Absolute Zahlen
Bevor ich auf die absoluten Zahlen eingehe, soll folgende Übersicht alle Einteilungsmöglichkeiten von Kennzahlen in der internationalen Hotellerie veranschaulichen.
Abb. 4: Arten von Kennzahlen
Absolute Kennzahlen können Einzelwerte, Summen, Differenzen oder Mittelwerte sein. Sie geben über die Größe eines Tatbestandes Auskunft, vergleichen jedoch keine Zahlen. Deshalb besteht in der Literatur ein Meinungsstreit darüber, ob absolute Zahlen auch zu den Kennzahlen gezählt werden können. Einige Autoren sind der Ansicht, dass ausschließlich Verhältniszahlen Kennzahlen für betriebswirtschaftliche Zwecke sein können (28). In der Praxis werden jedoch auch die absoluten Zahlen zu den Kennzahlen gezählt. In der Hotellerie versteht man unter Einzelwerten z.B. die Anzahl der belegten Zimmer, unter Summen z.B. die Bilanzsumme, unter Differenzen z.B. die unproduktiven Stunden der Arbeitnehmer und unter Mittelwerten z.B. den durchschnittlichen Lagerbestand pro Monat.
Verhältniszahlen
Die Verhältniszahlen sind aussagefähiger als die absoluten Zahlen, da sie sich auf eine Vergleichszahl beziehen (29). Der Zähler wird als „Beobachtungszahl“ bezeichnet, da über die Größe im Zähler eine Aussage gemacht werden soll. Der Nenner wird als „Bezugszahl“ bezeichnet, da an der Größe im Nenner die Beobachtungszahl gemessen wird (30). Die relativen Zahlen unterscheiden sich in Gliederungs-, Beziehung- und Indexzahlen (31). Ein Beispiel für eine Gliederungszahl aus der Hotellerie ist die Belegungsquote, bei der die Beobachtungszahl „Belegte Zimmer“ einen Teil der Bezugszahl „Verfügbare Zimmer“ darstellt. Eine Beziehungszahl ist z.B. der Umsatz pro Beschäftigen, bei der die Beschäftigten als gleichrangige, aber wesensverschiedene Größe den Umsatz beeinflussen. Als Messzahl bezeichnet man z.B. das Verhältnis Speisen- und Getränkeumsatz, bei der sich Nenner und Zähler nur durch ein einziges Merkmal, hier sachlicher Art, unterscheiden und der Getränkeumsatz mit 100 gleichgesetzt wird.
Monetäre Größen
Als monetäre Größen werden Wertgrößen bezeichnet. Obwohl die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen grundsätzlich Wertgrößen darstellen, stehen viele Mengen- bzw. Zeitgrößen aber ersatzweise für Wertgrößen (32). Die Information aus diesen Kennzahlen lässt finanzielle Rückschlüsse zu. Monetäre Kennzahlen in der Hotellerie sind beispielsweise der Deckungsbeitrag, der Yield und die Personalkosten.
Nicht monetäre Größen
Nicht-monetäre Größen sind Mengen- und Zeitgrößen (33). Beispiele im internationalen Hotelmanagement sind die durchschnittliche Aufenthaltsdauer, die effektive Öffnungszeit und die Verbesserungsvorschlagsquote. Hier werden nicht numerische Einflussgrößen wie die Qualität, Gästebegeisterung und Mitarbeiterzufriedenheit berücksichtigt.
Das Unternehmen als Ganzes
Die Kennzahlen zur Planung, Steuerung und Kontrolle der Unternehmung als Ganzes beinhalten Kennzahlen zur Erfolgslage, wie z.B. Rentabilität, Gewinn, Kosten und Kennzahlen zur Finanzlage, also der Kapital- und Vermögensverhältnisse. Was genau unter Einheit Betrieb und Unternehmen zu verstehen ist, lässt sich nur schwer definieren. Es handelt sich jedoch um Kennzahlen, mit denen eine Erscheinung charakterisiert wird, die die ganze wirtschaftliche Einheit Betrieb betrifft (34). Es werden Kennzahlen benötigt, die sich auf die gesamtbetrieblichen Zusammenhänge beziehen.
Einzelne betriebliche Funktionen
Die Kennzahlen zur Planung, Steuerung und Kontrolle einzelner betrieblicher Funktionen werden berechnet in den Bereichen Beschaffung, Lagerwirtschaft, Fertigung, Vertrieb und Personalwirtschaft (35). Diese Kennzahlen erfassen die funktionalen und organisatorischen Gegenstandsbereiche des Unternehmens, welche im operativen Hotelgeschäft Logis, Food & Beverage und Personal darstellen.
Interne Kennzahlen
Die internen Kennzahlen sind verlässlicher und aussagefähiger als die externen, da der Controller weiß, wie diese Zahlen zustande gekommen sind und mit welchen Ungenauigkeiten sie evtl. behaftet sind (36). Sie liefern Aussagen zu Sachverhalten, welche die Leistungsfähigkeit funktionsorientierter Profit Center im Hotelbetrieb dokumentieren (27), z.B. im F&B den Umsatz pro Sitzplatz.
