Im Zuge der Implementierung einer Compliance-Organisation in einem Unternehmen ist je nach Geschäftsbranche, je nach nationaler oder internationaler Unternehmensausrichtung und je nach Unternehmensgröße an die Schaffung einer Schnittstellen- und Steuerungsfunktion als Schlüsselrolle für das Compliance-System zu denken. Die für Compliance verantwortliche Person, die sodann für alle haftungserheblichen Aspekte zuständig ist, wird üblicherweise als Compliance-Beauftragter, Compliance-Manager oder Compliance-Officer bezeichnet. Sie soll unternehmensweit Verantwortung übernehmen und selbst der Geschäftsleitung angehören oder dieser wenigstens direkt unterstellt sein.[202] Die Hauptaufgaben der für die Compliance verantwortlich zeichnenden Person sind die Implementierung eines Compliance-Management-Systems sowie dessen Überwachung und die Dokumentation von Verstößen.[203] Aus Effizienzgründen ist ein Compliance-Officer idealerweise unabhängig von Organisationshierarchien, so dass dieser frei von negativen Beeinflussungen seine Arbeit verrichten kann. Aus Effektivitätsgründen ist die Schaffung eines eigenen, selbstständigen Verantwortungsbereichs als Überwachungs- und Kontrollinstanz von zentraler Bedeutung, da hierbei der Compliance-Beauftragte keinerlei Weisungen durch Vorgesetzte ausgesetzt ist, sondern nur mit der Geschäftsleitung Rücksprache hält und diese dadurch bei compliance-relevanten Fragen berät und unterstützt.[204] Durch die Weisungsfreiheit und die ihm eingeräumte Unabhängigkeit werden dem Compliance-Officer ideale Arbeitsbedingungen an die Hand gegeben, um eine qualitativ gute Arbeit zu leisten. Die Qualität der Arbeit eines Compliance-Officers manifestiert sich nicht zuletzt in dem Aufdecken von Fehlverhalten und Risiken, wie beispielsweise Bestechung und Bestechlichkeit, Arbeitssicherheit, Kartellverstöße etc.
Die Aufgaben und die nötigen individuellen Befähigungen eines Compliance-Officers sind nicht standardisiert und abschließend darstellbar, da die unternehmenseigene Risikoanalyse individuelle Aufgabenbereiche vorgibt, um letztlich die richtigen unternehmensspezifischen Compliance-Maßnahmen zu treffen und diese sodann zu implementieren.[205] Der Schutz von Rechtsgütern des Unternehmens sowie die Unterbindung von Straftaten aus dem Unternehmen heraus zählen ebenso zum Aufgabenbereich eines Compliance-Officers, wie die Umsetzung der unternehmensspezifischen Ethik- und Verhaltensrichtlinien. Eine Berichterstattung über wesentliche Vorkommnisse von rechtlicher und die aufgegebenen Pflichten betreffender Relevanz sowie über sich abzeichnende Geschehnisse sollte der Compliance-Officer an die Geschäftsleitung turnusmäßig und je nach Bedarf auch ad hoc kommunizieren.[206]
Um einen praktischen Bezug zu Compliance-Regelungen in einem mittelständischen Unternehmen herzustellen, hat sich dankenswerterweise Herr E vom Bestattungshaus A (eingetragener Kaufmann) zur Verfügung gestellt. Der Verfasser hat zuvor nach seiner Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten bei der Gemeinde St. Leon-Rot unter anderem in der dortigen Personenstandsbehörde, dem Standesamt, gearbeitet und insoweit Kontakt zu dem Bestattungshaus A gehabt. Der Verfasser hat im Rahmen seines auf Abendschulbasis stattgefundenen Berufskollegs zur Erlangung der Fachhochschulreife seinerzeit mit Herrn E Kontakt aufgenommen, als im praktischen Teil der Schulausbildung ein Unternehmensbesuch angedacht war. Dieser Unternehmensbesuch hat dann tatsächlich in dem Bestattungshaus A stattgefunden. Entsprechend nachgefragt, hat sich Herr E im Rahmen vorliegender Bachelorarbeit sodann als Interviewpartner zur Verfügung gestellt. Das Interview[207] wurde zwischen Herrn E und dem Verfasser in den Geschäftsräumlichkeiten des Bestattungshauses geführt und wurde mit Zustimmung des Herrn E zunächst auf Tonband aufgezeichnet und sodann vom Verfasser verschriftlicht, wobei Wiederholungen und Füllwörter gestrichen wurden. Zudem wurden Passagen gekürzt, die keinen ausreichenden Bezug zum Thema dieser Arbeit haben. Nach einer erneuten Überprüfung auf Genauigkeit und Vollständigkeit wurden die Audiodateien aus Gründen des Datenschutzes gelöscht. Mit Einverständnis des Herrn E wurde zwar auf eine gesonderte Geheimhaltungsvereinbarung verzichtet, allerdings wurde auf Bitten des Herrn E ein Sperrvermerk vereinbart.
