2 Personalauswahl im Brennpunkt des theoretischen und praktischen Einsatzes: ein aktueller Überblick

2.1 Ein Wegweiser zur professionellen Personalauswahl

Um am Markt erfolgreich zu sein, braucht jedes Unternehmen Mitarbeiter, welche die Vision des Unternehmens mittragen und umsetzten. Dabei sollten sie engagiert und kompetent zum Unternehmenserfolg beitragen. Doch diese Mitarbeiter sind oft nicht leicht zu finden. Man muss gezielt nach ihnen suchen und durch verschiedene Auswahlinstrumente den Besten unter vielen heraus filtern.[30]

Zu Beginn einer Personalsuche, wird zunächst ein Anforderungsprofil erstellt. Der Erstellung kommt dabei eine zentrale Rolle zu, denn hier wird der Grundstein für den restlichen Verlauf des Personalauswahlprozesses gelegt.[31] Es wird genau festgelegt, welche Qualifikationen der zukünftige Mitarbeiter mitbringen soll. Bei den Qualifikationen unterscheidet man zwischen K.O.-Kriterien und vorteilhaften Kriterien. Die K.O. Kriterien müssen von dem Bewerber erfüllt werden, da er sonst nicht für die Stelle geeignet ist. Durch die Gewichtung der Kriterien lassen sich die einzelnen Bewerbungen direkt miteinander vergleichen und beurteilen.[32] Bei der Formulierung des Anforderungsprofiles ist darauf zu achten, dass alle Angaben eindeutig und klar verständlich sind. Sie müssen so exakt wie möglich die neue Stelle beschreiben, damit von vornherein gewährleistet werden kann, dass weniger unpassende Bewerbungen eingehen, die den Auswahlprozess verzögern und Kosten verursachen.[33]

Nachdem das Anforderungsprofil erstellt ist, kann die Personalsuche beginnen. In den verschiedensten Medien (Tageszeitungen, Jobbörsen, Unternehmens Homepage...) werden Stellenausschreibungen geschaltet, um eine möglichst große Resonanz zu erhalten. Je nach Kostenaspekten muss jedes Unternehmen selbst entscheiden welcher Aufwand hier betrieben wird.[34]

Sind die Bewerbungen eingegangen, können diese analysiert werden. Bei der Analyse werden die Unterlagen auf Inhalt und Form genauestens überprüft. Dazu zählen Aussagekraft des Bewerbungsschreibens, Glaubwürdigkeit der Zeugnisse und natürlich Übereinstimmung mit dem Anforderungsprofil. Nach der Analyse ist eine Vorauswahl vorzunehmen.[35]

Im Anschluss werden mit den ausgewählten Kandidaten ein oder mehrere Vorstellungsgespräche geführt. Bei den Interviews wird vor allem überprüft, ob die Angaben in den Bewerbungsunterlagen zutreffen, wie hoch die Motivation und Einsatzbereitschaft der Bewerber ist und welche Soft Skills vorhanden sind.[36]

Das Interview kann durch ein Assessment Center ergänzt werden. Bereits vorselektierte Bewerber werden eingeladen, die verschiedene Stationen, wie Rollenspiele und Postkorbübung, durchlaufen müssen. Dabei soll festgestellt werden, wie sich die Kandidaten in Stresssituationen verhalten, wie sie im Team agieren und welche Stärken und Schwächen sie aufzeigen.[37]

Nach Abschluss aller Phasen des Auswahlprozesses, bleibt oft nur eine Hand voll Bewerber übrig. Die endgültige Entscheidung wird nun vom Personalverantwortlichen in Absprache mit der Fachabteilung getroffen. Hier kommt es besonders auf das Gespür und die Erfahrung der Entscheider an. Neben den Erfahrungen und Kenntnissen, die im Anforderungsprofil verlangt werden, sollte der Bewerber in das Team passen und den geforderten Aufgaben gewachsen sein. Trifft man hier die falsche Entscheidung, so können gravierende Probleme die Folge sein:

 Der neue Mitarbeiter erbringt nicht die geforderten Leistungen.

 Er ist den anfallenden Aufgaben nicht gewachsen.

 Fehler bei der Bearbeitung seiner Aufgaben häufen sich.

 Er kann sich nicht in das bestehende Team integrieren.

 Die Stimmung in der Abteilung verschlechtert sich.

 Motivation und Einsatzbereitschaft des Mitarbeiters sinken stark.

 Es kommt zur inneren Kündigung.

Handelt es sich bei der zu besetzenden Stelle um eine Führungskraft, so können die Auswirkungen besonders gravierend sein. Das Sinken der Leistungsbereitschaft und eine Verschlechterung des Betriebsklimas im gesamten Unternehmen können die Folge sein.[38]

Die Konsequenz einer solchen Fehlbesetzung, ist in den meisten Fällen, die Kündigung noch innerhalb der Probezeit. Dabei sollte man sich vor Augen halten, dass durch eine Fehlbesetzung dem Unternehmen hohe Kosten entstehen und die Suche von Neuem beginnt.