Externe Kennzahlen
Externe Kennzahlen werden zum einen von Institutionen (z.B. Hochschulinstitut, Verband, Kammer) mittels Fragebogen ermittelt. Zum anderen können sie aus veröffentlichtem Material abgeleitet werden (z.B. aus Jahresabschlüssen und Geschäftsberichten von Aktiengesellschaften). Außerdem ermitteln externe Analytiker (z.B. Steuerverwaltung, Banken) bei betriebswirtschaftlichen oder steuerlichen Prüfungen Kennzahlen (38).
Kennzahlen sind eine wichtige Informationsgrundlage und unterstützen als Instrument der Unternehmensführung Managementaufgaben im Bereich der Leistungserstellung (39). Fünf wesentliche Funktionen von Kennzahlen sind die Operationalisierungsfunktion, Anregungsfunktion, Vorgabefunktion, Steuerungsfunktion und Kontrollfunktion. Nicht zu vergessen ist weiterhin die Funktion der Wirtschaftlichkeit.
Operationalisierungsfunktion:
Kennzahlen geben die Unternehmensziele weiter und müssen diese somit auch messbar machen, d.h. in Kennzahlen umsetzen. Die Kennzahlen werden gebildet und berechnet, um Ziele zu operationalisieren, die somit konkret messbar sind. Für operationale Ziele müssen der Zeitbezug, das Zielausmaß und die Messbarkeit vorgegeben sein (40). Quantitative Ziele, die als Entscheidungskriterien benötigt werden, können als Kennzahlen ausgedrückt werden und unterstützen bei schlecht strukturierten Problemen den Entscheidungsprozess. Dadurch werden Orientierungsziele vermittelt (41). In der Hotellerie wird beispielsweise im Restaurant der Sitzplatzumschlag berechnet. Dieser dient unter anderem als Entscheidungskriterium für Zwecke der Personalplanung.
Anregungsfunktion:
Kennzahlen dienen der Erkennung von Auffälligkeiten und Veränderungen (42). Als Frühwarnsystem werden sie bei der momentanen Wirtschaftslage immer wichtiger, um Gefahren und Fehlentwicklungen frühzeitig aufzuzeigen. Steuert das Unternehmen auf kritische Werte zu, wird ein Signal gegeben und es kann sofort reagiert werden (43). In der Hotellerie wird beispielsweise im Logisbereich die No-Show Rate für die jeweiligen Wochentage berechnet. Der Empfangschef wird aus seiner Erfahrung im Verhältnis zur No-Show immer überbuchen. Er erstellt eine vierteljährliche Statistik der tatsächlich vorgekommenen No-Shows pro Wochentag, um Prognosefaktoren zu erhalten. Für die verschiedenen aufgetretenen Anzahlen von No-Shows werden sodann der erwartete Gesamtverlust bei Überbuchung errechnet und so viele Zimmer überbucht, die im Zusammenhang mit dem niedrigstem zu erwartenden Gesamtverlust stehen. Diese kalkulierbare Überbuchungsmethode minimiert zum einen die Deckungsbeitragsverluste, wenn Gäste nicht erscheinen und zum anderen eventuelle Schadensersatzkosten bei Überbuchungen. Treten nun im nächsten Vierteljahr vermehrt oder vermindert No-Shows auf, dienen die Kennzahlen als Frühwarnsystem, und die Anzahl der notwendigen Überbuchungen wird neu berechnet.
Vorgabefunktion:
Kennzahlen sind bei der Budgeterstellung die wichtigsten Zielvorgaben. Sie dienen als Grundlage für alle strategischen und operativen Entscheidungen (44). Diese Vorgabewerte ergeben sich aus den Zielen, Plänen und Planzahlen, die dann für die Entscheidungsebenen abgeleitet werden. Aufgrund der Vorgabe können sodann Ursachen und Abweichungen analysiert werden und schließlich Korrekturmaßnahmen ergriffen werden (45). In der Hotellerie bekommen die Abteilungsleiter beispielsweise einen gewissen Prozentsatz der Personalkosten vorgegeben, den sie nicht überschreiten dürfen.
Steuerungsfunktion:
Durch nur wenige Kennzahlen können komplexe Steuerungsprozesse im Unternehmen vereinfacht und besser beurteilt werden. Als Eckdaten vermitteln sie den Mitarbeitern ein Bild der Zukunft. Es werden Maßnahmen vorgegeben, um das gesetzte Ziel zu erreichen. Die Zielerreichung wird kontinuierlich überprüft und Abweichungen analysiert (46). Komplexe Sachverhalte werden verständlicher dargestellt, die Führungskräfte werden über die Zusammenhänge informiert, Einflussfaktoren des Erfolges, Ursachen für Mängel und Auswirkungen von Schwächen werden erkennbar (47). In der Hotellerie kann dies beispielsweise mit der Varianzanalyse deutlich dargestellt...
