Meetings: Der Zeitfresser Nr. 1 in Unternehmen

»Anhand deiner Liste Michael, haben wir gesehen das einer deiner größten Zeiträuber die Meetings sind. Wahrscheinlich spreche ich jedem Arbeitnehmer, Manager und Unternehmer aus der Seele. Jede Woche sieben Meetings, zweiwöchentliche Fixtermine beim Abteilungsleiter, Meetings mit mehr als fünf Personen, ohne Ergebnis und Ziel. Gehen wir davon aus, dass dir pro Tag neun Stunden zur Verfügung stehen. Ich kann aus eigener Erfahrung sagen, wie deprimierend es ist, wenn davon drei Stunden täglich für Meetings verplant werden.

Zu oft habe ich im Nachhinein darüber nachgedacht, ob meine Anwesenheit überhaupt dem Ziel förderlich war. Aufgrund dieser Systematik habe ich einige Spielregeln in die Unternehmen, bei denen ich tätig war oder welche ich unterstützt habe, eingeführt und getestet. Ich verspreche dir, dass diese Spielregeln dafür sorgen werden, dass sich dein Unternehmen schneller, effektiver und motivierter entwickeln kann. Marcel Remus, Immobilienmakler auf Mallorca, hat mal gesagt, dass er eine goldene Regel hat: Die fünf A´s. Alle anders als alle anderen.

Als Erstes wird kommuniziert, dass alle vereinbarten Termine verbindlich eingehalten werden. Wenn du zum Beispiel einem Mitarbeiter eine Aufgabe übertragen hast und dieser dir mitteilt, dass er den Termin nicht wahrnehmen möchte, weil er noch nicht so weit sei, dann erinnere ihn daran, dass alle Termine eingehalten werden. Dies suggeriert ebenfalls, dass du dir als Führungsperson verbindlich die Zeit nimmst und als Vorbild agierst. Lass dir in diesem Fall zeigen wie die bisherigen Ergebnisse aussehen oder wie du deine Mitarbeiter unterstützen kannst.

Im zweiten Schritt machst du dir eine Liste mit allen Meetings für das nächste halbe Jahr. Wo ist deine Anwesenheit elementar bzw. was könntest du absagen? Wenn deine Anwesenheit nicht dem Ziel förderlich ist bzw. du keine Kompetenz besitzt eine Entscheidung treffen zu können, so sage diesen Termin ab und teile den Mitgliedern mit, dass man dir im Anschluss das Protokoll zur Verfügung stellt. Auch kann man dies ganz umdrehen. Im sogenannten Rowe-Ansatz muss man begründen, warum man jemanden einlädt, man dreht das Spiel also um. Wo könntest du das Meeting in eine Telefonkonferenz substituieren?

Im dritten Schritt kommunizierst du die Spielregel, dass zukünftig nicht mehr als vier Personen in einem Meeting zusammensitzen dürfen. Wichtig ist anzumerken, dass hier der fünfte Stuhl leer bleibt. Dieses Verfahren habe ich von Amazon adaptiert. Der leere Stuhl symbolisiert den Sitzplatz des Kunden. Es ist eine Metapher dafür, dass in jedem Meeting darauf zu achten ist, die Brille des Kunden, respektive die Kundenzufriedenheit als prominentestes und primäres Ziel zu berücksichtigen ist.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, wie oft es passiert, dass Termine vereinbart wurden, die nur dazu dienten, dass der Abteilungsleiter seine eigenen Ideen vorstellt. Um sicherzustellen, dass künftigen Meetings effizient gestaltet sind, muss allen Beteiligten eine vorherige Tagesordnung zur Verfügung gestellt werden. Auf dieser ist ebenfalls das Ziel des Meetings formuliert. Unterscheide hierbei immer, ob es nicht reicht, dass gewisse Mitarbeiter nach dem Meeting informiert werden, anstatt selber dabei zu sitzen.

Übrigens: Sorge dafür, dass keiner mehr zwei Termine hintereinander absolvieren muss. Wie soll denn jemand in null Sekunden von einem Ort beim anderen Ort sein? Dies hat bei der Planung ja schon zur Folge, das mindestens einer von beiden Terminen zu kurz kommt.

Im vierten Schritt kommuniziere die Spielregel, dass zukünftig Meetings nie mehr länger als 30 Minuten dauern dürfen. Eine Sache, die mich schon immer geärgert hat, ist nämlich, dass Outlook jeden Termin voreingestellt auf 60 Minuten stellt. Hier greift das Gesetz der Ausdehnung, auch als Parkinson Gesetz bekannt. Dies ist eine ganz leichte modifizierte Regelung, die kausal dazu führt, dass man sich in den Meetings effektiv ausschließlich um die zu besprechenden Inhalte kümmert. Das würde dazu führen, dass man sich nur an die Tagesordnung hält und sich um das Ziel des Meetings kümmert. Entstehen in diesem Meeting weitere Aufgaben oder Ideen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, so ist ein Folgetermin zu vereinbaren. Ein Mitarbeiter wird dabei ein Protokoll führen, welches nicht länger sein darf als eine DIN-4 Seite.

