4 Die vier Projektphasen beim prozessorientierten Projektmanagement in SCM-Projekten

Ein Projekt läuft in mehreren Phasen ab und ist durch Meilensteine gekennzeichnet (vgl. Abb. 3).

Abbildung 3: Projektablauf.

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Hemmrich/Harrant, Projektmanagement, S. 17ff.

4.1 Definitionsphase

Ein erfolgreicher Projektverlauf bei Supply Chain Management (SCM) Projekten hängt maßgeblich von der Ausrichtung aller Anstrengungen innerhalb des gesamten Logistiknetzwerkes auf die „richtigen“ Ziele ab, welche auf den Kunden- und Projektanforderungen basieren.

Folglich werden in der Definitionsphase vor allem die Anforderungen unter Berücksichtigung der einzelnen Kernkompetenzen der beteiligten Unternehmen analysiert und daraus die Projektziele formuliert. Die Teilziele der einzelnen Supply Chain Partner leiten sich aus dem Gesamtziel bzw. der Projektvision ab und werden im Zuge eines ständigen Austausches zwischen den beteiligten Wertschöpfungspartnern auf ihre Richtigkeit überprüft. Bei den Projektzielen, welche die Basis eines Projektes darstellen, ist darauf zu achten, dass diese eindeutig formuliert sind. Unklar definierte Projektziele führen häufig zu Missverständnissen und Konfrontationen zwischen den Wertschöpfungspartnern, die den Erfolg eines Projektes stark gefährden können.

Ein Ziel ist definiert als angestrebter Zustand, der weder Lösung noch Lösungsweg enthält. Gute Projektziele sind daher:

 richtig (wird das Gewünschte erreicht?),

 machbar (sind die Ziele erreichbar?),

 akzeptiert (stehen das Team und die tangierten Bereiche dahinter?),

 motivierend (sind die Ziele herausfordernd?),

 operativ (sind die Ziele eindeutig, verständlich und messbar?).[14]

Die Zielfindung in der Definitionsphase des Projekts erfolgt in mehreren Schritten. Der Auftraggeber und die Projektleitung stimmen ihre Ziele und Anforderungen an das Projekt unter Berücksichtigung aller Beteiligten ab. Die Strategie umspannt die operativen Ziele (vgl. Abb. 4), die mit den verschiedenen Prozessen innerhalb des Logistiknetzwerkes verknüpft sind.

Abbildung 4: Zielfindung realisiert auf verschiedenen Gestaltungsebenen.

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Grasl/Rohr/Grasl (2004), S. 211.

Die Festlegung der Projektziele und Visionen findet mit allen Projektbeteiligten in einem Workshop statt. Zur Diskussion, Ideenfindung und um die Eckpunkte abzustecken, kommen verschiedene Kreativitätstechniken, wie z.B. Brainstorming oder Mind Mapping, zum Einsatz.

Es findet bereits eine erste Grobplanung statt und die vorläufige Projektorganisation inklusive der benötigen Ressourcen wird inhaltlich festgelegt.

Die vollständige Integration aller Unternehmen in die übergreifenden Aufgaben erfolgt im Rahmen eines Kooperationsmanagements, welches ein wesentlicher Erfolgsfaktor des SCM-Projektes ist. Anhand der Zieldefinitionen kann das Vorankommen im Projekt kenntlich gemacht werden. Doch nur mit einer gemeinsamen Vision aller am Projekt beteiligten Wertschöpfungspartner erhält das Projekt ein übergeordnetes Ziel. Die gemeinsame Vision erfüllt dabei den Zweck, die Projektinhalte für alle verständlich zu machen, eine Motivationsgrundlage für das Projekt zu erzeugen, kreative Energien zu bündeln, eine in die Zukunft ausgerichtete ganzheitliche und prozessorientierte Planung und Steuerung aller Informations-, Material- und Finanzmittelflüsse zu realisieren und überflüssigen Aufwand vorab zu verhindern. Die deutliche Formulierung der Ziele ist besonders bei unternehmensübergreifenden SCM-Projekten entscheidend, weil der höhere Komplexitätsgrad ein Verlassen des Zielkorridors noch weniger entschuldigt. Die Festlegung der Ziele zu Beginn schließt eine Zielkorrektur aber auch nicht aus, da ein gestecktes Ziel immer eine gewisse Flexibilität beinhalten sollte.

