(ddp direct)Die beiden SAP-Partner inPuncto und IT2 b\u00fcndeln ihre Kernkompetenzen im Human Capital Management f\u00fcr SAP. Durch die Kooperation bieten die beiden Unternehmen eine h\u00f6chst effiziente elektronische Personalakte an, die durch ihre einfache und logische Handhabung HR-Mitarbeiter ebenso wie IT-Fachleute \u00fcberzeugt. Das Produkt realisiert dabei in seinem strukturellen und funktionalem Aufbau die Philosophie der beiden Kooperationspartner: eine vollst\u00e4ndige und umfassende Integration in die von SAP definierte Businesslogik.<\/p>
Mit der neuen Gesamtanwendung f\u00fcr die e-Akte in SAP ist es m\u00f6glich, Dokumente einfach zu scannen, zuzuordnen und die digitale Version direkt abzulegen. Dadurch wird anders als bei papiergest\u00fctzten Akten eine Recherche nach definierten Suchkriterien f\u00fcr jederzeit zu aktualisierende Dokumente m\u00f6glich. Und zwar nicht nur z. B. von einem Sachbearbeiter an einem Ort, sondern von beliebig vielen Personen, deren Standort f\u00fcr die Akteneinsicht nicht relevant ist. Andererseits werden alle Akten immer an nur einem Ort abgelegt und zwar wie es sich in der SAP-Welt geh\u00f6rt, mit Sicherheitskontrollen \u00fcber Zugangsberechtigun\u00acgen und der Protokollierung jeglicher \u00c4nderungen oder Zus\u00e4tze der jeweiligen SAP-Anwender. inPuncto-Key Account Managerin Guergana Liptchanska nennt die Vorteile: Ein falscher Ablageort, Verlust, Entwendung oder die Manipulation von Personalakten sind damit ausgeschlossen. Zudem sei durch das Arbeiten ohne papiergest\u00fctzte Dokumente eine Reorganisation und Aktualisierung der e-Akte jederzeit problemlos m\u00f6glich.<\/p>
Der Vertriebsleiter der IT2 AG, Oliver Kurtz, sieht hier gewaltige Einsparpotenziale f\u00fcr alle mittelst\u00e4ndischen Unternehmen, die zwar schon mit SAP arbeiten, im Personalbereich aber noch papiergest\u00fctzt unterwegs sind. Oliver Kurtz: F\u00fcr herk\u00f6mmliche Akten m\u00fcssen R\u00e4ume Archivschr\u00e4nke, Poststellen etc. bereitgestellt werden. Pro Akte sind daf\u00fcr ca. 12 Euro zu veranschlagen. Durch unsere e-Akte ergeben sich Einsparungen sowohl bei der Infrastruktur als auch bei den Prozessen. Eine Vorstudie Einf\u00fchrung elektronische Personalakte belegt diese Aussage. So verringerte sich allein der Gesamtprozess von einer Personalanfrage bis zur Bereitstellung von durchschnittlich sechs Minuten bei papiergest\u00fctzten Akten auf 0,5 Minuten bei der e-Akte . Durch die gewonnene Prozesseffizienz, die \u00fcbrigens auch mit einer h\u00f6heren Personal\u00aczufrie\u00acdenheit einhergehe, lasse sich der ROI f\u00fcr die Einf\u00fchrung der e-Akte sehr schnell erreichen, so Oliver Kurtz von IT2.<\/p>
N\u00fctzliche Prozesse des Dokumentmanagements innerhalb von SAP-Umgebungen schnell und sicher umzusetzen, damit besch\u00e4ftigen sich die beiden SAP-Partner inPuncto aus Esslingen und IT2 aus Henstedt bereits seit Jahren. Die inPuncto GmbH legt ihren Schwerpunkt dabei auf Softwareentwicklung im ECM-Bereich Scannen, Massenverarbeitung und Archivieren von Dokumenten (BCR, OCR, ICR ) oder in die MS Office-Integration zu SAP. Die IT2-Kernkompetenzen sind die L\u00f6sungsentwicklung, das Consulting mit personalwirtschaftlichem Fokus bis hin zum Outsourcing. Damit boten beide Unternehmen beste Voraussetzungen zur Zusammenarbeit bei der Konzeption einer e-Akte, die alle Anforderungen an einfaches und schnelles Handling, Prozesssicherheit bei hoher Funktionalit\u00e4t und eine benutzerfreundliche Oberfl\u00e4che erf\u00fcllen.
