Textprobe: Kapitel 3.3, Die Gesprächsphasen: Ein Mitarbeitergespräch durchläuft wie alles, was Sie als Manager tun, verschiedene Phasen. Ich sag Ihnen noch nicht welche, weil ich Sie nicht einschläfern möchte, und weil Sie es sich wahrscheinlich schon denken können oder noch drauf kommen. 3.3.1, Vorbereitung des Gesprächs: Ein zielführendes Gespräch beginnt bereits vor der Gesprächsführung. Die Bedeutung der Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch wird häufig unterschätzt. Die meisten Führungskräfte meinen, Sie hätten die wesentlichen Aspekte des Gesprächsthemas schon im Kopf und lassen deshalb eine gezielte Vorbereitung ausfallen. Schön, wenn jemand gut improvisieren kann und über genügend Gesprächsroutine verfügt. Eine gute Vorbereitung wird dadurch aber nicht ersetzt, insbesondere wenn man auf Vermutungen angewiesen ist. Je besser Sie ein Gespräch vorbereiten, desto erfolgreicher wird es verlaufen. Sie sollten sich deshalb genügend Zeit zur Vorbereitung nehmen. Folgende Gesichtspunkte beinhaltet eine gute Gesprächsvorbereitung: (a) Klare Zielsetzung. Für jedes Gespräch benötigen Sie eine klare Zielsetzung. Ziele sind sozusagen der 'Kompass' für das Gespräch. Ziel eines Weiterbildungsgesprächs könnte z.B. die Entscheidung für ein bestimmtes Seminar sein. Ziel eines Kritikgesprächs mit einem Außendienstmitarbeiter wäre es beispielsweise, Maßnahmen zu finden, um die die Reklamationsquote von 40 % auf 15 % zu reduzieren. In einem Kritikgespräch, verfolgen Sie generell das Ziel, das Fehlverhalten eines Mitarbeiters in Zukunft zu vermeiden. Sie sollten dann das erwartete, gewünschte Verhalten aber auch klar ansprechen. Sie wollen z.B. Carla davon überzeugen, dass Schüsse auf die Konkurrenz keine geeignete Vorgehensweise darstellen, um Kooperationsverhandlungen mit dem Mitbewerber zu beginnen. Das gewünschte Verhalten wäre eine freundliche Einladung der Mitbewerber zu einem Kooperationsgespräch bei Kaffee und Kuchen, oder Bier und Trockenfisch, um die Alaska-Leute zu einer Kooperation zu bewegen. Eine klare Zielsetzung gewährleistet ein systematisches Vorgehen, weniger thematische Abweichungen sowie eine höhere Sicherheit bei der Gesprächsführung. Weiterhin kann der Gesprächsverlauf besser kontrolliert, und das Ergebnis des Gesprächs wesentlich besser gemessen werden. Ohne ein klares 'Soll', kann man bekanntlich auch keinen 'Soll-Ist-Vergleich' durchführen. (b) Schaffung günstiger Rahmenbedingungen. Sie schaffen günstige Rahmenbedingungen, damit das Gespräch erfolgreich verläuft. Hierbei ist besonders zu achten auf - einen ruhigen, störungsfreien Gesprächsort; stellen Sie sicher, während des Gesprächs nicht durch Telefonate unterbrochen zu werden. Bitten Sie andere Personen (z.B. Sekretärin) um eine störungsfreie Zeit. Schaffen Sie eine offene, entspannte Atmosphäre. Führen sie das Gespräch nicht vom Schreibtisch aus, das kommt nicht gut rüber bei der Carla, das sieht so nach Routine und fehlender Wertschätzung aus. - einen Zeitpunkt innerhalb der Arbeitszeit; der Carla Kaminschäferstunden wegzunehmen könnte sie Ihnen verübeln. - einen Zeitpunkt außerhalb der Pausen; Arbeitspausen dienen den Mitarbeitern zur Befriedigung ihrer privaten Bedürfnisse wie essen, trinken, schminken. Da verzichten die komischerweise ungern drauf und nehmen Ihnen das bei Nichtbeachtung krumm. Das muss man sich mal vorstellen, haben die doch glatt eigene Bedürfnisse, Herr Vogel! - einen ausreichenden Zeitumfang; ein Erfahrungswert für die Dauer eines Mitarbeitergesprächs liegt bei 1 bis 2 Stunden (Stunden Herr Vogel, nicht Tage!) - eine rechtzeitige Ankündigung; Gespräche sollten mindestens 2 Tage vorher angekündigt (je nach Gesprächsart) und das Einverständnis des Mitarbeiters eingeholt werden. Falls eine Vorbereitung des Mitarbeiters notwendig, oder der Mitarbeiter nicht ständig verfügbar ist wie z.B. Carla, die ja meist in den Wäldern des Urals rumhängt, reichen 2 Tage bei weitem nicht aus. Der Termin eines Zielvereinbarungsgesprächs beispielsweise soll mindestens 2 Wochen vorher dem Mitarbeiter mitgeteilt werden. Bitten Sie in so einem Fall auch den Mitarbeiter um eine entsprechende Vorbereitung auf das Gespräch. - die Auswahl gleichwertiger und gleichhoher Sitzgelegenheiten; die Sitzwahl überlassen Sie lieber dem Mitarbeiter. Das baut Hierarchien und Machtsymbole ab und signalisiert dem Mitarbeiter Respekt und Optionen im weiteren Gesprächsverlauf. Wenn sich Carla aus alter Gewohnheit auf den Boden setzen will, ist das auch okay. Ein kleines Lagerfeuer mit den Unterlagen vom Schreibtisch und dem 60 prozentigen Wodka aus der Schublade zu entfachen geht eher zu weit und hängt von ihrer Toleranzgrenze ab.