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lexoffice: DSGVO in der Buchhaltung – was ist wichtig?<\/p> lexoffice: DSGVO in der Buchhaltung – was ist wichtig?<\/p>
Am 28. Januar ist Europ\u00e4ischer Datenschutztag. lexoffice hat diesen Termin zum Anlass genommen, das Thema Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in der Buchhaltung etwas genauer unter die Lupe zu nehmen und hat dazu einen Experten befragt. Raik Mickler, Datenschutzbeauftragter und Legal Counsel der Haufe Group, erkl\u00e4rt im folgenden Interview, worauf es beim Thema Datenschutz in der Buchhaltung besonders ankommt.<\/p>
Herr Mickler, dass sich die DSGVO 2018 ge\u00e4ndert hat, hat vermutlich jeder mitbekommen. Aber bin ich als Kleinunternehmer oder Selbstst\u00e4ndiger von ihr ebenfalls betroffen?<\/p>
„Auf jeden Fall! Denn die DSGVO regelt, wie ein Unternehmen mit personenbezogenen Kundendaten umzugehen hat. Und da jeder Betrieb – egal, ob Selbstst\u00e4ndiger, Start-up, Freiberufler, Kleinstbetrieb, Mittelst\u00e4ndler oder Gro\u00dfkonzern – auf irgendeine Art Kontakt mit seinen Kunden hat, greift hier die DSGVO.“<\/p>
In Hinblick auf die Buchhaltung: Gibt es hier spezielle Aspekte zu beachten?<\/p>
„F\u00fcr die Buchhaltung sind insbesondere die Punkte Datenauskunft, Datensperrung, Datenl\u00f6schung und die allgemeine Informationspflicht relevant. Bei der Datenauskunft gilt es zu beachten, dass bereits dann, wenn ein potenzieller Kunde eine Anfrage stellt, eine Datenverarbeitung stattfindet, da er f\u00fcr diesen Zweck eine Emailadresse oder Telefonnummer nennen muss. Online-Kontaktformulare fragen jedoch meist aus logistischen Gr\u00fcnden noch weitere Daten wie Adresse oder Alter ab. Darauf muss der Unternehmer aber in seinen Datenschutzhinweisen hinweisen und angeben, wie er mit den Daten umgeht, zum Beispiel wie lange sie gespeichert werden. Das gilt \u00fcbrigens auch f\u00fcr Daten, die durch das einfache Surfen auf der Firmen-Internetpr\u00e4senz erfasst werden, wie etwa IP-Adressen oder \u00e4hnliches.“<\/p>
Worauf m\u00fcssen Unternehmer bei der Speicherung und L\u00f6schung achten?<\/p>
„Was die Speicherung von Kundendaten betrifft, so m\u00fcssen diese sicher und gegen Missbrauch gesch\u00fctzt abgelegt werden. Das bedeutet, dass bereits bei der Abfrage auf eine sichere Verbindung – also eine SSL-zertifizierte Webseite – zu achten ist. Dar\u00fcber hinaus d\u00fcrfen Unbefugte keinen Zugriff haben, und die Daten m\u00fcssen an einem sicheren Ort abgespeichert sein. Haben im Unternehmen mehr als neun Mitarbeiter Zugriff auf Kundendaten, werden Daten weitervermittelt oder besonders sensible Daten abgefragt, dann muss zus\u00e4tzlich ein Datenschutzbeauftragter benannt sein, der sich um die Einhaltung der DSGVO in der Firma k\u00fcmmert. Der dritte Punkt – die Datenl\u00f6schung – muss nicht nur gesetzeskonform, sondern auch ohne gesonderte Anfrage erfolgen. Bisher mussten Kunden aktiv um L\u00f6schung der nicht mehr ben\u00f6tigten Daten bitten. Mit der neuen DSGVO ist es nun Pflicht des Unternehmens, diese Daten zu l\u00f6schen.“<\/p>
Was konkret bedeutet die Informationspflicht f\u00fcr Unternehmer?<\/p>
„Damit Kunden wissen, welche ihrer Daten auf Grund gesetzlicher Anforderungen langfristig gespeichert werden, gibt es eine Informationspflicht. Diese besagt, dass der Unternehmer jederzeit in der Lage sein muss, Auskunft \u00fcber vorliegende Daten zu geben. Zudem umfasst die Informationspflicht eine Dokumentationspflicht, die eine Protokollierung datenschutzrelevanter Vorg\u00e4nge zwingend vorschreibt.“<\/p>
Die DSGVO umfasst auch die sogenannte Datenschutz-Folgenabsch\u00e4tzung – was bedeutet das f\u00fcr die Buchhaltung?<\/p>
