{"id":13001,"date":"2011-01-15T13:07:19","date_gmt":"2011-01-15T12:07:19","guid":{"rendered":"http:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/?p=13001"},"modified":"2011-01-15T13:07:19","modified_gmt":"2011-01-15T12:07:19","slug":"rechnungen-archivieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/rechnungen-archivieren-1013001\/","title":{"rendered":"Steuerrelevante Dokumente m\u00fcssen unver\u00e4nderbar archiviert werden"},"content":{"rendered":"
\"\"<\/td> <\/tr> <\/tbody> <\/table>

Wer digitale und papiergebundene Dokumente im hektischen B\u00fcroalltag schnell auffindbar haben will, entscheidet sich in der Regel f\u00fcr die elektronische Archivierung mittels Dokumentenmanagementsoftware. „Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, muss aber sichergestellt werden, dass steuerrelevante Dokumente unver\u00e4nderbar archiviert sind“, informiert Harald Krekeler, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer des gleichnamigen Softwareb\u00fcros Krekeler, das auf die Entwicklung von Softwarel\u00f6sungen f\u00fcr digitales Dokumentenmanagement spezialisiert ist. Daf\u00fcr werden Dokumente beispielsweise verschl\u00fcsselt, digital signiert oder auf revisionssicheren Speichermedien archiviert.
Da das Abbild gescannter Papierdokumente erhalten bleiben muss, um die gesetzlichen Vorschriften f\u00fcr steuerrelevante Belege zu erf\u00fcllen, darf dieses nicht in ein Text-Dokument umgewandelt werden. Statt dessen kann beispielsweise das gescannte Bild in ein PDF-Dokument eingebunden und der erkannte Volltext zus\u00e4tzlich hinter dem Bild mit in das PDF geschrieben werden. Dieser wird anschlie\u00dfend von der Dokumentenmanagementsoftware ausgelesen und f\u00fcr eine sp\u00e4tere Volltextsuche in der Datenbank indexiert.
Die Scanneraufl\u00f6sung sollte bei 300 dpi liegen, um eine gute Texterkennung zu erm\u00f6glichen. „Da Farbdokumente unn\u00f6tig viel Speicherplatz beanspruchen, sollte man besser schwarz-wei\u00df Scans verwenden. Diese reichen aus, wenn keine essentiellen Informationen verloren gehen“, gibt Harald Krekeler einen weiteren Tipp.
Manchmal ist es zus\u00e4tzlich sinnvoll oder sogar gesetzlich vorgeschrieben, Papierbelege auch im Original zu archivieren: beispielsweise Vertr\u00e4ge, Bestellungen und Bilanzen.
Rechnungen per E-Mail gemeinsam mit qualifizierter Signatur archivieren!
Immer mehr Unternehmen zeigen sich umweltbewusst und verschicken Rechnungen und andere steuerrechtlich relevante Dokumente auf dem elektronischen Wege, etwa als PDF-Dokument im E-Mail-Anhang. Doch hier ist Vorsicht geboten, denn das PDF-Dokument einfach auszudrucken und abzuheften gen\u00fcgt nicht. Wer Vorsteuer geltend machen will, ben\u00f6tigt mit dem PDF-Dokument eine qualifizierte digitale Signatur. Diese muss \u00fcberpr\u00fcft und gemeinsam mit der Rechnung archiviert werden.
—
Presse-Kontakt:
Softwareb\u00fcro Krekeler
L\u00f6sungen f\u00fcr Dokumentenmanagement
Friedrich-Engels-Str. 45
15712 K\u00f6nigs Wusterhausen
Telefon +49 3375 203620
Internet http:\/\/www.krekeler.de<\/a><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Wer digitale und papiergebundene Dokumente im hektischen B\u00fcroalltag schnell auffindbar haben will, entscheidet sich in der Regel f\u00fcr die elektronische Archivierung mittels Dokumentenmanagementsoftware. „Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, muss aber sichergestellt werden, dass steuerrelevante Dokumente unver\u00e4nderbar archiviert sind“, informiert Harald Krekeler, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer des gleichnamigen Softwareb\u00fcros Krekeler, das auf die Entwicklung von Softwarel\u00f6sungen f\u00fcr digitales<\/p>\n","protected":false},"author":291,"featured_media":13004,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[12],"tags":[],"class_list":["post-13001","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-computer-und-videospiele"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13001","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/wp-json\/wp\/v2\/users\/291"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=13001"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13001\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/wp-json\/wp\/v2\/media\/13004"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=13001"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=13001"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.fachzeitungen.de\/pressemeldungen\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=13001"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}