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Handbuch Sekretariat und Office Management

Der Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management

AutorAngelika Rodatus, Annette Rompel, Maria Akhavan
VerlagGabler Verlag
Erscheinungsjahr2010
Seitenanzahl640 Seiten
ISBN9783834988379
FormatPDF
KopierschutzDRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis54,99 EUR
Das große Handbuch für Office Management, Sekretariat und Assistenz liefert Ihnen das nötige Know-how für alle wichtigen Aufgabenbereiche: Zeitmanagement, Chefentlastung, Informationsmanagement, Eventmanagement und Kommunikation.
Neu in der 3. Auflage:
- Neues Kapitel: Weiterbildung.
- Jede Menge Link-Tipps.
- Alle anderen Kapitel wurden aktualisiert und ergänzt.

Maria Akhavan ist als Verlagsleiterin für das gesamte Buchprogramm des Gabler Verlags verantwortlich.
Angelika Rodatus, Diplom-Kauffrau, hat als Chefredakteurin lange Jahre einen Sekretärinnen-Newsletter betreut. Heute ist sie als freie Journalistin und Autorin im Bereich Wirtschaft und Office-Management tätig.
Annette Rompel ist Chefredakteurin der Fachzeitschrift working@office, dem größten deutschsprachigen Fachmagazin für Sekretärinnen und Assistentinnen.

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Leseprobe
Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend (S. 200-201)

Anita Hermann-Ruess

So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen


PowerPoint-Orgien sind out: Mit langweiligen und monotonen Folienschlachten, mit BulletCharts wie Bleiwüsten oder mit kindlichen Clip-Arts ist heute kein Sieg mehr zu erringen. Doch wie präsentiert man heute zeitgemäß? Wie überzeugt man ein immer kritischer und anspruchsvoller werdendes Publikum? Und welche Aufgaben können Assistentinnen übernehmen, um Ihre Vorgesetzten mit professionellen und überzeugenden Präsentationen zu unterstützen? Wir verraten Ihnen die wichtigsten Methoden und Tipps für herausragende Präsentationen.

Mit dem Begriff Präsentieren assoziiert man heute das Programm PowerPoint. Man öffnet die Anwendung, gibt Text und Diagranune ein, sucht passende Cliparts - und fertig ist die Präsentation. Und weil es so einfach ist, wird Chart um Chart produziert. Noch ein Detail, noch eine Tabelle, noch eine Statistik. Aber ist das tatsächlich effektiv? Sind solche Präsentationen dazu geeignet, das eigene Unternehmen ins beste Licht zu rücken? Sind leblose Folien, abgedunkelte Räume und monotone Vorträge die erste Wahl, um Mitarbeiter zu motivieren oder um Kunden zu begeistern? Sind Satzfragmente, die via Gießkannenprinzip auf die Entscheider niederprasseln, optimales Instrument, um sie für die eigenen Ideen oder Positionen zu gewinnen?

Laut einer aktuellen Umfrage des Wall-Street-Joumals empfinden Zuhörer 40 Prozent aller Präsentationen als einschläfernd, 44 Prozent als langweilig, 13 Prozent als befriedigend und nur 3 Prozent als begeisternd. Worin liegt also der Fehler der Präsentierenden? 90 Prozent verlassen sich nur auf das Universalinstrument PowerPoint, lesen mit monotoner Stimme und starrer Haltung die unzähligen Textfolien vor und schläfern ihr Publikum damit ein. So effektiv PowerPoint llllS bei der Produktion einer Präsentation unterstützt, genauso effektiv kann es den Live-Auftritt sabotieren.

Müssen wir also PowerPoint deinstallieren? Natürlich nicht - es muss nur richtig angewendet werden. Es ist an der Zeit, sich von den langweiligen, mit Aufzählungen überfrachteten Präsentationen zu verabschieden. Aber wie es besser machen?

Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen


Es hat sich viel getan, seit PowerPoint 1987 erfunden wurde. Damals gab es noch keine Digitalkameras, keine Intemetportale für Grafiken, Fotos und Designs. Heute haben wir unbegrenzten Zugang zu hochwertigen und kostengünstigen Bildern und Grafiken. Das hat zu einer Professionalisienmg des Designs geführt. Präsentationen sind heute bereits bildhafter, emotionaler und wirksamer.

