3. Softwareausstattung und Ist-Analyse der Reporting-Werkzeuge des Personalcontrollings in der FKL und dem MLK Schleswig

„Die Verbesserung der Auswertungsmöglichkeiten ist oft ein wesentlicher Grund für den Einsatz von SAP-HR. Um die tatsächlich sehr umfangreichen Möglichkeiten nutzen zu können, bedarf es neben einer sauberen Implementierung auch der notwendigen Kenntnisse über die verschiedenen Auswertungswerkzeuge des Systems.“[31]

In diesem Kapitel wird vor allem das Augenmerk auf die derzeitig im Personalcontrolling verwendeten Reporting-Werkzeuge gerichtet. Die am häufigsten verwendeten Reporting-Werkzeuge sind die Ad-hoc- Query und die SAP-Standard-Reports. Im Monat werden im Personalcontrolling der FKL und des MLK etwa 20 – 30 Reports erstellt. Im Folgenden werden die derzeitig verwendeten Reporting-Werkzeuge der Ad-hoc-Query und des Standard-Reports in SAP bezüglich ihres Aufbaus, ihrer Verwendung, ihres Nutzens und ihrer Interaktion mit den Microsoft-Office-Tools näher erläutert. Derzeitig wird im Personalcontrolling nur ein Teil der zur Anwendung möglichen Reporting-Werkzeuge verwendet. Die Gründe hierfür liegen vor allem an organisatorischen und zeitlichen Defiziten, die derzeitig die Arbeit des Personalcontrollings noch beeinflussen.

3.1 Softwareausstattung des Personalcontrollings

Im Personalcontrolling der FKL und des MLK wird die SAP[32]-HR[33]-Version 4.7 verwendet. Diese Version ist derzeitig die aktuellste für die Personalwirtschaft aus dem Hause der SAP AG. Unterstützend zum SAP-HR werden die Microsoft-Office-Tools Excel, Access und Word für die Auswertungen im Personalcontrolling eingesetzt.

3.1.1 Die Basis der Auswertung in SAP-HR-4.7

Die Basis für Auswertungen sind stets die im SAP-HR-System vorhandenen Datensätze. Diese Datensätze werden vorher manuell erfasst. Daher ergibt es sich, dass die Qualität der Auswertungsergebnisse nie besser sein kann, als die Qualität der zugrunde liegenden Daten.[34]

Folgende zwei Punkte müssen bei der Auswertung von Personalstammdaten berücksichtigt werden:

„Alle im System gespeicherten Personalstammdaten sind mit einem Beginn- und einem Enddatum versehen. Dieses erlaubt nicht nur Berichte zum aktuellen Stand, sondern auch Berichte über beliebige Zeiträume hinweg zu erstellen. Dieses bedeutet aber auch, dass man sich genau überlegen muss, welchen Zeitraum man wirklich als Anwender auswerten möchte. Insbesondere gibt es Fälle, die es sinnvoll erscheinen lassen, sich auf einen genauen Stichtag festzulegen.

Sobald neue Daten im System aktualisiert werden, werden sie von der Auswertung mit berücksichtigt. Wenn man die gleiche Auswertung im Abstand von 10 Minuten zweimal ausführt, dann kann es sein, dass sie zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Die Echtzeit-Verarbeitung garantiert, dass der Anwender stets auf dem neusten Stand auswerten kann – es ist jedoch wichtig, diese Tatsache im Gedächtnis zu behalten.“[35]

3.1.2 Die Werkzeuge zum Erstellen von Auswertungen

Die wichtigsten Auswertungswerkzeuge (Reporting Tools) im SAP-HR sind:

Report

Query

Business-Information-Warehouse

Reports

Unter einem Report versteht man ein fest definiertes Auswertungswerkzeug zum Erstellen von Listen und Statistiken. Es wird zwischen Standardreports, die von SAP fertig zu Verfügung gestellt werden, und unternehmensspezifisch programmierten Reports unterschieden.

Query

Die Query ermöglicht eine deutlich flexiblere Auswertung der Personaldaten. Die Query lässt sich in zwei Typen aufteilen: die Ad-hoc-Query und die SAP-Query. Die Ad-hoc-Query ist insbesondere auf den Endanwender zugeschnitten und daher einfach zu bedienen. Sie verfügt über fast alle Funktionalitäten, die auch eine SAP-Query zur Verfügung hat. Grundsätzlich erlaubt die Query eine flexiblere Gestaltung von Berichten als die Standard-Reports, allerdings zum Preis einer aufwändigeren Handhabung.[36]

Im Rahmen dieser Diplomarbeit wird die Ad-hoc-Query näher erläutert, da diese im Personalcontrolling der FKL und des MLK Schleswig am häufigsten als Auswertungs-Werkzeug verwendet wird.

