Textprobe: Kapitel 3.2.2, Zeitwirtschaft: Nach einer erfolgreichen Personaleinsatzplanung gilt es, die erbrachten Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren, um in einem späteren Schritt die Gehaltsabrechnungen erstellen zu können. Hierbei kann zwischen mehreren Zeiterfassungssystemen unterschieden werden. Während kleinere Unternehmen von den Mitarbeitern noch Stundenzettel ausfüllen lassen, ist es in mittelständischen Unternehmen mittlerweile üblich, eine elektronische Zeiterfassung zu verwenden (Kotzur, 2002, 4). Die häufigste Anwendung findet hier eine Stechuhr, an welcher jeder Mitarbeiter personalisiert, entweder mit einem RFID-Chip oder seinem Fingerabdruck, an- und abstechen kann. Es gibt eine Vielzahl von Optionen, mit denen das einfache Zeiterfassungssystem erweitert werden kann. Hier liegt es an der Entscheidung der Führungsebene des Unternehmens, welche Möglichkeiten für notwendig und rentabel gehalten werden. Während einfache Stempeluhren lediglich die erbrachte Arbeitszeit erfassen, ermöglichen Zeiterfassungssysteme auch die Option der Berechnung von Überstunden, sowie Zuschlägen, unterschiedliche Arbeitszeitregelungen oder die Weiterleitung der erfassten Daten an die Gehaltsabrechnung (mess-elektronik-groß GmbH, 2013). Ebenso bieten sie der Unternehmensleitung die Möglichkeit, sich einen raschen Überblick über mögliche Abweichungen der Istarbeitszeiten von den vertraglich festgelegten Sollzeiten zu bekommen. Bei häufiger auftretenden Unregelmäßigkeiten etwa bieten die Daten die Grundlage für ein Mitarbeitergespräch (Kotzur, 2002, 4). Ein solches Zeiterfassungssystem bringt jedoch nicht nur Vorteile mit sich. Die Unternehmensleitung sollte sich bewusst sein, dass ein solcher Terminal vorerst nicht bei allen Mitarbeitern auf großen Zuspruch trifft. Langzeitzugehörige Mitarbeiter könnten dazu neigen, diese Erneuerung als Missvertrauen seitens des Unternehmens zu verstehen oder sich kontrolliert zu fühlen. Hier ist es Aufgabe des Managements die positiven Seiten des neuen Systems, etwa die Schaffung einer Gleitzonenregelung, den Mitarbeitern in einem offenen Gespräch zu erläutern und auf die arbeitsrechtlichen Richtlinien hinzuweisen (Kotzur, 2002, 5; mess-elektronik-groß-GmbH, 2013). Doch was ist mit Unternehmen, bei denen sich Mitarbeiter auch im Außendienst befinden? Hier existiert oftmals noch die bekannte 'Zettelwirtschaft'. Der Mitarbeiter führt im Laufe seines Außeneinsatzes ein Zeitenprotokoll. Dieses reicht er bei Rückankuft im Unternehmen der Personalabteilung herein. Dort werden die Arbeitszeiten manuell in die Zeiterfassungssoftware nachgetragen. Neben dem Zeitaufwand treten jedoch auch andere Unannehmlichkeiten auf. Etwa kann es zu Überschneidungen mit der Gehaltsabrechnung kommen, sodass die Arbeitszeiten im Vorfeld geschätzt und im Nachhinein korrigiert werden müssen. Auch in diesem Aufgabenbereich des Human Resource Management bieten Mobile Devices Verbesserungspotentiale - etwa bei Mitarbeitern die auswärts auf dem Bau oder als Servicetechniker tätig sind. Arbeitsbeginn- und Ende können dank einer Software für das Smartphone direkt vor Ort eingetragen werden. Das Smartphone liefert hierbei die überzeugendere Lösung, da es schneller einsatzbereit ist als ein Laptop oder Netbook (Hopkins, 2012; Schlücker, 2012). Beide müssen zunächst gestartet werden. Dies dauert in der Regel ein bis zwei Minuten. In dieser Zeitspanne ist der Vorgang via Smartphone jedoch zu gut wie erledigt (Emmenegger & Schlücker, 2012). Dabei ist zuerst aus verschiedenen Tätigkeitsfeldern eines auszuwählen. Danach kann ein- und ausgestempelt werden. Die erfassten Daten werden über eine Schnittstelle an das IT-Netzwerk des Unternehmens gesendet und fließen von dort in das interne Abrechnungssystem ein. Neben der verwaltungstechnischen Effizienz bietet diese Applikation die Möglichkeit nach Tätigkeiten sortiert, eine Kalkulation der benötigten Arbeitszeiten und des verbrauchten Materials an. Somit kann das Unternehmen später besser auf Kundenwünsche eingehen und präzise Zeitangaben für zukünftige Projekte liefern und erhält auch selber eine Optimierung der Kostenkontrolle (Hopkins, 2012; Schlücker, 2012). Potenzial zur Verbesserung bieten Mobile Devices auch bei der Quittierung. Nachdem die Arbeiten vor Ort fertig gestellt sind, kann sich der zuständige Mitarbeiter des Außeneinsatzes per Tablet den Auftrag quittieren lassen. Das Mobile Device benötigt dazu lediglich eine Touchscreeneingabe per Stift.