Die Präsentationsrhetorik hat neue Erfahrungen gesammelt: Wir wissen heute, wie Menschen entscheiden und was sie an Präsentationen bevorzugen. Wir wissen, wie sie entscheiden, warum sie so entscheiden und wie man Entscheidungen positiv lenken kann. Wichtigstes Merlanal dabei: Präsentationen werden immer kürzer, präziser ­und damit erfolgreicher.
Inhaltsverzeichnis
Vorwort zur 3. Auflage4
Inhaltsverzeichnis6
Teil I Büroorganisation
10
Aufgaben- und Arbeitsplatzorganisation
11
So sorgen Sie für optimale und reibungslose Abläufe an Ihrem Arbeitsplatz
11
Aufgaben, Ziele und Beispiele für ein perfektes Puzzle12
Selbstmanagement13
Setzen Sie sich Ziele - schriftlich!14
Verschwendung vermeiden mit dem KISS-Prinzip15
KISS in der Praxis15
Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz17
Zeit planen – Zeit gewinnen
17
Aufgaben optimal planen18
Zeiten planen mit der ALPEN-Methode20
Planen Sie realistisch22
Handformel "Schlechter Start - Schlechter Tag"22
Die stille Stunde22
Checklisten22
Vorlagen23
Arbeitsplatzorganisation im Team24
Digitale Ablage27
Organisationshandbuch30
Der Weg im Team bei Veränderungen31
Beschaffungsmanagement
33
Professionell und kostenoptimiert einkaufen33
Ausgangspunkt des Beschaffungsprozesses34
Die Anfrage36
Angebotsvergleich38
Die Angebotsverhandlung40
Auflragsvergabe: Die Bestellung42
Kontrolle der Leistungserbringung44
Anhang45
Informations- und Ablagemanagement
46
Professionell mit Informationen umgehen und eine effiziente Ablage aufbauen
46
Informationen sind die Nabelschnur46
Warum benötigt man Informationen?47
Informationen aufnehmen und verarbeiten48
Wie vie l Information ist notwendig?48
Weg mit der Informationsflut - Informationen beim Eingang filtern50
Nicht mehr suchen, sondern gezielt wieder finden52
Grundlagen des Ablagemanagements53
Betriebliche Notwendigkeiten53
Die Wertigkeitsstufen55
Eine Ablagestruktur aufbauen und die Ordnung beibehalten55
Warum gestaltet sich Ablage so schwierig?56
Das problematische Merkmal Gegenstand57
Ablegen nach Prozessen58
Was ist ein Prozess?59
Prozesslandkarte und Prozessarten60
Prozess-, Vorgangs- und Wissensdokumente61
Der Prozessorientierte Aktenplan (ein Auszug)62
Holen Sie alle mit ins Boot63
Intranet Office-Handbuch
65
Internes Wissen auf Mausklick verfügbar65
Die Managementassistentin als Informationsmanagerin65
Schritt für Schritt zur unternehmensweiten Wissensdatenbank.66
Die Projektleitung behält die Übersicht72
Anforderungsprofil für die Teamleitung72
Weiterführende Quellen
80
Literatur80
Linktipps80
Teil II Korrespondenz
81
Die neue Geschäftskorrespondenz-professionell, kundenorientiert, abwechslungsreich
82
Ist Ihre Korrespondenz wirklich die Visitenkarte Ihres Unternehmens?82
Form und Norm82
Korrespondenz und Unternehmensphilosophie83
Kundenorientierte Ausdrucksweise83
So erreichen Sie, dass Ihre Korrespondenz gelesen wird!84
Stellen Sie den Empfänger in den Mittelpunkt!84
Der gelungene Einstieg85
So können Sie Ihren Brief beginnen!86
Beispiele für ein gelungenes Briefende91
Konkrete Korrespondenztipps93
Abkürzungen93
Absender97
Anführungszeichen99
Anlage(n)99
Anrede100
Anschriftfeld105
Auslandsanschrift114
Betreff115
Korrespondenz und Corporate Identity
117
Corporate Writing – oder wie mein Unternehmen beim Kunden ankommt, weil mein Brief ankommt
117
Die vier Verständlichmacher117
Einfachheit119
Kürze-Prägnanz119
Gliederung119
Anregende Zusätze120
Texten mit allen Sinnen120
Was der Kunde will122
Der Kunde als Typus123
Der Choleriker124
Der Fachmann125
Der Unentschlossene125
Der Leisetreter126
Die sieben Stil-Sünden127
E-Mail-Management
130
Die elektronische Post sinnvoll einsetzen130
