Eine allgemein anerkannte Definition des Facility Management Begriffs wurde vom Europäischen Facility Management Network (EUROFM) erarbeitet:
Das Facility Management betrachtet alle kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, einer Liegenschaft oder eine im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehören.[2] Neben zahlreichen Teilaspekten spielt beim FM das ganzheitliche Ertrags- und Kostendenken eine ganz wesentliche Rolle. Beide Bestandteile sind für eine erfolgreiche Bewirtschaftung einer Liegenschaft und damit für die Werterhaltung bzw. Wertsteigerung von größter Bedeutung.[3]
Facility Management ist branchenunabhängig und demzufolge auf eine große Zielgruppe in Industrie und Verwaltung anwendbar, dennoch wurde dieses Potential erst in sehr geringem Umfang durch einheitliche Definitionen gefördert. Zur Implementierung des Facility-Management-Gedankens in die unternehmerischen Denkweisen ist die strategische ganzheitliche Konzeption des Ansatzes zu verwirklichen. Nur durch die unternehmensumspannende Eingliederung eines Facility Management Systems (FMS) kann ein großer Nutzen für alle Beteiligten generiert werden, der eine hohe Kostentransparenz, Flexibilität und Datenverfügbarkeit ermöglicht.
Das FM übernimmt eine Vielzahl der Nebenprozesse, die nicht zum eigentlichen Kerngeschäft des Kunden gehören, um diesen davon zu entlasten und parallel dazu die Kosten transparent zu machen. Die Kerngeschäfte und Hauptaufgaben einer Unternehmung sind Tätigkeiten, die direkt und unmittelbar dem Erreichen der unternehmerischen Ziele dienen. Allgemein betrachtet ist das Kerngeschäft die Ausrichtung auf Markt-bedürfnisse mit den dazugehörigen Produkten oder Dienstleistungen, die dem Geschäftsportfolio entsprechen. Darüber hinaus entstehen durch Verwaltung, Betreuung und andere Abläufe in der gesamten Liegenschaft zwangsläufig Nebenprozesse, die mit hohen Kosten verbunden sind und die von den Unternehmen bewältigt werden müssen. Bisher wurden diese anfallenden Aufgaben eher „stiefmütterlich“ behandelt und als Verursacher hoher Nebenkosten unzureichend erkannt. Aus der Situation der Vernachlässigung dieser Nebenprozesse heraus sowie durch aktive Entscheidungen gegen diese Nebenprozesse entwickelte das FM in den vergangenen Jahren seine Berechtigung am Markt.
Die kontinuierlichen Einsparmaßnahmen in den zurückliegenden Jahren sind vorrangig in den typischen Unternehmensbereichen wie Produktion, Lagerwesen, Logistik und Verwaltung angesetzt worden, erbrachten jedoch in der letzten Zeit kaum noch den gewünschten Erfolg. Eine Reihe anderer Positionen besitzen nunmehr die größten Einsparpotentiale bei den betriebswirtschaftlichen Ausgaben. Die Kosten für Reinigung, Instandhaltung und Sicherheit beispielsweise sind näher in das Blickfeld der Geschäftsführungen gelangt und erhalten nun die Aufmerksamkeit, die ihrem Stellenwert im Unternehmen gerecht wird. Das FM hat sich eben dieser Nebenkosten angenommen und bearbeitet diese Prozesse als Kerngeschäft. Facility Management ist eine strategische Unternehmensaufgabe für Gebäudeverwalter und Unternehmer gleichermaßen, die ganzheitlich ausgelegt werden muß, um auch langfristig erfolgreich zu wirtschaften. Es ist ein Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrument, das an den Lebenszyklus einer Liegenschaft oder eines Gebäudes ausgerichtet und deshalb auch dementsprechend in seiner Bedeutung bewertet werden muß.
Die erfolgreichste und wirtschaftlichste Form der Begleitung eines Objektes mittels FM beginnt bei dessen Planung und Erstellung, setzt die größten Ressourcen in der Nutzungsphase frei und unterstützt die abschließende Veräußerung bzw. Nutzungsänderung.
Demzufolge sollten die Dienstleistungen des FM idealer Weise bereits in die PLANUNGSPHASE eines Objektes eingebunden werden, um mögliche konstruktive Bewirtschaftungsvorteile und Einsparpotentiale durchzusetzen, die langfristig optimale Betriebskosten sichern (siehe Abb. 2.1/I). Eine enge Zusammenarbeit des Kontraktors oder Betreibers mit den Architektur-, Planungs- und Ingenieurbüros ist für die Durchsetzung und den Erfolg der Optimierungen zwingend notwendig. Auf diese Weise können nicht nur die unternehmensbezogenen Kernprozesse, sondern auch die Nebenprozesse im Rahmen der Entwicklungsphase optimiert, das heißt beispielsweise „reinigungsfreundlich“ konzipiert werden. In der Praxis wird häufig die Unterstützung von Facility Management Beratern in Anspruch genommen, die in der Regel auf größere Erfahrung und umfangreicheres Fachwissen zurückgreifen können.