Die Auswertung der Befragung des Compliance-Managers E wird aus Gründen der Übersichtlichkeit in folgende Abschnitte segmentiert:
Darstellung des Unternehmens
Grund für die Einführung eines Compliance-Programms sowie Art und Weise der Implementierung von Compliance-Richtlinien im Unternehmen
Welche Compliance-Richtlinien eingeführt wurden
Kontrolle der Compliance-Richtlinien
– Darstellung des Unternehmens
Zur Unternehmensdarstellung befragt gibt Herr E an, dass es sich um einen Familienbetrieb aus der Bestattungsbranche handelt. Das Bestattungshaus A e. K. ist das älteste Bestattungshaus und eines der umsatzstärksten Bestattungshäuser in Baden-Württemberg mit einem jährlichen Umsatz von ca. 3,2 Millionen Euro. Es blickt auf eine lange Tradition zurück. Das Bestattungshaus befindet sich in einem Unternehmensverbund, in dem sich insgesamt drei Bestattungshäuser sowie ein Institut für Thanatopraxie und eine Firma für Spezialbestattungsbedarf, die Firma D, befinden. Während Herr E bei den Bestattungshäusern und dem thanatopraktischen Institut als Assistent der Geschäftsleitung fungiert, ist er bei der Firma D als Geschäftsführer bestellt. Herr E gibt an, für alle Firmen der Compliance-Manager zu sein. Zurzeit sind 22 Mitarbeiter angestellt und ein Betriebsrat ist in keinem der Unternehmen installiert. Der Firmenverbund genießt eine sehr gute Reputation und ist ein anerkannter und begehrter Ausbildungsbetrieb. Das Bestattungshaus A ist Mitglied im Bundesverband der deutschen Bestatter und Mitglied im amerikanischen Bestatterverband. Darüber hinaus hat das Bestattungshaus einen Exklusivvertrag mit dem Land Baden-Württemberg für den Amtsgerichtsbezirk X zur Durchführung der Bergungen von Verstorbenen. Herr E kann auf eine 27-jährige Betriebszugehörigkeit zurückblicken und seine Haupttätigkeiten übt er im Bereich des Personal- und Forderungsmanagements, dem Einkauf und dem Compliance-System aus.
– Grund für die Einführung eines Compliance-Programms sowie Art und Weise der
Implementierung von Compliance-Richtlinien im Unternehmen
Hiernach befragt erklärt Herr E, dass es die Funktion des Compliance-Officers im Unternehmensverbund seit März 2010 und die verbindliche Einführung von Compliance-Richtlinien zum 01.04.2010 gibt. Als Gründe für die Einführung nennt Herr E, dass es nach einer Personalfluktuation im Unternehmensverbund Ende 2009 zu einigen Vorfällen negativer Art gekommen ist. Als Beispiele sind zu nennen, dass sich einige Mitarbeiter während der Verrichtung ihres Dienstes nicht angemessen und pietätvoll verhalten haben. Diese haben im Leichenwagen laute Musik gehört, Zigaretten geraucht und während Überführungsfahrten den Arm lässig aus dem Leichenwagen gehängt. Ein weiterer Anlass für die Einführung von Compliance-Richtlinien hat sich daraus ergeben, dass sich eine Trauergesellschaft im nachhinein beschwert hat, weil diese gesehen hat, dass ein Mitarbeiter des Bestattungsinstitutes auf dem Friedhof während der Bestattung Zigaretten rauchte und einen Kaugummi im Mund hatte. Im Zusammenhang mit diesen unschönen Vorfällen ist zu erwähnen, dass sich die Bestattungsbranche wegen der Einmaligkeit des Bestattungsereignisses in einem für Imageschäden sehr anfälligen Geschäftsbereich bewegt. Die Pietät und ein anständiges Verhalten muss gerade in der Bestattungsbranche in jeder Hinsicht gewährleistet sein. Kleinste Fehler können hier sofort erhebliche Auswirkung auf die Reputation eines Bestattungshauses haben. Weitere Gründe bestanden darin, dass es zu einem Betrug bei der Betankung eines Firmenfahrzeuges kam und dass ein Ring einer Verstorbenen spurlos verschwunden ist. Gerade das Verschwinden des Ringes einer Verstorbenen, der für ihre Angehörigen einen enormen immateriellen Wert hat, stellt sich für ein Bestattungshaus als eine kaum zu überbietende Katastrophe dar. Alle die vorgenannten Vorkommnisse haben bei dem Bestattungshaus zu der Erkenntnis geführt, dass hier unbedingt entsprechend gehandelt werden muss. Daher wurde ein Compliance-Programm erarbeitet und eingeführt.
Nach der Art und Weise der Implementierung befragt, erklärt der Compliance-Officer, dass er sich im Wege eines Selbststudiums über Compliance fundiert im Internet und mittels einschlägiger Literatur informierte. In enger Kooperation mit einer Anwaltskanzlei, wurde für den Unternehmensverbund ein unternehmensspezifisches Compliance-Programm erarbeitet. Die Compliance-Richtlinien werden im Unternehmensverbund im Wesentlichen durch Arbeitsvertrag und in...