Der Triumphzug der elektronischen Post130
Woher kommt die E-Mail-Flut?131
Umgang mit E-Mails - intelligent und effizient!131
Basics132
Inhaltliche Tipps133
Technische Tipps134
Schaltzentrale E-Mail: Die E-Mail-Flut bewältigen135
Überfüllter Posteingang - was nun?136
Richten Sie sich feste Lesezeiten ein!136
Haben Sie den Mut, E-Mails ungelesen zu löschen!137
Erledigen Sie schnelle Arbeiten sofort!137
Nutzen Sie die Möglichkeiten der Wiedervorlage!138
Halten Sie Ordnung139
Nutzen Sie die zusätzlichen Möglichkeiten Ihres Mail-Programms140
Mensch und Informationstechnologie Hand in Hand141
Protokollführung
142
Kernaussagen auf den Punkt und in Form bringen142
So geht's leichter – Aufzeichnungstechniken und -methoden
144
Dreispaltiges Protokoll-Formular146
Das Pro-Contra-Blatt146
Das Drei-Phasen-Protokollblatt147
Mindmapping149
Was muss rein ins Protokoll150
Gut in Form – das druckreife Protokoll
151
Auswertung und Nachbereitung – Erfolgs-/Ergebniskontrolle
154
Aufbau einer Besprechung155
Orientierung vor der Sitzung156
Erstellen eines Protokoll-Entwurfs158
Von der Sitzung zum Protokoll-Entwurf159
Muster eines Protokollformulars160
Weiterführende Quellen
162
Literatur162
Linktipps162
Teil III Chefentlastung
163
Terminmanagement mit Microsoft Office Outlook
164
Termine professionell planen und im Auge behalten164
Gut organisiert starten164
Der Navigalionsbereich165
Ansichlsbereich165
Lesebereich165
Was ist für Sie wichtig?165
Effektive Aufgaben- und Zeitplanung mit Outlook166
Termine planen166
Termine in Serie169
Termine optisch erfassen170
Besprechungen planen171
Den aktuellen Stand überprüfen173
Aufgaben planen173
Aufgaben im Blick behalten175
E-Mails in Aufgaben oder Termine umwand eln176
Kategorien erleichtern die spätere Suche177
Teamarbeit
180
Gemeinsam Ziele erreichen und gleichzeitig die eigenen Fähigkeiten ausbauen
180
Vorteile der Teamarbeit180
Voraussetzungen und Rahmenbedingungen182
Entwicklungsphasen eines Teams183
Formierungsphase184
Konfliktphase184
Normierungsphase184
Arbeitsphase185
Die verschiedenen Teamrollen185
Ihre Rolle im Team186
Teamverstärker187
Weitere Teamverstärker: Erhaltungs- und Aufbaurollen188
Konflikte im Team erkennen und bewältigen189
Der Umgang mit schwierigen Teammitgliedern191
Der Umgang mit Konflikten im Unternehmen191
Erfolgreiche Teamarbeit gestalten192
Teamgeist fördern193
Rahmenbedingungen für erfolgreiche Teamarbeit194
Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend
195
So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen195
Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen196
1. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind emotional196
2. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind präzise204
3. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind kurz205
4. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind interaktiv208
5. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind abwechslungsreich
208
6. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind unterhaltsam210
7. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind "PowerPoint-reduziert"
210
8. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind bildreich212
9. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind schlicht212
10. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind hochwertig214
Travel-Management
216
Grundlagen für das effiziente Planen, Organisieren und Nachbereiten von Geschäftsreisen
216
Basiswissen: Was versteht man unter Travel-Management?216
Travel-Management - Organisatorische Einbindung218
Aufgaben des Geschäftsreisemanagements218
Kosten im Geschäflsreisemanagement positiv beeinflussen219
Was ist eine Reiserichtlinie?
