Textprobe: Kapitel 2, Text eingeben und formatieren: Die wichtigsten Funktionen eines Textverarbeitungsprogramms sind die Befehle für die Texteingabe und für das Formatieren. Die Registerkarte Start der Word-2007-Multifunktionsleiste enthält alle Befehlsschaltflächen für das Formatieren von Zeichen und Absätzen. 2.1, Zeichenformatierung: Unter dem Begriff Zeichenformatierung verstehen wir die Zuordnung von Schriftattributen zu einzelnen Zeichen (Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) oder Zeichengruppen (Wörter oder Sätze) Die Erläuterungen zu den Schriftarten (Fonts) und ihren Attributen finden Sie im Teil 1 dieser Anleitung. Wer Teil 1 durchgearbeitet hat, ist in der Lage, nach dem Öffnen von Word einfache Texte einzutippen und zu korrigieren. Der Text aus Teil 1 wird, nachdem die Fehler korrigiert wurden, jetzt für die weitere Arbeit genutzt. Zunächst ändern Sie die Schriftart der Überschrift, dann weisen Sie der Überschrift neue Schriftattribute zu, also einen anderen Schriftschnitt, eine neue Schriftgröße und eine Farbe. Dazu ist es erforderlich, die Überschrift zu markieren. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten: Markieren Methode 1: Setzen Sie den Mauscursor knapp vor den ersten Buchstaben der Überschrift und ziehen den Cursor mit gedrückter Maustaste nach rechts über den Überschrifttext. Wenn der Arbeitsgang funktioniert hat, ist jetzt der Text blau hinterlegt, also markiert. Ebenso funktioniert der umgekehrte Weg. Den Mauscursor hinter den letzten Buchstaben der Überschrift setzten und den Cursor mit gedrückter Maustaste nach links über den Text ziehen. Markieren Methode 2: Soll nur ein Wort markiert werden, genügt ein Doppelklick auf das Wort. Wenn Sie mehrere zusammenhängende oder auch nicht zusammenhängende Wörter markieren wollen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken nacheinander doppelt auf die einzelnen Wörter. Markieren Methode 3: Setzten Sie den Cursor in den linken Rand vor den zu markierenden Text. In der richtigen Position verwandelt sich der Cursor in einen nach rechts oben zeigenden Pfeil und ein Mausklick markiert die ganze Zeile. Nachdem die Zeile markiert ist, gibt es zwei Möglichkeiten, dem Text eine andere Größe, Farbe und/oder einen neuen Schnitt zuzuweisen. Schriftattribute Methode 1: Die Registerkarte Start der Multifunktionsleiste enthält in der Gruppe Schriftart alle Befehle für die Text(Zeichen)formatierung. Hier können Sie die erforderlichen Einstellungen zu Schriftarten, -größen, -schnitten, -farben usw. vornehmen. Wenn Sie mit der Maus auf einen der Befehle zeigen, öffnet sich ein kleines Hilfefenster, in dem die Funktion des jeweiligen Befehls beschrieben wird. Zusätzlich wird die Tastenkombination angezeigt, mit der diese Funktion auch ohne Maus ausgeführt werden kann. Die Tastenkombinationen zur Zeichenformatierung finden Sie zusammengefasst im Anhang. Ehe Sie mit dem Formatieren beginnen ist anzuraten, einmal mit dem Mauszeiger auf die einzelnen Befehlsschaltflächen zu zeigen, um sich die Funktionen erläutern zu lassen. Neben den Befehlsschaltflächen zu Schriftart, Schriftgröße, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen gibt es hier noch die Befehlsschaltflächen für hoch- und tiefgestellte Zeichen, Umwandlung des Textes in Groß- bzw. Kleinbuchstaben, Schrift und Hintergrundfarbe sowie die Möglichkeit, die gesamte Formatierung zu löschen. Übung: Ändern einer Schriftart: Wenn Sie also die Überschrift, wie auf Seite 29 gezeigt, markiert haben, ändern Sie nun die angezeigte Schriftart New Times Roman in Cambria. Hierzu genügt ein Klick auf den kleinen Pfeil rechts neben der Schriftbezeichnung. Ein Menü mit den verschiedenen Schriftarten öffnet sich. