2. Kommunikationsmanagement: die Kommunikation im Projekt organisieren
Wenn du es nicht geschafft hast, dich vorzubereiten,
bist du vorbereitet zu scheitern.
BENJAMIN FRANKLIN
Wäre es nicht perfekt, wenn jeder Stakeholder genau die Information bekommt, die er braucht, und nur diese? Und dazu noch in der Form, die er sich wünscht? Die Zufriedenheit mit Ihrem Projekt würde steigen. Es gäbe weniger Misstrauen, denn die Stakeholder könnten darauf vertrauen, dass sie gut informiert sind. All dies können Sie erreichen, wenn das Kommunikationsmanagement in Ihrem Projekt gut funktioniert.
In diesem Kapitel erhalten Sie Antworten auf die folgenden Fragen:
Wie funktioniert die Kommunikation im Projekt?
An wen richtet sich die Kommunikation?
Wer ist im Projekt für die Kommunikation zuständig?
Wie werden Informationen verteilt?
Kommunikationsprozesse: die Kommunikation im Projekt regeln
Kommunikationskanäle
Kommunikationsmanagement im Projekt ist eine herausfordernde Aufgabe. Und diese wächst mit der Größe des Projektes, denn je nach Größe gilt es, immer mehr Kommunikationskanäle zu managen: Ein kleines Projekt mit vier Stakeholdern hat sechs Kommunikationskanäle, ein Projekt mit 50 Stakeholdern schon 1225. Ihre Anzahl wird mit der folgenden Formel, in der n die Anzahl der Stakeholder bezeichnet, berechnet:
Anzahl der Kommunikationskanäle =
Diese Formel bedeutet, dass jedes einzelne Projektmitglied zu jedem anderen Projektmitglied einen Kommunikationskanal hat. Es gibt also von jedem einzelnen Projektmitglied ausgehend so viele Kommunikationskanäle, wie es andere Mitglieder im Projekt gibt. So kann schnell eine große Anzahl an Kommunikationskanälen entstehen.
Jetzt müssen Sie aber nicht erschrecken. Viele Kommunikationskanäle können Sie nämlich einfach zusammenfassen, weil nicht jedes Projektmitglied mit jeder Information individuell versorgt werden muss. Die Kunst besteht darin, die Kommunikationskanäle effektiv zusammenzufassen.
Projektkommunikation ist der Prozess, durch den alle am Projekt Beteiligten die für sie wichtigen Informationen bekommen. Sie bildet die Brücke zwischen allen, die einen Einfluss auf die Projektdurchführung oder das Projektergebnis haben. | |
Effektivität der Kommunikation
Die Kommunikation im Projekt ist dann effektiv, wenn die Informationen im richtigen Format zur richtigen Zeit zur richtigen Zielgruppe mit der beabsichtigten Wirkung übermittelt werden. Darüber hinaus zeichnet sich effektive Kommunikation auch dadurch aus, dass keine unnötigen Informationen übermittelt werden, sondern nur die, welche tatsächlich benötigt werden.
| So berücksichtigen Sie die Einflussfaktoren der Kommunikation: Wer benötigt welche Informationen? Wer darf welche Informationen bekommen? Wann werden die Informationen benötigt? Welche Informationen müssen gespeichert werden? Wie und für wen sind die gespeicherten Informationen zugänglich? Müssen Zeitzonen, Sprachen oder kulturelle Einflussfaktoren berücksichtigt werden? |
Abb. 5: Mit den Kommunikationsprozessen erhält jeder die richtige Information. (Quelle: PMBOK® Guide)
Einen Überblick über die Kommunikationsprozesse gibt Ihnen die nach dem PMBOK® Guide entworfene Abbildung 5. Sie macht auch deutlich, welche Rolle der Projektleiter dabei übernimmt. Im Projekt hat der Projektleiter die folgenden Aufgaben:
Kommunikation planen: Zu Beginn des Projektes plant der Projektleiter die Kommunikation. Diese ist dann gut geplant, wenn dadurch die Informationsbedürfnisse der Stakeholder mit den zur Verfügung stehenden Kommunikationsmitteln befriedigt werden.
Kommunikation managen: Während der Projektlaufzeit stellt der Projektleiter sicher, dass Informationen so erstellt, gesammelt, verteilt und gespeichert werden, wie es im Kommunikationsplan beschrieben ist.
