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E-Book

Microsoft Outlook und OneNote im Büro

Die besten Tipps & Tricks für effektives Arbeiten

AutorCarsten Thiele, Mareile Heiting
VerlagVierfarben
Erscheinungsjahr2019
Seitenanzahl264 Seiten
ISBN9783842106970
FormatPDF
KopierschutzWasserzeichen/DRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis19,90 EUR

Ob Sie nun im Büro, Homeoffice oder mobil von unterwegs arbeiten - das A und O ist ein effektives Projektmanagement, das sich mit wenigen Handgriffen in die Tat umsetzen lässt. Die Organisationsprofis Mareile Heiting und Carsten Thiele zeigen Ihnen, wie Sie Outlook, OneNote und OneDrive gekonnt für die Koordination Ihrer E-Mails, Terminabsprachen und Aufgaben einsetzen. Erstellen Sie automatische Antworten und eigene Kalender, halten Sie Ihre Notizbücher und Daten geräteübergreifend auf dem aktuellen Stand, und sparen Sie täglich wertvolle Zeit!

Aus dem Inhalt:

  • Für Überblick im E-Mail-Chaos sorgen
  • Eigene E-Mail-Vorlagen erstellen
  • Outlook-Kontakte für Serienbriefe nutzen
  • Abwesenheitsassistent und automatische Antworten einrichten
  • Besprechungsanfragen erstellen und eigene Kalender verwalten
  • Aufgaben und Projekte planen und mit anderen teilen
  • Notizbücher mit Text, Bildern und Skizzen erstellen
  • Protokolle in OneNote erstellen
  • Teamwork: Terminabsprachen und Dateiversionen
  • Whiteboards und mehr digitalisieren und in OneNote speichern
  • Visitenkarten scannen und in den Outlook-Kontakten einfügen
  • Daten geräteübergreifend synchron halten
  • Effektive Shortcuts für Outlook, OneNote und OneDrive u. v. m.



Mareile Heiting ist seit über zwei Jahrzehnten als IT-Autorin tätig und hat seither zahlreiche Bücher und Artikel für namhafte Fachmedien veröffentlicht. Sie ist spezialisiert auf die Themen Windows, Office, Android, Bild- und Videobearbeitung sowie Webdesign. Ihre Leser schätzen ihr Talent, selbst schwierige IT-Themen für Einsteiger verständlich darzustellen.

