Das Gespräch steuern

Nun wissen Sie, wie Körpersprache funktioniert, was Ihr Gegenüber von Ihnen alles wahrnimmt und welch wichtige Rolle das Unterbewusste in der Kommunikation mit anderen Menschen spielt. In diesem Kapitel geht es nun darum, wie Sie ein Gespräch aktiv steuern und damit zu Ihren Gunsten beeinflussen können.

Zum Aufwärmen: die Pacingphase

Vor jedem Gespräch gibt es Rituale wie Hände schütteln, Smalltalk führen, Kaffee anbieten und vieles mehr. Wofür ist das nützlich? Warum starten Menschen ein Meeting oder Gespräch nicht gleich mit dem wichtigen Grund des Treffens, sondern verbringen so viel wertvolle Zeit mit einem „nutzlosen” Gespräch über das Wetter oder das letzte Fußballspiel?

Es gibt einen wichtigen Grund für Smalltalk. Menschen, die sich neu treffen, müssen erst miteinander warm werden. Sie müssen auf einen gemeinsamen Level kommen, bevor sie wichtige Informationen austauschen oder Beschlüsse fassen können. Kommunikationsforscher bezeichnen diese Gesprächsphase auch als „Angleichphase” oder benennen sie mit dem Fachwort „Pacen”. „Pacen” kommt aus dem Englischen und wird heute häufig auch in der deutschen Kommunikationssprache verwendet.

Das Pacing ist eine zentrale Gesprächsphase, die nicht übersprungen werden darf. Dabei passiert Folgendes:

• Menschen schwingen sich aufeinander ein. Sie finden eine gemeinsame Ebene, um zu kommunizieren.
• Menschen checken sich ab. Sie prüfen, ob der andere als Freund oder Feind einzustufen ist, ob er sympathisch oder unsympathisch wirkt.
• Menschen legen beim ersten Smalltalk eine Rangfolge untereinander fest. Sie prüfen, wer die Führungsperson im Raum ist.
• Menschen sammeln erste Informationen über eine andere Person und legen fest, wie sie mit dieser Person umgehen werden.

All diese Prozesse laufen mehr oder weniger unbewusst ab.

Was passiert, wenn nicht gepact wird?

Wenn Sie zu schnell in ein Gespräch einsteigen oder ein Gespräch erzwingen wollen, erreichen Sie häufig genau das Gegenteil von dem, was Sie bezwecken. Ihr Gespräch findet in einer verkrampften und ungünstigen Stimmung statt. Die Folgen können gravierend sein.

• Sie erreichen Ihre Gesprächsziele vielleicht überhaupt nicht oder erzielen nur ein sehr schlechtes Ergebnis.
• Die Konfliktwahrscheinlichkeit steigt.
• Sie und Ihre Gesprächspartner haben keinen vollständigen Zugang zu ihren inneren Ressourcen, um schwierige Gesprächsphasen zu meistern oder kreative Lösungen zu finden.

Der Volksmund hat diese wichtige Regel ebenfalls erkannt, denn ein Sprichwort sagt: „Du sollst nicht mit der Tür ins Haus fallen”. Genau das wird mit Pacing vermieden.

Wie pace ich richtig?

Richtiges Pacing ist ein komplexer Prozess, den Sie vermutlich bereits unbewusst beherrschen. Denn die meisten Menschen können ja Gespräche führen. Wenn Sie sich privat und ohne Stress mit einem Freund treffen, werden Sie alles richtig machen. Doch im Business-Gespräch ist das manchmal anders. Sie sind gestresst, haben Angst, fühlen sich unwohl oder mögen den Gesprächspartner nicht. Der Gesprächseinstieg fällt schwer.

Hier beginnt der aktive Gesprächseinstieg, bei dem Sie die hier beschriebenen Techniken ganz bewusst einsetzen können. Die folgenden Möglichkeiten helfen Ihnen dabei, Ihr Pacing zu perfektionieren.

Smalltalken Sie. Geeignete Themen gibt es viele: Die Anreise, das Wetter, Themen zur Stadt oder Region, in der Sie sich gerade befinden, bieten sich an. Wenn Sie Ihren Gesprächspartner etwas besser kennen, können Sie auch über persönliche Themen wie Familie, Urlaub oder Hobbys sprechen. Privates ist ausdrücklich erlaubt, wenn Sie das Gefühl haben, dass es passt.

Im Smalltalk sollten Sie jedoch unbedingt alle Themen vermeiden, die zu Kontorversen führen könnten. Ihre Ansicht zu Politik, Religion, Minderheiten oder auch extreme Meinungen über Sport sollten Sie vermeiden. Denn Sie laufen dabei Gefahr, Ihren Gesprächspartner vor den Kopf zu stoßen. Und das könnte Ihr Gespräch massiv belasten und gute Ergebnisse behindern.

Ein weiteres gutes Pacingritual ist das Anbieten von Getränken. Das dauert immer ein paar Minuten und gibt den Gesprächsteilnehmern Gelegenheit, sich aufeinander einzu­stellen. Mein Tipp: Nehmen Sie auch dann ein Getränk an, wenn Sie keinen Durst haben. Ein Wasser geht immer, und Sie müssen es ja nicht austrinken. Wenn Sie einen Besucher bei sich haben, bietet sich auch eine Führung durch Ihr Büro an. Wenn Sie ihm ein paar Leute vorstellen, entsteht meist sehr schnell eine entspannte Atmosphäre.

Diese Pacingrituale sollten Sie sowohl bei unbekannten als auch bei bekannten Personen durchführen. Auch bei Gruppengesprächen sollten Sie eine Pacingphase voranstellen.

Das Pacing ist beendet, sobald Sie das Gefühl haben, dass Ihr Partner sich auf Sie eingestimmt hat. Dieser Zustand ist nach spätestens zehn Minuten erreicht. Und die Zeit sollten Sie sich unbedingt lassen, denn Sie sparen sie im späteren Gespräch schnell wieder ein.

Eine Gefahr des Pacings liegt darin, dass aus dem Anfangssmalltalk ein Dauersmalltalk wird und die beiden Gesprächspartner oder die Gruppe nicht zum Thema finden. Der Gesprächsführer darf sich daher nicht scheuen, das Gespräch im passenden Moment auf das zentrale Thema zu lenken.

Pacing im Gespräch

Auch während des Gesprächs ist ein permanentes Pacing wichtig. Sind beide Gesprächspartner in Harmonie, kommt das Gespräch gut voran und sie können tragfähige Ergebnisse erzielen. Gerät das Gespräch jedoch in eine unharmonische Stimmung, zum Beispiel durch einen Konflikt, Unstimmigkeiten, unausgesprochene Einwände oder Ähnliches, ist das Gesprächsergebnis gefährdet.