Sie sind hier
E-Book

Leitfaden für Qualitätsauditoren

Planung und Durchführung von Audits nach ISO 9001:2015

AutorGerhard Gietl, Werner Lobinger
VerlagCarl Hanser Fachbuchverlag
Erscheinungsjahr2016
Seitenanzahl304 Seiten
ISBN9783446448469
FormatePUB/PDF
KopierschutzWasserzeichen
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis39,99 EUR
Das Standardwerk für Auditoren!
- Alles Wissenswerte rund um die Umsetzung von Audits
- Für Einsteiger und Experten gleichermaßen geeignet
- Zum Download: Auditberichte, Verfahrensbeschreibungen, Checklisten, Formulare
Qualitätsaudits sind ein hervorragendes Instrument, um betriebsinterne Prozesse, Systeme, Produkte und Dienstleistungen zu untersuchen und Verbesserungspotenziale und Risiken zu identifizieren. Ein Audit zeigt einem Unternehmen, wo es steht, was gut funktioniert und wo es Verbesserungsbedarf gibt.
Dieses Buch behandelt systematisch alle Themen, die ein Auditor beherrschen muss, um seine Aufgaben zu erfüllen. Es kann somit für das Selbststudium genutzt werden, dient aber auch als Begleit- und Nachschlagewerk für alle, die im Rahmen von Schulungen ausgebildet werden oder ihre Ausbildung bereits abgeschlossen haben.

Dr. Gerhard Gietl und Werner Lobinger sind Geschäftsführer der VIA Consulting Group. Sie haben zahlreiche Unternehmen bei der Auditierung beraten und tatkräftig unterstützt.

Kaufen Sie hier:

Horizontale Tabs

Leseprobe
3Planung und Vorbereitung

Darum geht es

  • Übersicht und praktische Tipps für die Vorbereitung und Planung von Audits

  • Unterschiedlichkeiten der Planung von internen und externen Audits

  • Erstellung von Auditplänen

  • Auswahlmöglichkeiten für den Einsatz von Auditoren

  • Zusammenstellung des Auditteams

  • Aufgabenverteilung im Auditteam

  • Verschiedene Möglichkeiten der Unterlagenprüfung

  • Unterschiedliche Interpretationen, Aufbau und praktische Anwendung von Fragenkatalogen

  • Beispiele für den formalen Aufbau von Fragenkatalogen

  • Auswahl von Referenzdokumenten und Informationen zur Vorbereitung

3.1Themen für die Auditplanung und ­Auditvorbereitung

Vergleichen wir die Vorgehensweise bei der Durchführung eines Audits mit der Vorgehensweise bei der Durchführung eines Projekts, erkennen wir viele Parallelen. Der Erfolg eines Audits sowie eines Projektes liegt in der gründlichen Planung und Vorbereitung. Dies gilt sowohl für externe als auch interne Audits sowie für die Art der Audits. Die Anforderungen an die Inhalte und Themenstellung der Planung interner und externer Audits sind fast identisch. Eine Art Checkliste zur Planung und Vorbereitung ist in Bild 3.1 dargestellt.

Bild 3.1 Themen der Planung und Vorbereitung von Audits

Trotz der übereinstimmenden und zu berücksichtigenden Gesichtspunkte weist die Vorgehensweise zur Vorbereitung und Planung der internen und externen Audits einige Unterschiede auf. Viele Unternehmen verteilen z.?B. die einzelnen Bereichsaudits über einen längeren Zeitraum, wohingegen externe Audits darauf abzielen, eine Auditserie in einem möglichst kurzen Zeitraum durchzuführen.

Die unterschiedliche Zielsetzung vieler Unternehmen bei Zertifizierungsaudits (Zertifikat erhalten) bzw. internen Audits (Verbesserungen erzielen) führt zu unterschiedlichen Planungsvoraussetzungen. Aus diesem Grund werden im folgenden Abschnitt die beiden Auditarten getrennt behandelt.

3.2Die Auditplanung interner Audits
3.2.1Planungsinhalte

Die Mindestanforderung an die Auditplanung interner Audits ist in den spezifischen Regelwerken (ISO 9001, VDA 6.1 etc.) beschrieben. Diese Anforderungen können als Basis für die Umsetzung der Auditplanung dienen. Bei Qualitätsmanagementsystemen, die sich nicht an diesen Regelwerken orientieren, bieten Letztere trotzdem eine geeignete Hilfestellung.

Ausgangspunkt der Planung ist die Zielstellung des internen Audits. Es existieren die unterschiedlichsten Ziele, was ein internes Audit erreichen soll wie beispielsweise

  • Beurteilung der Übereinstimmung des Managementsystems oder von Teilen daraus gegenüber den Vorgaben wie beispielsweise zertifizierbare Normen,

  • Identifikation von Risiken in Prozessen oder Managementsystemen,

  • Beurteilung der Effektivität und Effizienz des Managementsystems,

  • Beurteilung, inwieweit gesetzliche Vorgaben und andere Regulative eingehalten werden oder

  • Auffinden von Verbesserungspotenzialen aller Art.