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf Cambria und sehen in der Voransicht die Veränderung der markierten Schrift. Mit einem Mausklick auf Cambria wird der Überschrift diese Schriftart zugewiesen. Um die Schriftgröße zu ändern, klicken Sie in dem Schriftgrößenfenster rechts auf den kleinen Pfeil. Es öffnet sich das Menü mit den verschiedenen Schriftgrößen. Hier zeigen Sie auf die Zahl 16, das entspricht 16 pt (siehe Schriftgrößen aus Teil 1). Bewegt sich der Mauszeiger über die gewünschte Punktgröße, wird der markierte Text sofort in dieser Größe angezeigt (Voransicht für die ausgewählte Funktion), aber erst ein Mausklick weist die Größe auch zu, ebenso wie bei Auswahl der Schriftart. Auf diese Weise können mehrere Varianten ausprobiert werden, ohne dass der Text wirklich formatiert wird. Also, erst begutachten, dann klicken! Schriftgrößen können auch in Zweierschritten über die Schaltflächen zugewiesen werden. Ein Klick hierauf vergrößert oder verkleinert den markierten Text um jeweils 2 pt. Die Voransicht für die ausgewählte Funktion steht nur nach Methode 1 zur Verfügung. Nachdem die Schriftgröße neu definiert ist, wird dem Text - der immer noch markiert ist - der Schriftschnitt Fett zugeordnet. Auch dies funktioniert nach beiden beschriebenen Methoden. Den Mauszeiger auf F, ein Klick und die Fettschrift ist zugewiesen. Nun fehlt noch die Farbe als Hervorhebung. In der Gruppe Schriftarten weisen Sie der Schrift eine dunkelblaue Farbe zu. Ein Klick auf den kleinen Pfeil neben dem öffnet die Farbpalette für die Schriftfarben. Hier klicken Sie auf eine dunkelblaue Farbe. Der markierte Text wird jetzt in der gewählten Farbe angezeigt und die Überschrift ist fertig formatiert. Jetzt wenden Sie sich dem laufenden Text zu. Die Arbeit beginnt wieder mit dem Markieren, diesmal einen ganzen Absatz. Die Möglichkeiten, wie bereits bekannt: Mauscursor vor den ersten oder letzten Buchstaben setzen, die Maus mit gedrückter Maustaste über den gesamten Absatz ziehen und loslassen. Das andere Verfahren: Den Mauszeiger in den linken Rand neben den zu markierenden Text setzen bis er sich in den nach rechts oben zeigenden Pfeil verwandelt. Um den ganzen Absatz zu markieren, wird nun zweimal kurz hintereinander mit der linken Maustaste geklickt. Nachdem der Absatz markiert ist, weisen Sie dem Text die Schriftart Arial zu. Mit den beiden folgenden Absätzen wird ebenso verfahren. Nun ist der gesamte laufende Text mit der Schriftart Arial formatiert, die Überschrift mit der Schriftart Cambria. Im ersten Absatz gibt es den Text 'Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Word'. Diesen Textteil formatieren Sie neu. Weisen Sie bitte nach dem Markieren diesem Textteil die Schriftart Century Schoolbook, die Schriftgröße 14 pt, kursiv und die Farbe rot zu. Um den gesamten Text eines Dokumentes zu markieren, genügt es, mit der Maus im Rand links neben dem Text dreimal kurz hintereinander zu klicken oder Strg+einmal klicken. Eine weitere Möglichkeit bietet