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E-Book

Digital Working für Manager

Mit neuen Technologien effizient arbeiten

AutorThorsten Jekel
VerlagGabal Verlag
Erscheinungsjahr2013
Seitenanzahl216 Seiten
ISBN9783862009954
FormatePUB/PDF
KopierschutzWasserzeichen/DRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis16,99 EUR
Fluch oder Segen? Angesichts unserer ständigen Erreichbarkeit per Mail, Smartphone, Tablet, Social Media scheint diese Frage im Zusammenhang mit den neuen Technologien mehr als berechtigt. Und nicht selten schlägt das Pendel leider in Richtung Fluch. Dann zum Beispiel, wenn nicht wir die Technik, sondern die Technik uns beherrscht. Wo und wie sind digitale Hilfsmittel sinnvoll? Wo tut es auch das gute alte Papier? Wenn wir schon Smartphones und Tablets mit uns herumtragen, wie können wir sie optimal nutzen? Ziel des Buches ist es aufzuzeigen, wie wir die neuen Technologien intelligent und effizient für unsere Zwecke einsetzen. Schließlich fährt man einen Porsche ja auch nicht nur im ersten Gang! Ob bei der täglichen Kommunikation, Meeting-Organisation, Reiseplanung, Kalender- und Adressverwaltung, Zielplanung, Dokumentenmanagement, Nutzung der Cloud - überall helfen neue Technologien und Tools, Zeit und Energie zu sparen. Und Thorsten Jekel zeigt uns, wie das funktioniert. Nicht technikverliebt wie ein Nerd, sondern aus der pragmatischen Sicht eines Managers.

Thorsten Jekel zählt als Unternehmensberater, Trainer, Speaker und Autor zu den profiliertesten Experten im deutschsprachigen Raum für Unternehmenserfolg mit neuen Technologien. Der Diplom-Betriebswirt und MBA begann seine Laufbahn 1988 beim Computerpionier Nixdorf. Seitdem ist die intelligente Nutzung neuer Technologien sein Thema. Bei seinen beruflichen Stationen als Verkaufs-, Service- und IT-Projektleiter sowie langjähriger Alleingeschäftsführer im Mittelstand erwarb er die nötige Management-Erfahrung, um heute betriebswirtschaftliche und technische Fragen ganzheitlich zu verknüpfen und Problemlösungen zielgruppengerecht zu vermitteln. Seit 2010 ist Thorsten Jekel selbständig und begleitet Unternehmen bei der Einführung von IT-Technologien. Darüber hinaus machte er sich einen Namen in der Öffentlichkeit als Deutschlands erster iPad-Coach für Führungskräfte.

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Leseprobe

1 E-Mail-Flut bewältigen


Das Wichtigste im Überblick

Mit geeigneten Strukturen ist die E-Mail-Flut beherrschbar.

Selbstdisziplin und positive Gewohnheiten müssen hinzukommen.

Verhalten und Erwartungen der Absender lassen sich beeinflussen.

Eindeutige Standards machen das Bearbeiten von E-Mails schneller.

In vielen Fällen gibt es bessere Kommunikationswege als die E-Mail.

„Mein Zeitmanagement habe ich im Griff, aber die E-Mails killen mich.“ Diesen Satz hörte ich kürzlich von Lothar J. Seiwert, dem Zeitmanagement-Experten Nr. 1 in Deutschland. Ich bin sicher, dass der Bestsellerautor seine E-Mails weitaus besser beherrscht als die meisten Internetnutzer. Er spricht lediglich aus, was viele Führungskräfte denken: Es ist einfach zu viel geworden mit den E-Mails. Durch das permanente Mailen wird die Kommunikation langsamer statt schneller. Einmal habe ich von einem Manager bei Google gehört, der 148.000 E-Mails in seinem Outlook-Posteingang hatte: gelesene, ungelesene, CCs, BCCs, Newsletter, Autoresponder-Nachrichten – alles. Was für ein Wahnsinn!

