1 Sinn und Zweck der Kalkulation
Der Begriff „Kalkulieren“ leitet sich vom italienischen Wort „calculare“ ab und bedeutet „rechnen“. Bezogen auf das Bauwesen könnte man etwa formulieren:
Kalkulation bedeutet die Erfassung und Verarbeitung kostenrechnerischer Daten zur Vorbereitung, beim Ablauf und nach Abschluss von Baumaßnahmen.
Damit ist die Kalkulation als Teil des betrieblichen Rechnungswesens zu verstehen, dessen Gesamtzusammenhang die Abbildung 1 wiedergibt.
Die Unternehmensrechnung stellt den Teil des Rechnungswesens dar, der die Beziehungen des Unternehmens zur Umwelt abbildet. Dabei geht es um die Erfassung aller Geschäftsvorfälle auf Konten, um die Erstellung des Jahresabschlusses in Form der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung sowie um die Abwicklung aller Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt. Für die Unternehmensrechnung gibt es nach Betriebsgröße und Rechtsform gestaffelte gesetzliche Vorschriften, die im Wesentlichen auf den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung (GOB)“ fußen. Die Unternehmensrechnung ist quasi der „offizielle“ Teil des Rechnungswesens.
Abb. 1 Gliederung des betrieblichen Rechnungswesens.
Die Kosten- und Erlösrechnung befasst sich einerseits mit der Kostensituation des Unternehmens und stellt fest,
welche Kostenarten in welcher Höhe aufgetreten sind (Kostenartenrechnung),
an welchen Stellen welche Kosten angefallen sind (Kostenstellenrechnung),
in welcher Höhe einzelne Baumaßnahmen diese Kosten zu tragen haben (Kostenträgerrechnung).
Andererseits wird die Erlösseite der Unternehmenstätigkeit betrachtet, indem
der Wert der erbrachten Bauleistungen berechnet wird (Bauleistungsrechnung) und
aus dem Vergleich der Kosten der Bauleistungen mit den erzielten Erlösen das Ergebnis der Bautätigkeit des Unternehmens ermittelt wird (Ergebnisrechnung).
Da dieser Teil der Kosten- und Erlösrechnung den Gesamtbetrieb im Auge hat, wird er als „Baubetriebsrechnung“ bezeichnet.
Die Bauauftragsrechnung hat demgegenüber die einzelne Baustelle im Blick und erfüllt – je nach Stand der Baumaßnahme – verschiedene Funktionen:
In der Phase vor Beginn der Arbeiten wird im Rahmen der Vorkalkulation ein Preis für die zu erbringende Leistung berechnet (Angebotskalkulation). Dieses Zahlenwerk kann durch die Ergebnisse von Auftragsverhandlungen noch verändert werden (Auftragskalkulation) und wird dann im Zuge der Arbeitsvorbereitung noch vor Arbeitsbeginn auf die dann genauer bekannten Bedingungen der Leistungserbringung abgestimmt und als Soll-Vorgabe dem Baustellenpersonal an die Hand gegeben (Arbeitskalkulation).
Nach Abschluss der Baumaßnahme werden die tatsächlich entstandenen Kosten ermittelt und mit dem Mengengerüst der Arbeits- oder Angebotskalkulation verglichen sowie das rechnerische Ergebnis aus Kosten und Erlösen festgestellt (Nachkalkulation).
Die Statistik beschäftigt sich mit der Bereitstellung und Aufarbeitung von Zahlen zur Produktivität, Rentabilität und Liquidität des Unternehmens (Kennzahlenrechnung), sammelt Daten zu der im Baubetrieb stets wichtigen Frage, wie viel Zeit für eine Leistung gebraucht wird (Zeitvergleiche), und leitet daraus Ergebnisse hinsichtlich der Anwendung verschiedener Verfahren ab (Verfahrensvergleiche). Darüber hinaus versucht sie, betriebseigene Kennziffern mit denen anderer Unternehmen zu vergleichen, soweit diese zugänglich und zuverlässig sind.
Die Planungsrechnung setzt die unternehmerische Strategie in ein Zahlenwerk um, d. h., sie versucht, die bei der Umsetzung dieser Strategie in den nächsten Jahren wahrscheinlich entstehenden Kosten und Liquiditätsansprüche festzustellen und leitet daraus Planungsempfehlungen zu den notwendigen Erlöszahlen ab.
Thema dieses Buches ist in diesem System – wie leicht ersichtlich – die Bauauftragsrechnung. Allerdings ist zu beachten, dass alle Teilbereiche des Rechnungswesens nicht isoliert nebeneinander stehen, sondern vielfältige Abhängigkeiten und Zusammenhänge aufweisen, die im Laufe der anschließenden Darstellung deutlich werden. Die Grobgliederung folgt den oben genannten Aufgaben der Bauauftragsrechnung und unterscheidet Vor- und Nachkalkulation.
Vielfach ist die Meinung anzutreffen, eine Kalkulation sei doch eigentlich gar nicht notwendig, denn die Preise kämen ohnehin vom Markt. Für den Anbieter sei es deshalb wichtiger, sich Marktpreisinformationen zu beschaffen als sich zeitaufwendig mit den Kosten und Kostenrechnungsverfahren auseinanderzusetzen.
