3 Prozessorganisation aus Sicht der Informationstechnologie

„The key is to remember

that even as we use technology

to shape our environments,

technology is shaping us.”

Michael Schragge

Im dritten Kapitel wird betrachtet, welche Rolle die Informationstechnologie innerhalb der Prozessorganisation wahrnimmt. Nach der Darstellung der terminologischen Grundlagen (Abschnitt 3.1) soll auf den Beitrag der Informationstechnologie zur Prozessorganisation eingegangen werden (Abschnitt 3.2). Es folgt eine Darstellung der wichtigsten Funktionen, die Prozessmanagement-Werkzeuge unterstützen (Abschnitt 3.3). Schließlich wird der im zweiten Kapitel erarbeitete Ordnungsrahmen um die als relevant identifizierten Elemente der Informationstechnologie ergänzt (Abschnitt 3.4).

3.1 Terminologische Grundlagen

3.1.1 Informationssysteme

Informationssysteme sind „sozio-technische Systeme, die menschliche und maschinelle Komponenten umfassen und zum Ziel der optimalen Bereitstellung von Information und Kommunikation nach wirtschaftlichen Kriterien eingesetzt werden“ (Krcmar 2010, S. 28). Abbildung 3-1 stellt die unterschiedlichen Elemente (Teilsysteme) eines Informationssystems und ihre Beziehungen untereinander dar.

Abbildung 3-1: Informationssysteme als sozio-technische Systeme[47]

Die Organisationstheorie bezeichnet ein Informationssystem als „die Gesamtheit aller betrieblichen Abläufe und Tätigkeiten, die sich mit Informationen befassen“ (ebd., S. 29), während die Wirtschaftsinformatik Informationssysteme üblicherweise im Plural gebraucht und darunter Subsysteme beispielsweise für die Administration, Disposition und Entscheidungsunterstützung ausprägt (ebd.).

3.1.2 Informationstechnologie

Zur Definition des Begriffs Informationstechnologie (IT) bzw. Informations- und Kommunikationstechnik bzw. –technologie (IKT) ist es notwendig, die Wortbestandteile Information sowie Technik bzw. Technologie inhaltlich darzustellen.

Von Information spricht man, wenn Daten in einen Kontext gestellt werden und ihnen damit Bedeutung (Semantik) verliehen wird. Daten wiederum sind einem definierten Vorrat entnommene Zeichen, die in einen regelbasierten Zusammenhang (Syntax) gebracht werden (vgl. Krcmar 2010, S. 15 f.).[48]

Abbildung 3-2: Zeichen, Daten und Information im Zusammenhang[49]

Zur Abgrenzung des Technikbegriffs vom Technologiebegriff führt Krcmar aus, dass unter Technik „sowohl das Ergebnis und Produkt der Anwendung bestimmter ‚technischer‘ Verfahren als auch der Anwendungsprozess als solcher verstanden“ wird (ebd., S. 31). Unter dem Begriff Technologie sei hingegen die Wissenschaft von der Technik in Sinne von Grundlagenforschung zu verstehen (ebd.).

Allgemeinsprachlich hat sich ein weit gefasstes Verständnis von IT durchgesetzt, dem in dieser Arbeit gefolgt werden soll: „Informations- und Kommunikationstechnik ist die Gesamtheit der zur Speicherung, Verarbeitung und Kommunikation zur Verfügung stehender Ressourcen sowie die Art und Weise, wie diese Ressourcen organisiert sind“ (Krcmar 2010, S. 30). Dieses Verständnis spiegelt sich in der prozessorientierten Literatur wider (vgl. z. B. Schmelzer/Sesselmann 2008, S. 29; Seidlmeier 2006, S. 5) und wird in Abschnitt 3.2 vertieft.

3.1.3 Methoden

Unter einer Methode wird die planmäßige Durchführung von Aktivitäten unter Anwendung von Techniken und der Nutzung von Werkzeugen verstanden. Methoden, die den Grundsätzen des „method engineering“ folgen, sind durch folgende Elemente gekennzeichnet (vgl. Winter 2003, S. 80 ff.):

 Vorgehensmodell: Zeit-logische Abfolge, nach der die Aktivitäten durchzuführen sind.

 Aktivitäten: Arbeitsschritte zur Erzeugung oder Veränderung von Ergebnissen.

 Techniken: Die Konstruktionsvorschriften zur Erstellung und zur Dokumentation werden als Technik bezeichnet. Techniken helfen bei der Ausführung von Aktivitäten.

 Werkzeuge: Werkzeuge werden verwendet, um die Anwendung einer Technik zu unterstützen.