W\u00e4hrend sich unser Partner IT2 verst\u00e4rkt auf die SAP-Grundfunktionen der eAkte wie Strukturierung, Recherche, Protokollierung der e-Akte widmete, haben wir uns mehr auf s\u00e4mtliche Aspekte der Dokumentverarbeitung konzentriert, erkl\u00e4rt inPuncto-Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer Dr. Frank Marcial. Das Softwareunternehmen kann hier auf sein breites, sogenanntes biz\u00b2BusinessSuite-Portfolio wie biz\u00b2OfficeSynchronizer (Integration von MS Office in SAP), biz\u00b2ScanServer oder biz\u00b2Archiver zur\u00fcckgreifen. Wir decken in der L\u00f6sung damit 3 relevante Dokumenten-Bereiche ab -< die Erfassung von Papierbelegen (z.B. Zertifikat), die Erzeugung von SAP-internen Dokumenten (z.B. Entgeldnachweis) und den dynamischen Prozess der Dokumentenerzeugung via MS-Office (z.B. Schreiben an Mitarbeiter). Hier k\u00f6nnen also problemlos lebende MS-Office-Dokumente wie Vorlagen, Formulare oder Briefe in elektronischer Form \u00fcbernommen werden. Ebenso werden E-Mails samt Anh\u00e4ngen, Faxe oder Files wie Bilddaten direkt in der e-Akte abgelegt. Papiergest\u00fctzte Dokumente hingegen werden per Scan \u00fcber ein Barcode-Verfahren der entsprechenden Personalakte zugef\u00fchrt. All diese Dokumente einer Personalakte sind dann nat\u00fcrlich abh\u00e4ngig von SAP-Zugriffsberechtigungen auf der \u00fcbersichtlich strukturierten Benutzeroberfl\u00e4che der IT2-eAkte abrufbar.<\/p>
Durch das Barcode-Verfahren von inPuncto wird auch die Migration von Altakten per Massenscan organisiert. Um die neue e-Akte in einem Unternehmen einzuf\u00fchren, ben\u00f6tigen wir abh\u00e4ngig vom Umfang des zu \u00fcbernehmenden Personalakten\u00acbestands und ob das Scanning \u00fcber Barcodes von einem externen Dienstleister \u00fcbernommen werden kann maximal vier Monate inklusive Schulung der Mitarbeiter, erkl\u00e4rt Dr. Marcial von inPuncto.<\/p>
Ist die e-Akte erst einmal in das Personalwesen integriert, kann dar\u00fcber auch spielend einfach das gesamt Recruiting organisiert werden. Im Bewerbermanagement ist eine Anforderung die schnelle und kontrollierte R\u00fcckgabe der Unterlagen an die Absender. Nach dem Scan werden Arbeitsproben, Lebensl\u00e4ufe, Testate und Zeugnisse unverz\u00fcglich wieder zur\u00fcckgesendet. Der Bewerber wird nat\u00fcrlich gleichzeitig \u00fcber die Datenspeicherung informiert.<\/p>
Ist die Bewerbung erfolgreich, wird aus der Bewerberakte eine Mitarbeiterakte und schlie\u00dflich eine Pension\u00e4rsakte. Oliver Kurtz von IT2: Die e-Akte bleibt ein Arbeitsleben lang und sogar dar\u00fcber hinaus immer aktuell und interaktiv sowie schnell zugriffsbereit. Eine Investition, die sich f\u00fcr jedes mittelst\u00e4ndische Unternehmen lohnt.<\/p>
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