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Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung: Outtasking und Financial Shared Service Center

AutorTim Wilczek
VerlagGRIN Verlag
Erscheinungsjahr2010
Seitenanzahl218 Seiten
ISBN9783640530410
FormatePUB/PDF
Kopierschutzkein Kopierschutz
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis35,99 EUR
Diplomarbeit aus dem Jahr 2009 im Fachbereich Informatik - Wirtschaftsinformatik, Note: 1,7, Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover (Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI)), Sprache: Deutsch, Abstract: Bereits seit Jahren wird in Unternehmen nach Optionen gesucht, Unterstützungsprozesse die nicht der primären Wertschöpfung dienen, effizienter durchzuführen. Großes Potential bietet dabei die Rechnungseingangsbearbeitung. Die vorliegende Arbeit 'Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung: Outtasking und Financial Shared Service Center' hat sich zum Ziel gesetzt, eine Einordnung des Rechnungsprozesses in die Financial Supply Chain und damit in den Gesamtkontext von Unternehmen vorzunehmen sowie die beteiligten Akteure und Prozesse vorzustellen. Es werden dabei anhand aktueller Literatur, Internetquellen und Studien gegenwärtige Modelle sowie der Status quo im Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen dargestellt und hinsichtlich ihrer Signifikanz für die beteiligten Akteure analysiert. Besonderer Fokus liegt dabei auf den Rechnungsempfängerprozessen, die sich komplex darstellen und dadurch vermehrt Ansatzpunkte zur Optimierung offenbaren. Ein weiterer Schwerpunkt dieser Arbeit ist die Darstellung von realisierbaren Workflowprozessen, um die trotz Automatisierungsmöglichkeiten in der Rechnungseingangsbearbeitung verbleibenden manuellen Tätigkeiten möglichst effizient abwickeln zu können, wobei eine Gegenüberstellung von Nutzen und Risiken bei deren Realisation im Vordergrund steht. Kern dieser Diplomarbeit bildet ein Vergleich zwischen den Möglichkeiten der Rechnungseingangsbearbeitung innerhalb eines Financial Shared Service Centers oder unter Einbeziehung externer Dienstleister im Rahmen einer Outtasking-Lösung. Neben der Darstellung von Nutzen und Risiken der Alternativen sowie von qualitativen Entscheidungsparametern, mündet die Arbeit in eine 'Make-or-Buy'-Analyse, die als Empfehlung für Entscheidungsträger betrachtet werden soll und in der die bis dato gewonnenen Erkenntnisse der Arbeit einfließen. Da Unternehmen den vorgestellten Alternativen bis jetzt eher reserviert gegenüber stehen und nur wenige Ansätze einer Bewertung über die qualitative Beschreibung von Fakten hinausgehen, wird der Versuch unternommen, eine allgemeingültige Methodik zur Entscheidungsunterstützung, basierend auf wirtschaftlichen Daten, mithilfe von Verfahren der Investitionsrechnung zu entwerfen. Ein visionärer Ausblick auf zukünftige Trends in der Rechnungsbearbeitung für die Akteure vervollständigt die Untersuchung des Themas.

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Leseprobe

2 Verortung des Rechnungsprozesses in der Financial Supply Chain


 

2.1 Financial Chain Management und der Beitrag zum Unternehmenserfolg

 

2.1.1 Definitorische Abgrenzung von SC, SCM, FSC und FSCM

 

