Um die Deutsch-Chilenische Industrie- und Handelskammer zu charakterisieren und, was das Thema dieser Diplomarbeit darstellt, für diese Organisation ein Controlling-Konzept zu entwickeln, ist in vielerlei Hinsicht eine differenzierte Sichtweise erforderlich. So wird z.B. schon eingangs festgestellt, dass es sich bei der Deutsch-Chilenischen Industrie- und Handelskammer – im folgenden AHK Chile genannt[1] - nicht nur um einen mittelständischen Dienstleistungsbetrieb, sondern auch um eine Non-Profit-Organisation (NPO) handelt.
Der schnelle Strukturwandel, die sich ständig verändernde Umwelt, die Komplexität des Entscheidungsprozesses und vieles mehr bringen für jede Betriebsgröße und jeden Organisationstypus Anpassungs- und Koordinationsprobleme mit sich. Dies erfordert eine erhöhte Entscheidungsbereitschaft und Entscheidungsfähigkeit – nicht nur für erwerbswirtschaftliche Großbetriebe - sondern insbesondere auch für Klein- und Mittelständische Betriebe aus dem NPO-Bereich.
Für die AHK Chile äußern sich die Umweltveränderungen konkret in einem zunehmenden Kostendruck (sinkender Anteil der Bundeszuwendung an der Finanzierung), Wettbewerbsdruck (gestiegener Wettbewerb auf den üblichen und neuen Betätigungsfeldern), Druck auf steigende wirtschaftliche Eigenverantwortung und in zunehmendem Legitimationsdruck der verschiedenen Anspruchsgruppen und Geldgeber (Mitglieder, Staat Deutschland, Nicht-Mitglieder usw.).
Die lange Zeit fehlenden Marktmechanismen auf den üblichen Betätigungsfeldern haben bisher eine zielgerichtete Planung, Steuerung und Kontrolle anhand entscheidungsorientierter Informationen nicht zwingend erforderlich gemacht. Daraus resultiert ein erhebliches Steuerungsdefizit.
Doch die ökonomischen Spielregeln ändern sich radikal und drängen die AHK Chile zunehmend zu erwerbswirtschaftlichem Handeln mit dem Nachweis der Effizienz bei der Leistungserstellung und der Effektivität bei der Zielerreichung. Das konfrontiert sie in immer stärkerem Maße mit der Notwendigkeit, ein betriebwirtschaftliches Koordinations- und Steuerungssystem zu etablieren und damit den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.
Im allgemeinen wird das Konzept des Controlling implizit auf industrielle Grossbetriebe und Prozesse der Privatwirtschaft bezogen. Das Controlling für Klein- und Mittelständische Dienstleistungsbetriebe aus dem NPO-Sektor ist demgegenüber konzeptionell und methodisch noch nicht so weit entwickelt. Da sich das Controlling-Konzept im erwerbswirtschaftlichen Bereich sehr erfolgreich bewährt hat, erscheint die Forderung auch nach einem Controlling für den spezifischen Problembereich begründet.
Es stellt sich die Frage, welchen Beitrag ein Controlling-Konzept zur Lösung der angeführten Probleme der AHK Chile leisten kann und ob ein solches Konzept auch grundsätzlich übertragbar ist auf Klein- und Mittelständische NPO-Dienstleistungsbetriebe.
Ausgehend von den in Kapitel 1.1 gezogenen Konsequenzen befindet sich die AHK Chile grundsätzlich in der gleichen Situation wie erwerbswirtschaftliche Unternehmen, deren Handlungsmaxime auf eine der Gesamtzielsetzung entsprechende wirtschaftliche Leistungserstellung unter Berücksichtigung der an sie gestellten Forderungen ihrer Umwelt ausgerichtet ist. Dies erfordert ein führungstheoretisches Konzept, das Instrumente zur Steuerung des betrieblichen Leistungserstellungsprozesses bereitstellt.
Das Ziel dieser Arbeit ist es daher, ein ganzheitliches und praxisorientiertes Controlling-Konzept für die AHK Chile als einen Klein- und Mittelständischen NPO-Dienstleistungsbetrieb unter Berücksichtigung der gegebenen Prämissen und Besonderheiten sowie der spezifischen Zielstruktur zu entwickeln und abschließend eine Implementierungsstrategie vorzuschlagen. Die Entwicklung einer Controlling-Konzeption, welche die Rahmenbedingungen berücksichtigt, sowie die organisatorische Absicherung dieser Konzeption, ist die erste Voraussetzung für ein in der Praxis effektives Controlling-System.
Insgesamt wird der aktuelle Stand wissenschaftlicher Erkenntnisse zu der Problemstellung wiedergegeben - kombiniert mit einer starken Praxisorientierung. Denn letztlich richtet sich die Bearbeitung der Problemstellung nach der Philosophie, dass die Betriebswirtschaftslehre eine Wissenschaft ist, die dem Betriebe dienen soll.