Kommunikation überwachen: Es reicht jedoch nicht aus, die Kommunikationsprozesse nur zu managen. Der Projektleiter muss sie auch überwachen und überprüfen, ob alle am Projekt Beteiligten die für sie relevanten Informationen erhalten.
Grundlage für die Kommunikationsplanung sind:
Stakeholderverzeichnis: Im Stakeholderverzeichnis sind alle Stakeholder mit ihren Kommunikationsbedürfnissen zusammengefasst.
Umweltfaktoren: Die Projektkommunikation findet in einem Unternehmen statt und unterliegt auch dessen Kommunikationsregeln und Gepflogenheiten. Dazu zählen zum Beispiel Regeln für den E-Mail-Verkehr, Vorlagen für Präsentationen oder Meetingstrukturen.
Erfahrungen: Die Planung der Kommunikation sollte auch immer die Erfahrungen aus anderen Projekten berücksichtigen. Dadurch können Best Practices genutzt und Fehler vermieden werden.
Kommunikationsplan
Im Kommunikationsplan werden die folgenden Informationen zusammengeführt: die Wichtigkeit der Stakeholder und deren Informationsbedürfnisse, die Möglichkeiten der Informationsübermittlung und die Rahmenbedingungen, die im Projekt für die Kommunikation gelten. Kommunikationspläne werden mit einer Tabelle dargestellt; ein Beispiel zeigt die Abbildung 6.
Der Kommunikationsplan ist ein Teil des Projektplans und beschreibt Art, Umfang, Detaillierungsgrad, Häufigkeit und Verteiler von Projektdokumenten und Berichten. | |
Kommunikationsplan
Abb. 6: Der Kommunikationsplan steuert die Kommunikation im Projekt.
Diese Informationen sollten im Kommunikationsplan stehen: Information, welche übermittelt werden soll, einschließlich Sprache, Format und Detaillierungsgrad Grund für die Informationsübermittlung Übermittlungshäufigkeit und Zeitraum für die Übermittlung einschließlich einer Angabe, wann eine Antwort erwartet wird Verantwortliche für die Kommunikation einschließlich der Verantwortung für die Freigabe bei vertraulichen Informationen Zielgruppe der Information Kommunikationsmedium Eskalationsprozesse bei Konflikten Art und Weise der Anpassung des Kommunikationsplans Glossar mit den verwendeten Fachbegriffen und Abkürzungen Kommunikationseinschränkungen durch Gesetze, Unternehmensgrundsätze und verwendete Technologie | |
Nutzung des Kommunikationsplans
Der Kommunikationsplan sollte allen Stakeholdern zur Verfügung stehen, damit sie sehen können, wer wie informiert wird. Vor allem drei Personen bzw. Gruppen von Personen nutzen den Kommunikationsplan.
Der Projektleiter: Für ihn ist der Kommunikationsplan das Instrument, um die Kommunikation zu steuern.
Die Teammitglieder: Für sie ist der Kommunikationsplan die Basis, um ihre eigene Kommunikation zu steuern. Sie entnehmen dem Kommunikationsplan, wen sie wie und wann informieren müssen und von wem sie welche Informationen erhalten.
Das Management: Manager sollten eine auf sie zugeschnittene Version des Kommunikationsplans erhalten, damit sie wissen, von welchen Experten sie Informationen direkt erfragen können.
Kommunikationsmanagement
Mit dem Kommunikationsplan wird die Kommunikation im Projekt gemanagt. Kommunikationsmanagement bedeutet, Informationen zu erstellen, zu sammeln, zu verteilen, zu speichern und bereitzustellen. Dadurch fließen die Informationen zwischen den Stakeholdern und legen die Basis für die Projektausführung.
Viele Informationen werden mit Projektdokumenten übermittelt. Dazu gehören unter anderem der Projektplan, Arbeitsaufträge, aber auch Informationen, die formlos über E-Mail verschickt werden. Jeder Stakeholder, der ein Projektdokument bekommt, erhält eine Information, die er verarbeitet und wieder in einem Projektdokument festhält. Neben dieser schriftlichen Informationsübermittlung gibt es noch die vielfältigen Formen mündlicher Kommunikation, wie Gespräche, Telefonate oder...