221
Geschäftsreisen planen und buchen222
Der Reisebüroservice und seine Kosten223
Reisebuchung effizient gestalten225
Bahntickets226
Mietwagen226
Hotels226
Zahlungsmittel228
Die Reiseslellenkarte228
Vorschuss oder Mitarbeiterkreditkarte229
Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber Geschäftsreisenden
231
Reisevorbereitung231
Während der Reise: Was tun wenn etwas passiert?232
Die Reisekostenabrechnung233
Rechnungsanforderungen zur Akzeptanz zum Vorsteuerabzug233
Bewirtung von Geschäftsfreunden234
Anforderungen an die Rechnung der Gaststätte234
Glossar235
Beispielhafte Inhaltsübersicht einer Reiserichtlinie237
Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis für einen Travel Guide240
Muster einer Reisemittelbestellung243
Event-Management
245
Professionell Firmenveranstaltungen, Messen und Events organisieren
245
Grundlagen der Veranstaltungsorganisation245
Die Schlüsselfragen der Veranstaltungsplanung:246
Externe Dienstleister: Wichtige Recherchequellen247
Kontaktbörse Messen247
Wichtige Ansprechpartner (mit kostenlosem Service)248
Fachzeitschriften249
Kontaktbörse Veranstaltungen249
Externe Dienstleister: Die Zusammenarbeit250
Die Basics Ihrer Veranstaltung: Veranstaltungsziele und Zielgruppe251
Veranstaltungsziel251
Ihre Zielgruppe252
Budgetierung und Kostenkontrolle253
Das Wann und Wo: Ihr Veranstaltungssetting254
Veranstaltungstermin254
Die Location255
Das Tagungshotel als Veranstaltungslocation255
Rahmen- und Freizeitprogramme255
Notfallplanung, Anmeldung, Versicherungen und Gebühren256
Notfallplanung256
Versicherungen257
Anmeldungen258
Abgaben: GEMA und KSK259
Veranstaltungsnachbereitung und Abschlussbericht260
Folgende Punkte sind zu prüfen bzw. durchzuführen260
Mindestens folgende Fragen sollten im Abschlussbericht beantwortet werden261
Aufstellung möglicher Veranstaltungs-Kostenarten262
Kontinuierl iche Kostenverfolgung266
Entscheidungsvorbereitung für den Chef
267
Die Assistenz als Motor für kluge und schnelle Entscheidungen267
Kriterien für die Entscheidung268
Priorisierung der Kriterien269
Termine beachten270
Aufwand und Kosten271
Nutzen und Gewinn272
Betroffene Personen und Projekte273
Briefinggespräch mit dem Chef275
Sämtliche Alternativen aufzeigen275
Alle Informationen sammeln276
Strukturieren und ordnen277
Management Summary277
Visualisierung und Darstellung277
Erinnerung und Wiedervorlage277
Die sieben größten Fehler bei der Entscheidungsvorbereitung278
Den Entscheider drängeln278
Unvollständig vorbereiten278
Wichtige Personen nicht einbeziehen278
Die Entscheidung abnehmen279
Zu viel Text schreiben279
Rechenfehler oder unsaubere Darstellung von Fakten279
Die Zusammenfassung fehlt279
Typische Beispiele für versteckte Nebenkosten279
Waren bestellungen280
Hotelbuchungen280
Einführen einer neuen Software280
Weiterführende Quellen
281
Literatur281
Linktipps281
Teil IV Kommunikation
283
Telefonkommunikation im Sekretariat
284
Der souveräne Umgang mit einem wichtigen Arbeitsmittel284
Meldung/Begrüßung284
Die eigene Persönlichkeit ins Spiel bringen288
Der Ton macht die Musik288
Die "fünf Ws"288
Die Vorzimmer-Hürde locker überwinden289
Wenn Informationen gebraucht werden289
Gesprächspsychologie am Telefon291
Gesprächstechniken295
Reklamationen am Telefon297
Tipps und Tools rund ums Telefon302
Informationsmanagement
304
Erfolgreich informieren - eine Herausforderung304
Wenn Fakten fehlen304
Informieren kann nur der Informierte306
Das A und 0: Fragen, Fragen, Fragen307
Fragetechniken308
Wann und wie informieren?309
Auf Informationsweitergabe bestehen309
