ERP-Systemen353
11.3.3 Methodisches Variantendesign356
11.4 Optionen bei negativem oder unsicherem Ergebnis359
12 Umsetzung und Erfolgskontrolle362
12.1 Von der Planung zur Budgetierung – OPEX und CAPEX362
12.2 Die zwei Bausteine der Projektdurchführung367
12.3 Die Nutzenrealisierung370
12.3.1 Schritt 1 – Definition der „Key Performance Indicators"372
12.3.2 Schritt 2 – Ausarbeitung der Maßnahmen374
12.3.3 Nutzen versus Budgeteinsparung375
12.4 Monitoring und Nachkontrolle376
12.4.1 Abweichungsanalyse379
12.4.2 Operativer Projekterfolg vs. ökonomischer Projekterfolg380
12.4.3 Kontrolle des operativen Projekterfolgs383
12.4.4 Kontrolle des ökonomischen Projekterfolgs386
Anhang392
Glossar392
Über den Autor399
Index400

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