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Blick ins Buch
Inhaltsverzeichnis
1 Sicher und ohne Störfaktoren in Outlook arbeiten12
Nur Werbung oder Phishing? Wie gefährlich ist die E-Mail?13
TIPP 001 Unverzichtbar: Ein kritischer Blick auf die E-Mail-Adressen14
TIPP 002 Wichtige Indizien: Betreff, Anrede, Formatierung, Stil und Sprache14
TIPP 003 Methoden, um an sensible Daten zu gelangen15
TIPP 004 Umgang mit in E-Mails enthaltenen Links16
TIPP 005 Finger weg von Dateianhängen17
TIPP 006 Was tun mit der verdächtigen E-Mail?18
TIPP 007 So prüfen Sie, ob Ihre E-Mail-Adresse bereits gehackt wurde19
Wichtige Sicherheitseinstellungen vornehmen20
TIPP 008 E-Mails im HTML-Format versus Nur-Text-Format20
TIPP 009 Automatisches Herunterladen von Bildern unterbinden21
TIPP 010 Zur Sicherheit: E-Mails immer im Nur-Text-Formatlesen22
TIPP 011 Junk-E-Mail-Optionen festlegen23
TIPP 012 Unerwünschte Absender blockieren, erwünschte als sicher einstufen25
Benachrichtigungen anpassen und ungestört arbeiten27
TIPP 013 Benachrichtigungen in Outlook deaktivieren27
TIPP 014 Benachrichtigungen anderer Anwendungen deaktivieren28
2 Lassen Sie Outlook für sich sprechen30
E-Mails nach formalen Vorgaben erstellen31
TIPP 015 E-Mail mit Signatur abschließen31
TIPP 016 Mehrere Signaturen für unterschiedliche Empfänger einrichten33
TIPP 017 E-Mail-Adressen der Empfänger richtig erfassen35
TIPP 018 Aussagekräftigen Text als Betreff wählen37
TIPP 019 Kleine Hilfestellung für den Nachrichtentext38
E-Mails grafisch aufpeppen38
TIPP 020 Vorgefertigte Designs verwenden39
TIPP 021 Eigene Schriftart in Kombination mit vorgefertigten Designs wählen40
TIPP 022 Einzelne Nachrichten farbig aufpeppen41
TIPP 023 Farbverläufe oder eigene Grafiken als Hintergrund nutzen43
TIPP 024 Texte formatieren44
So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage45
TIPP 025 Eine neue Nachricht mit allen nötigen Elementen erstellen45
TIPP 026 E-Mail als Outlook-Vorlage speichern46
TIPP 027 E-Mail auf Basis der Outlook-Vorlage schreiben47
TIPP 028 Änderungen an der Outlook-Vorlage vornehmen48
E-Mails automatisch beantworten lassen50
TIPP 029 Vorlage für die Antwortmail erstellen51
TIPP 030 Den Regel-Assistenten starten51
TIPP 031 Bedingungen festlegen, unter denen die Regel greifen soll52
TIPP 032 Aktionen für eintreffende E-Mails auswählen55
TIPP 033 Ausnahmen der Regeln festlegen57
TIPP 034 Regelnamen eingeben und Regel fertigstellen58
TIPP 035 Nicht mehr benötigte Regeln deaktivieren oder löschen59
Microsoft Exchange Server: Abwesenheitsnotiz erstellen61
TIPP 036 Automatische Antwort verfassen61
TIPP 037 Automatische Antwort deaktivieren63
Dateiinformationen vor dem Senden überprüfen65
TIPP 038 Automatische Dokumentprüfung durchführen65
TIPP 039 Dateieigenschaften bei Bildern entfernen67
Das funktioniert nur selten: Gesendete E-Mails zurückrufen69
TIPP 040 Bedingungen für einen Rückruf69
TIPP 041 Gesendete E-Mail zurückrufen70
TIPP 042 Alternativen zur Rückruffunktion71
Outlook-Kontakte für Serienbriefe nutzen74
TIPP 043 Kontakte für den Serienbrief auswählen74
TIPP 044 Die Funktion »Serien-E-Mails« starten75
TIPP 045 Seriendruckfelder in Word auswählen76
TIPP 046 Fertige Serienbriefe per Vorschau prüfen79
TIPP 047 Serienbrief fertigstellen80
3 Ordnung schaffen in Outlook82
So behalten Sie Ihre Unterhaltungen im Blick83
TIPP 048 Die Unterhaltungsansicht aktivieren83