Die prozessorientierte Betrachtung der Unternehmensabläufe hat in der Theorie sowie in der Praxis weite Verbreitung gefunden.[32] Wie bereits in Kapitel eins erwähnt, lag bzw. liegt der Fokus vieler Unternehmen vorwiegend in der Optimierung der direkt in der physischen Supply Chain (SC) stattfindenden Kernprozesse. Die Konzentration auf die Verbesserung dieser Abläufe sowie die in diesem Zusammenhang erfolgte Adaption technologischer Entwicklungen in den letzten Jahren führte über die Automatisierung und die interne sowie externe Vernetzung zu einer Reorganisation der gesamten Wertschöpfungskette, so dass gegenwärtig in diesem Bereich nicht mehr in dem Maße mit der Freisetzung von Effizienzpotentialen gerechnet werden kann, wie dieses noch vor einigen Jahren der Fall war.[33] Die güterwirtschaftliche Prägung heutiger Supply-Chain-Management-Lösungen liegt dabei häufig immer noch im Fokus der Betrachtungen. Die Optimierungsziele betreffen dabei die Waren- und Informationsströme, wie z.B. Lieferzeiten und Bestelleingang.[34] Jedoch ist eine sukzessive Verlagerung dieses Fokus auf die Finanzströme zu beobachten, die ebenso essentieller Bestandteil der SC sind und dieser auf gesamter Länge unterliegen, wie mittels Abbildung 2 deutlich wird. Abgesehen von der beschriebenen Anpassung an den physischen Produktionsprozess sind diese Finanzprozesse jedoch eher selten Ursprung zur Erschließung weiterer Verbesserungspotentiale, da sie stark durch die Aufbauorganisation determiniert sind und nicht den wertschöpfenden Kernprozessen der meisten Unternehmen zugerechnet werden, sofern diese nicht direkt im Finanzsektor tätig sind.[35] Um eine Verortung der SC, des Supply Chain Managements (SCM), der Financial Supply Chain (FSC) und des Financial Supply Chain Managements (FSCM) im gesamten Unternehmenskontext vorzunehmen, ist es zunächst hilfreich, die jeweiligen Begriffe definitorisch festzulegen, wobei diese Definitionen als Ausgangspunkt der weiteren Betrachtung dienen.

 

2.1.1.1 Supply Chain

 

Die Supply Chain wird in der Fachliteratur als eine unternehmensübergreifende Wertschöpfungs- und Versorgungskette bezeichnet, in der mindestens zwei rechtlich und wirtschaftlich unabhängige Unternehmen gemeinsam am Prozess der Leistungserbringung beteiligt und durch die Güter-, Informations- und Finanzflüsse miteinander verbunden sind.[36] Sie kann somit als Bindeglied zwischen End- oder Zwischenproduktherstellern, deren Zulieferern, dem Groß- und Einzelhandel als Absatzmittler, zwischengeschalteten Logistikunternehmen sowie dem Endkunden beschrieben werden und ist gleichzeitig konstituierendes Element der Financial Supply Chain.[37] Sie umfasst demzufolge sämtliche Aktivitäten, die den Güter- und Informationsfluss bis zum Endkunden betreffen.[38] Der Begriff „Kette“ ist in der Praxis häufig nicht bildlich zu sehen, da es sich dort eher um ein Netzwerk von Organisationen handelt, das alle Akteure der Leistungserstellung bis hin zum Endkunden einschließt, wie aus Abbildung 2 ersichtlich ist.[39]

 

 

Abbildung 2: Schematische Darstellung einer Supply Chain[40]

 

Eine begriffliche Abgrenzung bzw. Aufspaltung von „Supply Chain“ - als Teil der Supply Chain, die in Interaktion mit dem Zulieferer steht - und „Demand Chain“ - als Teil der Supply Chain, die in Interaktion mit dem jeweiligen Kunden steht - hat sich nicht etablieren können, so dass der Begriff Supply Chain stellvertretend als Oberbegriff für beide Interaktionsformen verwendet wird.[41]

 

2.1.1.2 Supply Chain Management

 

Das Supply Chain Management beruht auf dem Gedanken der Flussorientierung. Das bedeutet, dass das Hauptaugenmerk auf der Betrachtung von Güter- und Informationsströmen durch das Unternehmen liegt, wobei sowohl Güter und Waren, logistische und akquisitorische Informationen als auch Rechte und Finanzmittel im weiteren Sinne einbezogen werden, wie Abbildung 2 verdeutlicht. Im Rahmen des SCM werden dementsprechend die Fragen nach der möglichst friktionslosen Beschaffung, Distribution physischer Güter sowie der informationstechnischen und organisatorisch-rechtlichen Integration der gesamten, an der SC beteiligten Unternehmungen in den Vordergrund gestellt, wobei die Analyse und Steuerung des Leistungserstellungsprozess als kritische Größe für den Unternehmenserfolg gesehen wird.[42] Im Gegensatz zum Financial Supply Chain Management stellt die Steuerung des Warenflusses bereits eine bedeutende Forschungsdisziplin innerhalb der BWL dar und entsprechend vielfältig sind auch die Ausgestaltungen der Definitionen in der Literatur. Zunächst muss unterschieden werden, ob sich SCM dabei alleinig auf die betriebswirtschaftliche Logistik entlang der SC oder als interorganisationales Management von Geschäftsprozessen bzw. als Kooperationsmanagement versteht.[43] Da die erste Annahme in der heutigen Zeit der unternehmensinternen sowie -externen wirtschaftlichen Vernetzung m.E. zu kurz greift, wird im Folgenden von dem zuletzt genannten Typus ausgegangen.

