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E-Book

Geschäftsprozessmanagement mit Visio, ViFlow und MS Project. Prozessoptimierung als Projekt

AutorJosef Schwab
VerlagCarl Hanser Fachbuchverlag
Erscheinungsjahr2005
Seitenanzahl313 Seiten
ISBN9783446408487
FormatPDF
KopierschutzWasserzeichen/DRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis27,99 EUR

Hier erfahren Sie kompakt und anschaulich, wie sich Ihre Geschäftsprozesse mit Standardtools darstellen und optimieren lassen Die Analyse und Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse sollte das wichtigste Projekt für ein Unternehmen sein. Ihre Dokumentation spielt bei der Zertifizierung nach DIN-ISO 9001:2000 eine entscheidende Rolle.

Der Autor gibt zunächst einen allgemeinverständlichen Einblick in die theoretischen und geschichtlichen Wurzeln der Arbeitsprozesse, um Verständnis für die Materie und die Probleme zu entwickeln. Im Anschluss werden Anwendungen PC-gestützter Tools für die Prozessdokumentaton und -analyse demonstriert: Mit Microsoft Visio wird eine rein grafische Lösung aufgezeigt, mit ViFlow wird diese fokussiert und mit einer Datenbank hinterlegt.

Dies erlaubt über eine Schnittstelle den Export nach Microsoft Project. Dort können die Durchlaufzeiten und die davon abhängigen Kosten errechnet werden. Mit der Methode des kritischen Weges lassen sich Engpässe und Leerlaufzeiten erkennen. Als Beispiel dient ein Projektplan zur Prozessanalyse und -optimierung, der das praktische Vorgehen darstellt.

Aus technischen Gründen wird das eBook ohne CD verkauft.


Die Highlights:

- Einführung in die Prozessanalyse
- Projektplan als Beispiel für eine Geschäftsprozessanalyse
- Praktische Einführung in die Anwendung von Visio und ViFlow zur Darstellung (und Erfassung) von Geschäftsprozessen
- Export der Daten der Prozessaufnahme nach MS Project, Analyse von Engpässen, Errechnung der Durchlaufzeiten und Prozesskosten.
- Projektbeispiel aus der Praxis: Erstellung eines Projekt-Vorgehensmodells nach dem PMBOK

Der Autor

Josef Schwab, Diplom-Volkswirt, ist selbstständiger Trainer und Berater mit langjähriger Projekterfahrung. 

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Leseprobe

3 Prozessdarstellung mit MS Visio (S. 68-69)

Visio® ist ein Progamm des nicht ganz unbekannten Herstellers Microsoft, jedenfalls hat Microsoft dieses Programm gekauft und weiterentwickelt.

Es stellt vorgefertigte Zeichnungselemente, Shapes, zur Verfügung. Diese Shapes können durch einfaches „Drag and Drop", also Ziehen und Fallenlassen, auf ein elektronisches Zeichenblatt gezogen und verbunden werden. Man kann sowohl die Elemente als auch die Verbindungen zwischen diesen Formen beschriften und dadurch mit bestimmten Informationen versehen etc. Damit können sehr einfach Geschäftsgrafiken erstellt werden. Damit ist Visio ein Tool für die standardisierte Kommunikation im Unternehmen. Die Zeichnungselemente kommen aus ganz verschiedenen Bereichen und können eben für viele vom Benutzer gewünschte Zwecke verwendet werden, z.B. für Baupläne, Landkarten, Netzwerkdarstellungen, Organigramme etc. Im Umfang der zur Verfügung gestellten Diagrammtypen unterscheiden sich die Editionen Visio Standard und Visio Professional. Für unsere Zwecke genügt Visio Standard. Da man online weltweit nach weiteren Zeichenelementen suchen kann, gibt es (fast) kein Gebiet aus der Arbeits- und Lebenswelt, für das man keine Symbole für Visio findet.

Da Visio auch Vorlagen für Flussdiagramme und Geschäftsprozesse bereitstellt, eignet es sich für die standardisierte Darstellung von Prozessen. Vielleicht ist dies die bevorzugte Verwendung dieses Programms.

