Effiziente Vorbereitung
Eine gründliche Vorbereitung kann die Mitarbeitersuche vereinfachen. Zunächst sollten vorweg die Rahmendaten festgelegt und ein Suchprofil erstellt werden. Zudem gilt es, die Suchwege auszuwählen.

Die Rahmendaten - Budget und Zeitziel klären
Bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter geht es aus Sicht des Personalentscheiders darum, die vorhandenen personellen und finanziellen Kapazitäten effizient und zielgerichtet einzusetzen. Zu den Rahmenbedingungen des Suchprozesses gehört neben dem für die Mitarbeitersuche verfügbaren Budget vor allem der Zeitpunkt, an dem der neue Mitarbeiter dem Unternehmen zur Verfügung stehen muss. Ferner stellt sich die Frage, ob externe Partner eingesetzt werden. Ausgehend vom anvisierten Einstellungsdatum bietet es sich an, den Rekrutierungsprozess in folgende Teilschritte zu zerlegen:

• Erstellung der Stellenbeschreibung und des Suchprofils
• Festlegung des/der Suchwege(s)
• ggf. Suche und Auswahl externer Partner
• Festlegung des Suchmediums
• ggf. Formulierung der Stellenanzeige
• Festlegung des Endtermins für den Bewerbungseingang
• Schaltung der Anzeige oder Beauftragung eines Dienstleisters
• Sichtung der Bewerbungen ggf. in Kooperation mit externem Partner
• Einladung zu Vorstellungsgesprächen
• Auswahl der Kandidaten

In größeren Unternehmen koordiniert die Personalabteilung das schrittweise Vorgehen - in kleineren und mittelständischen Firmen sind hingegen Führungskräfte bei der Stellenbesetzung meist auf sich selbst gestellt.

Das Suchprofil - erfolgskritische Faktoren identifizieren
Ein Suchprofil basiert in der Regel auf einer Stellenbeschreibung, die unabhängig von der anstehenden Besetzung die Aufgaben, Rollen und Kompetenzen der Position im Kontext der Unternehmensorganisation beschreibt (siehe Abschnitt „Stellenbeschreibung - Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung festlegen" im Kapitel „Mitarbeiterentwicklung"). Die Stellenbeschreibung sollte zu Anfang einer jeden Mitarbeitersuche erstellt werden. Sie liegt einer Stellenanzeige zugrunde und sollte alle Fragen beantworten, die der Bewerber zur ausgeschriebenen Stelle haben könnte.

Detailinformationen über die Unternehmensstruktur, Wettbewerber oder das Produktportfolio des Unternehmens sind jedoch für Suchprofile von nachrangiger Bedeutung. Auch Angaben über Beschäftigungskonditionen sind in der Stellenanzeige eher verfrüht und gehören in das Vorstellungsgespräch.