2 Der Beschaffungsprozess im Unternehmen

2.1 Begriffsbestimmung Einkauf und Beschaffung

Bei der Untersuchung der Definition Beschaffung zeigt sich deutlich, dass in der Literatur nicht immer eindeutig zwischen Einkauf und Beschaffung unterschieden wird.[1] Die Beschaffung wird oft der strategischen Unternehmenspolitik zugeordnet, während die Aufgaben der operativen Tätigkeiten im Rahmen der Versorgung des Unternehmens dem Einkauf zugeordnet werden.[2] Im Laufe der Diplomarbeit sollen diese beiden Begriffe synonym behandelt werden.

„Beschaffung umfasst (…) sämtliche unternehmens- und/oder marktbezogenen Tätigkeiten, die darauf gerichtet sind, einem Unternehmen die benötigten, aber nicht selbst hergestellten Objekte verfügbar zu machen“.[3]

Somit sorgt die Beschaffung für die Versorgungsfunktion der in einer Organisationseinheit benötigten Güter eines Unternehmens, zur Erfüllung ihrer Funktion.[4] Darunter fällt der Einkauf der in der Unternehmenswertkette notwendigen Roh- Hilfs- und Betriebsstoffe und auch langfristig eingesetzte Inputgüter, wie zum Beispiel Maschinen.[5] Die Aufgabe ist dann vorrangig  den passenden Lieferanten dafür zu finden und mit diesem einen nützlichen Vertrag abzuschließen.[6] Die Aufgaben, welche dabei bewältigt werden müssen, lassen sich in operative und strategische Tätigkeiten unterteilen, die im folgenden behandelt werden.[7]

2.2 Operativer & Strategischer Beschaffungsprozess

Eine Grundvoraussetzung für einen effektiven und erfolgreichen Beschaffungsprozess, ist die Aufteilung der Aufgaben in operative/administrative und in strategische Aufgaben.[8]

Die Aufgaben des operativen Bereichs liegen hauptsächlich in Anfragen und Lieferantenverhandlungen, Lieferantenwechsel und Preisabsprachen. Die strategischen Aufgaben hingegen ergeben sich aus Bereichen der Schaffung, Sicherung und die Erweiterung von langfristigen Erfolgspotenzialen. Zu den Erfolgspotentialen gehören neben den Kosten auch die Qualität und die Zeit.[9] Eine solche Einteilung kann auch im Rahmen der unten aufgeführten Beschaffungsziele erfolgen.

Der operative Bereich fordert trotz möglicher Preisschwankungen, eine Preisstabilität und Versorgungssicherheit, ganz gleich ob Engpässe oder Konkurse seitens der Lieferanten entstehen können.

Im strategischen Beschaffungsprozess können folgende Ziele angestrebt werden: [10]

 Kostenreduktionen durch Optimierung des Einkaufsvolumens

 Qualitätsverbesserungen durch Austausch mit Lieferanten

 Versorgungssicherheit durch langfristige Verträge bei dauerhaft mangelndem Angebot

 Versorgungssicherheit durch Kontrolle der Lieferantenmacht

 Flexibilität bei den Beschaffungsmengen

 In der Praxis bestehen die strategischen Einkäufe hauptsächlich aus den folgenden Komponenten[11]:

Rohstoffe    

Halbfertigprodukte

  Fertigprodukte

  Komplexe Komponente

  Dienstleistungen

  Sonstiges

Abbildung 1: Bestandteile des strategischen Einkaufs, Quelle: Masaii[12]

Ein Einkauf, der täglich als Feuerwehr zwischen Terminen, Mengenabweichungen und Produktionsplanänderungen handelt, kann nicht die notwendige Zeit haben, strategische Konzepte wie Lieferantenmanagement, Marktforschung oder Global Sourcing zu betreiben. Der strategische Einkäufer sollte möglichst vom Tagesgeschäft befreit sein, jedoch nicht so, dass er weit von täglichen Problemen entfernt ist. Die wichtige Kommunikation zwischen den operativen und strategischen Bereichen muss gewährleistet sein.[13]

Die Ausrichtung der operativen und strategischen Aufteilung sollte wie folgt erfolgen.

