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Crashkurs IT-Projektleitung - inkl. Arbeitshilfen online

Soft Skills, Kommunikation und Führung in IT-Projekten

AutorHeiner Drathen, Helga Trölenberg
VerlagHaufe Verlag
Erscheinungsjahr2016
Seitenanzahl200 Seiten
ISBN9783648089781
FormatPDF/ePUB
KopierschutzWasserzeichen/DRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis33,99 EUR
Als (angehender) Leiter eines IT-Projekts werden Sie mit einer Vielzahl neuer Anforderungen konfrontiert, die neben den fachlichen Aspekten vor allem Ihre persönlichen Führungskompetenzen betreffen. Die Autoren vermitteln Ihnen die nötigen Soft Skills, Führungs- und Kommunikationsgrundlagen, die Sie benötigen, um Ihre IT-Projekte erfolgreich durchzuführen. Jeder Teilaspekt wird an konkreten Situationen aus der Praxis erläutert und durch Analysen und Übungen vertieft. Die Methoden können unmittelbar im Joballtag erprobt werden.   Inhalte: - Die Persönlichkeit des Projektleiters - Grundlagen zu Wahrnehmung und Kommunikation - Führung im IT-Projekt - Das IT-Projekt-Team: Rollenbesetzung und Dynamik - Stakeholder, Kunden und andere Auftraggeber - Umgang mit Veränderungen und Problemen - Einfache Übungen für die Umsetzung im beruflichen AlltagArbeitshilfen online: - Übungen, Fallbeispiele, Q&A u.v.m.   

Helga Trölenberg Helga Trölenberg ist ausgebildete Psychologin und Business Coach und arbeitet seit 20 Jahren in IT-Unternehmen und im E-Commerce/ Versandhandel. Sie ist eine ausgewiesene Expertin für Geschäftsmodelle und IT-Lösungen im Multi-Channel-Handel und hat in zahlreichen IT-Projekten unterschiedlicher Größe gearbeitet. Heiner Drathen Heiner Drathen trainiert seit vielen Jahren Mitarbeiter von IT-Unternehmen in den Bereichen Kommunikation und Konfliktmanagement. Seine eigene Erfahrung im Führen und Coachen von IT-Projekten und Projektleitern stellt ihm einen reichen Erfahrungsschatz zur Verfügung und gewährleistet einen stetigen und kontinuierlichen Bezug zur Alltagspraxis von IT-Personal.

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Leseprobe

3   Wahrnehmung der Projektmitarbeiter


Zusatzmaterialien zu diesem Kapitel finden Sie unter:

www.crashkurs-it-projektleitung.de/wahrnehmung

3.1   Motive und Bedürfnisse der Mitarbeiter verstehen


3.1.1   Aus dem Projektalltag


Abgehetzt und außer Atem kommt Martin Keller, der Projektleiter, ins Büro, wirft die Jacke über den Stuhl, reißt den Computer aus dem Rucksack und stürmt in den Meetingraum. „Tut mir leid, ich hatte wieder rote Welle auf dem Weg hierher. Man sollte morgens alle Autos verbannen!” Sein Chef Michael Franke blickt genervt auf, Martin hat die Präsentation seiner Kollegin Stefanie Brandt gestört, die gerade den Statusbericht eines wichtigen Projekts vorstellt. „Kannst du nicht einfach eher losfahren? Immer wieder kommst du zu spät! Und dann störst du auch noch, anstatt dich leise hinzusetzen.” Die ganze Sitzung über grummelt Martin und ist schlecht gelaunt. Immer wieder schießt er verbal mit spitzen Pfeilen auf seine Kollegen. Das Meeting nimmt einen holprigen Verlauf, die Harmonie ist gestört.

Später nimmt Michael Franke seinen Projektleiter zur Seite. „Sag mal, was ist los? Warum regst du dich eigentlich so auf?” Dann zieht Martin richtig vom Leder, schimpft über Autofahrer und Radfahrer, die ihn aufhalten, Kunden, die immer noch mehr von ihm wollen, und Kollegen, die vor lauter Langsamkeit am Schreibtisch einschlafen. Der Gipfel sind die Jogger, die ständig bei ihm in der Straße laufen. „Und weißt du was”, sagt er zu seinem Chef, „ich habe den Eindruck, das wird immer schlimmer.” Martin Keller ist richtig in Fahrt.

