Jeder Mitarbeiter, der ein Unternehmen verlässt, hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dabei hat er die Wahl, ob ihm ein einfaches Zeugnis reicht oder er sich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wünscht. Es ist ein wichtiges Mittel bei Bewerbungen und hat laut Gesetzgeber wahr und wohlwollend formuliert zu werden. Für den Arbeitgeber birgt das einige Fallstricke. Denn was, wenn es über den Mitarbeiter nicht viel Gutes zu sagen gibt?

Die Grundregeln für ein ordnungsgemäßes Arbeitszeugnis

Die Formalien vorneweg: Ein Arbeitszeugnis, egal ob qualifiziert oder nicht, muss immer auf Papier ausgestellt werden. Ein PDF-Dokument oder sogar eine E-Mail reichen hier also nicht aus.  Normale Arbeitszeugnisse enthalten Informationen über das Angestelltenverhältnis und seine Dauer. Verlangt der scheidende Mitarbeiter ein qualifiziertes Zeugnis, muss es zudem auch Informationen über die erbrachten Leistungen und das Verhalten während der Arbeit enthalten. Immerhin: Voreiligkeit kann sich der Arbeitgeber sparen, denn ein Arbeitszeugnis muss nur auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers erstellt werden.

Nicht zu unterschätzen: Die äußere Form

Es wurde bereits vor Gericht darüber gestritten, welche Qualität ein Arbeitszeugnis in seiner äußeren Form haben muss. Das Bundesarbeitgsericht hat entschieden, dass das Papier zwar gefaltet werden darf, dieser Knick aber nicht auf Kopien erkennbar sein darf. Dementsprechend ist es sicherer, das Zeugnis ungefaltet zu versenden. Da es sich bei diesem Dokument um eine Urkunde handelt, sollte es auf sauberem Qualitätspapier erstellt werden. Das bedeutet insbesondere, dass es keine Flecken, Radierungen, Durchstreichungen oder ähnliches enthalten darf. Darüber hinaus sollte das Arbeitszeugnis einen Briefkopf besitzen und in Maschinenschrift verfasst sowie vom Aussteller unterschrieben worden sein.

Der Inhalt: Unmissverständliche Formulierungen sind wichtig

Der Paragraf 630 im Bürgerlichen Gesetzbuch schreibt vor, dass das Arbeitszeugnis verständlich formuliert werden muss und keine versteckten Aussagen enthalten. In Kombination mit der Vorgabe einer wohlwollenden Formulierung kann es für den Aussteller deshalb sehr schwierig sein, ein ordnungsgemäßes Arbeitszeugnis zu erstellen. Fühlt sich der Mitarbeiter im Arbeitszeugnis nämlich herabgewürdigt oder unangemessen bewertet, kann er das Zeugnis vor Gericht anfechten und ein neues einklagen.

Um diese Umstände zu vermeiden, sollte man von Anfang an darauf achten, dass das Arbeitszeugnis auch den inhaltlichen Vorgaben entspricht.  Es gibt eine große Auswahl an Büchern, die wertvolle Informationen über das Verfassen von Arbeitszeugnissen liefern. In der Regel wird auf einen Pool von bestimmten Formulierungen zurückgegriffen, die sich teilweise nur in Begriffen wie „zufriedenstellend“ oder „zu unser außerordentlichen Zufriedenheit“ unterscheiden. Je positiver eine solche Umschreibung ist, umso besser wird der Mitarbeiter beurteilt. Wer also nur ein „zufriedenstellend“ erhält, hat eher mittelmäßig gearbeitet. Die wichtigsten Formulierungen sind Mitarbeitern aus der Personalabteilung in der Regel bekannt, so dass die Zeugnisse entsprechend gedeutet werden können. Alternativ kann eine Software hier nützlich sein, mit der sich Arbeitszeugnisse absolut rechtssicher und ohne viel Aufwand zusammenstellen lassen.

Doch Achtung: Ein Buch kann nie auf einen individuellen Fall eingehen. Es besteht also immer ein gewisses Risiko, dass Fehler begangen werden und auf Grund einer falschen Einschätzung oder mangelnder Sorgfalt eine Formulierung gewählt wird, gegen die der Mitarbeiter gerichtlich vorgehen wird. Weil die Mitarbeiter ihr Zeugnis von einem Anwalt für Arbeitsrecht überprüfen lassen können, sollte man auch als Arbeitgeber auf diese Möglichkeit zurückgreifen. Ein entsprechender Rechtsexperte kann das Dokument auf seine ordnungsgemäße Anfertigung hin überprüfen und auf diese Weise einer langen und kostspieligen Klage auf Korrektur vorbeugen.
Joachim Rotzinger
(verantwortlich i.S.d. § 55 Abs. 2 RStV)

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