Kapitel 2

Schreiben, Kalkulieren, Präsentieren

Ob Sie selbstständig oder angestellt arbeiten, ganz egal, welchen Beruf Sie ausüben – viel Zeit werden Sie in Ihrem Büro damit zubringen, Briefe, Konzepte oder Rechnungen zu schreiben. Das Anlegen von Präsentationen, das Rechnen in einer Tabellenkalkulation sowie das Schreiben von Texten aller Art nehmen im beruflichen Alltag viel Zeit in Anspruch.

Für den Mac werden eine Reihe von Programmen für die klassischen Office-Arbeiten angeboten. Aber welches davon ist zu empfehlen? Da Sie wohl kaum die Zeit haben werden, alle Programme längere Zeit auszuprobieren, bietet Ihnen dieses Kapitel einen Überblick. Denn einfach zur Office-Suite des Marktführers unter Windows zu greifen, muss nicht unbedingt die beste Entscheidung sein.

Als professioneller Autor und Vielschreiber habe ich wahrscheinlich andere Ansprüche an ein Schreibprogramm als Sie (es sei denn, wir üben zufälligerweise den gleichen Beruf aus). Schließlich verbringe ich an sehr produktiven Tagen wenigstens acht Stunden mit einer Textverarbeitung.

Viel zu schnell wird aber das Schreibprogramm Textedit übersehen, das ja schließlich kostenlos bei Mac OS dabei ist. Auf den ersten Blick scheint es nicht mehr als ein einfacher Editor zu sein. Dabei eignet es sich durchaus für viele Schreibarbeiten.

2.1 Textedit kann mehr, als es scheint

Textedit scheint nicht viel mehr als ein einfacher Editor zu sein. Es führt wie sein Pendant unter Windows (Wordpad) eher ein Schattendasein. Zu viele Möglichkeiten und Funktionen versprechen die ausgewachsenen Office-Programme. Wie könnte eine kostenlose Textverarbeitung, die optisch noch nicht einmal besonders viel hermacht, hier mithalten?

Textedit verkauft sich meiner Meinung nach deutlich unter Wert, denn unter der schlichten Oberfläche sind viele durchdachte Funktionen verborgen.

Dies beginnt bereits mit den vielen Datenformaten, in denen Sie Ihre Texte speichern können und die Textedit versteht:

   RTF (als formatierter Text bezeichnet). Diese Dateiart unterstützt die Verwendung von unterschiedlichen Schriftarten und deren Formate und wird von den meisten Textverarbeitungen auf allen Betriebssystemen verstanden.

   HTML: Ja, Sie können mit Textedit HTML-Seiten erstellen.

   DOC: Die Software bietet Ihnen eine Auswahl an Unterformaten, damit die Nutzer von MS Word Ihre Dokumente auch lesen können.

   ODT: Und wenn Sie Dateien mit Nutzern von OpenOffice oder LibreOffice austauschen möchten, ist auch das ohne Probleme möglich.

Ebenfalls schnell übersehen sind die Komfortfunktionen, die Ihnen das Schreiben angenehmer machen.

Sie können jederzeit auf alle Nachschlagewerke Ihres Macs zugreifen. Dazu muss sich die Schreibmarke lediglich innerhalb des Wortes befinden, um das es geht. Der Ausdruck muss noch nicht einmal markiert sein. Drücken Sie dann die Tastenkombination -ctrl-d, öffnet sich ein zusätzlicher Dialog, der den markierten Begriff in den eingerichteten Lexika darstellt.

Direkt in Textedit nutzen Sie die Nachschlagewerke Ihres Macs

Die Vervollständigungsfunktion zählt mit Sicherheit zu den Dingen, die gerade Vielschreiber an dem Programm schätzen werden. Sie funktioniert etwas anders als in anderen Anwendungen, denn sie greift auf das Wörterbuch des Betriebssystems zurück und umfasst damit nicht nur Begriffe, die Sie bereits geschrieben haben müssen. Beginnen Sie mit dem Schreiben eines Wortes und drücken Sie die Taste ESC. Damit klappt eine Liste von Begriffen auf, aus denen Sie jetzt mit den Pfeiltasten das Wort auswählen können, das Sie verwenden wollen.

Sie können in Textedit auch mit Absatzvorlagen arbeiten, die dort Stile genannt werden. Dabei sind Sie nicht auf die bereits definierten Stile angewiesen, sondern legen sich bei Bedarf auch eigene Vorlagen an. Wählen Sie dazu erst über die Befehle im Menü Format alle Eigenschaften aus. Ändern Sie dabei die Schriftart, deren Größe, Farbe und alle weiteren Optionen nach Ihren Wünschen. Klicken Sie danach in der Symbolleiste auf das Listenfeld der Stile und wählen Sie hier dann den Eintrag Andere aus. Im nachfolgenden Dialog markieren Sie Als Favorit sichern. Jetzt müssen Sie nur noch einen Namen vergeben, und die Vorlage steht Ihnen anschließend dauerhaft zur Verfügung.