3.1 Arbeiten mit Visio

Wenn Sie Visio 2003 starten, starten Sie nicht unmittelbar mit einem Zeichenblatt, sondern können einen Zeichnungstyp auswählen. Hierzu gibt es unter den diversen Kategorien mehrere Vorlagen. Der Bildschirm besteht (im Standard) aus der Menüleiste, zwei Symbolleisten (der Standard- und der Format-Symbolleiste), und darunter ist der Bildschirm geteilt: Links die Auswahl der Zeichnungstypen, die in Kategorien aufgeteilt sind, in der Mitte werden Ihnen die unter dieser Kategorie vorhandenen Vorlagen als Beispiele gezeigt (Achtung: Die Bildlaufleiste rechts im Vorlagenfenster zeigt an, dass es mehr als die im Ausschnitt sichtbaren Vorlagen gibt), rechts haben Sie den Aufgabenbereich (wie in den anderen Programmen der Microsoft XP-Generation). Unter Öffnen erhalten Sie die Liste der zuletzt bearbeiteten Zeichnungen, über Weitere… kann der Benutzer weitere Zeichnungen auswählen (auf die er eine Zugriffsberechtigung hat), und über Eine neue Zeichnung erstellen… wechseln Sie in den Aufgabenbereich Neue Zeichnung.

Wenn Sie sich für keinen Zeichnungstyp entscheiden können und Leere Zeichnung auswählen, bekommen Sie zwar ein leeres Zeichenblatt, aber ohne eine aufgabenspezifische Sammlung von Symbolen, hier eben Shapes genannt, die in Schablonen thematisch zusammengefasst werden.

Über Datei/Neu können Sie eine Datei öffnen und erhalten dabei sowohl wieder die Auswahl Zeichnungstyp auswählen… als auch die Liste der Schablonen, die jeweils (ein oder) mehrere Shapes aus einem Gebiet beinhalten. Der direkte Weg (ohne eine neue Datei zu öffnen) geht über Datei/Shapes, wobei zu jeder Kategorie dann auch in den Untermenüs die diversen Schablonen auszuwählen sind.

