Die allgemeinen Anforderungen an ein Betreiberkonzept einer Sportanlage sind die Optimierung der Betriebskosten, die Auslastung der Kapazitäten und die Wirtschaftlichkeit bei der Erstellung eines Nutzungsprofils.
Biedermann (2005, S. 9) definiert folglich das Betreiberkonzept als ganzheitliches Facility Management-Konzept zur Bewirtschaftung und zum Betrieb eines definierten Gebäudes mit der dazugehörigen Grundfläche. Das Gebäudemanagement bildet dabei den Mittelpunkt und gliedert sich in die Teilbereiche: technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement - sowie Flächenmanagement.
Idealerweise sollen durch ein adäquates Betreiberkonzept bzw. Sportanlagen-management die Betriebskosten optimiert und klare Abrechnungsmodalitäten, Kostentransparenz, einheitliches Dokumentationssystem, marktfähige Leistungs-pakete, Zuständigkeiten und klare Abläufe geschaffen werden. Somit beschreibt ein Konzept im Speziellen die Organisations-, Verwaltungs- und Personalstruktur, gibt Aufschluss über das Finanzmanagement inklusive Controlling, und legt Strategien im Bereich Marketing und Werbung fest (Biedermann, 2005, S. 9f). Dieser Prozess des Sportanlagenmanagements sollte zielgerichtet und nachhaltig von der Idee bis zur Zukunftsentwicklung gesteuert werden (Sulzbacher, 2013, S. 15).
In weiterer Folge sollen nun mögliche Betreiberkonzepte näher beleuchtet und hinsichtlich ihrer Herausforderungen analysiert werden.
Bei dem Betreiben einer eigenen neugebauten Sportanlage ist der Eigentümer eigenverantwortlich für die Verwaltung und Vermarktung der Anlage zuständig. Aus diesem Grund sollten bereits im Vorfeld Überlegungen angestellt werden, wie die Bedürfnisse sowohl der Anlagennutzer, als auch der Betreiber langfristig und dauerhaft befriedigt werden können (siehe Abb. 3).
Abbildung 3 – Betrieb eigener Sportanlagen
(eigene Darstellung)
Zu Beginn sollen folglich sowohl eine Bedarfs- und Standortanalyse durchgeführt, als auch Flächen-, Finanzierungs-, Personal-, und Marketingkonzepte erstellt werden (Biedermann, 2005, S. 37ff). Vor allem die Schaffung von Basisdaten als Bewertungsgrundlage kann hier Aufschluss über den Bedarf einer sportlichen, kulturellen und wirtschaftlichen Nutzung geben (Dress & Sommer, 2009). Ebenso muss die Nachhaltigkeit der Sportanlage bereits in den Vorüberlegungen Berücksichtigung finden, um zukünftigen Generationen etwaige Gestaltungs-möglichkeiten offen zu halten (Sulzbacher, 2013, S. 15).
Anschließend kann mittels einer Beurteilung der Wirtschaftlichkeit ein Nutzungsprofil und Raumprogramm auf Basis der Bedarfsermittlung erstellt werden (Dress & Sommer, 2009). Zudem gibt die Durchführung einer Wirtschaftlichkeitsberechnung Auskunft über die Möglichkeiten kostendeckend oder gar gewinnbringend zu wirtschaften. In diesem Zusammenhang kann eine strategische Öffentlichkeitsarbeit bereits während des Neubaus den Bekanntheitsgrad der künftigen Sportanlage steigern und potentielle Besucher, Sponsoren sowie Investoren aufmerksam machen (Biedermann, 2005, S. 39).
Im Anschluss wird die Inbetriebnahme konzipiert. Die Entwicklung eines langfristig umsetzbaren Rahmensportprogramms ist hierbei ebenso essentiell wie der Aufbau einer Verwaltungs- und Personalstruktur. Die Herausforderungen liegen hierbei in der Diskrepanz, dass Vereine und Non Profit Organisationen zum einen aus ehrenamtlichen Mitgliedern bestehen und folglich mit geringen Personalkosten zu rechnen ist. Zum anderen, ehrenamtliche Mitglieder oftmals über begrenzte Zeitressourcen und unter anderem auch über fehlendes Knowhows, in Bezug auf die Verwaltung einer Sportanlage, verfügen. Deshalb versuchen Vereine und Non Profit Organisationen bei diesem Betreiberkonzept mittels Kooperationen, wirtschaftliches Wissen einzuholen, um kostendeckend arbeiten zu können. Vor allem eine bereits transparente Organisationsstruktur und ein sportliches Auftreten können einem Verein in diesem Zusammenhang helfen, wirtschaftliche Partner für die eigene Sportanlage zu gewinnen oder selbst eine GmbH. für die operative Führung zu gründen (Hahn, 2004, S. 51).