Das richtige Medium310
Vorteillnformationskultur
311
Aktives Zuhören312
Konfliktmanagement
314
Konflikte frühzeitig erkennen, konstruktiv bearbeiten und kreativ lösen
314
Konfliktbewältigung314
"Love it, change it or leave it":Ändere deine Einstellung, verändere die Situation oder gehe317
Konfliktanalyse321
Konfliktarten321
Konfliklmerkmale322
Eskalalionsslufen322
Konfl iktlösu ngsstrategien324
Konfliktursachen und Lösungen325
Digitalisierung325
Bezugsrahmen326
Grundpositionen326
Die wichtigsten Regeln für erfolgreiche Klärungsgespräche327
Unterschiedliche Ziele328
Werte und Glaubenssätze328
Moderierte Meetings gewinnen immer
330
Professionelle Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen
330
Monolog oder Meeting?330
Moderieren kann jeder lernen331
Der Moderator ist unparteiischer Schiedsrichter und Hebamme für das Ergebnis
331
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete und für Assistentinnen ein Klacks
331
Jeder Gastgeber begrüßt seine Gäste persönlich332
Wer den Überblick hat, hat Interesse333
Die Erwartungen der Teilnehmer helfen dem Moderator334
Spielregeln sind auch für Erwachsene ein Muss335
Zehn Minuten Informat ion: In der Kürze liegt die Würze335
Diskussionslhemen sammeln336
Punkte kleben, um Themen zu priorisieren338
Aktivierungsfragen bringen die Diskussion in Gang339
Der Moderator hält das Diskussionsruder fest in der Hand339
Der Umgang mit schwierigen Teilnehmern ist ganz einfach340
Jedes Diskussionsergebnis verlangt eine konkrete Maßnahme341
Die Teilnehmer haben das letzte Wort342
Der gute Gastgeber verabschiedet seine Gäste persönlich342
Weniger ist mehr: Auch das Protokoll steht im Dienst der Teilnehmer
343
Gesprächsführung
344
Im Gespräch agieren und reagieren , ohne in die Defensive zu geraten
344
Gemeinsamkeiten aller Gespräche344
Gesprächsvorbereitung345
Gesprächsverlauf347
Die Gesprächseinleitung347
Die Gesprächseröffnung347
Der Hauptteil347
Der Gesprächsabschluss348
Wer fragt, führt - aber wie?348
Positiv formulieren351
Von unklaren zu klaren Formulierungen352
Von passiven zu aktiven Formulierungen354
Von vergangenheits- zu zukunftsorientierten Formulierungen354
Von verurteilenden zu wertschätzenden Formulierungen354
Nutzen Sie Gesprächsförderer355
Meiden Sie Gesprächsfallen356
Erkennen Sie Fallstricke356
Interkulturelle Kompetenz
358
Geheime Regeln beachten und unsichtbare Barrieren überwinden358
Europas Norden (Norwegen, Schweden, Dänemark, Finnland)358
Westeuropa (Frankreich, Großbritannien, Irland)359
Südeuropa (Italien, Spanien, Portugal, Türkei)360
Mitteleuropa (Polen, Ungarn, Tschechen, Slowaken, Bulgaren)361
USA und Kanada362
Südamerika363
Asien363
Naher Osten und arabische Staaten366
Russland367
Andere Kulturen schätzen367
Weiterführende Quellen
369
Linktipps369
Teil V Assistenz im Management
370
Projektmanagement
371
So managen Sie Projekte professionell und zielorientiert371
Projektdefinition371
Zeitlicher Rahmen371
Ressourcenplanung372
Komplexität372
Know-how-Zuwachs372
Definition Projekt372
Projektgliederung nach Phasen373
Projektideen formulieren und präsentieren375
So holen Sie die Enlscheider ins Baal376
Die wichtigsten Fixpunkte377
Problembeschreibung378
Zufriedenheilsskala378
ABC-Analyse379
Klarheit führt zu Lösungen381
Risikoanalyse381
Risiko analysieren, Lösungen finden381
Risikoabschätzung381
Machbarkeit381
Ursachenforschung381
Zieldefinition382
Strategisch vorgehen382
Zeitmanagement382
Die Zeitleiste fest im Blick382
Übersicht mit Software-Einsatz383
Terminplan384
Meilensteine385
Ereignislisten385