Haben Sie bereits die Möglichkeit der Formatvorlagen für sich entdeckt?

Ähnlich umfassend sind auch die Optionen, die Sie erhalten, wenn Sie aus der Symbolleiste das Kommando Andere unter den Listen aussuchen. Darüber legen Sie auf Wunsch eine völlig eigene Nummerierungsform fest.

Memos, Gesprächsnotizen, selbst umfangreiche Berichte lassen sich so mit der Software gut schreiben. Im Vergleich zu »ausgewachsenen Textverarbeitungen« gibt es natürlich Funktionen, mit denen das Programm nicht aufwarten kann. Dazu zählen alle Automatisierungsfunktionen wie

   Inhaltsverzeichnisse

   Erstellen eines Index

   Textbausteine

   freies Platzieren von Objekten auf der Seite

   Statistikfunktionen wie die Wörterzählung.

Letzteres können Sie aber auch ohne größere Mühe nachrüsten. Dazu benötigen Sie lediglich ein kleines Apple-Skript. Öffnen Sie den Apple-Skript-Editor, den Sie unter Dienstprogramme erreichen. Dort tragen Sie ein:

tell application "TextEdit"
        set word_count to count words of document 1
        set char_count to count characters of document 1
        set show_words to (word_count as string) & " Wörter.
        (" &   (char_count as string) & " Zeichen.)"
        set dialog_title to "TextEdit Wortzähler"
        display dialog show_words with icon 1 with title dialog_title buttons
{"Ok"} default button "Ok"
end tell

Diese Datei speichern Sie dann unter ~/Library/Scripts/Applications/Textedit/. Vergeben Sie einen Dateinamen nach Wunsch. Um in den Library-Ordner zu gelangen, geben Sie die Tilde in das Feld für den Dateinamen ein. Damit blendet Ihnen OS X den Dialog für das Öffnen eines Ordners ein.

Wenn Sie jetzt in Textedit wissen wollen, wie viele Zeichen Sie geschrieben haben, wählen Sie das Skript-Symbol in der Menüleiste aus. Unter Textedit steht Ihnen dann das kleine Programm zur Verfügung. Wenn Sie das Skript-Symbol nicht in der Menüleiste sehen, öffnen Sie die Einstellungen des Skript-Editors. Im Register Allgemein finden Sie dann die entsprechende Option.

Ein kleines Skript macht die Zeichenzählung in Textedit möglich.

2.2 Office-Programme – wer die Wahl hat …

An Editoren und Schreibprogrammen herrscht für den Mac kein Mangel. Das ist allerdings auch unter Windows oder Linux so. Deutlich überschaubarer fällt die Suche nach Programmpaketen aus, die alle Aufgaben aus dem Büro unter einer einheitlichen Oberfläche vereinen, also aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm bestehen. Alle drei Module enthalten diese Programme:

   iWorks von Apple

   MS Office:mac

   LibreOffice / OpenOffice / NeoOffice

Nur, wie finden Sie am besten heraus, für welches davon Sie sich entscheiden sollen?

Wenn Sie bereits unter Windows mit dem Office-Paket von Microsoft gearbeitet haben, liegt die Anschaffung von Office:Mac natürlich recht nahe. Es besteht aus den gewohnten Komponenten Word, Excel, Powerpoint und Outlook. Das grundlegende Bedienkonzept ist im Vergleich zur Windows-Version erhalten geblieben, wurde aber leicht an die Gegebenheiten eines Macs angepasst. Zu den größten Vorteilen der Programmsammlung von Microsoft zählt natürlich, dass das Dateiformat identisch mit der Windows-Version ist. So können Sie Arbeitsergebnisse ohne Probleme mit Kollegen, Kunden und Partnern austauschen. Dies gilt für Formatierungen in Word- und Powerpoint-Dokumenten und insbesondere für Formeln in Excel-Tabellen. Kenner der Windows-Version werden allerdings auch schnell feststellen, dass Microsoft längst nicht alle Funktionen aus der Windows-Welt auf den Mac portiert hat. Seit der Veröffentlichung von Office:Mac hat Microsoft einige Servicepacks veröffentlicht, die den Programmen in Sachen Stabilität und Arbeitsgeschwindigkeit gutgetan haben. Apropos Stabilität: Ich habe...