Der gesamte Auswahlprozess, einschließlich der Personalsuche, kann und wird immer häufiger durch E-Recruiting-Tools unterstützt. Der Einsatz dieser Tools soll dazu führen, dass die Effizienz der Bewerberauswahl gesteigert, der Aufwand reduziert und die Kosten eingespart werden.[39]

Die folgende Abbildung soll den kompletten Ablauf einer Personalauswahl noch einmal bildhaft verdeutlichen.

Abbildung 8: Phasen bei der Personalauswahl[40]

2.2 Bewerbungsformen

Ist das Anforderungsprofil erstellt und die Stelle ausgeschrieben, so ist die Initiative der Bewerber gefragt. Dabei gibt es sehr unterschiedliche Möglichkeiten sich zu bewerben. Zu den wichtigsten und geläufigsten Bewerbungsformen gehören die:[41]

 Kurzbewerbung

 Stellenbewerbung

 Initiativbewerbung

 Mündliche Bewerbung[42]

Onlinebewerbung

Im Folgenden werden diese Bewerbungsformen kurz beschrieben und analysiert. Aufbau und Inhalt der Onlinebewerbung sind im 3. Kapitel dargestellt.

2.2.1 Kurzbewerbung

Die Kurzbewerbung besteht aus dem Anschreiben und einem (tabellarischen) Lebenslauf inklusive Bewerbungsfoto. Bei dieser Form benötigt man nicht mehr als 3 Seiten. Es wird auf eine Bewerbungsmappe sowie weitere Zeugnisse und Dokumente verzichtet.[43]

Dabei dient diese Bewerbungsform nicht als Ersatz für eine ausführliche Bewerbung. Man kann sie aber für eine erste Kontaktaufnahme verwenden. Der Arbeitgeber erhält hier einen ersten Vorgeschmack auf den Bewerber. Bei Interesse seitens des Unternehmens kann man auf eine ausführliche Bewerbung bestehen oder den Bewerber direkt zum Vorstellungsgespräch einladen.[44]

Wichtig bei der Kurzbewerbung ist, dass darauf hingewiesen wird, bei Nachfrage die kompletten Unterlagen nachzureichen. Eine Kurzbewerbung ist z.B. auch als Faltblatt auf Bewerbermessen eine gute Möglichkeit der Kontaktaufnahme.[45]

2.2.2 Stellenbewerbung

Bei der Stellenbewerbung gibt es eine ausgeschriebene Stelle, auf die sich der Bewerber bewirbt. Das können Stellenanzeigen in Fachzeitschriften, Tageszeitungen (regional und überregional), auf Stellenportalen, Jobbörsen oder einer Unternehmenshompage sein.

Im Anschreiben sollte darauf geachtet werden, dass Bezug zur ausgewiesenen Stelle genommen wird.[46]

Die Stellenbewerbung sollte folgende Unterlagen enthalten:

 Anschreiben

 tabellarischer Lebenslauf

 Foto

 Schulzeugnisse

 Ausbildungszeugnisse Arbeitszeugnisse Referenzen Arbeitsproben[47]

2.2.3 Initiativbewerbung

Den Unternehmen gehen immer häufiger Bewerbungen zu, obwohl sie nicht darum gebeten haben. Die Initiativbewerbung erfolgt, wie es das Wort schon sagt, aus eigener Initiative.[48] Dabei erfolgt die Bewerbung ohne ein konkretes Angebot oder eine Stellenanzeige eines Unternehmens. Ob man hier eine Kurzbewerbung oder eine ausführliche Bewerbung wählt, ist jedem selbst überlassen.[49]

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Initiativ- und Blindbewerbung. Bei der Initiativbewerbung sollte der Bewerber durch vorherige Recherchen herausgefunden haben, ob das Unternehmen auf ihn passt und ob es überhaupt freie Stellen gibt. Anders ist das bei der Blindbewerbung. Bei einem reinen Versenden von Bewerbungsunterlagen ohne vorherige Abstimmung auf den Betrieb, spricht man von einer Blindbewerbung. Doch tendieren die Chancen einer solchen Massenbewerbung gleich gegen Null. Da Personaler täglich viele Bewerbungen sichten müssen, gehen solche unpersönlichen standardisierten Bewerbungen schnell unter. [50]

Es gibt gute Gründe dafür, dass Unternehmen nicht alle freien Stellen ausschreiben. Hier können z.B. Kosten von Anzeigen und Auswahlverfahren gespart werden. Kleine Unternehmen kommen auch mit der großen Flut an Bewerbungen oftmals nicht zurecht.[51] Aber auch größere Firmen werden des Öfteren von Bewerbern überrannt. So erreichten die BMW Group allein 2003 über 200.000 Bewerbungen - etwa das