Darüber hinaus sollten anschließend Beitragssätze, standardisierte Muster-Mietverträge und ein Ticketingsystem zur Finanzierung einer Sportanlage festgelegt werden. Zwar kann in der Regel mit kommunalen Zuschüssen gerechnet werden, jedoch liegt das Hauptaugenmerk auf Mitgliederbeiträgen, der Vermietung der Anlage an Dritte, Einnahmen aus Veranstaltungen und in der Vermarktung. Hinsichtlich der Vermietung können Vereine und Non Profit Organisationen bei diesem Betreiberkonzept eigenverantwortlich die Anlage belegen und Zeitpläne festlegen (Biedermann, 2005, S. 41ff).
Zusätzlich muss beachtet werden, dass für Gebäudemanagement sowie für Renovierungs- und Instandhaltungskosten der Eigentümern selbst aufzukommen hat (Biedermann, 2005, S. 39ff). Diese Ausgaben sind abhängig von der Qualität des Inventars, schwierig vorauszusehen und stellen ein nicht kalkulierbares Risiko beim Betrieb einer eigenen Sportanlage dar. Aus diesem Grund bauen in der Regel Gebietskörperschaften Sportstätten, deren Betrieb in weiterer Folge entweder ausgegliedert oder von Vereine, Non Profit Organisationen bzw. wirtschaftlichen Unternehmen übernommen werden. Diese Variante eines Betreiberkonzeptes wird nun in weiterer Folge beleuchtet.
Im Allgemeinen ist hauptsächlich die öffentliche Hand (Bund, Land und Gemeinde) Eigentümer von Sportanlagen. Die Gebietskörperschaften erwarten sich in der Regel durch das Betreiben einer Sportanlage einen Imagegewinn der Kommune, und dem sportpolitischen Auftrag für die Bevölkerung kann nachgekommen werden (Sulzbacher, 2013, S. 7). Zudem können zusätzliche Arbeitsplätze geschaffen, Steuereinnahmen lukriert sowie ein Aufschwung der regionalen Wirtschaft erhofft werden. Dem gegenüber stehen jedoch hohe Erhaltungskosten sowie das notwendige Fachwissen, um eine Sportanlage kostendeckend bewirtschaften zu können. Darüber hinaus kann das Missverhältnis von einerseits unzureichenden Einnahmen und andererseits stetig steigenden Sportanlagenkosten zusätzlich das bereits knapp bemessene Haushaltsbudget belasten (Eppers, 2003, S. 15f; Hahn, 2004, S. 51).
Aus diesem Grund werden eine Vielzahl an kommunalen Sportanlagen an Vereine bzw. Non Profit Organisationen übergeben und mit dem Betrieb sowie der eigenverantwortlichen Verwaltung beauftragt. Dadurch spart zum einen die Gebietskörperschaft Personal- und Verwaltungskosten. Zum anderen steht ein Verein oder eine Non Profit Organisation wieder vor der Herausforderung ehrenamtliche Mitglieder, die zum Teil nicht über die notwendige Zeitressourcen verfügen und zum Teil nicht das notwendige Knowhow vorweisen können, mit den Aufgaben zu betrauen.
Eine weitere Option ist die Ausgliederung in eine Kapitalgesellschaft - in der Regel eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder eine Aktiengesellschaft (AG). Dabei werden Mitarbeiter, die dem Personalstamm der Sporteinrichtung angehören, übernommen und die GmbH mit den wirtschaftlichen Anforderungen rund um eine Sportanlage beauftragt. Darunter fallen unter anderem Reservierungen nach „Prioritätenlisten“ sowie die Betreuung des nicht geförderten Sportlers, ebenso wie operative Führung, die im Normalfall auf Gewinn ausgerichtet ist (Sulzbacher, 2013, S. 14).
Die Übernahme einer kommunalen Sportanlage kann üblicherweise durch eine Übertragung der Schlüsselverantwortung, durch eine vertraglich geregelte eigenverantwortliche Nutzung oder mittels eines Pachtvertrages rechtlich überschrieben werden (Biedermann, 2005, S. 44).
Bei der Übertragung der Schlüsselverantwortung bleibt die Sportanlage selbst in kommunalem Eigentum, während der Betreiber für einen begrenzten Nutzungszeitraum und gegen eine Nutzungsgebühr die Verantwortung übernimmt (Biedermann, 2005, S. 44). Dabei ist zu beachten, dass neben dem Betreiber ausgewählte Nutzer auch Schulen ein Nutzungsrecht seitens der Gebietskörperschaft eingeräumt sein kann. Das hat zur Folge, dass die Autonomie und Flexibilität in der Belegung und Erstellung von Benutzungsplänen eingeschränkt sein können und zusätzlich zu koordinieren sind. Der Vorteil für Betreiber liegt bei diesem Modell in der Budgetplanung, die kommunale Kostenzuschüsse für Instandhaltungen und Reparaturarbeiten einrechnen kann.
Wesentlich mehr Pflichten, aber auch Rechte übernimmt der Betreiber bei der eigenverantwortlichen Nutzung. Auch hier bleibt die Sportstätte im Eigentum der Gebietskörperschaft. Jedoch ist der Betreiber bei der Nutzung ohne bauliche Unterhaltung für die laufende Pflege sowie für kleinere Reparaturen zuständig. Bei einer Vertragsvereinbarung mit baulicher Unterhaltung haftet der...