Was ist passiert? Das Verhalten und die Aufregung von Martin sind typisch für einen Menschen, der nicht auf seine Bedürfnisse hört. Er handelt wie jemand, der sich keine Langsamkeit erlaubt. Vielleicht gesteht er sich auch nicht ein, dass er gesünder leben und lernen sollte, sich um seine eigenen Bedürfnisse zu kümmern. Wie kommen wir zu dieser Einschätzung?

3.1.2   Situationsanalyse


Bedürfnisse und Motive treiben uns an und veranlassen uns zum Handeln. Sie sind der Motor unseres Verhaltens. Sie sind grundlegend und langfristig angelegt. „Motiv” kommt aus dem Lateinischen „movere” – das heißt „bewegen”. Motivation ist unsere latente Bereitschaft, bestimmte Ziele zu erreichen und damit auf unsere Umwelt und ihre emotionalen Reize entsprechend zu reagieren.

Über viele Motive und Bedürfnisse können wir reden. In der Regel sind wir leistungsbereit und wollen anerkannt und respektiert werden. Das veranlasst uns, z. B. fleißig zu sein, nett und zuvorkommend mit unseren Mitmenschen umzugehen oder regelmäßig das Fitnessstudio zu besuchen.

Leider achten wir nicht immer auf unsere Bedürfnisse. Manchmal lässt die Arbeit uns keine Zeit, das Fitnessstudio zu besuchen, der innere Schweinehund hat gerade die Oberhand und lässt uns in der Firma Überstunden machen und wir sind gerade nicht in der Laune, mit allen freundlich umzugehen. Wer kennt das nicht?

Problematisch wird die Lage, wenn wir unsere Bedürfnisse über einen längeren Zeitraum vernachlässigen. Oder wenn es sich in unserer persönlichen Lebensgeschichte als nicht hilfreich erwiesen hat, bestimmten Bedürfnissen zu folgen. Wer als Kind gelernt hat, dass es besser ist, den Mund zu halten und die eigene Meinung für sich zu behalten, der hat es als Erwachsener oft schwer, aus sich herauszugehen und seine Ansichten laut und deutlich zu sagen.

Diese unterdrückten Bedürfnisse verschwinden unter der Oberfläche und bilden dort einen großen Eisberg, der unter der Wasserlinie viel größer ist, als wir von oben erkennen können. Diesen unsichtbaren Teil des Eisbergs unserer Bedürfnisse nennen wir Unterbewusstsein. Der Bereich des Unbewussten ist nicht mit unserer Ratio zugänglich. Nur ca. 3 %, höchstens 6 % dessen, was uns ausmacht, ist uns wirklich bewusst, der Rest unserer innersten Motive und Bedürfnisse befindet sich in unserem Unterbewusstsein.

Wie erhalten wir Zugang zu unserem Unterbewusstsein? Woran bemerken wir unsere verborgenen Motive und Bedürfnisse? Wir können einen Zugang zu unserem Unterbewusstsein bekommen, indem wir Kontakt „nach außen” aufnehmen und den Umgang mit Menschen suchen. Unbewusste, unterdrückte Bedürfnisse können wir auch an unseren Emotionen erkennen.

Bemerken wir an uns Emotionen, die besonders ausgeprägt sind, sowohl positive als auch negative Emotionen, ist dies ein sicherer Hinweis, dass unbewusste Bedürfnisse berührt wurden. Es gibt dann etwas, das uns sehr wichtig ist und meistens keine ausreichende bewusste Aufmerksamkeit erfährt. Alle Umstände, die uns besonders freuen oder ärgern, uns besonders an- und aufregen, geben darauf einen Hinweis. Diese An- und Aufreger begegnen uns in unserem Leben immer wieder.