In diesem Kapitel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie den E-Mail-Wahnsinn beenden. Das geht tatsächlich, selbst wenn Sie aktuell 50, 100 oder noch mehr E-Mails pro Tag erhalten. Allerdings müssen Sie dazu aktiv werden. Die Software-Industrie wird das Problem nicht für Sie lösen, trotz aller Fortschritte bei der Suchtechnologie. Und ich habe – leider – auch keinen Zaubercode, den Sie nur aus diesem Buch in Ihren Rechner kopieren müssten. Wenn Sie aber bereit sind, etwas Zeit zu investieren, um Ihre Strukturen zu optimieren, und dazu noch einige positive Gewohnheiten entwickeln, verspreche ich Ihnen, dass die Überlastung für Sie ein Ende haben wird. Mehr noch: dass Sie mit der E-Mail im Management-Alltag wieder Zeit sparen, statt sie zu vergeuden.

Alles eine Frage der Struktur


Im Papierzeitalter erkannte man das gut organisierte Büro an einem cleveren Ablagesystem – alles hatte seinen Platz. Wer immer fleißig ordnete, abheftete sowie die „Rundablage“ – den Papierkorb – fütterte, der behielt den Überblick. Jeden Abend war der Schreibtisch leer. Im digitalen Zeitalter ist das nicht wesentlich anders. Die Technik gibt Ihnen keine bestimmte Struktur vor, sondern Sie müssen Ihre eigene Struktur auf die Technik übertragen. Alle, die auf ihren Rechnern kein funktionierendes Ablagesystem installieren, werden immer den Eindruck haben, in E-Mails zu ertrinken. Sie werden auch selten auf Anhieb finden, wonach sie gerade suchen.

TIPP:

Nutzen Sie das kostenlose 14-Wochen-Programm für Smart Working. Infos unter www.jekelpartner.de/digitalworking

Ich halte überhaupt nichts von der Behauptung, dass immer intelligentere Suchinstrumente das Ordnen beziehungsweise Löschen von E-Mails auf absehbare Zeit überflüssig machen werden. Denn es werden ja nicht nur die Suchfunktionen immer besser, sondern auch die Datenmengen immer größer. Ein klassisches Katz-und-Maus-Spiel. Die Suchfunktion mag noch so „intelligent“ sein – wenn Sie 100.000 Nachrichten nach einem Dateianhang durchsuchen, der Ihnen vor Wochen von Ihrem Mitarbeiter gemailt worden ist, werden Sie mehr Suchtreffer erhalten, als Ihnen lieb ist.

Selbsttest: Wie gut haben Sie Ihre E-Mails im Griff?

Der folgende Test gibt Ihnen einen schnellen Überblick, wie gut Sie die wichtigsten Regeln im Umgang mit E-Mails bereits beherrschen. Zählen Sie einfach, bei wie vielen der folgenden zehn Aussagen Sie „Ja“ sagen. Am Ende des Kastens finden Sie die Auflösung.

1. Die Push-E-Mail-Funktion (Mailprogramm lädt automatisch neue E-Mails) ist bei meinem Rechner aktiviert.

2. Ich starte meinen Arbeitstag meistens mit dem Checken von E-Mails.

3. Mein Rechner gibt sofort einen Hinweis (Sound/Symbol), sobald eine neue E-Mail eintrifft.

4. Ich lösche meine E-Mails eher selten.

5. Die Ordnerstruktur meines Mailprogramms ist mehr zufällig gewachsen als durchdacht.

6. Mein Smartphone bzw. Tablet gibt sofort einen Hinweis, sobald eine neue E-Mail eintrifft.

7. Der Posteingang meines Mailprogramms enthält am Abend noch E-Mails.

8. Ich bearbeite meine E-Mails immer mal wieder zwischendurch.

9. Die Push-E-Mail-Funktion ist bei meinem Smartphone bzw. Tablet aktiviert.

10. Der Ordner „Gesendete Objekte“ meines Mailprogramms enthält am Abend noch E-Mails.

Auflösung:

Zwei- bis dreimal „Ja“: Herzlichen Glückwunsch! Sie managen Ihre E-Mails bereits professionell. Vielleicht finden Sie in diesem Kapitel noch den einen oder anderen Tipp, um Ihren Umgang mit E-Mails zu optimieren.

Vier- bis sechsmal „Ja“: Willkommen im Club! Ihnen geht es wie den meisten Führungskräften. Im Umgang mit E-Mails haben Sie einige Ansätze bereits gut umgesetzt. Freuen Sie sich auf weitere Anregungen in diesem Kapitel.