Koslenkalkulalion387
Kostenentwicklung erkennen387
Projektabschluss388
Projektnutzen390
Führungswissen im Sekretariat
392
So unterstützen Assistentinnen ihre Führungskräfte bei der Mitarbeiterentwicklung und -motivation
392
Mitarbeiterführung – worum es geht
392
Das Führungsdreieck392
Anforderungen an eine Führungskrafl394
Führungseigenschaften394
Der Führungsstil396
Lenken397
Trainieren398
Unterstützen398
Delegieren398
Bestimmung des Entwicklungsstandes eines Mitarbeiters398
Motivation – es gibt kein Verhalten ohne Motiv
401
Zufriedenheit entwickeln, Unzufriedenheit verhindern: Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg
403
Leitgedanken zur Motivation404
Checkliste405
Erfolgreiche Kritikgespräche führen407
Direkte Ansprache von Mitarbeitern407
Angemessener Rahmen408
Orientierung an konkreten Situationen408
Welches Verhalten ist gewünscht und gewollt?408
Fragen, ob das Gesagte verstanden wurde408
Mit Sekretärinnen und Assistentinnen steht und fällt der Führungserfolg von Vorgesetzten. Seien Sie mutig.
410
Rechtswissen im Sekretariat
411
Die wichtigsten Rechte + Pflichten im Office-Management411
So kommt ein Vertrag zustande411
Vertragsvoraussetzungen: Willenserklärung, Angebot, Annahme, Rechts- und Geschäftsfähigkeit
412
Besonderheiten des Kaufvertrags414
Vertretung und Vollmacht: Wer was wie unterschreibt417
Prokura (ppa)418
Handlungsvollmacht (i. V. i. A.)418
Die beste Lösung: Eine Unterschriftenregelung419
Persönlich, vertraulich usw.: Wer welche Post öffnen darf420
Formvorschriflen: Was für Rechnung, Geschäflspapier und E-Mails gilt
420
Das gilt für die GmbH-Geschäftspost421
Das gilt für die GmbH-Rechnungen421
Das gilt für GmbH-E-Mails422
Das gilt für die Geschäftspost einer AG422
Das gilt für Einzelkaufleute423
Mahnung und Vollstreckung: So kommt man ans Geld423
Das außergerichtliche Mahnverfahren424
Das gerichtliche Mahnverfahren424
Die Zwangsvollstreckung426
Arbeitsrecht: Das gilt für die Arbeitsverhältnisse426
Das diskriminierungsfreie Bewerbungsverfahren426
Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses429
Arbeitszeugnisse richtig verstehen und formulieren434
Controlling-Wissen für Sekretärinnen
443
Wichtige Grundbegriffe, Regelungen und Strategien443
Operatives und strategisches Controlling444
Der Regelkreis des Controlling445
1. Mit der Planung Ziele definieren445
2. Information: Ohne Berichte funktioniert nichts446
3. Teilaufgaben der Überwachung: Kontrolle und Analyse447
4. Mit der Steuerung auf das Ziel zuhalten448
Werkzeuge des Controlling448
Managementwissen im Sekretariat
452
Die wichtigsten Unternehmensstrategien und -techniken im Überblick
452
Unternehmen müssen sich stetig wandeln452
Total Quality Management (TQM) - umfassende Qualitätskontrolle453
Six Sigma454
Strategische Geschäftsführung und Kennzahlen454
Six Sigma Organisation455
Strukturierte Vorgehensweise DMAIC455
Kaizen456
Balanced Scorecard (BSC)457
Change-Management458
Lernende Organisation460
Knowledge-Management - Wissensmanagement461
Web logs oder Blogs462
Wikis462
Customer Relationship Management (CRM) – Kundenbeziehungsmanagement
463
Weiterführende Quellen
465
Linktipps465
Teil VI Selbstmanagement
466
Zeit, Ziele, Zuversicht
467
Wege zum modernen Zeitmanagement467
Ohne Ziel keine Richtung467
Wozu benötigen wir überhaupt Ziele?467
Tunichtgut und Zeitdieb469
Grundregeln für zeitsparendes Telefonieren470
Die elegante Art "Nein" zu sagen471
Weg mit dem Hemmschuh .Aufschieberitis"471
Achterbahn zwischen Leistungshoch und Leistungstief473
Prioritäten: Der Primus inter pares475