die Tastenkombination Strg+A außerdem kann in der Gruppe Bearbeiten (ganz rechts in der Multifunktionsleiste) der Befehl Markieren / Alles markieren genutzt werden. Merke: Für die Zeichenformatierung ist es immer erforderlich, den in Frage kommenden Text zu markieren. Methode 2: Mit einem Klick auf die rechte Maustaste öffnet sich das Kontextmenü für die Textverarbeitung einschließlich der Minisymbolleiste. Im Kontextmenü finden Sie alle Befehle, die auch die Multifunktionsleiste zur Verfügung stellt und zusätzlich weitere Schriftattribute, zum Beispiel Umriss, Relief, Gravur (Outline-Formate) sowie Versalien (Großbuchstaben) und Kapitälchen. Mit einem Klick auf den Befehl Schriftart wird das Fenster Schriftart geöffnet, in dem alle Einstellungen vorgenommen werden können. 2.2, Absatzformatierung: Unter Absatzformatierung ist das Zuweisen von Eigenschaften zu verstehen, die einen ganzen Absatz betreffen. Das sind Eigenschaften, die nur über Absatzformate zuzuweisen sind, zum Beispiel die Absatzausrichtung (links, rechts, zentriert oder Blocksatz), die Absatzabstände, Aufzählungen, Hintergrundfarben und Umrandungen. Hier genügt es, den Cursor mit einem Mausklick in den betreffenden Absatz zu setzen. Ein Markieren des Textes, wie zuvor beschrieben, ist nicht erforderlich. Auf diese Art wird jeweils ein Absatz markiert. Methode 1: Die Funktionen zur Formatierung von Absätzen befinden sich in der Gruppe Absatz rechts neben der Gruppe Schriftart. Zeichen- und Absatzformatierungen sind immer getrennt vorzunehmen. Auf Formatvorlagen, mit deren Hilfe Zeichen- und Absatzformate in einem Arbeitsgang zugewiesen werden können, wird im nächsten Teil eingegangen. Die Gruppe Absatz enthält die Befehlsschaltflächen für Links-, Rechts-, Mitte- und Blocksatzausrichtung eines Absatzes, Zeilenabstand, Hintergrundfarbe, Umrandung, Aufzählungszeichen und Nummerierungen, sowie Einzüge, verkleinern, vergrößern und eine Sortierfunktion, siehe Abbildungen 7 und 8. Außerdem befindet sich in dieser Gruppe die Schaltfläche zur Anzeige der Steuerzeichen Als Erstes wird die Überschrift formatiert. Ursprünglich nahm die Überschrift nur eine Zeile in Anspruch. Durch die Vergrößerung der Schriftart hat Word einen Zeilenumbruch eingefügt. Inhaltlich und optisch befindet sich dieser Zeilenumbruch nicht an der richtigen Position. Die neue Zeile sollte mit dem Titel des Buches beginnen. Um das zu erreichen, benutzen Sie die Tastenkombination für den Zeilenumbruch (Line Feed) innerhalb eines Absatzes. Setzen Sie also den Cursor direkt hinter das Wort Buch, klicken einmal, löschen mit der Taste Entf das Leerzeichen vor den Anführungsstrichen und drücken an dieser Position die Tasten Pfeil nach oben + Return. Jetzt haben Sie den Zeilenumbruch an einer sinnvollen Position, der Absatz ist aber erhalten geblieben. Dies ist für den folgenden Arbeitsgang wichtig, da die Überschrift als Absatz formatiert werden soll. Sie sollte in die Mitte gerückt werden, damit sie als Überschrift besser ins Auge fällt. Dazu setzen Sie nun den Cursor auf irgendeine Position in diesen Text und klicken einmal. In der Gruppe Absatz der Multifunktionsleiste klicken Sie nun auf die zweite Befehlsschaltfläche von links zentrieren (oder Strg+E). Wird auf die jeweils benötigte Befehlsschaltfläche gezeigt, öffnet sich ein kleines Hilfefenster, das die Funktion erklärt