Textprobe: Kapitel 3.2.2, Komponente Rechnungsstellung: Die Komponente Rechnungsstellung beinhaltet Funktionen der Rechnungserstellung und -versands durch den Verkäufer auf der Order-to-Cash Seite und des Rechnungsempfangs durch den Käufer auf der Purchase-to-Pay Seite (Geberl, Weinmann, & Wiesner, 2004, S. 55). Dabei ist die Abstimmung mit den Informationen aus vorgelagerten Prozessen wichtig. So müssen bei der Rechnungsstellung z.B. Kundenadressdaten, Preis, Zahlungskonditionen und Menge richtig erfasst werden, um später Reklamationen zu vermeiden. Das zum Teil manuelle Generieren und papierbasierte Versenden von Rechnungen [über zwei Drittel der Unternehmen wickeln die Rechnungsstellung über den Postweg ab (Skiera, et al., 2004, S. 79)] begünstigt die Fehler und führt außerdem zu Ineffizienz durch lange Bearbeitungszeiten und erhöhte Personalkosten. Daher versuchen die Unternehmen durch elektronische Rechnungserstellung und -versand, solche Teilaufgaben wie Drucken, Kuvertieren und Frankieren von Rechnungen zu eliminieren, was zu Minimierung von Prozesskosten führt. Auch der Umweltfaktor spielt eine große Rolle: Vermeiden von Kuvertieren, Ausdrucken und Versenden per Post belastet weniger die Natur und sorgt ggf. für verbessertes Image bei den Kunden/Stakeholdern. Das System der elektronischen Übertragung von Rechnungsdaten findet seinen Ursprung in den achtziger Jahren mit dem Einsatz von EDI-Systemen zur standardisierten Datenaustausch im Bereich B2B zwischen den einzelnen Unternehmen (Wannenwetsch, 2005, S. 33; Werdenich, 2008, S. 119). Dabei ermöglichen branchenübergreifende Standards wie EDIFACT den direkten Datenaustausch zwischen den Anwendungssystemen des Absenders und des Empfängers ohne weitere manuelle Bearbeitung (Thaler, 2001, S. 57). Aktuell findet der Einsatz von Systemen basierend auf Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP) Standard statt (Geberl, Weinmann, & Wiesner, 2004, S. 54-55). Synonym zu EBPP werden auch Begriffe E-Billing und E-Rechnung verwendet. Die Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen und Bezahlung erfolgt meistens über Internet-Banking-Seiten via Online-Banking-Systeme der am EBPP-Konzept teilnehmenden Banken. Dabei nehmen diese Rolle des EBPP-Providers an. Ein Praxisbeispiel dafür ist das System db-eBills der Deutschen Bank. Beim elektronischen Rechnungstransfer bietet diese globale und mehrsprachige B2B Lösung dem Rechnungssteller als auch dem Rechnungsempfänger einheitliche Benutzerführung und Interface. Nachdem der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zugestimmt hat, wird die Rechnung elektronisch signiert und z.B. per Email im PDF-Format versandt. Der Empfänger kriegt eine Benachrichtigung über die eingegangene Rechnung in seinem Online-Postfach und kann Rechnungen online einsehen, prüfen, bearbeiten, ggf. reklamieren und auch entsprechend gleich per Online-Zahlung begleichen. Alle diese Prozesse sind im EBPP-System integriert, folgend ermöglicht dieser Service Kunden eine effiziente Rechnungsabwicklung mit den Vorteilen reduzierter Kosten bei der Rechnungserstellung bei gleichzeitig verbessertem Kundenservice, ein vereinfachtes Reklamationsmanagement und einen beschleunigten Zahlungseingang (Pfaff, Skiera, Wrobel, & Stockinger, 2004, S. 62-65). Einen zusätzlichen Vorteil bietet das System der db-eBills durch die Möglichkeit der Verknüpfung mit den Buchhaltungssystemen (z.B. SAP). So können Rechnungsinformationen mit Hilfe dieser Systeme mit internen Auftragsdaten verglichen und auf Richtigkeit geprüft werden. Auch SAP bietet mit seinem Produkt SAP Biller Direct eine Lösung zum digitalen Verwalten von Rechnungen. Die Komponente ermöglicht dem Rechnungssteller Einrichtung eines Internet-Portals, wo Kunden und Lieferanten Rechnungs- und Zahlungsinformationen abrufen können (Weiss, 2009, S. 261). Rechnungsempfänger brauchen dabei keine zusätzliche Software (wie z.B. EDI-Systeme) außer einem Zugang zum Internet und können Rechnungen direkt Online verwalten, downloaden sowie ihre Verbindlichkeiten begleichen. Die österreichische Online-Plattform Epunet.at ermöglicht die Abwicklung der Geschäftsprozesse, ohne dabei eine zusätzliche Software installieren und eigene Datenbank führen zu müssen (it&t-business, 2009). Die günstige Zugriffsmöglichkeit auf das Online-Service macht diese ERP-Lösung besonders für kleine und mittelständische Unternehmen vorteilhaft. Die Verwaltung der Prozesse von der Angebotserstellung bis zum Mahnwesen funktioniert in Echtzeit, denn auf das System kann generell überall zugegriffen werden (Internetverbindung vorausgesetzt). Dabei ist die in das System integrierte Funktion der Erstellung und Versands von elektronisch signierten Rechnungen durch die Anbindung an EBPP möglich. Erfolgt beim Rechnungssteller nicht der elektronische, sondern der klassische papierbasierte Versand der Rechnungen z.B. per Post, so können auch Papierrechnungen mit Hilfe einiger Tools digitalisiert werden. DOXiS InvoiceMaster von SER Solutions ermöglicht automatische Erfassung, Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen (Stemberger, 2009). Die Rechnungen werden eingescannt, danach werden buchungsrelevante Daten zum Zwecke weiterer Verarbeitung an die ERP-Systeme (z.B. SAP) übermittelt und mit den Bestelldaten aus der Datenbank geprüft (Alexander, 2008).