A: Aufschreiben von Aufgaben475
L: Länge der Aufgaben abschätzen476
P: Pufferzeiten reservieren477
E: Entscheidungen treffen477
N: Nachkonlrolle478
Wirkungsvolle Waffen gegen die Zetlelwirtschafl478
Belohnung muss sein479
Checklisten zur Erleichterung im Alltag480
Checkliste für effektive E-Mail-Bearbeitung480
Checkliste für Konferenzen/Besprechungen480
Checkliste Reisevorbereitung482
Kreativitätstechniken
483
Kreative Lösungen im Arbeitsalltag finden483
Der kreative Prozess484
Voraussetzungen für kreatives Arbeiten484
Aufgaben- und Zieldefinilion485
Die Sechs-W-Melhode485
Das Ursachen-Wirkungs-Diagramm486
Die Techniken488
Brainstorming488
Brainwriting489
Delphi-Befragung490
Karteikarten-Methode491
MindMapping491
Die Reizwortanalyse493
Visuelle Syneklik494
Denkslühle494
Kopfstandtechnik495
Entscheidungsfindung495
Ideenumsetzung496
In der Praxis ausprobieren497
Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen
498
Mit der Geisselharl-Technik Namen, Ta Dos und Zahlenkombinationen speichern
498
Zahlensymbole498
Der wandelnde Kalender - so merken Sie sich Ta-Da-Listen500
So arbeiten Gehirn und Gedächtnis504
Fremdwörter und Fachbegriffe abspeichern505
Vokabeln lernen leicht gemacht508
Vokabel .verbildem"508
Bedeutung der Vokabel .verbildem"509
Beide Bilder verknüpfen509
Übung zum Vokabeln lernen510
Verknüpfungsvorschläge zur Übung511
Namen und Gesichter abrufen511
Person, Gesicht, Merkmale oder Verhalten nutzen512
Namen richtig verstehen512
Namen .verbildem"512
Bild der Person, das Gesicht oder das auffällige Merkmal bzw. Verhalten mit dem Bild des Namens verknüpfen
512
Verknüpfung mit allen Sinnen erleben512
Die Verknüpfung bleibt Ihr Geheimnis513
Aus Zahlen werden Geschichten515
Stil &Etikette im Büro
518
Mit guten Umgangsformen zum Erfolg518
Benimm ist in518
Gäste im Büro519
Beispiel519
Abholen am Empfang519
Wer geht vor?519
Mantel abnehmen519
Getränke anbieten519
Bedienung520
Der Besprechungsraum521
Begrüßen und Vorstellen521
Grüßen im Beruf522
Vorstellung523
Dos und Don'ts im Berufsleben525
Der erste Eindruck – Businesskleidung
525
Beispiele525
Ein Bewerbungsgespräch525
Sommer in der Bank526
Das äußere Erscheinungsbild526
Sliisicherheil bei der Kleidung526
Bekleidungsregeln im Beruf526
Businesskleidung für die Frau527
Auf gute Stoffqualität achten527
Proportionen528
Farben und Muster528
Accessoires528
Schuhe529
Bekleidungsvorschriften bei offiziellen Anlässen529
Zu welcher Gelegenheit trägt man welche Kleidung529
Arbeits- und Geschäftsessen530
Gute Tischmanieren530
Besteck530
Gedeck530
Gläser531
Serviette531
Büffel531
Kaffee531
Rauchen531
Rechnung531
Restaurantbesuch : Wer geht vor?532
Bei der Auswahl eines Restaurants sollten Sie folgende Fragen beantworten532
Schönes Wetter heute, nicht wahr? - Small Talk533
Wie stellt man den Kontakt zu einer Gruppe her?534
Selbst ist die Power-Frau
535
Selbst-Motivation für Sekretärinnen und Assistentinnen535
Das wichtigste zuerst535
Aber jetzt:536
Von außen oder von innen537
Belohnungsmotivation537
Bestrafungsmotivation537
Intrinsische Motivation537
Selbstmotivation – hält länger
538
Das kann ich! Klarheit über die eigenen Leistungen539
Ziele als Motivatoren540
Lernen am Vorbild544
Die ersten Schritte545
Selbstmarketing für Assistentinnen
546
So präsentieren Sie sich erfolgreich im Beruf546
Männer reden nicht schlecht über sich selbst, Frauen schon547
Glaubenssätze neu formulieren548
Systemisch gedacht: Fünf gute Gründe, sich nicht zu präsentieren550
Detektivin in eigener Sache: Was eignet sich für Auftritte, wo lohnt sich Selbstpräsentation?
