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Prozessorientierte Ablage

Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur

AutorMartina Müll-Schnurr, Wolf Steinbrecher
VerlagGabler Verlag
Erscheinungsjahr2010
Seitenanzahl266 Seiten
ISBN9783834988010
FormatPDF
KopierschutzDRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis39,99 EUR
Dieses Buch - jetzt in der 2., überarbeiteten Auflage - weist den Weg zur effizienten teamfähigen Ablage. Mit zahlreichen Beispielen, Abbildungen, Checklisten, Tipps und Tricks ist es ein praktischer Leitfaden zur Gestaltung einer modernen Ablagestruktur.

Die beiden Autoren Wolf Steinbrecher und Martina Müll-Schnurr verfügen über umfassende Erfahrungen aus mehrjähriger Beratungs- und Seminartätigkeit im Bereich Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung.

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Inhaltsverzeichnis
Vorwort5
Vorwort zur 1. Auflage6
Inhaltsverzeichnis7
Einleitung11
Verlorene Zeit, verschwendete Kosten11
Wirkungen der EDV12
Ziele der prozessorientierten Ablagesystematik14
Papierordnung als Grundlage14
Der Begriff „Dokumentenmanagement“16
Beispiele im Text17
Büro-Software17
Teil A: Grundlagen18
1. Welche Dokumente müssen abgelegt werden?19
1.1 Warum müssen Informationen aufbewahrtwerden?19
1.1.1 Betriebliche Notwendigkeiten20
1.1.2 Gesetzliche Vorschriften20
1.1.3 Internationale Normung DIN ISO 1548920
1.2 Die Wertigkeitsstufen22
1.3 Aufbewahrungsfristen22
1.4 Wo muss aufbewahrt werden?24
1.5 In welcher Form muss aufbewahrt werden?25
1.6 Was bedeutet GDPdU?25
1.7 Ordnungsgemäße Archivierung von E-Mail-Kommunikation27
1.8 Grundlegende Anforderungen der DIN 15489-127
2. Fachbegriffe der Ordnungstheorie29
2.1 Was ist eigentlich Unordnung?29
2.2 Merkmale und ihre Ausprägungen30
2.2.1 Die Begriffe „Merkmal“ und „Ausprägung“30
2.2.2 Merkmale und Ausprägungen sind zum Teil Definitionssache!31
2.3 Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen32
2.3.1 Ordnung im Ruhezustand: Sortieren des Vorhandenen32
2.3.2 Dynamische Merkmale: Der Fall des orangen Kärtchens33
2.4 Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen35
2.4.1 Mehrdimensionale Matrixordnungen35
2.4.2 Sperrige Objekte: Mehrfarbige Kärtchen36
2.5 Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation37
2.6 Klassifikation als dynamisches System39
2.7 Matrixordnungen und ihre Realisierung in Datenbanken40
2.7.1 Eine Excel-Datenbank zur Illustration40
2.7.2 Der Zusatzaufwand für Datenbanken41
2.8 Gegliederte Merkmale42
3. Merkmale von Dokumenten44
3.1 Definition der Merkmale44
3.2 Das problematische Merkmal „Gegenstand“46
3.2.1 Das Prinzip des „führenden Merkmals“ am Beispiel einer EDV-Ablage48
3.3 Dokumententräger und der Medienbruch50
4. Prozessorientierte Ablage 4.1 Bündelung nach Vorgängen51
4.1 Bündelung nach Vorgängen51
4.1.1 Ziele der prozessorientierten Herangehensweise51
4.1.2 Definition des Vorgangs52
4.2 Bündelung der Vorgänge nach Prozessen53
4.2.1 Definition des Prozesses53
4.2.2 Verschiedene Prozessarten54
4.2.3 Eine neue Denkweise: Die Prozessorientierung56
4.2.4 Prozesslandkarten57
4.3 Prozessorientiertes Ablagesystem (PAS)58
4.4 Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente61
4.5 Prozessnahe Wissensdokumente („Informationspools“)65
5. Andere Ablagesysteme68
5.1 Ablagesysteme auf dem Markt68
5.2 Für sehr kleine Büros: Die Schlagwortablage68
5.3 Standard-Aktenpläne nach Merkmal „Gegenstand“69
5.4 Die amerikanische Ablagestruktur71
5.5 Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems73
Teil B: Der organisationsspezifische Aktenplan75
6. Musteraktenplan76
6.1 Beispiel für einen Aktenplan76
6.2 Prozessorientierte Anwendung des Aktenplans83
6.3 Den Aktenplan an Ihre Bedürfnisse anpassen84
6.4 Den Aktenplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen84
7. Kernprozesse ordnen86
7.1 Aufgabenstellung im Bereich der Kernprozesse86
7.2 Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen86
7.2.1 Beispiel C: Die Fahrradhandlung Rad & Tat89
7.2.2 Zwischenbilanz der Beispiele B und C94
7.3 Modifikation durch ERPbzw. durch CRM-Software94
7.4 Ganzheitliche Prozesse vs. Prozessketten97
7.4.1 Beispiel D: Der Verpackungshersteller SurePack97
7.5 Einzelprojekte vs. Massenprozesse101
7.6 Ausnahme von der Regel: Die objektbezogene Ablage104
7.7 Pflege und Ablage der Prozessdokumente106
7.8 Zuordnung von Informationspools112
7.9 Ihre Aufgaben Schritt für Schritt113
7.10 Kernprozesse aus Abteilungssicht115
8. Unterstützungsprozesse ordnen118
8.1 Eine Ordnerliste Ihrer Organisation118
8.2 Eine erste Anpassung des Musteraktenplans121