und auch die Tastenkombination angezeigt. Um zu kontrollieren, ob ein einfacher Zeilenumbruch oder ein Absatzende (Return) eingefügt wurde, markieren Sie die Schaltfläche ¶ Absatzmarken und Formatierungssymbole anzeigen (oben rechts in der Gruppe Absatz). Word blendet nun die Steuerzeichen ein, die nur auf dem Monitor angezeigt und nicht gedruckt werden können (nichtdruckbare Steuerzeichen). Auf dem gleichen Weg, mit einem Klick auf die genannte Schaltfläche, wird die Anzeige der nichtdruckbaren Steuerzeichen wieder ausgeschaltet. Auch über die Tastenkombination Strg + Pfeil nach oben + + können Sie die Anzeige dieser Steuerzeichen ein- bzw. ausschalten. Für das weitere Formatieren der Absätze setzten Sie die Einfügemarke mit einem Klick in den zweiten Absatz und formatieren diesen im Blocksatz, das heißt, der Text wird am linken und am rechten Textrand gerade ausgerichtet. Ist ein Text im Blocksatz formatiert, sollte kein Zeilenwechsel (Line Feed) eingefügt werden. Ein Zeilenwechsel wird immer innerhalb eines Absatzes eingefügt und Word versucht nun in der Standardeinstellung, den Rest der Zeile vor dem Zeilenumbruch wieder am rechten Rand auszurichten. Die Folge ist eine lang gezogene lückenhafte Zeile. Line Feed ist deshalb nur in links-, rechts- oder zentriert ausgerichteten Absätzen sinnvoll. Trotzdem gibt es eine Lösung. Um das Auffüllen der Zeile beim Einfügen von Line Feed im Blocksatz zu verhindern, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken auf die Office-Schaltfläche, dann auf Word-Optionen am unteren Fensterrand und hier auf Erweitert. Im Menü Erweiterte Optionen für die Arbeit mit Word ziehen Sie die Bildlaufleiste bis ganz nach unten. Am unteren Rand befindet sich der Eintrag Layoutoptionen. Mit einem Klick in das Kästchen vor dem Eintrag öffnen Sie das Layoutoptionen-Menü. Hier suchen Sie nun den Eintrag Zeichenabstände in Zeilen, die mit UMSCHALT- EINGABE enden, nicht erweitern und markieren ihn. Damit ist dieses Problem behoben. Wie bereits im Kapitel Textformatierung empfohlen, sollten Sie auch hier probeweise den Mauszeiger über die einzelnen Befehlsschaltflächen bewegen, um sich die Hilfefenster Word Optionen mit den Erläuterungen der Funktionen anzeigen zu lassen. Merke: Für das Markieren einzelner Absätze genügt es, mit der linken Maustaste in den fraglichen Absatz zu klicken, ein durchgängiges Markieren des Absatztextes wie bei der Zeichenformatierung ist nicht erforderlich. Erst wenn Sie mehrere Absätze gleichzeitig formatieren wollen, müssen diese markiert werden. Dafür reicht es aus, wenn mindestens ein Zeichen der betreffenden Absätze markiert wurde. Methode 2: Wie bei fast allen Funktionen von Word 2007 gibt es auch für die Formatierung von Absätzen verschiedene Wege. Neben der Möglichkeit, Absätze über die Multifunktionsleiste zu formatieren, kann, wie auch schon bei der Zeichenformatierung, durch einen rechten Mausklick das Kontextmenü geöffnet werden. Hier klicken Sie aber nicht auf Schriftart, sondern auf Absatz. Ein Klick hierauf öffnet das Absatzmenü, in dem alle einen (oder mehrere) Absatz betreffenden Einstellungen vorgenommen werden können. Da die Methode, über die rechte Maustaste Kontextmenüs aufzurufen auf etliche Funktionen angewendet werden kann, ist sie für viele Anwender erste Wahl. Wer sich einmal daran gewöhnt hat, kommt so schneller zum Ziel.