4 Integrierte Managementsysteme

4.1 Definition

Der lateinische begriff „integratio" bedeutet „die Erneuerung", wird aber meist mit „Wiederherstellung eines Ganzen" oder „Eingliederung in ein größeres Ganzes" übersetzt. Bei der Integration im Rahmen dieser Arbeit sollen vorher getrennte Objekte zu einem Ganzen zusammengefügt werden. Ein IMS ist dabei aber mehr als die Summe seiner Teile. Es ist vielmehr das eigenständige Modell eines umfassenden Managementsystems, das den Unternehmenserfolg in den Mittelpunkt stellt. Das klassische IMS umfasst Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Arbeitsschutzmanagement.[59]Die Objekte der Integration im Rahmen meiner Arbeit sind die vorgestellten Systeme: QMS, UMS, AMS, RMS und Controlling.

4.2 Vor- und Nachteile

Existieren in einem Unternehmen mehrere Managementsysteme, so entstehen Schnittstellen und Doppelarbeit, die zu gegenseitiger Behinderung und unnötigen Kosten führen.[60] Ziel des IMS ist es, die Konflikte im Management zu lösen, Ziele abzustimmen und für klare, möglichst quantifizierbare Vorgaben zu sorgen. Besonders bei MKU ist es wichtig, Ressourcen rationell zu bündeln.[61] Ein IMS hat folgende Vorteile: [62]

 Vermeidung von Doppelarbeit,

 Schnittstellenoptimierung,

 Nutzung von Synergien,

 Kostensenkung,

 Reduktion der Komplexität,

 klare Verantwortlichkeiten und Befugnisse,

 klare Zielsetzungen und entsprechendes Controlling sowie

 größere Selbständigkeit und Motivation der Mitarbeiter.

Der wesentliche Nachteil eines IMS ist der anfänglich höhere Implementierungssaufwand. Dieser wird jedoch bereits mittelfristig aufgrund vielfacher Kosten und Zeiteinsparungspotentiale ausgeglichen.[63]

4.3 Darstellung der Integrationsansätze

Nachfolgend werden die vier wichtigsten Ansätze zur Integration von Managementsystemen kurz vorgestellt.

4.3.1 Additive Integration

Das erste Integrationskonzept ist die Addition von Managementsystemen. Es kann bei dieser Methode lediglich von einem Vorläufer der Integration gesprochen werden. Die zunächst getrennt eingeführten und zu integrierenden Managementsysteme werden hierbei nur in einem Handbuch zusammengefasst, ohne das eine tief greifende inhaltliche Abstimmung erfolgt. Konflikte und Widersprüche der Teilsysteme werden eliminiert, eine Abstimmung der Aufbau- und Ablauforganisation findet jedoch nicht statt.[64]

Abbildung 2: Additive Integration[65]

4.3.2 Partielle Integration

Bei dieser Integration wird ein Teilsystem als Basissystem definiert. Dieses Basissystem, meist die ISO 9001 oder ISO 14001 gibt für die anderen Teilsysteme die Struktur vor. Gemeinsame Anforderungen werden vereinheitlicht. Anforderungen, die nicht integriert werden können, werden angedockt. Die partielle Integration wird entweder auf der Ebene der Handbücher oder der Verfahrensanweisungen durchgeführt.[66]

Abbildung 3: Partielle Integration (QMS als Basis) [67]

4.3.3 Systemübergreifende Integration

Der Leitgedanke der systemübergreifenden Integration besteht darin, die lenkenden und systematisierenden Elemente eines Managementsystems von den prozess- und ablauforientierten Funktionen zu trennen. Die Elemente, die sowohl den Managementsystemen als auch den Querschnittsfunktionen zuzuordnen sind, werden unter dem Begriff „systemübergreifende Elemente" (z.B. Unternehmensziele, Lenkung von Dokumenten) zusammengefasst. Die Gesamtheit dieser Elemente wird als Management der Managementsysteme zusammengefasst. Bildlich gesehen formen sie, wie in der nachfolgenden Abbildung dargestellt, ein Dach über den fachspezifischen Elementen.[68]

Abbildung 4: Systemübergreifende Integration[69]

4.3.4 Prozessorientierte Integration

Eine weitere Möglichkeit der Integration bietet die Orientierung an den Unternehmensprozessen. Eine Prozessorientierung zeichnet sich vorwiegend dadurch aus, dass die Grundlage für die Unternehmensstruktur Prozesse bilden, und eine funktionsübergreifende, ganzheitliche Vorgangsbearbeitung praktiziert wird.[70]