Viele Einflüsse wie beispielsweise die Finanz- und Wirtschaftskrise Ende 2008 haben die Anforderungen an die Unternehmen weltweit stark verändert. Dadurch sind Unternehmen gezwungen, ihre Prozesse und Ergebnisse grundlegend zu überdenken. Auch die Effektivität der Managementsysteme und einhergehend damit das Auditwesen können diesen kritischen Fragestellungen nicht ausweichen. Die finanziellen Fragestellungen fließen konsequenterweise auch in die Welt der Managementsysteme mit ein. Viele Verantwortliche hinterfragen immer mehr den Mehrwert von Zertifizierungen, vor allem aber die Inhalte von Managementsystemen und des implementierten Auditwesens. Deshalb integrieren die Auditmanager in vielen Unternehmen die Zielsetzungen der Audits mit den allgemeinen Unternehmenszielsetzungen.

Inzwischen geht es bei progressiven Unternehmen nicht mehr alleine um das Auffinden von Fehlern im Umgang mit Dokumenten. Vielmehr fordern sie als Zielsetzung von Audits das Auffinden von Verbesserungen bei Prozessabläufen und Verschwendungen. Hier eignen sich umfangreiche Prozessaudits mit dem Fokus „Analyse und Auffinden von Verschwendungen“ als mögliche Vorgehensweise, quasi Audits als Prozessanalyse.

Externe Audits können ebenfalls völlig verschiedene Zielsetzungen haben. So auditieren Kunden ihre Lieferanten aufgrund einer möglichen Zusammenarbeit im Rahmen ihrer Lieferantenerstbeurteilung. In diesem Fall geht es dem Kunden vor allem darum, den potenziellen Lieferanten genauer kennenzulernen und erste direkte Kontakte zu schließen. Im Falle einer Reklamation hingegen will der Kunde die Ursache dieser Probleme suchen und gegebenenfalls analysieren, um anschließend über geeignete Maßnahmen diese Probleme dauerhaft zu eliminieren.

Bei Zertifizierungsaudits ist der Fokus eindeutig auf der Feststellung, ob ein Unternehmen normkonform vorgeht oder nicht. So gibt es völlig unterschiedliche Zielstellungen, die im Auditwesen möglich sind. Aus diesen Auditzielen leiten sich unmittelbar der Umfang und die Auditkriterien ab.

Gängige Praxis ist in vielen Organisationen eine jährliche Auditplanung in Form eines Auditrahmenplans. Dieser Plan enthält keine Detailregelungen, sondern legt den gesamten Rahmen der Audits für eine betrachtete Organisation und einen definierten Zeitraum fest. Dieser Rahmenplan dient dem Auditverantwortlichen als Überblick, welche Audits er bei wem durchführen möchte. Es ist empfehlenswert, in diesen Rahmenplan auch die externen Audits (Zertifizierungsaudits, Kundenaudits) einzutragen. So kann der Verantwortliche sein gesamtes Konzept in diesem Plan abbilden.

Der Auditrahmenplan umfasst üblicherweise alle anstehenden Audits. Der Verantwortliche plant nicht nur Systemaudits. Vielmehr beinhaltet der Plan auch Verfahrens-, Prozess-, Performance-, Compliance- oder Produktaudits. Die Auditplanung berücksichtigt die Untersuchung der Wirksamkeit des gesamten Qualitätsmanagementsystems innerhalb des betrachteten Zeitraums. Sie deckt alle Bereiche des Unternehmens und Anforderungen der angewandten Normen innerhalb eines Zeitraums ab. Den Zeitraum legt die Organisation fest. Zumeist liegt die Vorausplanung unter drei Jahren. Dies basiert auf zweierlei Gründen. Zum einen ist eine längere Periode unzweckmäßig, andererseits lassen die gängigen Festlegungen der Zertifizierungsregelungen keinen längeren Zeitraum zu.

Die ISO 9001 oder adäquate Regelwerke fordern keine jährliche Planung der Audits. Die praktische Anwendung beweist die Zweckmäßigkeit dieses Turnus. Informationen aus Audits fließen in der Regel in Managementreportings ein. Diese orientieren sich ebenso wie Zielvereinbarungen, Budgetplanungen usw. am Geschäftsjahr.

Jährliche Audits durchzuführen erweist sich meist als praktikabel. In vielen Fällen steht hier der Aufwand noch in einem vernünftigen Verhältnis zu den Ergebnissen. Es gibt nur sehr wenige Systeme, die von vornherein auf einen Dreijahresrhythmus zurückgreifen. Beispielsweise finden in dem speziell für Krankenhäuser entwickelten System der KTQ (Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen ? danach lassen sich einige deutsche und österreichische Krankenhäuser zertifizieren) die sogenannten Visitationen nur alle drei Jahre vor Ort zur externen Begutachtung statt. Die Erfahrung aus diesen Häusern hat aber gelehrt, dass dieser Abstand meist zu groß ist. Viele beginnen nach drei Jahren quasi wieder von vorne. Die aufzuerlegende Selbstdisziplin, das System eigenständig über diesen Zeitraum weiterzuführen, ist anscheinend in der Realität bei vielen Verantwortlichen nicht vorhanden. Bei KTQ kommt erschwerend hinzu, dass ein regelmäßiges internes Auditwesen nicht explizit als systemische Forderung beinhaltet ist.