8.3 Ergänzung Ihres spezifischen Aktenplans123
8.4 Einbeziehung der elektronischen Dokumente123
8.5 Planktonprozesse124
8.6 Ergänzung: Wie tief gliedern wir den Aktenplan?125
9. Strategische Prozesse ordnen129
9.1 Schwach strukturierte Prozesse129
Schwach strukturierte Prozesse sind schwer abgrenzbar129
Eine Ordnung der Prozesse auf der Basis eines Kreislaufs130
Aktenzeichengruppen außerhalb des Kreislaufs132
Wissensdokumente in strategischen Prozessen132
9.2 Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse134
9.3 Weitere Beispiel für Wechselwirkungen von Prozessen137
10. Teilakten und Projektordner140
10.1 Die Teilakte als zusätzliche Hierarchiestufe140
Teilakten in der Papierablage140
Teilakten in der elektronischen Ordnerhierarchie142
Möglichkeit 1: Pragmatische Teilaktenbildung143
Möglichkeit 2: Objektbezogene Ablage144
Möglichkeit 3: Auf Vorgangsordner verzichten144
Möglichkeit 4: Pflege durch Excel-Tool145
10.2 Projektordner145
Transparenz in Projekten146
Einheitliche innere Struktur der Projektordner nach Meilensteinen146
Übergang zur mehrdimensionalen Ordnung148
11. Ordnung der EDV-Dokumente152
11.1 Ordnung der Windows-Ablage152
11.2 Referenzbestand der Dokumente155
11.3 Zugriffsrechte und Abteilungslaufwerke156
11.4 Namensregeln für elektronische Dokumente158
11.5 Legen Sie ein elektronisches Zwischenarchiv an!161
12. Wissensdokumente164
12.1 Wissens-Dokumente (ohne -Management)164
12.2 Prozesssteuernde und „echte“ Wissensdokumente164
12.3 Bevor Sie ordnen: Prüfen Sie den Aufwand!165
12.4 Nachschlagewerke168
12.5 Technik 1: Mehrfachklassifikationen169
12.6 Wissensarchive171
12.7 Technik 2: Volltextrecherche und Indexierung172
12.8 Technik 3: Verschlagwortung von Wissensdokumenten175
12.9 Ideenmanagement177
12.10 Technik 4: Semantische Suche178
12.11 Technik 5: Semantic Wikis180
12.12 Wissensarchive und das Internet181
Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz182
13. Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz183
13.1 Was bedeutet Transparenz?183
13.2 Ordnung im eigenen Office184
13.3 Der Weg der Dokumente über den Schreibtisch185
13.4 Ordnung im E-Mail-Posteingang189
13.5 Das Prinzip der Einmaligkeit192
14. Termine verwalten193
14.1 Die Wiedervorlage193
14.1.1 Wiedervorlage auf Papier193
14.1.2 Elektronische Wiedervorlage-Ordner194
14.1.3 Wiedervorlage über die Aufgabenliste in Outlook195
14.2 Aufgaben planen196
15. Aufgeräumt im Team198
15.1 Ordnung im Büro spart Kosten198
15.2 Ordnung in 4 Schritten – F A S S199
15.3 Reduzieren Sie die E-Mail-Flut201
16. Hilfsmittel für die Teamordnung203
16.1 Checklisten203
16.2 Das Office-Handbuch204
16.3 Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten205
Teil D: Ein Reorganisationsprojekterfolgreich durchführen207
17. Ein Reorganisations-Projekt planen208
17.1 Versichern Sie sich der UnterstützungIhrer Führung!208
17.2 Gründen Sie eine Projektgruppe!209
17.3 Das 8-Etappen-Schema zur Ablage-Reorganisation209
17.4 Einigen Sie sich auf eine Umstellungsmethode!210
17.5 Wann brauchen Sie externe Unterstützung?210
18. Das Team ablagefähig machen212
18.1 Ablage als dynamischer Prozess212
18.2 Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation212
Ernennen Sie Dokumentenmanagementbeauftragte!213
Inhalte von Vereinbarungen zur Ablagestruktur im Team214
19. Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation217
19.1 Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes217
19.2 Eine empirische Untersuchung219
19.3 Mikroverschwendungen223
19.4 Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage224
20. Ein Dokumentenmanagement-System einführen226
20.1 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten-Management-Systeme“226
20.2 Was bedeutet „Dokumenten-ManagementSystem“?228
20.3 Die Anwendungsfelder von DMS231
20.3.1 Überblick über die DMS-Gruppen232
20.3.2 Archivsysteme232
20.3.3 Vorgangsbearbeitungssysteme233
20.3.4 Workflow-Systeme234
20.3.5 Dokumentationsoder Recherchesysteme235
20.4 Prüfen Sie Ihre Anforderungen an ein DMS!236
Die Funktionen eines DMS236
DMS erspart nicht den Aufbau einer Ablagestruktur238
Zum Abschluss: Antworten auf häufig gestellte Fragen240
Ist das Prozessorientierte Ablagesystem skalierbar?240
Ist das PAS auf alle Prozesse anwendbar?240
Muss sich jede Organisation ihren eigenen Aktenplan erarbeiten?241
Behandelt dieses Buch alle Themen desProzessorientierten Ablagesystems umfassend?241
Anhang242
Das Acht-Meilenstein-Schema der Ablage-Reorganisation243
Glossar252
Literatur260
Stichwortverzeichnis263
Die Autoren266
Wolf Steinbrecher266
Martina Müll-Schnurr266

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