551
Kommunikationsstil bei Besprechungen552
Spontane Vorstellung: Selbstpräsentation in schwierigen Situationen
555
Erfolgreiches Selbstmarketing sichert den beruflichen Erfolg557
Weiterführende Quellen
558
Linktipps558
Teil VII Beyond Work
559
Finanzielle Vorsorge für Frauen
560
Ihr Weg in die finanzielle Unabhängigkeit – Vermögensplanungund Altersvorsorge
560
Der erste Schritt: Einkommenssicherung561
Wer ist wann berufsunfähig? Und wie finde ich den richtigen Anbieter?563
Gerechtigkeit in der Partnerschaft564
Vermögensaufbau und Altersvorsorge564
Systematisch vorgehen: Der Stufenbrunnen565
"Ihr Fonds fürs Leben": Vermögensverwaltende Fondskonzepte567
Neue Rentenwelt seit 2005569
Riestern lohnt sich570
Wo finde ich kompetente Beratung?573
Mehr Energie im Büroalltag – gesundheitliche Vorsorge für Assistentin nen
574
Mit diversen Ernährungs-, Bewegungs- und Motivationstipps bleiben Sie länger leistungsfähig
574
Richtig Essen im Job575
Mit einer gesunden Grundlage in den Tag575
Flüssigkeitsversorgung: Wasser als geistiger Fitmacher577
Ernährungstipps für die Mittagspause578
Gesunde Fette für den Mittagssnack578
Energiequelle Eiweiß für Abend- und Geschäftsessen578
Energie durch Bewegung: Sport für Berufstätige580
Den natürlichen Rhythmus nutzen581
Vorausschauende Planung für mehr Leistungsfähigkeit582
Übungen für Zwischendurch582
PowerNapping: wie Sie das Tief überwinden können584
Selbst für Bewegung sorgen584
Am Abend: Entspannen und runterkommen585
Den inneren Schweinehund überwinden – eigene Visionen entwickeln
585
Bleiben Sie am Ball585
Burnout – eine unterschätzte Krankheit der modernen Zivilisation
586
Langfristig Denken – Ressourcen schonen
591
Vorlage für die ganzheitliche Wochenplanung:592
Konkurrenzfähig durch lebenslanges Lernen
593
Warum Weiterbildung?593
Welche Weiterbildung ist die Richtige?594
1. Berufsbegleitendes Studium594
2. Seminare und Seminarreihen595
3. Fernlehrgänge und E-Learnings595
4. Kongresse und Symposien596
In sechs Schritten zum Erfolg: Wie finde ich das beste Angebot für mich?
596
1. Schritt: Definieren Sie Ihr Ziel596
2. Schritt: Informieren Sie sich über die Angebote596
3. Schritt: Erstellen Sie einen Zeitplan597
4. Schritt: Finden Sie die passende Form597
5. Schritt: Prüfen Sie die Auswahlkriterien Ort, Termin und Zielgruppe597
6. Schritt: Klären Sie die Finanzierung598
Die Fördertöpfe im Überblick598
Werbungskosten: Steuern sparen600
Weiterführende Quellen
602
Literatur602
Linktipps602
Die Herausgeberinnen603
Die Autorinnen und Autoren605
Stichwortverzeichnis623

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