Der Zwang der jährlichen Überwachungsaudits, und damit auch die jährlichen internen Audits, wie im Rahmen einer ISO-9001-Zertifizierung gefordert, würde diesen Häusern einen Schub nach vorne geben.

Unabhängig vom Rhythmus der internen Audits sollten Organisationen Folgendes im Auditrahmenplan festlegen:

  • Abteilungen oder Prozesse,

  • Auditkriterien bzw. Auditthemen (z.?B. Verfahren, Normenkapitel),

  • Auditart,

  • Auditbeteiligte (Auditoren, Auditmanager, Sachverständige, Auditierte) und

  • vorgesehener Monat der Auditierung.

Tabelle 3.1 Auditrahmenplan

Monat BereichMarktanalyseVertrieb AuslandVertrieb InlandEinkaufPersonal
Januar4.1, 8.2, 9.1.3    
Februar     
März   8.4, 6.1, 6.2 
April 8.2, 4.4, 9.1.2   
Mai     
Juni     
Juli     
August  8.2, 4.4, 9.1.2  
September  ...
Blick ins Buch

Weitere E-Books zum Thema: Management - Wirtschaft - Coaching

Human-FMEA

E-Book Human-FMEA

Die Human-FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) zeigt, wie sich menschliche Handlungsfehler erkennen und wie sie sich vermeiden lassen. Dieses Werk stellt die Human-FMEA vor und gibt eine ...

Vertrauen entscheidet

E-Book Vertrauen entscheidet

Der Kern von Erfolg im Unternehmen und am Markt ist Vertrauen. Unsere Welt und unser Leben wird immer komplexer, transparenter, schneller, vernetzter. Deshalb ist es für die Karriere wichtiger denn ...

Die beta-inside Galaxie

E-Book Die beta-inside Galaxie

Alpha-Versionen sind Lehrbücher, Gesetze, Hochglanzprospekte, Aktienneuemissionsanzeigen, Regierungserklärungen. Dahinter ist das Reale. Hinter den Lehrbüchern die vorlesende ...

Weitere Zeitschriften

Archiv und Wirtschaft

Archiv und Wirtschaft

Fachbeiträge zum Archivwesen der Wirtschaft; Rezensionen Die seit 1967 vierteljährlich erscheinende Zeitschrift für das Archivwesen der Wirtschaft "Archiv und Wirtschaft" bietet Raum für ...

Augenblick mal

Augenblick mal

Die Zeitschrift mit den guten Nachrichten"Augenblick mal" ist eine Zeitschrift, die in aktuellen Berichten, Interviews und Reportagen die biblische Botschaft und den christlichen Glauben ...

Berufsstart Gehalt

Berufsstart Gehalt

»Berufsstart Gehalt« erscheint jährlich zum Sommersemester im Mai mit einer Auflage von 50.000 Exemplaren und ermöglicht Unternehmen sich bei Studenten und Absolventen mit einer ...

Bibel für heute

Bibel für heute

Kommentare, Anregungen, Fragen und Impulse zu Texten aus der Bibel Die beliebte und bewährte Arbeitshilfe für alle, denen es bei der täglichen Bibellese um eine intensive Auseinandersetzung mit ...

Das Grundeigentum

Das Grundeigentum

Das Grundeigentum - Zeitschrift für die gesamte Grundstücks-, Haus- und Wohnungswirtschaft. Für jeden, der sich gründlich und aktuell informieren will. Zu allen Fragen rund um die Immobilie. Mit ...

Demeter-Gartenrundbrief

Demeter-Gartenrundbrief

Einzige Gartenzeitung mit Erfahrungsberichten zum biologisch-dynamischen Anbau im Hausgarten (Demeter-Anbau). Mit regelmäßigem Arbeitskalender, Aussaat-/Pflanzzeiten, Neuigkeiten rund um den ...

DSD Der Sicherheitsdienst

DSD Der Sicherheitsdienst

Der "DSD – Der Sicherheitsdienst" ist das Magazin der Sicherheitswirtschaft. Es erscheint viermal jährlich und mit einer Auflage von 11.000 Exemplaren.Der DSD informiert über aktuelle Themen des ...

VideoMarkt

VideoMarkt

VideoMarkt – besser unterhalten. VideoMarkt deckt die gesamte Videobranche ab: Videoverkauf, Videoverleih und digitale Distribution. Das komplette Serviceangebot von VideoMarkt unterstützt die ...