 

Demnach kann das SCM definiert werden als ein Konzept der integrierten Planung, Steuerung, Durchführung und Abwicklung sowie Kontrolle der Güter- und Dienstleistungsproduktion, einschließlich der damit verbundenen Güter-, Informations-, Rechte- und Geldflüsse innerhalb eines Netzwerks von Bereichen und/oder Unternehmungen, die in aufeinander folgenden Stufen der Wertschöpfungskette partnerschaftlich zusammenarbeiten, um Effektivitäts- und Effizienzsteigerungen zu erreichen.[44] Dabei stehen planerische, gestalterische sowie steuernde und koordinierende Aufgaben im Mittelpunkt der Tätigkeiten des SCM.

 

SCM bedeutet also die Orchestrierung der SC-Aktivitäten über die gesamte Wertkette und über Unternehmensgrenzen hinweg.[45] SCM erfordert daher in hohem Maße die Berücksichtigung von Schnittstellen sowie einen hohen Grad an interner und externer Kommunikation.[46]

 

2.1.1.3 Financial Supply Chain

 

Während das klassische SCM vornehmlich auf die Orchestrierung von Güter- und Informationslogistik ausgerichtet ist, sind bei den Finanzprozessen innerhalb der SC noch ungenutzte Potentiale auszumachen.[47] Beispielsweise hat eine im Jahr 2003 durchgeführte Untersuchung des E-Finance Labs unter den Top-1000-Unternehmen in Deutschland (ohne Banken und Versicherungen) ergeben, dass 2/3 der Unternehmen nicht zufrieden mit ihren Finanzprozessen sind. [48] Knapp die Hälfte der Unternehmen hat sogar bereits Verbesserungspotentiale für sich identifiziert.[49] Unternehmen sollten auch ein Interesse an der Optimierung der Prozesse in der FSC haben, „It´s where the money is!“[50]

 

Die FSC stellt einen Teil der Supply Chain dar, der, bildlich gesehen, unterhalb der Financial Chain angesiedelt ist und die physische Wertschöpfungskette in allen Phasen begleitet, wie in Abbildung 3 zu erkennen ist. Sie bildet demzufolge den monetären Teil der SC, stellt den Fluss von Zahlungsmitteln dar und kann gleichzeitig als paralleler Gegenstrom zur physischen Reallokation von Gütern bezeichnet werden. Grundsätzlich beschreibt die FSC im Vergleich zur SC dabei keinen neuen Sachverhalt. Die einzelnen Prozesse werden jedoch heute oftmals isoliert voneinander betrachtet und bergen daher ein erhebliches Verbesserungspotential in sich.[51]

 

Die FSC kann als eine unterstützende Schlüsselfunktion zur unternehmensübergreifenden Optimierung von Finanzstrukturen und Finanzflüssen zur Maximierung der Rentabilität einzelner oder mehrerer Unternehmen einer Supply Chain definiert werden. Sie erfüllt eine Schnittstellenaufgabe zwischen Supply Chain Management und Finanzierung, wobei die finanziellen Aspekte, deren Ursprünge bereits in der physischen Supply Chain liegen, in den Vordergrund gestellt werden.[52]

 

2.1.1.4 Financial Supply Chain Management

 

Das FSCM stellt folglich eine konsequente Erweiterung des SCM dar und ist verantwortlich für die Administration und Steuerung der Finanzflüsse entlang der Supply Chain. Es setzt also dort an, wo das SCM bisher ein Vakuum gelassen hat.[53] Ziel des FSCM ist es, durch intelligentes Management der Vorgänge in der FSC den Unternehmenswert der einzelnen Supply Chain-Akteure und damit die Wettbewerbsfähigkeit der Supply Chain als Ganzes zu steigern, da mittlerweile weniger einzelne Unternehmen als zunehmend ganze Supply Chains zueinander im Wettbewerb stehen.[54] Ziele des FSCM sind dabei die Optimierung unternehmensübergreifender Finanzprozesse und die Ermöglichung einer kollaborativen,...

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