Vielmehr ist die Zielfestlegung während des Projektverlaufes kontinuierlich durch das Projektcontrolling zu überwachen und anzupassen, sofern sich die Voraussetzungen im Projekt ändern. In vielen Projekten ändern sich Anforderungen, Rahmenbedingungen und Zielprioritäten mit fortschreitender Projektdauer („Moving Target“). Durch die eindeutige Definition der Projektziele und durch ein konsequentes Abfragen aller Anforderungen in einer frühen Phase versucht man, solche Änderungen zu vermeiden.

Dennoch führen in den meisten Projekten externe Einflussfaktoren und auftretende Probleme zu einer Verschiebung der Zielprioritäten. Deshalb ist ein konsequentes Änderungsmanagement erforderlich, um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können.[15]

4.2 Planungsphase

Durch den steigenden Komplexitätsgrad von Projekten und die zunehmende Dynamik aller den Projektverlauf beeinflussenden Parameter ist eine gezielte und bewusste Planung unabdingbar geworden. Schließlich ist der Projekterfolg von der Qualität der Planungsphase abhängig. Die Projektplanung ist kein einmaliger Prozess am Anfang des Projektes, sondern muss vielmehr projektbegleitend durchgeführt werden.

Zu Beginn des Projektes wird ein grober Plan aufgestellt und mit zunehmendem Projektfortschritt detailliert. Die Aufstellung dieser Projektpläne gestaltet sich in einem SCM-Projekt jedoch schwierig, da die Planung nicht wie bisher innerhalb des Unternehmens sondern in der Gesamtheit für das Logistiknetzwerk erfolgt.

Abbildung 5: Ablauf der Projektplanung.

Quelle: Fiedler (2003), S. 6.

Die Projektplanung muss die komplexe Projektaufgabe in übersichtliche und beherrschbare Arbeitspakete zerlegen, welche an die einzelnen Projektmitarbeiter der einzelnen Wertschöpfungspartner verteilt werden (Teile- und Herrsche-Strategie). Neben den Projektanforderungen und Leistungsmerkmalen werden zudem die Termine, Kapazitäten und Kosten geplant und innerhalb der Wertschöpfungskette abgestimmt sowie Risiken berücksichtigt.

Im Rahmen der Terminplanung wird der gesamte Projektablauf terminiert, indem für jedes Element des Planungsablaufes die Zeitdauer geschätzt wird. Der Terminplan sollte nachvollziehbar, aktuell und transparent dargestellt sein und falls notwendig geändert werden können. Nach der Ermittlung der Zeitdauer aller Vorgänge, kann die Berechnung der Terminsituation des Projektes erfolgen.

Die Ressourcenplanung ist wichtig, da bei Projekten ein Termin- und/oder Kostendruck aufgrund personeller oder materieller Engpässe entsteht. Die Kapazitätsplanung soll diese Engpässe bereits im Voraus feststellen, sodass bei Bedarf notwendige Gegenmaßnahmen bereits in der Planungsphase eingeleitet werden können. Sie dient folglich der optimalen Auslastung der Einsatzmittel und beinhaltet vorrangig die Ermittlung der während der Projektlaufzeit benötigten Ressourcen bezüglich Qualität und Quantität. Bei eventuell auftretenden Abweichungen müssen die Ressourcen entweder angepasst oder der Projektablauf umgestellt werden.

Bei der Kostenplanung werden alle Kosten, die mit der Erstellung des Systems anfallen, ermittelt und überwacht. Wichtig bei dieser Planung ist der richtige Zeitpunkt, denn „wer zu spät an die Kosten denkt, ruiniert sich und die beteiligten Unternehmen. Wer zu früh an die Kosten denkt, tötet die Kreativität“.[16]

Das Risikomanagement stellt einen wichtigen Teil des Projektmanagements dar und befasst sich mit der Identifizierung, Analyse, und Beherrschung von Risiken für die geplante Projektabwicklung (vgl. Kap. 8.5). [17]

Unter dem Aspekt der Prozessorientierung in SCM-Projekten ist die Projektarchitektur ein wichtiger Bestandteil der Planungsphase. Auf Grundlage der strategischen Ziele aus der Definitionsphase stellt das Kernteam – zusammengestellt aus den Projektbeteiligten der einzelnen Unternehmen – die erforderlichen Prozesse und ihre bedeutendsten Merkmale heraus. Die Prozessarchitektur wird durch die folgenden Schritte konkretisiert und verbessert:

 Entwurf

Process Owner (Prozesseigner) und Process Team (Prozessteam) erarbeiten die Prozessdetails inklusive einer Dokumentation.