Tabelle 1: Ausrichtung und Aufgaben des Einkaufs, Quelle: Krokowski, Wilfiried, Globalisierung des Einkaufs [14]

2.3 Notwendigkeit des Beschaffungsprozesses

Das übergreifende Ziel der Aktivitäten eines Unternehmens ist zusammengefasst, die Erwirtschaftung eines höchstmöglichen Umsatzes mit einem möglichst hohen Gewinn. Das Management der Beschaffung stellt unter Berücksichtigung dieser Ziele, eine Verbindung zwischen dem Absatz- und Beschaffungsmarkt dar. Die Aufgaben zu dessen Erfüllung werden nicht isoliert im Beschaffungsbereich betrachtet, sondern erfordert auch eine Integration aller anderen Funktionsbereiche im Unternehmen.[15]

Abbildung 2: Beschaffungsmanagement zwischen Absatz- und Beschaffungsmarkt; Quelle: Kreuzpointer, Alexandra, Praxishandbuch Beschaffungsmanagement, Seite 12[16]

Die Frage für ein Unternehmen stellt sich also nach den Auswirkungen des Erfolgs durch Beschaffungseinsparungen.

Der Umsatz besteht aus einem Kostenblock, der sich vereinfacht in Personal-Material- und Sonstige Kosten unterteilt. Der Gewinn lässt sich aus der Differenz des Umsatzes und dieser Kosten errechnen. Es wird eindeutig, dass dem Kostenblock und damit der Beschaffung eine große Bedeutung beigemessen werden muss.[17]

Abbildung 3: Gewinnermittlung, Quelle: Kreuzpointer,Alexandra; Praxishandbuch Beschaffungsmanagement, Seite 13[18]

Trotz dieser Tatsache wird der Beschaffungsfunktion in kleinen und mittelständischen Unternehmen zu wenig Beachtung geschenkt.[19] Besonders in diesen Unternehmen werden vorwiegend die Beschaffungsaktivitäten den Mitarbeitern herangetragen, deren Kernaktivitäten in anderen Bereichen liegt und dadurch viel zu wenig Zeit für die Beschaffung bleibt. Durch solche unorganisierten Aufgabengebiete können Beschaffungen lediglich nur noch administrativ abgewickelt werden, somit verschenken Unternehmen einen Teil ihrer Gewinne.[20]

Es ist notwendig einen genaue Regelung für den Beschaffungsprozess festzulegen. Dadurch wird allen Beteiligten des Unternehmens klar, nach welchen Verfahren die Beschaffungen vorgenommen werden und welche Genehmigungen im Zeitrahmen einzuholen sind. Somit kann eine Beschaffung gut vorbereitet und ohne unnötige Abstimmungswege umgesetzt werden.[21]

Demnach führt der Beschaffungsprozess zum einen zu einer klaren und effizienten Arbeitsorganisation und zum anderen erfüllt dieser die unternehmensinternen Richtlinien und bewahrt so vor einem unverhältnismäßigem Ressourceneinsatz.[22] Die einzelnen Schritte der Beschaffung sind im folgenden Prozess dargestellt.

Abbildung 4: Beschaffungsprozess, Quelle: Kreuzpointer, Alexandra, Praxishandbuch Beschaffungsmanagement, Seite 15[23]

2.4 Zukünftiger Fokus des Beschaffungsprozesses

In den vergangenen Jahren hatte die Beschaffung den Charakter des Erfüllungsgehilfen von Produktion und Absatz.[24] Die Voraussetzung für die Realisierung von Wertsteigerungspotenzialen wurde durch die Verfügbarkeit der notwendigen Materialien geschaffen. Diese sind nach jahrelangen Entwicklungen im Beschaffungsprozess nicht mehr zeitgemäß. Bereits Ende der 90er Jahre konnten TRENT und MONCZKA wesentliche Trends in der Beschaffung ermitteln, die bis heute noch gültig sind. Zu diesen Trends gehörten der wachsende Einfluss der Beschaffung auf den Unternehmenserfolg, die fortsetzende Konzentration der Lieferantenbasis und die zunehmende Bedeutung der strategischen Aufgaben. [25]

Einen großen Einfluss auf diesen Wandel hat die Globalisierung.[26] Zukünftige Erfolge in der deutschen Wirtschaft hängen im internationalen Geschäft von dem Engagement im Ausland ab.[27] Durch die Liberalisierung rücken die Märkte zusammen und deren Erschließung erleichtert...