Richtig ist daran sicherlich, dass auf Nachfragermärkten, wie es die Märkte des Bauwesens überwiegend sind, die Gleichung: Preis = Kosten + Gewinnaufschlag, in der Regel nicht mehr praktisch durchsetzbar ist. Aber dennoch ist es notwendig, die eigenen Kosten für die Erstellung einer Bauleistung zu beachten, denn eine ordnungsgemäße und fundierte Kalkulation erfüllt folgende Zwecke:
Vom gedanklichen Ansatz her ermöglicht die Kalkulation die Berechnung eines Angebotspreises, der alle auf der Baustelle und im Unternehmen zu erwartenden Kosten deckt und den gewünschten Aufschlag für Wagnis und Gewinn enthält. Ein derartig ermittelter Angebotspreis ist allerdings in der Regel nur in einer Angebotssituation ohne Konkurrenz realisierbar.
Mit Hilfe der Angebotskalkulation wird festgestellt, wie hoch die Selbstkosten für eine Baumaßnahme voraussichtlich sein werden. Der Unternehmer hat dann die Entscheidungsfreiheit darüber, welchen Marktpreis er bei diesen Selbstkosten durchsetzen oder akzeptieren will. Unter größerem Konkurrenzdruck dient damit die Kalkulation weniger der Preisfindung als der Preisbeurteilung. Insofern stellt sie eine wichtige Informationsgrundlage für den Unternehmer dar, denn er weiß damit, wie weit er bei einer bestimmten Auftragssumme von seinen Selbstkosten entfernt liegt; das kann er nicht wissen, wenn er lediglich vermutete Marktpreise in sein Angebot eingesetzt hat.
Im Falle der Auftragserteilung bietet die Angebotskalkulation ein wertvolles Mengengerüst für die Arbeitsvorbereitung, denn die EDV wirft auf Anforderung sofort Zeitvorgabelisten für das Personal, Materialbedarfslisten, Aufstellungen der benötigten Einzelkostengeräte und gegebenenfalls die Liste der einkalkulierten Gemeinkosten der Baustelle aus. Damit wird die Disposition von Personal, Material und Maschinen wesentlich erleichtert, und die Kalkulationsvorgaben ermöglichen es der Baustellenleitung einzuschätzen, mit welchen Einzelkosten ein bestimmter Preis zustande gekommen ist.
Bei vielen größeren Bauvorhaben und besonders bei öffentlichen Auftraggebern wird bereits bei Angebotsabgabe, spätestens jedoch vor Auftragserteilung, gefordert, dass der Bieter seine Kalkulationsgrundlagen offenlegt. Hier empfiehlt es sich, die Kalkulationssätze anzugeben, mit denen tatsächlich gerechnet wurde, und nicht nachträglich für die Angebotssumme Kalkulationsparameter zu fingieren (siehe Kap. 3.4).
Bei einigen Sonderfällen der Kalkulation, die im Kapitel 3.2 behandelt werden (z. B. Preisänderungen bei Mengenänderungen, Nachtragsangebote, Schadenersatzforderung bei Bauverzögerungen, Vergütungsansprüche bei Kündigung), ist es nicht nur hilfreich, sondern im Hinblick auf die Begründbarkeit und Durchsetzbarkeit von Forderungen wesentlich, die fundierte und detaillierte Kalkulation, mit der das Angebot des Bieters erstellt wurde, vorlegen zu können.
Die Vorgaben der Angebots- oder Arbeitskalkulation können nach Abschluss des Bauvorhabens als Basis für die Auswertung des Baustellenverlaufes durch Soll-Ist-Vergleiche dienen. Zwar lässt sich das Gesamtergebnis einer Baustelle auch ohne vorhandene Angebotskalkulation feststellen, die Ursachen für Fehlentwicklungen beispielsweise bei den erreichten Zeitwerten oder im Materialverbrauch lassen sich jedoch summarisch nicht aufdecken. Da die Nachkalkulation auch dazu dienen soll, Informationsgrundlagen für künftige Angebote bereitzustellen, kommt es darauf an, unter den jeweiligen Baustellenbedingungen diese Soll-Ist-Vergleiche auch wirklich anstellen zu können.
Die Angebotskalkulation gibt Hinweise darauf, welcher Liquiditätsbedarf mit der Hereinnahme eines Auftrages verbunden wäre. Dieser Gesichtspunkt kann unter Umständen bei der Auswahl unter mehreren Bauvorhaben entscheidend sein.
Bei diesen bedeutsamen Zwecken und Aufgaben der Kalkulation ist es für den Unternehmer des GaLaBaues durchaus sinnvoll, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen und herauszufinden, mit welchem Aufwand er die Kalkulation bei seinen individuellen Ansprüchen an die Kostenrechnung betreiben sollte.
Kalkulation in diesem Buch zielt auf die methodisch-korrekte, kostenorientierte Berechnung eines Kalkulationspreises. Diesen Preis wird der Unternehmer nicht in jedem Fall in das Angebot einsetzen, sondern unter marktorientierten oder betriebswirtschaftlichen Aspekten zum Angebotspreis verändern. Dieser Angebotspreis hat möglicherweise in Auftragsverhandlungen keinen Bestand und muss weiter modifiziert werden. So entstehen die Marktpreise, nach denen dann die...