Abb. 2.1/I: Leistungsspektrum des Facility Management
Einerseits sollte die Ermittlung von spezifischen Kennzahlen der Dienstleistungskosten bereits in dieser PLANUNGSPHASE ansetzen, andererseits ist jedoch auch die Umkehrung des Sachverhalts zu betrachten. Wenn bereits aussagefähige Kennzahlen zur Ermittlung der Nebenkosten vorliegen, können sie schon bei der Beurteilung der konstruktiv-architektonischen Lösungen mit dem Ziel der Minimierung der künftigen Nebenkosten herangezogen werden. Unterstützt wird diese Vorgehensweise durch Untersuchungen von Horst Wildemann, die ergeben haben, daß in der Phase der konstruktiven und technologischen Produktionsvorbereitung bis zu 80% der künftigen Kosten beeinflußt werden können. Gleiches läßt sich auf die Erstellung und Ausstattung von Gebäuden übertragen. Die Möglichkeit der Einflußnahme auf die Struktur des Bauwerkes im Sinne einer kostenminimierenden Betriebs- und Nutzungsphase verringert sich, je später der Einstieg des Facility Management in das Projekt erfolgt.[4]
Über die Phasen der Finanzierung und Realisierung gelangt das Objekt zu seiner eigentlichen Zweckbestimmung, der NUTZUNG, VERMIETUNG oder VERMARKTUNG. In dieser Lebenszyklusphase findet das ganzheitliche FM mit dem Segment Gebäudemanagement (GM) seine Kernaufgaben.
Die Nutzung einer Liegenschaft verursacht sowohl variable als auch fixe Kosten, die innerhalb weniger Jahre die Investitionsausgaben überstiegen haben. Die Reinigungskosten zählen beispielsweise zu den variablen Kosten, da die Reinigung zwar regelmäßig, jedoch in Abhängigkeit von der Nutzung und vom Verschmutzungsgrad durchgeführt wird. Fixe Kosten sind z.B. der Aufwand für den Sicherheitsdienst oder die Instandhaltung des Baukörpers. Die Einflußnahme in Planung und Realisierung macht sich hier sehr schnell in meßbaren Zeit- und Kosteneinsparungen bezahlt. So können beispielsweise die Reinigungs- und Instandhaltungskosten von Deckenlampen schon allein in Abhängigkeit von deren Konstruktion stark abweichen, so daß eine sorgsame Auswahl im Vorfeld der Planung partnerschaftlich zwischen Architekten, Bauherren und Betreibern durchgeführt werden sollte.
Als letzten Aufgabenbereich des FM bleibt noch die VERÄUSSERUNG oder die UMNUTZUNG des Objektes zu erwähnen. Wird ein Gebäude verkauft, so ist ein bereits implementiertes und bewährtes FM-System ein schlagkräftiges Verkaufsargument, nicht zuletzt durch die nachweisbare regelmäßige Betreuung, Wartung und Reinigung der technischen Anlagen und der Bausubstanz.
Zur Verdeutlichung der Aufgabenschwerpunkte sollte Facility Management in zwei Bandbreiten gegliedert werden. Die ganzheitliche Betreuung eines Gebäudes von der Planungsphase bis zur Veräußerung bzw. Nutzungsänderung beschreibt das FM im weiteren Sinne.
Der Bereich der Objektnutzung und -bewirtschaftung wird im Rahmen dieser wissenschaftlichen Ausarbeitung als zentrales Thema behandelt, um dessen besondere Notwendigkeit zu verdeutlichen. Es wird hier in der Objektnutzung von einem Gebäudemanagement gesprochen, das als Leistungsbündel eine Vielzahl von Einzeldienstleistungen enthält. Gelegentlich wird dieser Abschnitt des Gebäudemanagement auch mit dem Oberbegriff Facility Management bezeichnet, was nicht ganz korrekt ist, sich aber selbst in der erst kurzen Phase seines Bestehens schon etabliert hat. Es wird hier vom FM im engeren Sinne gesprochen.
Die Gebäudemanagement läßt sich in drei Dienstleistungssegmente einteilen (siehe Abb. 2.1/II). Sie bestehen separat als Kaufmännisches, Technisches und Infrastrukturelles Gebäudemanagement, haben jedoch keine klaren Abgrenzungen untereinander sondern fließende Übergänge.
Der Begriff „Infrastruktur“ bezeichnet den notwendigen wirtschaftlichen und organisatorischen Unterbau einer hochentwickelten Struktur. Im Infrastrukturellen Gebäudemanagement (IGM) werden gebäudebezogene, organisatorische und Versorgungsdienste wie z.B. Hausmeisterei, Sicherheitsdienst, Reinigung und Verpflegung (Catering) zusammengefaßt. Dies ist in der Regel der Einstieg des FM-Anbieters in eine Liegenschaft, denn aus diesem Segment werden eher...
