Ein Firmenwagen ist meist ein Grund zur Freude, doch was vielen auf den ersten Blick entgeht, ist die steuerliche Verantwortung, die die neue Errungenschaft mit sich bringt. Denn: In den Augen des Finanzamts ist ein Firmenwagen, der auch für private Fahrten genutzt wird, gleichwertig mit einem geldwerten Vorteil, der auf das Gehalt aufaddiert wird. Dies bedeutet, dass das Automobil richtig versteuert werden muss — die beiden Wege dafür sind die Ein-Prozent-Methode und das Fahrtenbuch. Letzteres kann handschriftlich oder elektronisch via Fahrtenbuch-App geführt werden.

Fahrtenbuch schreiben kann sich lohnen

Die Ein-Prozent-Methode erscheint zunächst verlockend. Ohne großen Aufwand richtet sich der zu zahlende Steuerbetrag hier nach dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs. Dies kann gerade bei einem teuren Auto schnell kostenspielig werden und lohnt sich auch wenig, wenn der Wagen hauptsächlich betrieblich genutzt wird. In beiden Fällen, stellt das Fahrtenbuch eine günstigere Alternative dar. Die Steuerlast wird bei dieser Methode nach den tatsächlich getätigten Privat- und Betriebsfahrten anteilig berechnet. Es ergibt sich ein individueller Wert, mit der im Gegensatz zur Pauschale gespart werden kann. Von der Ein-Prozent-Methode auf das Fahrtenbuch kann immer zum Jahreswechsel umgestiegen werden.
Das Fahrtenbuch lohnt sich — es verlangt jedoch auch Disziplin. Das Finanzamt prüft nach bestimmten Kriterien streng, ob ein Fahrtenbuch gültig ist oder nicht. Genau gesagt bedeutet dies: Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Start- und Zieladresse, Firma, besuchter Geschäftspartner und Zweck der Fahrt müssen bei einer Betriebsfahrt eingetragen werden.Eine Privatfahrt muss lediglich ohne weitere Angaben als solche gekennzeichnet sein. Bei einem handschriftlichen Fahrtenbuch kann dies im Berufsalltag schnell einmal stressig werden und Fehler schleichen sich ein. Zudem muss darauf geachtet werden, dass das Fahrtenbuch zeitnah, lückenlos, manipulationssicher in geschlossener Form und mit der Angabe von Privatfahrten geführt wird. Ist dies nicht der Fall kann es bei der Prüfung durch das Finanzamt zu einer Ablehnung kommen und die teure Ein-Prozent-Methode wird angewandt.

Digitale Fahrtenbücher als zeitsparende Alternative

Eine praktische und vor allem stressfreie Alternative stellen digitale Fahrtenbücher da. Einmal im Fahrzeug installiert, werden sämtliche Fahrten automatisch aufgezeichnet. Im Nachgang müssen nur noch einige Informationen zur Kategorisierung der Fahrt hinzugefügt werden. Doch Vorsicht: Auch bei der digitalen Variante müssen die Kriterien des Finanzamts zur Anerkennung eingehalten werden. Da ein digitales Fahrtenbuch zeitnah (gemäß der 7-Tage-Regel) geführt werden muss, kann eine Reminder-Funktion mit Push-Nachrichten am Smartphone praktisch sein. Besonders wichtig ist jedoch, dass der Nutzer das Fahrtenbuch nicht manipulieren und verfälschen kann. Die Fahrten sollten aus diesem Grund nur kommentiert und nicht editiert werden dürfen und Änderungen an den Kommentaren in einer Änderungshistorie aufgeführt werden. So bleibt das elektronische Fahrtenbuch für das Finanzamt transparent und nachvollziehbar.

Da nicht alle Anbieter die strengen Kriterien des Finanzamts erfüllen, gilt es bei der Wahl des elektronischen Fahrtenbuchs Ihres Vertrauens vorsichtig zu sein. Kostenlose Fahrtenbuch-Apps, die ausschließlich über das GPS-Moduls Ihres Smartphones funktionieren, sind beispielsweise oft unsicher und lückenhaft. Für ein lückenloses digitales Fahrtenbuch, das vom Finanzamt anerkannt wird, empfiehlt sich eine Kombination aus Software (eine Fahrtenbuch-App) und einer Hardware. Ein Beispiel dafür ist Vimcar, ein Berliner Unternehmen, das sich die OBD-Technologie zunutze gemacht hat. In die OBD-Schnittstelle, die sich im Fußraum des Fahrzeugs auf der Fahrerseite befindet, wird ein kleiner Stecker eingesteckt, der die Fahrten aufzeichnet. In der zugehörigen App muss später nur noch kategorisiert werden.  Ein Unterschied zu anderen Anbietern ist zudem, dass in dem Fahrtenbuch-Stecker eine eigene SIM-Karte integriert ist — somit kann das Handy im Gegensatz zu Bluetooth-Lösungen auch getrost einmal vergessen werden. Der Stecker überträgt die Daten autark und speichert sie lückenlos in der App. Das digitale Fahrtenbuch von Vimcar wurde in Zusammenarbeit mit Steuerberaternentwickelt und von der KPMG geprüft.

Ein digitales Fahrtenbuch kann dementsprechend eine Entlastung im Alltag darstellen und viel Zeit und Ärger sparen, bei der Wahl des Anbieters sollte jedoch großen Wert auf Finanzamtkonformität gelegt werden.

Vimcar GmbH
Skalitzer Straße 104
10997 Berlin
Germany