Transformation vom guten Verhandlungsführer zum versierten Verhandlungsexperten
Vorbereitung
In dem Kapitel Vorbereitung werden Sie wichtige Informationen finden, welche zu beachten sind, bevor man eine strategisch sinnvoll überdachte Verhandlung angehen kann.
Dies betrifft sowohl die Begriffserklärung, welche hinter dem Wort Verhandeln steckt, als auch wichtige Facetten der gezielten Gesprächsvorbereitung.
Ebenso wird erklärt, wie man es schaffen kann, seinen Gesprächspartner besser bewerten und einschätzen zu können.
Die verschiedenen wichtigen Verhandlungsstrategien werden definiert und es wird empfohlen, wann man welche Art der Strategie wählen sollte, um das jeweilige Verhandlungsziel bestmöglich zu erreichen.
Besonderheiten zu Verhandlungsorten und Sitzordnungen werden ebf. erläutert. Der Vorteil von Tagesordnungspunkten wird herausgearbeitet und mit der Erklärung zu einer jeweiligen Raumatmosphäre abgerundet.
Begriffserklärung des Wortes „Verhandeln“
Verhandeln bedeutet, dass man in der Lage ist, mit dem Gegenüber einen Dialog zu führen, bis eine beidseitige Einigung erzielt wurde.
Hierbei ist es elementar, dass man seine Position überdurchschnittlich gut kennt und auch in der Lage ist, diese dem jeweiligen Gesprächspartner sachlich und konstruktiv zu nennen.
Im Umkehrschluss ist es ebenso wichtig, zuhören zu können, um auch die Meinung und Haltung meines Gegenübers aufnehmen und bewerten zu können.
Im Wort „verhandeln“ steckt bereits das Wort „handeln“. Dies ist kein Zufall, denn es gilt an diesem Punkt mit Verschwiegenheit und Geschick festzulegen, was jeder Seite das Wichtigste in diesem Austausch ist. Nur so kann eine Grundlage entstehen, die auf Vertrauen, Offenheit und Ehrlichkeit basiert.
Lügt man, um sich einen Vorteil zu verschaffen, kann das gegenseitige Vertrauen sehr schnell zerrüttet sein, was keine Basis für eine zukünftige Zusammenarbeit darstellt.
Daher gehört in eine professionelle Verhandlung auch kein rhetorischer Zweikampf, welcher mit unfairen Rahmenbedingungen abläuft.
Wortbedeutung Führung und Führen
Wenn wir im täglichen Miteinander von Führen sprechen, beschreibt dies, in Kurzform gesagt, ein beidseitig gewolltes, koordiniertes Lösen von Problemen und Erreichen eines definierten Ziels zu einer angedachten Fertigstellungszeit durch bewusstes, kontrolliertes Lenken und Steuern.
Hierdurch werden Ziele bewusst steuernd gesetzt sowie Aufgaben und Beziehungsstrukturen geplant und umgesetzt.
Win-/Win-Situationen
Das bekannte Win-/Win-Prinzip beschreibt den Willen, bei Verhandlungen durch beidseitige Zugeständnisse ein Ergebnis zu erreichen, aus dem beide Parteien als Gewinner hervorgehen und somit ein Ergebnis erzielt wurde, welches für beide Seiten gute und dienliche Mehrwerte bietet.
Wichtige Facetten von Vorbereitungen und Zielsetzungen
Verhandlungsziele im Vorfeld vor der eigenen Verhandlung zu definieren, ist sehr wichtig. Dies liegt daran, dass ich den „Weg kennen muss, um die Reiseroute“ bestmöglich planen und kalkulieren zu können.
Möchte man also die Ziele für eine geplante Verhandlung definieren, sollten wir diese schriftlich fixieren und dafür jeweils klare Prioritäten vergeben: eher Unwichtiges nach oben, wichtige Punkte nach unten.
Gesprächsinhalte, bei denen man entgegenkommend reagieren möchte, sollten hausintern vorab mit dem Fachvorgesetzten abgeklärt sein. Es empfiehlt sich, ein Mindestziel, ein Wunschziel und auch das jeweilige ideale Ziel zu definieren. Die vermuteten Verhandlungsziele Ihrer Gesprächspartner können hierbei ebf. im Vorfeld von Ihnen aufgeschrieben und priorisiert werden.
Betrachten wir die möglichen Zielsetzungen von Verhandlungen genau, werden folgende Beispielfragen zu den jeweiligen Zielen stetig vorkommen.
Wie bewerten wir in unserem Unternehmen einen guten Vertragsabschluss und mit welchen Ergebnissen wäre unser Unternehmen einverstanden?
Befinde ich mich in der Position, selbständig Zugeständnisse zu machen und selbst zu bewerten, was ein akzeptables Ergebnis für unser Unternehmen darstellt?