Typische Beispiele für An- und Aufreger sind:

  • Kunden, die besonders fordernd sind,

  • der Kollege, der immer zu spät zum Meeting kommt,

  • fehlerfrei durchlaufende Software, die einfach Freude macht,

  • „rote Welle” auf dem Weg zur Arbeit,

  • Menschen, die genau wissen, welcher Knopf bei uns gedrückt werden muss, damit wir an die Decke gehen,

  • die frechen, respektlosen Typen, die uns bei jeder Gelegenheit über den Weg laufen, beim Bäcker, an der Bushaltestelle oder in der Firma.

Welches sind Ihre ganz persönlichen An- und Aufreger?

Es sind meistens Umstände, Menschen, Ereignisse,

  • die wir gut kennen, die uns vertraut sind,

  • die zu Themen gehören, die gerade bei uns in Bearbeitung sind,

  • die Eigenschaften oder Themen vertreten, die wir uns nicht erlauben oder ablehnen,

  • die mich an jemanden erinnern, den ich kenne (Übertragungen).

Sie sind wie Echos in unserem Leben. Echos spiegeln in gewisser Weise unsere eigenen Bedürfnisse, die wir nicht ausreichend beachten. Echos legen den Finger in unsere ganz persönlichen Wunden und zeigen uns, wo wir uns um uns kümmern sollten. Sie fragen kritisch, ob wir uns selbst ausreichend Aufmerksamkeit schenken.

Ein Beispiel: Eigentlich möchte ich gesund leben. Dazu gehört auch Bewegung. Aber der Vorsatz, jede Woche zwei- bis dreimal eine Stunde zu joggen, bleibt seit Monaten folgenlos. Die Gründe: Das Wetter ist schlecht, es ist etwas dazwischen gekommen, der Freund, mit dem ich normalerweise jogge, ist verhindert. Zunächst ist das kein Problem, aber plötzlich fallen mir immer wieder Leute auf, die joggen oder walken – und zwar immer genau in meiner Straße. Dauernd laufen diese sportlichen Leute umher, und es werden in meiner Wahrnehmung immer mehr. Das ärgert mich, ich fühle mich noch schlechter und schimpfe über den Gesundheitswahn in unserer Gesellschaft. An meinen negativen Emotionen wird deutlich: Das nicht beachtete Bedürfnis nach gesunder Lebensweise macht sich durch Ärger auf sportliche Menschen Luft.

3.1.3   Übung 5: Eigene Bedürfnisse und Projektionen identifizieren


In dieser Übung geht es darum, die eigenen Echos zu erkennen und damit einen Bereich des Unbewussten ins Bewusstsein zu heben.

Wählen Sie für diese Übung eine Person, die Sie ganz besonders mögen, ja vielleicht lieben und verehren, und eine Person, die Sie überhaupt nicht mögen, vielleicht sogar hassen. Notieren Sie die Eigenschaften, die Sie an diesen Menschen besonders mögen bzw. besonders abstoßend finden im linken Abschnitt der folgenden Tabelle. Dann notieren Sie im rechten Abschnitt, was Sie sich selbst verweigern oder sich nicht zugestehen.

Zwei Beispiele sollen diese Übung veranschaulichen:

Eigenschaften an Personen, die bei mir starke Emotionen hervorrufen:Das gestehe ich mir nicht zu, verweigere ich mir:
1.hat immer Zeit für anderesich nicht nach äußeren Gegebenheiten richten
2.hört nie zusich selbst nicht zuhören

Füllen Sie die folgende Tabelle nun ebenso aus:

Person A: ________________________

Diese Eigenschaften mag ich ganz besonders:Das gestehe ich mir nicht zu, verweigere ich mir:
1.
2.
3.
4.
5.

