Dashboards werden in elektronischer Form bereitgestellt. Sie sind an Datenbanken angebunden und gewährleisten so eine permanente Aktualität der bereitgestellten Informationen.

Wie so oft im Projektmanagement gilt auch bei der Erstellung der Statusberichte oder Dashboards: Weniger ist mehr. Entscheidend ist nicht die Menge an bereitgestellter Information sondern die Konsequenz, mit der Informationen wahrgenommen und Handlungen ausgelöst werden.

Unabhängig davon, ob das Berichtswesen über einen Statusbericht oder ein Dashboard erfolgt, sollte es, insbesondere in Krisensituationen, durch persönliche Gespräche ergänzt werden.

Zusammenfassung

Abschluss

Die Durchführungsphase ist beendet, wenn das Projektziel erreicht ist oder das Projekt beendet wird. Hinter allen Projektbeteiligten liegt eine lange Zeit voller Arbeit und Anstrengung, aber auch Freude und Stolz auf das Erreichte. Bevor das Projekt nun offiziell abgeschlossen wird und sich die Teammitglieder neuen Aufgaben zuwenden, nimmt der Auftraggeber das Projektergebnis ab. Hierfür wird in der Phase Projektabschluss der Projekterfolg, also die Erreichung der im Projektauftrag festgelegten Projektziele, überprüft.

Jetzt zeigt sich, dass sich der Aufwand der Projektplanung gelohnt hat, denn nur mithilfe der Plandaten kann der Projekterfolg tatsächlich festgestellt werden.

Der Projekterfolg kann nur mithilfe der Plandaten festgestellt werden. Liegt keine ausreichende Planung vor, ist keine verlässliche Aussage über den Grad der Zielerreichung möglich.

Für den umgekehrten Fall bedeutet das jedoch auch: Liegt keine ausreichende Projektplanung vor, wird das Scheitern eines Projektes häufig gar nicht erst bemerkt oder geht in der Hektik des Tagesgeschäfts unter. Wenn ein Projekt scheitert, bedeutet das etwa

• Terminverzögerungen
• Kostenüberschreitungen
• Leistungseinschränkungen
• Qualitätsverluste
• einen verspäteten Markteintritt
• eine fehlende Nutzung des Projektergebnisses

Natürlich führt nicht jede kleine Termin- oder Kostenüberschreitung zu einem Scheitern des gesamten Projektes. Werden Termine oder Kosten jedoch deutlich überzogen und Projektziele nicht erreicht, sind hiermit in jedem Fall finanzielle Einbußen verbunden, die schnell auch gravierend ausfallen können. Daneben ergeben sich häufig weitere Nachteile wie Reputationsverluste oder regulatorische Verstöße, die langfristig ebenfalls negative finanzielle Auswirkungen haben.

Eine abschließende Analyse der Projektarbeit ist deshalb Pflicht. Hierzu gehören insbesondere

• eine Überprüfung der Zielerreichung, die im Projektauftrag festgelegt wurde.
• eine Analyse der wichtigsten Plan-Ist-Abweichungen.
• eine Betrachtung der Zusammenarbeit und der Rollenwahrnehmung innerhalb und außerhalb des Teams.
• eine Feststellung der Verbesserungsmöglichkeiten für künftige Projekte (Lessons Learned).

Die Überprüfung der Zielerreichung dient dem Abgleich der im Projektauftrag festgelegten Ziele mit den tatsächlich erreichten Zielen. Hier wird der Projekterfolg festgestellt. Wichtige Abweichungen werden analysiert und bewertet.

Bei der Betrachtung der Zusammenarbeit und Wahrnehmung der Projektrollen geht es nicht um eine Bewertung von Personen, sondern um Erkenntnisse aus der Anwendung des vereinbarten Rollenmodells. Wesentlich ist die Klärung der Frage, ob die jeweiligen Rollen im Sinne einer erfolgreichen Projektarbeit wahrgenommen wurden. Dies gilt ausdrücklich auch für den Lenkungsausschuss, der durch seine strategische Verantwortung maßgeblich für das Projektergebnis verantwortlich ist und für Linienvorgesetzte, die parallel zum Projektteam keine projektrelevanten Entscheidungen treffen dürfen.

Nicht immer können negative Einflüsse auf die Projektarbeit verhindert werden. Sind sie jedoch „hausgemacht“ und dadurch vermeidbar, müssen Wiederholungen für die Zukunft ausgeschlossen werden. Die wichtigsten Erkenntnisse werden deshalb in Lessons Learned festgehalten. Hierzu gehören alle negativen, aber auch die positiven Dinge, die man im Verlauf des Projektes gelernt hat.