Sieben- bis zehnmal „Ja“: Vorsicht Falle! E-Mails bremsen Sie oft eher, als dass sie Ihnen helfen. Möglicherweise haben Sie manchmal sogar den Eindruck, von E-Mails überflutet zu werden. In diesem Kapitel werden Sie sicherlich viele Anregungen finden, um mit E-Mails entspannter umzugehen.

Ein System für alle Fälle

Mein bester Rat für Sie lautet: Verwenden Sie auf sämtlichen Ebenen dasselbe Ablagesystem. Egal, ob in der Papierwelt oder in der digitalen Welt. Und bilden Sie dieses Ablagesystem auch in Ihrem E-Mail-Programm nach. Sie werden dann an drei Stellen identische „Ordner“ finden: Erstens ganz klassisch die Ablage auf dem Schreibtisch und den Leitz-Ordner im Büroschrank. Dann einen digitalen Ordner im Dateimanager Ihres Rechners, sprich: Windows Explorer oder Apple Finder. Schließlich einen weiteren Ordner in der Ordnerleiste Ihres E-Mail-Programms.

TIPP:

Lassen Sie sich am besten von einem Profi beraten, um an Ihrem Schreibtisch bzw. in Ihrem Büro ein optimales Ablagesystem zu schaffen. Diese Investition lohnt sich, denn am Ende werden Sie viel Zeit sparen.

Angenommen, in Ihrem Büro gibt es einen Leitz-Ordner „Anwälte“. Dort heften Sie oder Ihre Assistenz seit Jahren die Briefe und Faxe Ihrer Anwaltskanzlei ab. Erhalten Sie nun von der Kanzlei eine wichtige E-Mail, so verschieben Sie diese noch am selben Tag in einen Ordner in Microsoft Outlook oder Apple Mail, der ebenfalls „Anwälte“ heißt. Falls die E-Mail einen Dateianhang enthält, beispielsweise mit einem Vertragsentwurf, so speichern Sie diesen in einem digitalen Ordner auf Ihrer Festplatte oder einem Server, der wiederum „Anwälte“ benannt ist. So findet sich schließlich alles, was mit Ihren Anwälten zu tun hat, an drei identisch benannten Ablageorten.

Im Dateimanager sind Sie es wahrscheinlich längst gewohnt, mit Ordnern und Unterordnern zu arbeiten. Das machen Sie im Mailprogramm exakt genauso. So könnte zum Beispiel der Ordner „Interessenten“ die Unterordner „Aktiv“ und „Inaktiv“ enthalten. Die E-Mails von Interessenten, mit denen Sie lange keinen Kontakt mehr hatten, sind dann in einem anderen Ordner als die Nachrichten Ihrer aktiven Kontakte und rauben Ihnen nicht den Überblick. Das Schöne an der digitalen Welt ist ja, dass sich alles so einfach umbauen lässt. Wird ein Interessent reaktiviert, so kommt er sowohl im Mailprogramm als auch im Dateimanager wieder in den Unterordner für aktive Interessenten.

TIPP:

Die Basics des Zeit- und Office-Managements gelten auch digital. Lassen Sie sich von Autoren wie Brian Tracy, David Allen, Lothar J. Seiwert, Tiki Küstenmacher oder Jürgen Kurz inspirieren.

Ihre maßgeschneiderte Ordnungsstruktur

Wie Ihre Struktur am Ende aussieht, hängt stark von Ihrem Aufgabengebiet sowie Ihren persönlichen Vorlieben ab. Im Vertrieb werden Sie sich stark an Kunden und Kundenbeziehungen orientieren, im Projektmanagement mehr aufgabenbezogen sortieren. Wenn bestimmte Personen für Sie höchste Priorität haben – beispielsweise Ihr Vorgesetzter in der Linienorganisation oder Ihre wichtigsten Kunden –, dann können Sie für diese „VIP-Ordner“ einrichten. Ich selbst habe als oberste Ebene meiner Ablagestruktur die vier Lebensbereiche des LIFE-Prinzips (siehe Kasten) gewählt. Genauso gut können auch Sie die Wichtigkeit zum obersten...

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