Person B: ________________________

Diese Eigenschaften mag ich ganz besonders:Das gestehe ich mir nicht zu, verweigere ich...
Blick ins Buch
Inhaltsverzeichnis
Cover1
Inhaltsverzeichnis9
1 ??Einleitung: Vorhang auf für Ihre Projektleiterkarriere?13
2 ?Die Persönlichkeit eines Projektleiters ?17
2.1 ??Die sozialen Kompetenzen Empathie, Mitgefühl und Verständnis?17
2.1.1 ??Aus dem Projektalltag?17
2.1.2 ??Situationsanalyse?18
2.1.3 ??Übung 1: Motive und Gefühle des anderen in Erfahrung bringen?21
2.2 ??Werte und Tugenden in der Projektarbeit?23
2.2.1 ??Aus dem Projektalltag?23
2.2.2 ??Situationsanalyse?24
2.2.3 ??Übung 2: Arbeiten mit dem Wertequadrat?26
2.3 ??Soziale Bindungen im Team stärken?28
2.3.1 ??Aus dem Projektalltag?28
2.3.2 ??Situationsanalyse?28
2.3.3 ??Übung 3: Die Körpersprache von Mitmenschen spiegeln?31
2.4 ??Eingefahrene Verhaltensmuster ändern?32
2.4.1 ??Aus dem Projektalltag?32
2.4.2 ??Situationsanalyse?33
2.4.3 ??Übung 4: Neues ausprobieren und das Gehirn flexibel halten?36
3 ?Wahrnehmung der Projektmitarbeiter?39
3.1 ??Motive und Bedürfnisse der Mitarbeiter verstehen?39
3.1.1 ??Aus dem Projektalltag?39
3.1.2 ??Situationsanalyse?40
3.1.3 ??Übung 5: Eigene Bedürfnisse und Projektionen identifizieren?42
3.2 ??Mit allen Sinnen kommunizieren?45
3.2.1 ??Aus dem Projektalltag?45
3.2.2 ??Situationsanalyse?45
3.2.3 ??Übung 6: Die eigene Sinneswahrnehmung schärfen?48
3.3 ??Emotionen zulassen und richtig verstehen?50
3.3.1 ??Aus dem Projektalltag?50
3.3.2 ??Situationsanalyse?50
3.3.3 ??Übung 7: Gefühlsfacetten genau beschreiben?54
3.4 ??Die Aufmerksamkeit des Publikums gewinnen?55
3.4.1 ??Aus dem Projektalltag?55
3.4.2 ??Situationsanalyse?56
3.4.3 ??Übung 8: Eine Botschaft prägnant formulieren?60
4 ?Kommunikation im Projektteam?61
4.1 ??Vier Welten der Kommunikation?61
4.1.1 ??Aus dem Projektalltag?61
4.1.2 ??Situationsanalyse?62
4.1.3 ??Übung 9: Ganzheitlich kommunizieren lernen?65
4.2 ??Missverständnisse in der Kommunikation mit dem Kunden?67
4.2.1 ??Aus dem Projektalltag?67
4.2.2 ??Situationsanalyse?68
4.2.3 ??Übung 10: Ein Pflichtenheft farbig markieren und bearbeiten?71
4.3 ??Auf gute Art Nein sagen ? drei Gesprächsstrategien?71
4.3.1 ??Aus dem Projektalltag?71
4.3.2 ??Situationsanalyse?72
4.3.3 ??Übung 11: Was könnte hinter einem »Nein« stecken??79
4.4 ??Die eigenen Körpersignale beachten?81
4.4.1 ??Aus dem Projektalltag?81
4.4.2 ??Situationsanalyse?82
4.4.3 ??Übung 12: Die Signale des Körpers in eine Körperskizze eintragen?85
5 ??Führungsaufgaben im Projektteam?87
5.1 ??Die Rolle des Projektleiters einnehmen?87
5.1.1 ??Aus dem Projektalltag?87
5.1.2 ??Situationsanalyse?88
5.1.3 ??Übung 13: Projektleiterqualitäten mit dem Wertequadrat identifizieren?92
5.2 ??Die Führungskompetenzen Menschen- und Zielorientierung?95
5.2.1 ??Aus dem Projektalltag?95
5.2.2 ??Situationsanalyse?96
5.2.3 ??Übung 14: Eigene Führungseigenschaften identifizieren?103
5.3 ??Mitwirkungsleistungen erfolgreich einfordern?107
5.3.1 ??Aus dem Projektalltag?107