Inhaltsverzeichnis
Inhalt6
Vorwort zur Neuauflage 200510
Einleitung Mein Zugang zum Thema16
Ein anderer Zugang: Die DIN ISO-Norm: 9001:200023
1 Prozesse34
1.1 Was ist ein Prozess?35
1.2 Etwas Geschichte38
1.2.1 Adam Smith: die Arbeitsteilung39
1.2.2 Frederick Winslow Taylor: die Arbeitswissenschaft40
1.2.3 Henry Ford: das Band ist der Prozess43
1.2.4 Hammer/Champy: Das verlorene Band der Geschäftsprozesse47
1.2.5 Eliyahu M. Goldratt: Neue Suche des Bandes der Produktionsprozesse51
1.3 Prozesse versus Funktionen56
1.3.1 Prozessorganisation58
1.4 Etwas Theorie61
1.4.1 Erich Gutenberg: die Werkstattfertigung sucht ihren Fluss61
1.4.2 Netzplantechnik: Durchlaufzeit und Engpässe64
2 Das Projekt Geschäftsprozessoptimierung70
2.1 Ein typischer Projektablauf73
2.2 Projektziel bestimmen75
2.2.1 Das Band entdecken75
2.2.2 Praktische Tipps dazu76
2.2.3 Messbare Ziele78
2.3 Vorüberlegungen, Projekt kommunizieren81
2.3.1 Projektleiter ernennen83
2.3.2 Projektteam, Kick-Off-Meeting83
2.3.3 Umfeldanalyse und Projektmarketing83
2.3.4 Qualifikation des Teams und externe Beratungsleistungen84
2.4 Planungsphase85
2.4.1 Die Projektphasen85
2.5 Ist-Analyse86
2.5.1 Methoden der Ist-Aufnahme86
2.5.2 Workshop86
2.5.3 Einzelinterviews89
2.6 Soll-Konzept90
2.6.1 Schnelle, einfache Veränderungen92
2.6.2 Prozessverantwortliche92
2.6.3 Reorganisation der Arbeit93
2.7 Realisierung94
2.7.1 Testlauf94
2.7.2 Einführung95
2.8 Prozess permanent überprüfen96
2.9 Den Plan optimieren97
3 Prozessdarstellung mit MS Visio100
3.1 Arbeiten mit Visio101
3.2 Sinnbilder und ihre Anwendung105
3.3 Standardflussdiagramm109
3.3.1 Prozesssymbole anlegen110
3.3.2 Symbole beschriften113
3.3.3 Formatvorlage definieren114
3.3.4 Entscheidungssymbole117
3.3.5 Automatische Verbinder118
3.3.6 Seite einrichten122
3.3.7 Gruppen verschieben123
3.3.8 Prozess vervollständigen124
3.3.9 Titel einfügen124
3.3.10 Prozesse nummerieren125
3.4 Arbeiten mit großen Prozessen126
3.4.1 Zeichenblatt vergrößern127
3.4.2 Weitere Zeichenblätter128
3.4.3 Sprungreferenzen auf weitere Prozesse131
3.5 Funktionsübergreifendes Flussdiagramm137
3.5.1 Fortgeschrittenere Arbeitstechniken141
3.5.2 Ein weiteres Zeichenblatt141
3.5.3 Sprungreferenz einrichten145
3.5.4 Unterprozesse147
3.6 Weitere Informationen und Berichte151
3.6.1 Weitere Informationen aufnehmen151
3.6.2 Berichte erstellen154
3.7 Export ins HTML-Format160
4 Prozessdarstellung mit ViFlow164
4.1 ViFlow starten166
4.2 Neuer Prozess167
4.3 Prozess öffnen169
4.4 Der ViFlow-Arbeitsbereich170
4.5 Prozesse erfassen172
4.5.1 Die Voreinstellungen172
4.5.2 Bereiche175
4.5.3 Prozesse178
4.5.4 Verzweigungen180
4.5.5 Daten181
4.5.6 Prozesse nummerieren187
4.5.7 Nützliche Hilfen189
4.6 Unterprozesse191
4.6.1 Unterprozesse anlegen192
4.6.2 Unterprozesse mehrmals verwenden195
4.7 Prozesse löschen199
4.7.1 Symbol löschen199
4.7.2 Prozess aus der Datenbank löschen201
4.7.3 Verbinder (Daten) löschen202
4.7.4 Bereiche löschen202
4.7.5 Bearbeiten der Vorgaben für die Arten203
4.8 Die Prozessübersicht204
4.8.1 Horizontale Prozessverbindungen206
4.9 Erstellen eigener Symbole207
4.10 Prozessdarstellung im Intra-/Internet212
4.10.1 Navigieren215
4.10.2 Volltextsuche und Sprache218
4.10.3 HTML-Prozessausgabe finden und starten219
4.11 Die Informationsbasis vertiefen220
4.11.1 Bereiche220
4.11.2 Prozesse221
4.11.3 Verbesserungspotenziale aufnehmen223
4.12 Datenbank reorganisieren226
4.13 Der ViFlow-Reporter226
4.13.1 Berichte pro Prozess228
4.13.2 Verbesserungspotenziale auswerten231
4.13.3 Berichte Alle Prozesse234
5 Prozessoptimierung mit MS Project236
5.1 Die Durchlaufzeit238
5.2 Vorbereitungen in ViFlow240
5.2.1 Weitere Symbole anlegen240
5.2.2 Schablone für Projekte242
5.3 Export nach Project244
5.3.1 Bearbeitung in Project246
5.4 Kritischer Weg als Engpass247
5.4.1 Input-Wächter248
5.5 Veränderungen der Arbeitsteilung253
5.5.1 Neue Prozesse messen258
5.6 Kostenberechnungen in Project259
Anhang: Ein Projektmanagement-Vorgehensmodell erstellen264
A.1 Einleitung264
A.1.1 Projektmanagement als Geschäftsprozess264
A.1.2 Vorgehensmodelle und Projektmanagement265
A.1.3 Nutzen eines PM-Vorgehensmodells266
A.1.4 Die Basis: der PMBOK268
Guide268
A.2 Entwicklung eines PM-Vorgehensmodells271
A.2.1 Von generisch zu spezifisch271
A.2.2 Ausarbeitung der Bestandteile273
A.3 Die Umsetzung in ViFlow275
A.3.1 Gründe für ViFlow275
A.3.2 Schritt 1 – Stammdaten in ViFlow anlegen277
A.3.3 Schritt 2 – Grundstruktur der Prozesse erstellen282
A.3.4 Schritt 3 – Prozesse detaillieren287
A.4 Das PM-Vorgehensmodell als Webanwendung291
A.4.1 Export291
A.4.2 Navigation295
A.4.3 Die Suchfunktion304
A.4.4 Wissensgebiete305
A.5 Fazit307
Stichwortverzeichnis308
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