TIPP 049 Alle Nachrichten einer Unterhaltung einblenden85
TIPP 050 Unterhaltungseinstellungen vornehmen85
TIPP 051 Optionen zum Aufräumen von Unterhaltungen auswählen87
TIPP 052 Unterhaltungen aufräumen89
Die bedingte Formatierung zum Auffinden von E-Mails nutzen90
TIPP 053 Eine bedingte Formatierung für E-Mails festlegen90
TIPP 054 Bedingte Formatierung entfernen92
Die schnelle Erinnerungsstütze: E-Mails mit Notizen versehen93
TIPP 055 Eine erhaltene oder gesendete Nachricht bearbeiten93
Ein Klick, und die Suche ist beendet: Suchordner94
TIPP 056 Vordefinierte Suchordner aufrufen95
TIPP 057 Suchordner erneut aufrufen, anpassen oder löschen97
Gelöschte E-Mails automatisch endgültig entfernen98
TIPP 058 Ordner »Papierkorb« automatisch leeren lassen99
Die Schnellzugriffsleiste für häufig genutzte Befehle101
TIPP 059 Eigene Befehle der Schnellzugriffsleiste hinzufügen101
TIPP 060 Befehle aus der Schnellzugriffsleiste entfernen102
Kontakte übersichtlich in Ordnern gruppieren103
TIPP 061 Ordner für Kontakte erstellen103
TIPP 062 Kontakte in den neuen Ordner verschieben104
TIPP 063 Die Reihenfolge von Ordnern ändern106
Eigene Ansichten für Kontaktdaten erstellen106
TIPP 064 Die Listenansicht von Kontakten individuell anpassen107
TIPP 065 Aktuelle Ansicht speichern109
E-Mails, Ordner und Kontaktlisten zu Papier bringen111
TIPP 066 Eine einzelne E-Mail ausdrucken111
TIPP 067 Den Inhalt eines E-Mail-Ordners ausdrucken111
TIPP 068 Eine Liste mit Kontaktdaten drucken112
Dokument hängt in der Warteschlange – was nun?113
TIPP 069 Druckvorgänge abbrechen oder löschen114
4 Alle Termine im Blick116
Zeitskala und Zeitzone im Kalender anpassen117
TIPP 070 So ändern Sie die Zeitskala des Kalenders117
TIPP 071 Termine mit gewünschter Zeitdauer eintragen118
TIPP 072 Mehrere Zeitzonen anzeigen119
Die passende Termindarstellung121
TIPP 073 Einzelne Tage in einer Übersicht zusammenstellen121
TIPP 074 Wichtige Termine hervorheben122
Termine schneller finden124
TIPP 075 Gezielt nach Terminen suchen125
TIPP 076 Schnelle Navigation zu einem bestimmten Datum126
Terminübersicht zu Papier bringen127
TIPP 077 Kalenderübersicht ausdrucken127
TIPP 078 Alle anstehenden Termine ausdrucken129
Kalenderdateien in Outlook übernehmen131
TIPP 079 Termine aus einer E-Mail in Outlook einfügen131
TIPP 080 Eigene Kalenderdatei zum Versenden erstellen133
Mehr Übersicht dank eigener Kalender134
TIPP 081 Einen neuen Kalender anlegen135
TIPP 082 Mehrere Kalender einblenden135
TIPP 083 Anordnung der Kalender ändern136
TIPP 084 Die Kalenderfarbe anpassen137
Besprechungen innerhalb einer Firma planen138
TIPP 085 Teilnehmer zu einer Besprechung einladen139
TIPP 086 Einen freien Termin finden140
TIPP 087 Besprechungsanfrage verschicken141
Termine mit Personen außerhalb der Firma planen143
TIPP 088 Einen Kalenderausschnitt festlegen143
TIPP 089 Den Kalenderausschnitt per E-Mail versenden145
TIPP 090 Per E-Mail versendeten Kalender öffnen146
5 Aufgaben gekonnt planen148
Das Wichtigste zuerst: So versehen Sie Ihre Aufgaben mit Prioritäten149
TIPP 091 Schnell eine Aufgabe erfassen149
TIPP 092 Eine neue Aufgabe mit Details anlegen150
TIPP 093 Übersicht über anstehende Aufgaben152
TIPP 094 Gut gegen Vergesslichkeit: Überfällige Aufgaben hervorheben153
TIPP 095 Aufgabe als erledigt markieren oder ganz löschen154
Aufgaben delegieren oder selbst empfangen155
TIPP 096 Eine Aufgabe anderen zuweisen155