Lessons Learned sind das wichtigste Ergebnis der Abschlussphase, auf das nicht verzichtet werden sollte. Nur wenn sie schriftlich festgehalten werden, dem Lenkungsausschuss und/oder der Geschäftsführung präsentiert werden und der Allgemeinheit im Unternehmen als Best-Practice-Erfahrung zur Verfügung stehen, kann die künftige Projektarbeit davon profitieren.

Der systematische Projektabschluss ist für die Ergebnissicherung und die künftige Projektarbeit im Unternehmen von unschätzbarem Wert.

Um ein Projekt endgültig abzuschließen, sind insbesondere folgende Aufgaben durchzuführen:

• Der Auftraggeber nimmt das Projektergebnis auf der Grundlage des Projektauftrags und der freigegebenen Änderungen ab.
• In den meisten Fällen wird das Projektergebnis das Unternehmen in irgendeiner Form weiter beschäftigen. In Abhängigkeit des realisierten Projektes ist deshalb eine Übergabe in den regulären Betrieb vorzunehmen. Hierfür werden neue Verantwortlichkeiten benannt, verbleibende Tätigkeiten ermittelt und ihre Bearbeitung sichergestellt sowie Prozesse adaptiert und freigegeben.
• Ein Abschlussbericht wird erstellt. Er enthält Informationen zum Projektverlauf, zur Zusammenarbeit und Rollenwahrnehmung, zur Erreichung der Termin-, Kosten- und Leistungsziele und zu den wichtigsten Learnings.
• Die Lessons Learned werden zur künftigen Beachtung an zentraler Stelle bereitgestellt.
• Eine Abschlussbesprechung wird durchgeführt.
• Die Projektorganisation wird aufgelöst und das Projektende offiziell im Unternehmen kommuniziert. Hierdurch wird verhindert, dass das Team auch nach Projektende noch für Nacharbeiten in die Pflicht genommen wird. Mitarbeiter und Material werden in die Linienorganisation zurückgeführt und stehen für neue Aufgaben zur Verfügung.

Nun fehlt noch eine allerletzte Aktivität: Mit einer Projektabschlussfeier dankt das Unternehmen dem Projektteam und erkennt die geleistete Arbeit an.

Das Team hat über einen langen Zeitraum eng zusammengearbeitet, hat gemeinsam Höhen und Tiefen erlebt und ist dabei zusammengewachsen. Die Kosten für eine kleine Feier oder ein Abendessen trägt jedes Budget und gibt dem Team die Möglichkeit, sich noch einmal gegenseitig die Anekdoten der vergangenen Wochen und Monate zu erzählen. Wie alles beim Projektmanagement zahlt sich auch diese kleine Investition aus: Durch neuen Elan und Spaß beim nächsten Projekt.

Zusammenfassung

Würdigung

Das Projekt ist offiziell abgeschlossen, das Team aufgelöst und die Mitarbeiter mit neuen Themen beschäftigt. Projekterfolg und Projektarbeit wurden bereits in der Phase Projektabschluss bewertet. Aber was ist mit dem Projektergebnis geschehen? Wird es akzeptiert und genutzt? Erfolgt die Nutzung in der vorgesehenen Art und Weise? Hat das Projekt seinen Nutzenbeitrag für das Unternehmen geleistet?

Nach Abschluss des Projektes hatte die Organisation ausreichend Zeit, Erfahrungen mit dem Projektergebnis zu sammeln. Jetzt, einige Monate nach Projektabschluss, kommt die Stunde der Wahrheit: Hat das Projekt dem Unternehmen den erwarteten Nutzen gebracht? Hat sich die Investition ausgezahlt? Die Klärung erfolgt jetzt, in der Phase der Würdigung.

Diese Fragen kann allerdings nicht der Projektleiter beantworten. Seine Verantwortung bezog sich auf die Realisierung des Projektes und endete mit der vereinbarungsgemäßen Übergabe des Projektergebnisses während des Projektabschlusses.

Im Rahmen der Projektinitiierung wurden die Kriterien geprüft, die zu einer positiven Bewertung der Projektidee und damit zur Durchführung des Projektes geführt haben. Jetzt sind die Stellen gefordert, die die Initiierung verantwortet, den Projektauftrag geprüft und die Projektfreigabe erteilt haben: der Auftraggeber und das Projektportfolio-Board, unterstützt durch den Multiprojektmanager (s. Kapitel Multiprojektmanagement).

Folgende Fragen werden durch die Würdigung beantwortet:

• Wurden mit dem realisierten Projektergebnis die angestrebten Geschäftsziele erreicht?
• Entspricht der Umgang mit dem Projektergebnis den Erwartungen? Arbeiten die Betroffenen wie vorgesehen mit dem Projektergebnis? Gibt es Abweichler? Warum?
• Ist der erwartete Nutzen für das Unternehmen tatsächlich eingetreten?
• Falls nein: Warum...