Rundschreiben als Kommunikationsverhinderer – Anordnung, \u00dcberredung, \u00dcberzeugung – Marketing auch im Innendienst \u2013 nicht jeder f\u00fcr jedes<\/p>
T\u00e4glich werden wir im Unternehmen mit Rundschreiben, E-Mails, Projektberichten und Aktennotizen zugeschmissen. Wir sind selbst Teil dieses M\u00fchlrades, denn auch wir geben diese Dinge in Umlauf. T\u00e4glich wundern wir uns, dass unsere Informationen nicht gelesen werden, dass Kollegen schlecht vorbereitet in Sitzungen erscheinen und die wesentlichen Inhalte unserer Rundschreibungen und Einladungen nicht erkannt haben. T\u00e4glich sind wir in Meetings und k\u00f6nnen nicht mitreden, weil wir die wesentlichen Inhalte von Rundschreiben nicht erkannt, nicht verarbeitet und manchmal aus Zeitnot gar nicht gelesen haben. Diese unkontrollierte Informationsflut f\u00fchrt zur Verschleppung und Verz\u00f6gerung von Entscheidungen. Nach einer Untersuchung von Proudfoot Consulting sind 46% der unproduktiven Arbeit auf M\u00e4ngel in der Planung zur\u00fcckzuf\u00fchren \u2013 vielleicht auch auf M\u00e4ngel in der Kommunikation?<\/p>
Anordnung, \u00dcberredung, \u00dcberzeugung<\/p>
Drei Wege gibt es, um eine gew\u00fcnschte Reaktion zu erzeugen: die Anordnung oder Information, die einen Sachverhalt bekannt gibt oder anordnet, die \u00dcberredung, die jemand ohne Argumente zu einer Reaktion bringen soll und die \u00dcberzeugung, die jemand mit Argumenten zu einer Reaktion veranlasst. In Unternehmen ist die h\u00e4ufigste Variante von oben nach unten die Anordnung und von unten nach oben die \u00dcberredung oder die \u00dcberzeugung, wobei die \u00dcberredung h\u00e4ufig irgendwann in einer Sackgasse endet. Anordnungen betreffen Bereiche, die gemacht werden m\u00fcssen aber wer macht schon gern Dinge, die er muss. Wenn dann noch hinzukommt, dass diese Anordnungen in Mengen von schlecht aufbereiteten Informationen versteckt sind, muss man sich \u00fcber mangelnde Umsetzung nicht wundern. Erster Weg w\u00e4re also, statt Anordnungen nach Argumenten f\u00fcr unsere Mitarbeiter und Kollegen zu suchen, um sie von einem Vorhaben zu \u00fcberzeugen, zweiter Weg, diese Informationen in eine leicht lesbare Form zu bringen.<\/p>
Marketing f\u00fcr den Innendienst<\/p>
Zwei Arten von Informationen werden Mitarbeiter im Unternehmen i.d.R. zur Verf\u00fcgung gestellt. Zum einen sind dies Image bildende Nachrichten, die in Form von Zeitungen, Intranet oder Prospekten das gute Gef\u00fchl, das Miteinander im Betrieb f\u00f6rdern sollen. Diese Art der Informationen ist oft schon werblich gestaltet, damit sie der Empf\u00e4nger leichter aufnehmen kann. Der andere Bereich sind gezielte Rundschreiben, Protokolle, Nachrichten oder Berichte, die nur f\u00fcr bestimmte Mitarbeiter gedacht sind. Es braucht dann nicht gleich eine Werbeabteilung, um hierf\u00fcr eine leicht lesbare Form zu entwickeln, Grundlagenwissen im Direkt- und Dialogmarketing w\u00e4re aber schon sinnvoll. Eine Zusammenfassung, Unterteilung in \u00fcberschaubar gro\u00dfe Abs\u00e4tze, kurze pr\u00e4gnante S\u00e4tze und Hervorhebungen der wichtigsten Bereiche erleichtern die Lesbarkeit. Auch bei Fremdw\u00f6rtern sollte man immer daran denken, dass alle Empf\u00e4nger diese sofort verstehen k\u00f6nnen. Es ist leicht f\u00fcr einen Spezialisten, den sachlichen Inhalt eines Berichtes niederzuschreiben aber nicht so einfach f\u00fcr ihn, den Text anschlie\u00dfend so zu bearbeiten, dass er leicht zu lesen ist. Das Verst\u00e4ndnis beim Empf\u00e4nger wird extrem gef\u00f6rdert, wenn er Informationen leicht aufnehmen und verstehen kann.<\/p>
Nicht alles f\u00fcr jeden<\/p>