Mein damaliger Vorstandsvorsitzender in der Sparkasse war das Paradebeispiel dafür, wie man Meetings so unproduktiv wie möglich machen konnte. Obwohl er Regionalleiter beschäftigte, wollte er mit allen 200 Mitarbeitern jährlich persönliche Gespräche führen. 200 Stunden zuzüglich Fahrtzeiten waren weg. Weiterhin hatte er eingeführt, dass er jede Woche mit jedem Abteilungsleiter einen Fixtermin wahrnahm. Dies führte dazu, dass jede Woche 14 fixe Termine stattgefunden haben, unabhängig vom eigentlichen Bedarf. Kausal lief es in der Realität so, dass er unvorbereitet in die Termine kam, meistens mit zehn Verspätungen und dem Hinweis, dass er in zehn Minuten gehen müsste.

Termine ergeben nur Sinn, wenn es einen festen Bedarf gibt und nicht nach Zeitintervallen. Fangen wir an, Termine nach Logik zu vereinbaren!

Eine einfache effektive Methodik, um den Alltagstrott zu entkommen ist das Spazierengehen. Viele meiner Jour Fixe Termine, Bewerbungsgespräche und Netzwerktermine, bei denen sich die Inhalte auf physische bilaterale Gespräche beziehen, absolviere ich beim 15- bis 30-minütigen Spaziergang um das Firmengelände oder im Park herum. Erstens profitiere ich dabei durch die Bewegungsenergie für die noch kommenden Stunden im Arbeitsalltag, zweitens ist es eine nette Abwechslung, um sich ohne Heimvorteil auszutauschen und drittens ist die Atmosphäre deutlich angenehmer als im fensterlosem Raum mit IKEA Schreibtischen.

Um organisatorisch die Räume zu verwalten, empfehle ich die Räume in Microsoft Outlook anzulegen, sodass jeder Arbeitnehmer die Möglichkeit hat sich diesen Raum zu blocken, respektive eigenständig zu prüfen, ob dieser frei ist. Ich kenne ein Unternehmen, in dem gibt es zwei Personen, darunter die Assistentin der Geschäftsführung, die unternehmensweit für die Organisation und Buchung der Räume verantwortlich ist. Stelle Dir mal vor, wie viel Zeit pro Woche dafür verwendet wird, Räume zu buchen.

Auch eine subjektive Empfehlung möchte ich einfließen lassen. Mir ist bewusst, auch wenn du mich nicht lange kennst, dass ich in der Organisation sowie im Zeitmanagement an die Grenze des Autismus stoße, aber, wenn ich eins hasse, dann ist es Zeiten und Termine nicht einzuhalten oder zu spät zu kommen. Für mich stellt dies das größte Maß der Respektlosigkeit innerhalb einer Unternehmensökologie dar. Wenn Du eine Stunde für das Meeting angesetzt hast und 10 Minuten zu spät kommst, so sind die 16 % der eingeräumten Meeting-Zeit vorbei.

Der schon Anwesende muss auf dich warten und hat nicht die Zeit, in der Opportunität an etwas Anderem zu arbeiten. Für mich steht fest, dass Manager und Arbeitnehmer, die dauerhaft fünf Minuten zu spät kommen, während der Meetings an das Telefon gehen und dann auch noch losmüssen, zum Scheitern verurteilt sind. Der Grund ist banal:

Ein solches Verhalten führt dauerhaft zur respektlosen Wahrnehmung innerhalb der Belegschaft sowie zur Schaffung der unverbindlichen Transparenz der obersten Hierarchie. Und als letzten Tipp, den für mich effektivsten: Schaffe Zeiten und Intervalle für Meetings! Richtig gehört. Zum Beispiel 14:00 bis 17:00 Uhr. Warum? Darauf kommen wir noch zu sprechen. Nun das reicht für heute«, sagte Thomas und zückte seinen Lederkalender, um einen Termin in zwei Wochen zu vereinbaren. Er gab mir eine Zusammenfassung und verabschiedete mich mit den Worten: »Michael, du wirst es nicht bereuen. Setz es um! Du hast nichts zu verlieren«.

Zusammengefasst:

1. Lehnen Sie konsequent 10 bis 20 % der Meetings in Substitution des Protokolls ab!
2. Begrenzen Sie die maximale anwesende Anzahl der Teilnehmer!
3. Jede Einladung erhält die Ortsangabe, die Tagesagenda und Informationen zur Vorbereitung.
4. Sie tragen sich das Meeting in den Kalender ein, markieren Meetings in der Farbe Blau und tragen sich für den Vortrag und für den Tag nach dem Meeting die Vorbereitungs- sowie die Nachbereitungszeit ein.
5. Verboten sind die Punkte »Sonstiges« in der Tagesagenda. Der Grund dafür ist banal: Sie haben alle wichtigen Punkte aus der Tagesagenda abgearbeitet und aus Erfahrung wird dieser Tagesagenda-Punkt für andere Thematiken, Belange oder Smalltalk sowie Informationsphrasen genutzt. Konzentrieren Sie sich auf die verbindlichen Inhalte der Tagesagenda!
6. Sie kaufen sich ein DIN A4 Lederbuch und dokumentieren jedes Meeting mit Datum, anwesenden Personen, Inhalte und Todo´s. Empfehlen kann ich Ihnen hier auch das Rocket Buch, welches sich per Code abscannen lässt, Sie sich somit die handschriftlichen Notizen digital ablegen können.
7. In jedem Meeting sind kurz vor Ende zu klären: Wer macht was...