Abbildung 5: Prozessorientierte Integration[71]

4.4 Bewertung und Auswahl der Integrationsansätze

Jedes Unternehmen muss ein Integrationskonzept auswählen, das für seine Organisation am günstigsten ist. Die nachfolgende Bewertung der verschiedenen Ansätze geschieht nach ihrer Eignung für MKU. Die Bewertung wird anhand der in Tabelle 4 dargestellten Kriterien durchgeführt und mit der Skala: gering, mittel und hoch bewertet.[72]

Tabelle 4: Bewertungskriterien der Integrationsansätze[73]

4.4.1 Bewertung der Integrationsansätze Additive Integration

Die Integrationstiefe des Ansatzes ist mit gering einzustufen, da lediglich die Handbücher betrachtet werden. Außer der übersichtlichen Darstellung und ersten Konfliktlösungsansätzen lässt die Addition kaum Verbesserungen erkennen. Der Ansatz ermöglicht keine prozessorientierte Betrachtung, und Synergien werden nicht genutzt. Einfachheit und Verständlichkeit sind aufgrund des großen finanziellen und organisatorischen Aufwands ebenfalls mit gering zu bewerten. Dieser Ansatz ist besonders für ein MKU nicht geeignet. Durch den großen Aufwand und die nur geringe Integrationstiefe ist die Akzeptanz des Konzepts gering.[74]

 Partielle Integration

Da bei der partiellen Integration das Basismodell um zusätzliche Elemente erweitert wird, ist die Integrationskraft etwas besser als beim Additiven Ansatz und wird als mittel eingestuft.[75] Das System wird durch die partielle Integration schlanker und pflegeleichter, die Einfachheit und Verständlichkeit ist deshalb mit mittel zu bewerten. Daraus resultiert eine ebenso mittlere Akzeptanz.[76]

Systemübergreifende Integration

Die systemübergreifende Integration hat den Vorteil, dass der gleiche Aufbau die verschiedenen Managementsysteme verbindet. Die Integrationskraft ist aus diesem Grund mit hoch einzustufen. Die Einfachheit und Verständlichkeit wird jedoch als mittel betrachtet, da verschiedene Prozesse und Abläufe in den fachspezifischen Modulen komplex sind. Die Akzeptanz der systemübergreifenden Integration wird aufgrund der mittleren Einfachheit und Verständlichkeit ebenfalls mit mittel bewertet.

Prozessorientierte Integration

Die Prozessorientierte Integration ist flexibler als die vorangegangenen Konzepte, da sie sich an den realen Unternehmenstätigkeiten ausrichtet und leichter an die Änderungen des Umfelds anpasst. Die Integrationskraft ist aufgrund der Integration aller Anforderungen in die Unternehmensprozesse hoch. Der Ansatz schafft durch die Offenlegung aller Prozesse eine hohe Transparenz und zeigt alle Verantwortlichkeiten klar auf. So können auch Konflikte an den Schnittstellen schnell identifiziert und gelöst werden. Das Kriterium Einfachheit und Verständlichkeit wird deshalb ebenfalls mit hoch bewertet. Die einfache Umsetzungsfähigkeit und leichte Verständlichkeit des Ansatzes erhöhen die Akzeptanz durch die Mitarbeiter und deren Motivation. Ebenso förderlich für die Motivation der Mitarbeiter ist die gute Übersicht über alle Prozesse, die dieser Ansatz bringt. So können die Mitarbeiter ihre Tätigkeiten leichter in den Gesamtablauf einordnen, und neue Mitarbeiter können schnell eingearbeitet werden. Daraus folgt eine Bewertung der Akzeptanz mit hoch.

4.4.2 Auswahl eines Integrationskonzepts

In der nachfolgenden Tabelle ist die Bewertung der Integrationsansätze zusammengefasst.

Tabelle 5: Bewertung der Integrationskonzepte[77]

Nach dieser Bewertung erscheint die Nutzung des prozessorientierten Ansatzes für die Integration der Managementsysteme am sinnvollsten. Die in Kapitel 8 angewandte

Integration der einzelnen Managementsysteme wird deshalb auf der Basis des prozessorientierten Ansatzes stattfinden.

4.5 Zertifizierung von Integrierten Managementsystemen

Die Zertifizierung und Auditierung eines IMS ist an die jeweiligen normativen Anforderungen der einzelnen Modelle gebunden. Eine alles umfassende normative Anforderung für ein IMS der Internationalen...