 Ergebnisse: Jede Aktivität muss zu definierten Ergebnissen (z. B. Dokumenten) führen.

 Rollen: Beschreibung der Akteure inkl. Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung.

Eine solche Methode ist beispielsweise die im folgenden Abschnitt beschriebene Prozessmodellierung.

3.1.4 Modelle

Neben dem allgemeinen Modellbegriff soll an dieser Stelle der im Kontext der Prozessmodellierung wesentliche Begriff des Referenzmodells eingeführt werden.

Modellbegriff und Modellkonstruktion

Ein Modell ist ein Abbild realer oder gedachter Sachverhalte, das zweckmäßig vereinfacht worden ist und folglich nicht alle Attribute seines Originals enthält. Unter Modellierung versteht man den mit der Abbildung verbundenen Konstruktionsvorgang unter Rückgriff auf bestimmte Vorschriften zur Modellkonstruktion (Technik) und auf eine Sprache bzw. Notation, in der das Modell beschrieben wird. Da Modelle durch die Wahrnehmung – verstanden als die Aufnahme und Interpretation sensorischer Reize – und die Zielsetzung[50] des Erzeugers beeinflusst sind, können sie niemals pauschal richtig oder falsch sein, sondern nur in einem bestimmten Kontext gültig und konsistent sein (vgl. Winter 2003, S. 89; Krcmar 2010, S. 21-24).[51]

Meta-Modelle „repräsentieren eine ganze Klasse von Modellsystemen; jedes Klassenelement stellt eine Instanz des Meta-Modells dar“ (Gadatsch 2010, S. 73). Sie stellen Notationsregeln für die Konstruktion von Modellen bereit (ebd.; Masak 2006, S. 398).

Modelle dienen allgemein der Schulung, der Kommunikation, der Analyse sowie der Gestaltung und Entwicklung (vgl. Winter 2003, S. 89; EABPM 2009, S. 58 f.). Zur Strukturierung von Modellen beschreibt Winter (2003, S. 90 f.) drei bipolare Dimensionen:

 Ist vs. Soll: Ein bestehender Sachverhalt wird in Ist-Modellen abgebildet, empfohlene bzw. angestrebte Sachverhalte werden in Referenz- bzw. Soll-Modellen dargestellt.

 Generalisierung vs. Spezialisierung: Generalisierte Modelle sind in einer Vielzahl von Anwendungskontexten gültig; spezialisierte Modelle hingegen nur in wenigen.

 Aggregation vs. Dekomposition: Modelle können hinsichtlich ihrer Granularität und ihres Abstraktionsniveaus eingeordnet werden. Architekturmodelle bilden Zusammenhänge zwischen Komponenten auf hohem Abstraktionsniveau ab. Detailmodelle beschränken sich auf die Abbildung der Struktur und/oder des Verhaltens einer bestimmten Komponente. Sichtenmodelle wiederum beschränken sich auf die Abbildung eines Teilaspekts einer Komponente. Die Verwendung dieser drei genannten Ebenen trägt dazu bei, die Komplexität umfangreicher Prozessmodelle zu reduzieren und Transparenz zu schaffen.

Hinsichtlich ihrer syntaktischen und semantischen Präzisierung unterscheidet man informale, semiformale und formale Modelle (ebd., S. 91):

 Informalen Modellen liegt keine eindeutige Beschreibungssyntax zugrunde. Sie sind beispielsweise in natürlicher Sprache beschrieben.

 Semiformale Modelle basieren auf einer präzisen Syntax und konkreten Konstruktionsregeln (z. B. ereignisgesteuerte Prozessketten). Sie lassen sich mittels übergeordneter Meta-Modelle aber nur bedingt auf Basis einer formalen Theorie verifizieren.

 Formale Modelle (z. B. Petri-Netze) hingegen sind syntaktisch und semantisch hinreichend präzisiert, um auf ihre logische Konsistenz hin überprüft werden zu können.

Modelle bilden Strukturen oder Prozesse ab und können entweder als statisch (Prozesslandkarte), komparativ statisch (Reifegradmodell) oder dynamisch (Prozessfolge) klassifiziert werden (ebd., S. 90).

Referenzmodelle

Referenzmodelle (genauer: Referenzinformationsmodelle) sind Informationsmodelle mit allgemeingültigem Anspruch, die Empfehlungen für eine Klasse abstrakter Anwendungsgebiete formulieren (vgl. Krcmar 2010, S. 121). Sie dienen im Sinne einer „best practice“ als Ausgangspunkt und Entwurfsmuster für die Entwicklung oder Analyse...