TIPP 097 Delegierte Aufgabe wird angenommen157
TIPP 098 Delegierte Aufgabe wird abgewiesen158
TIPP 099 Selbst eine Aufgabenanfrage erhalten159
Auch Aufgaben: E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen161
TIPP 100 Erhaltene E-Mails kennzeichnen161
TIPP 101 E-Mail vor dem Senden zur Nachverfolgung kennzeichnen162
TIPP 102 Kennzeichnung von E-Mails aufheben165
6 Notizen und mehr digital erfassen mit OneNote166
OneNote effektiv verwenden167
TIPP 103 Welche Version darf es denn sein?167
TIPP 104 Microsoft-Konto erforderlich – ja oder nein?168
TIPP 105 Wie und wo werden Notizbücher gespeichert?169
So erstellen Sie Ihr eigenes Notizbuch170
TIPP 106 Ein neues Notizbuch anlegen171
TIPP 107 Abschnitte erzeugen und gestalten173
TIPP 108 Seiten hinzufügen und benennen175
Ideen geschickt notieren177
TIPP 109 Notizen eingeben177
TIPP 110 Textcontainer verschieben und Containerbreite anpassen178
TIPP 111 Notizen markieren und formatieren180
TIPP 112 Blitzschnell Aufgabenlisten erzeugen181
Bilder und Dateien als Gedächtnisstütze nutzen183
TIPP 113 Ganz klassisch: Bild einfügen184
TIPP 114 Bilder aus dem Internet wählen185
TIPP 115 Onlinevideos einbinden186
TIPP 116 Screenshot aus beliebiger Anwendung in OneNote einfügen187
TIPP 117 Datei als Anlage oder Ausdruck einfügen189
Arbeit erleichtern dank praktischer Seitenvorlagen192
TIPP 118 Vorgefertigte Seitenvorlage von OneNote 2016 nutzen192
TIPP 119 Eine Seite als Vorlage speichern195
TIPP 120 Seiten auf Basis der eigenen Vorlage erstellen197
Nicht nur für Touchscreen-Nutzer: Zeichnen in OneNote198
TIPP 121 Zeichnen mit OneNote198
Gesucht und schnell gefunden200
TIPP 122 Eine einfache Suchanfrage starten201
TIPP 123 Markierungen für Suchanfragen einfügen202
TIPP 124 Suchanfragen anhand von Markierungen durchführen203
TIPP 125 Eigene Markierungen erstellen204
TIPP 126 Markierungen entfernen205
7 Outlook, OneNote und OneDrive im Team208
So arbeiten OneNote und Outlook perfekt zusammen209
TIPP 127 Outlook-Termine und -Aufgaben mit OneNote-Notizen verknüpfen210
TIPP 128 In OneNote erfasste Aufgabe in Outlook übernehmen211
TIPP 129 Outlook-Aufgaben in OneNote-Notizbuch einfügen213
TIPP 130 Besprechungsnotizen mit OneNote verarbeiten214
TIPP 131 Inhalt einer E-Mail an OneNote senden217
Dateien und Notizbücher in OneDrive ablegen219
TIPP 132 Lokal gespeichertes Notizbuch in OneDrive verschieben220
TIPP 133 Zugriff auf OneDrive via Explorer222
TIPP 134 Zugriff auf OneDrive via Browser224
TIPP 135 Online gespeicherte Dateien im Browser öffnen226
TIPP 136 In der Cloud gespeicherte Notizbücher im Browser öffnen227
OneNote-Notizen mit anderen teilen229
TIPP 137 Notizbuch für andere Personen freigeben230
TIPP 138 Auf freigegebenes Notizbuch zugreifen231
TIPP 139 Notizbuch mit mehreren bearbeiten232
TIPP 140 Freigabe zurückziehen233
Kennwortschutz für Notizbücher und Dateien234
TIPP 141 Abschnitte eines Notizbuchs per Kennwort schützen234
TIPP 142 Kennwortschutz für Dateien236
Der Scanner für unterwegs: Office Lens237
TIPP 143 Office Lens installieren238
TIPP 144 Mit dem Scannen beginnen238
TIPP 145 Speicherort auswählen240
TIPP 146 Kontaktdaten in der Kontakte-App speichern242
8 Mit Shortcuts noch effektiver arbeiten246
Funktionen in Outlook mithilfe von Tastenkombinationen schneller ausführen247
Pfiffige Tastenkombinationen für OneNote251
Stichwortverzeichnis253

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