Hat mein Gegenüber die Befugnis von seinem Unternehmen erhalten, uns Zugeständnisse machen zu dürfen?
Was möchte mein Gesprächspartner vermutlich als Ziel erreichen und welche Strategie verfolgt er damit voraussichtlich?
Kennen wir in unserem Unternehmen unsere wesentlichen Stärken und Schwächen?
Wie wichtig ist der Gegenseite der Vertrag mit unserem Unternehmen?
Gibt es Probleme aus der Vergangenheit, die bei der laufenden neuen Verhandlung Einfluss nehmen könnten?
Gibt es kulturelle Unterschiede und ebenso große Differenzen in den jeweiligen Gewohnheiten?
Gibt es rechtliche Einschränken und/oder betriebsbedingte Besonderheiten, welche elementar sein könnten?
Fachwissen nutzen und stetig ausbauen
Ein altes Sprichwort unbekannter Herkunft sagt, dass Verbindungen, Netzwerke und Wissen nur dem schaden, der sie nicht besitzt.
Allerdings baut sich Wissen i.d.R. nicht von alleine auf. Um viel über einen Lieferanten, den eigenen Arbeitgeber und genauer gesagt über einen Verhandlungsgegenstand wissen zu können, benötigt man ausreichend Vorbereitungszeit, um den Faktor Wissen als Erfolgsgaranten für gut geplante Verhandlungen gezielt nutzen zu können.
Es empfiehlt sich, stetig Informationen von wichtigen Bereichen (Stahlmarktentwicklung, Strompreisentwicklungen usw.) zu sammeln und in einer zentralen Datenbank gut strukturiert abzulegen, damit eine stetige Griffbereitschaft zur faktischen Argumentationsuntermauerung gegeben ist.
Gute Vorbereitung auf Vertragsverhandlungen planen
Unser gegenübersitzender Lieferantenpartner wird sicherlich von uns wertgeschätzt, insofern sollten vor einem Dialog wissen, welches Portfolio er bedient und seit wann die Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen besteht.
Ebenso kann man sich als Vorbereitung eine Vielzahl an eigenen Rückfragen stellen, die zu qualifizierten Antworten vor dem eigentlichen Austauschgespräch führen werden.
Welche internen und externen Gesprächsteilnehmer werden am Gespräch teilnehmen?
Unser Umsatz mit dem Lieferanten im Verhältnis zum Jahresumsatz ist zu bewerten, um die strategische Wichtigkeit einschätzen zu können.
Die Mengen- und auch jeweiligen Preisentwicklungen der letzten 5 Jahre kennen.
Welche Qualitätsansprüche wurden stetig vom Lieferanten eingehalten und angekündigten Preiserhöhungen sind uns bereits bekannt?
Wann fand die letzte Vertragsverhandlung statt und wie erfolgreich lief diese ab?
Welchen Nennwert können wir aus unserer Lieferantenbewertung ziehen, um dem Gegenüber eine Einschätzung dazu geben zu können?
Kostenanteile vom Bezugsprodukt kennen und bewerten können (Anteil Energiekosten, Lohnkosten etc.)
Indexentwicklungen für Preiserhöhungen sollten bekannt sein und belegen werden können. Verbände und Fachzeitschriften liefern hier häufig wertvolle und repräsentative Analysen. Ebenso auch z.B. die IG Metall, das Bundesamt für Statistik, das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, diverse Einkaufsverbände, das ifo-Institut, die Deutsche Bundesbank usw.
Wettbewerbssituationen für das eigene Unternehmen und auch des Lieferanten kennen. Ziel: Trendentwicklungen, Wettbewerbsfähigkeiten, allgemeine Marktneuigkeiten zu kennen und berücksichtigen zu können.
Wie viele internationale und nationale Standorte hat der jeweilige Lieferant? Welche Vorteile können sich hieraus für unser Unternehmen ergeben?
Ist im laufenden Jahr bereits ein Gegenbesuch bei der jeweiligen Produktionsstätte des Lieferantenpartners durchgeführt worden? Ziele: Stichprobenhafte Produktionsüberwachung und Ausbau der gegenseitigen Partnerschaft
Welches Ausbauvolumen in der Zusammenarbeit kann angestrebt werden?
Zu beachtende Anmerkungen zur Verhandlungsvorbereitung
Allgemein gilt, dass Informationen zwar wichtig sind, allerdings von seriösem Ursprung, aktuell, nachprüfbar und vor allem stimmig sein sollten. Argumentiert ein Einkäufer mit vermeintlichen Fakten, die der jeweilige Gesprächspartner sofort wiederlegen kann, sind unsere Informationen in diesem Fall weniger wert, als wenn wir unvorbereitet in ein Gespäch gegangen wären....