Für die vorliegende Arbeit wurde eine der Zielsetzung adäquate Vorgehensweise gewählt. Neben der unverzichtbaren Literaturanalyse ist vom Autor während seiner Zeit in der AHK Chile eine umfassende Bestandsaufnahme - mittels einer Dokumentenanalyse, zahlreicher geführter Interviews mit den Entscheidungsträgern und Mitarbeitern sowie eines schriftlichen Fragebogens[2] (siehe Anhang) - durchgeführt worden. Das Ziel der Erhebungen war es, die spezifischen Einflussfaktoren und Ziele für die Controlling-Konzeption der AHK Chile zu ermitteln. Für die generelle Anwendbarkeit des zu entwickelnden Controlling-Konzeptes stellt dies jedoch grundsätzlich keine Einschränkung dar, da dieses Konzept auch auf andere Klein- und Mittelständische NPO-Dienstleistungsbetriebe übertragbar ist.
Zunächst werden in Kapitel 2 und 3 die allgemeinen Grundlagen für diese Arbeit gelegt. Es werden die grundlegenden Begriffe zum Controlling, die allgemeinen Controlling-Aufgaben und die für diese Arbeit angewendete Controlling-Philosophie sowie die generell zu Grunde gelegte „führungsorientierte Controlling-Konzeption“ dargestellt (Kap. 2). Anschließend wird der Betrieb der AHK Chile charakterisiert und eine Abgrenzung des Objektbereiches vorgenommen (Kap. 3).
Die Schwerpunkte dieser Arbeit liegen in den Kapiteln 4 und 6, deren Aufbau vorgehensorientiert sind. Die einzelnen Abschnitte sind angelehnt an die Ablaufschritte[3], nach denen man eine wirksame Controlling-Konzeption als eine Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung des Controlling-Systems entwickelt.
Der konkreten instrumentalen, aufgabenspezifischen und organisatorischen Ausgestaltung der Soll-Konzeption (Kap. 6) geht eine umfassende Analyse der Kontextfaktoren (Kap. 4.1 bis 4.4.10) und einer Informationsbedarfsanalyse (Kap. 4.5) zur Erstellung des Soll-Anforderungsprofils an das Controlling-Konzept (Kap. 4.7) voraus. Mit der Analyse des Ist-Controlling-Profils (Kap. 4.8) und der anschließenden Gegenüberstellung mit dem Soll-Anforderungsprofil (Kap. 4.9) ergibt sich eine Ziellücke, die durch vorgeschlagene Maßnahmen in der Soll-Konzeption geschlossen wird (Kap. 6). Der Erarbeitung dieser Soll-Konzeption geht noch eine Spezifikation des Controlling-Konzeptes (Kap. 5) voraus, die zum einen die Basis für die Darstellung und Möglichkeiten einer Übertragbarkeit des Controlling auf ähnliche Betriebstypen dient (Kap. 5.1) und zum anderen einen konzeptionellen Bezugsrahmen für das zu entwickelnde Controlling-Konzept der AHK Chile aufzeigt (Kap. 5.2).
Mit der Soll-Konzeption für das einzuführende Controlling-System ist das Vorhaben jedoch noch keinesfalls abgeschlossen, denn zur Realisierung des Controlling-Konzeptes für die AHK Chile muss die Frage der zu verfolgenden Implementierungsstrategie geklärt werden (Kap. 7). Im Mittelpunkt dieser Ausführungen stehen aufbauend auf der organisatorischen Absicherung der Konzeption auch Ansätze, die verhaltenswissenschaftliche Aspekte nicht vernachlässigen.
Als wissenschaftstheoretischer Bezugsrahmen für diese Arbeit dient zum einen der Systemansatz [4]. Der Hauptgrund für die Auswahl des Systemansatzes als Basiskonzept liegt in der weiten Betrachtungsweise des Objektbereichs der Betriebswirtschaftslehre als Managementlehre. Er bezieht seine Aussagen nicht nur auf privatwirtschaftliche Unternehmen, sondern auf alle zweck- und zielgerichteten Institutionen der menschlichen Gesellschaft, was die AHK Chile mit einschließt.[5] Das analytische und ganzheitliche Denken in offenen Systemen, die Berücksichtigung vielseitiger Interdependenzen und das Denken in kreisförmigen Prozessen dieses Ansatzes leisten eine wertvolle Hilfe für die Entwicklung des Controlling-Konzeptes. Konkret erlaubt der Ansatz, die komplexe Problemstellung ganzheitlich abhandeln zu können; es lassen sich damit gut die internen und externen Einflussfaktoren sowie das Führungssystem systematisieren und analysieren, und er eignet sich auch für die Beschreibung der Führungs- und Controllingfunktionen als Regelkreis.
Zum anderen wird der systemorientierte Ansatz für diese Arbeit ergänzt durch den angewendeten situativen Ansatz[6],...