5.3.2 ??Situationsanalyse?108
5.3.3 ??Übung 15: Vorwürfe in konstruktive Aussagen verwandeln?113
5.4 ??Schlechte Projektnachrichten kommunizieren?114
5.4.1 ??Aus dem Projektalltag?114
5.4.2 ??Situationsanalyse?115
5.4.3 ??Übung 16: Negative Botschaften in positive verwandeln?121
5.5 ??Leitlinien für ein wirkungsvolles Lob?123
5.5.1 ??Aus dem Projektalltag?123
5.5.2 ??Situationsanalyse?124
5.5.3 ??Übung 17: Ein konkretes und glaubwürdiges Lob formulieren?127
6 ?Das Projektteam ? Rollenbesetzung und Dynamik?129
6.1 ??Die Teamzusammensetzung analysieren?129
6.1.1 ??Aus dem Projektalltag?129
6.1.2 ??Situationsanalyse?130
6.1.3 ??Übung 18: Die Rollenbesetzung im Team beurteilen?133
6.2 ??Die Phasen im Teambildungsprozess?134
6.2.1 ??Aus dem Projektalltag?134
6.2.2 ??Situationsanalyse?135
6.2.3 ??Übung 19: Das Feedback-Karussell?138
6.3 ??Mitgefühl und positive Kommunikation im Projektteam?141
6.3.1 ??Aus dem Projektalltag?141
6.3.2 ??Situationsanalyse?142
6.3.3 ??Übung 20: Eine aktiv-konstruktive Haltung einnehmen?145
6.4 ??Selbst- und Fremdwahrnehmung des Projektteams reflektieren?147
6.4.1 ??Aus dem Projektalltag?147
6.4.2 ??Situationsanalyse?148
6.4.3 ??Übung 21: Ein Johari-Fenster für das Projektteam entwickeln?151
7 ?Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber?155
7.1 ??Die Bedürfnisse aller Beteiligten identifizieren?155
7.1.1 ??Aus dem Projektalltag?155
7.1.2 ??Situationsanalyse?156
7.1.3 ??Übung 22: Zwischen Bedürfnissen und Mitteln der Bedürfnisbefriedigung unterscheiden?159
7.2 ??Die Anforderungen des Kunden klären?161
7.2.1 ??Aus dem Projektalltag?161
7.2.2 ??Situationsanalyse?163
7.2.3 ??Übung 23: Fragen zur Bewertung von Anforderungen sammeln?168
7.3 ??Mit Grenzverletzungen professionell umgehen?169
7.3.1 ??Aus dem Projektalltag?169
7.3.2 ??Situationsanalyse?170
7.3.3 ??Übung 24: Erleben Sie Ihre individuellen Grenzen?174
7.4 ??Umgang mit schwierigen Kunden?175
7.4.1 ??Aus dem Projektalltag?175
7.4.2 ??Situationsanalyse?176
7.4.3 ??Übung 25: Portrait eines schwierigen Menschen zeichnen ? eine Polaritäten-Übung?179
8 ?Veränderungsmanagement als Führungsaufgabe?181
8.1 ??Individuelle Verhaltensänderungen unterstützen?181
8.1.1 ??Aus dem Projektalltag?181
8.1.2 ??Situationsanalyse?182
8.1.3 ??Übung 26: Ressourcen für Veränderungsprozesse sammeln?185
8.2 ??Widerstände im Veränderungsprozess bearbeiten?186
8.2.1 ??Aus dem Projektalltag?186
8.2.2 ??Situationsanalyse?187
8.2.3 ??Übung 27: Die Veränderungsbereitschaft der Projektmitarbeiter berechnen?191
8.3 ??Innovationen erfolgreich einführen?193
8.3.1 ??Aus dem Projektalltag?193
8.3.2 ??Situationsanalyse?194
8.3.3 ??Übung 28: Innovationstypen identifizieren?197
8.4 ??Neue Perspektiven für die Projektarbeit gewinnen?199
8.4.1 ??Aus dem Projektalltag?199
8.4.2 ??Situationsanalyse?200
8.4.3 ??Übung 29: Perspektivenwechsel und Falsifikation?201
?Nachwort ?205
?Danksagung?209
?Literaturverzeichnis?211
?Die Autoren?213
Stichwortverzeichnis215

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