„Die Datenschutz-Folgenabsch\u00e4tzung ist immer dann durchzuf\u00fchren, wenn besonders sensible Daten abgefragt wurden oder die Datenverarbeitung dazu bestimmt war, die Pers\u00f6nlichkeit des Betroffenen zu bewerten. F\u00fcr die Buchhaltung relevante Daten fallen hier jedoch in der Regel nicht darunter, d.h.: Entwarnung!“<\/p>
Wo bekomme ich Hilfe bei der Umsetzung der DSGVO in der Buchhaltung?<\/p>
„Ein praktischer und sicherer Helfer bei der Umsetzung sind Online-Buchhaltungsl\u00f6sungen wie lexoffice. Denn diese stellen quasi automatisch sicher, dass die Buchhaltung die DSGVO-Vorgaben erf\u00fcllt. Bei der Auswahl der Software ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass ich als Unternehmer immer selbst f\u00fcr meine Buchhaltung verantwortlich bleibe – auch wenn diese mit Hilfe der Software bei einem Dienstleister erledigt wird. Daher sollte mit dem jeweiligen Dienstleister bzw. Anbieter unbedingt eine Auftrags-Vereinbarungsverordnung gem\u00e4\u00df DSGVO geschlossen werden. Bei lexoffice wird dieser Vertrag z.B. automatisch mit Er\u00f6ffnung des Kontos abgeschlossen und ist jederzeit f\u00fcr den Nutzer downloadbar.“<\/p>
Wenn ich als Unternehmer meine Buchhaltung in Papierform mache, kann ich die DSGVO-Anforderungen dann trotzdem erf\u00fcllen?<\/p>
„Nein, denn dann sind die Daten in der Regel weder zentral an einem sicheren Ort abgelegt, noch habe ich jederzeit sofortigen Zugriff auf alle Unterlagen, und die Daten k\u00f6nnen Diebstahl, Brand oder Wassersch\u00e4den zum Opfer fallen. Hat ein Unternehmen hingegen zum Beispiel lexoffice im Einsatz, dann ist gew\u00e4hrleistet, dass alle Daten zentral in hochsicheren Datenzentren in Deutschland gespeichert sind. Der Unternehmer hat also jederzeit auf Knopfdruck vollen Zugriff auf alle Daten und kann sicher sein, den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Und auch zwei weitere Forderungen der DSGVO erf\u00fcllt eine gute Buchhaltungssoftware automatisch: Sie verf\u00fcgt \u00fcber ein so genanntes Berechtigungskonzept – also die M\u00f6glichkeit, Datenzugriffsrechte festzulegen. Wenn die Software gleichzeitig eine jederzeit einsehbare Protokollierung erstellt, l\u00e4sst sich die Verarbeitung der Daten sehr detailliert nachvollziehen. lexoffice beispielsweise protokolliert s\u00e4mtliche Aktivit\u00e4ten, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Kontaktdaten bearbeitet hat.“<\/p>
Herr Mickler, vielen Dank f\u00fcr das Gespr\u00e4ch!<\/p>
Tipp: Umfassende Hilfestellungen zum Thema DSGVO – zum Beispiel das kostenlose eBook: „Datenschutz-Grundverordnung: Die neuen Regelungen sicher anwenden“ sowie viele weitere Informationen zum Thema bietet lexoffice unter:<\/p>
https:\/\/www.lexoffice.de\/datenschutz-und-datensicherheit\/<\/p>
Mit den Produkten von Lexware, einer Marke der Haufe Group, bringen Anwender ihre gesch\u00e4ftlichen und privaten Finanzen in Ordnung. Von der Buchhaltung \u00fcber Warenwirtschaft bis zu den Steuern. Die L\u00f6sungen sind \u00fcbersichtlich und einfach und k\u00f6nnen nahezu ohne Vorkenntnisse eingesetzt werden. Lexware bietet eine Rundum-Absicherung mit innovativer Software, umfassende Online-Services, Branchen-Wissen und Business-Netzwerken. \u00dcber eine Million Nutzer arbeiten mit Deutschlands f\u00fchrenden Business-Komplett-L\u00f6sungen f\u00fcr Selbstst\u00e4ndige, Freiberufler und Unternehmen bis 50 Mitarbeiter. Weitere Informationen unter: www.lexware.de<\/a><\/p> Firmenkontakt<\/b><\/p> Pressecenter Lexware<\/p> Nicole Packhaeuser<\/p> Munzinger Str. 9<\/p> 79111 Freiburg<\/p> 0761 898 3171<\/p> 0761 898 99 3184<\/p> presselexware@haufe-lexware.com<\/p> http:\/\/www.lexware.de<\/p> Pressekontakt<\/b><\/p> PR von Harsdorf GmbH<\/p> Friederike Floth<\/p> Rindermarkt 7<\/p> 80331 M\u00fcnchen<\/p> 089189087335<\/p> 089 158987339<\/p> ff@pr-vonharsdorf.de<\/p>