Business-Information-Warehouse

„Das Business-Information-Warehouse ist ein sehr umfangreiches Auswertungs- und Analysewerkzeug. Es dient vor allem strategischen und kennzahlenbasierten Auswertungen und erlaubt insbesondere die Kombination von HR-Daten mit anderen Bereichen. Das BW ist kein Element des R/3 Systems, sondern ein zusätzliches Produkt, das bei vielen Unternehmen nicht genutzt wird.“[37]

Das Reporting-Werkzeug Business-Information-Warehouse wird derzeitig im Personalcontrolling nicht angewendet. Es ist geplant, dass das Business-Information-Warehouse Anfang des Jahres 2007 in die Unternehmensgruppe Damp eingeführt werden soll. Derzeitig laufen für diese Implementierung von SAP-BW vorbereitende Maßnahmen, um es einführen zu können. Auf das Thema Business-Information-Warehouse wird in Kapitel fünf weiter eingegangen.

3.2 Ad-hoc-Query als Reporting-Werkzeug im Personalcontrolling

Die Ad-hoc-Query dient der Auswertung von Daten aus der Personalwirtschaft, die nicht durch Standardauswertungen abgedeckt sind. Durch die einfache Auswahl von Selektions- und Ausgabefeldern kann man auf Daten aus allen Bereichen der Personalwirtschaft zugreifen. Programmierkenntnisse sind für die Erstellung von Auswertungen mit der Ad-hoc-Query nicht erforderlich.[38] „Ad-hoc-Berichte sind in der Regel anlassbezogen und ihre konkreten Anforderungen nicht vorhersehbar. Es kommt darauf an, einen definierten Informationspool bereitzustellen, auf dessen Basis die Auswertungen dann erstellt werden.“[39]

Im Allgemeinen gelten folgende Punkte für eine „Ad-hoc-Query“:

Sie ist ein Werkzeug zur schnellen und in der Regel einmaligen Auswertung von Personalwirtschaftsdaten.

Die in der Ad-hoc-Query zur Verfügung gestellten Ausgabe- und Selektionsfelder sind abhängig von der Wahl des Sachgebietes.

Selektions- und Ausgabefelder kann man einfach per Mausklick ansteuern.

Man kann eine über Ad-hoc-Query erstellte Auswertung auch als wieder verwendbare Query abspeichern.

Funktionsumfang einer Ad-hoc-Query

Die Arbeitsweise mit einer Ad-hoc-Query gliedert sich generell in zwei Schritte:

Im ersten Schritt selektiert man eine Menge von Objekten nach einem oder mehreren frei wählbaren Selektionskriterien. Das daraus resultierende Ergebnis wird auch als Treffermenge bezeichnet. Die Treffermenge kann man anschließend weiter bearbeiten. Zudem kann man mit der Ad-hoc-Query insgesamt zwei Treffermengen bilden und addieren, subtrahieren oder aus diesen Schnittmengen bilden.

Im zweiten Schritt gibt man frei wählbare Daten zu den im ersten Schritt selektierten Objekten aus. Für die Darstellung und Weitergabe der Auswertung hat man die Möglichkeiten, die von der SAP-Query zur Verfügung gestellt werden:

Man kann einen Typ der Ausgabelisten wählen. Damit legt man fest, ob und wie die Daten für die Ausgabe aggregiert werden sollen. Man hat eine der folgenden Möglichkeiten:

Grundliste

Statistik

Rangliste

Darüber hinaus kann man die Form der Ausgabe wählen. Damit kann man festlegen, wie die Daten bei der Ausgabe dargestellt werden sollen. Folgende Ausgaben stehen zur Verfügung:

Interaktive Liste

Einfache Liste

Textverarbeitung

Tabellenkalkulation

Private Ablage

Darstellung als Grafik

Crystal Reports

InfZoom[40]

3.3 Prinzip der Funktion der Ad-hoc-Query

Abb. 7: Prinzip der Ad-hoc-Query

Quelle: Vgl. Inveos CTH GmbH, SAP „my Workshop“, [2002], S. 96

Das Prinzip einer Ad–hoc-Query ist saufgebaut, dass der Anwender im ersten Schritt eine Selektion aus den Personaldaten durchführen muss. Dazu muss angegeben werden, welche gewünschten Ausgabefelder im späteren Bericht enthalten sein sollen. In der Abbildung 7 wurden z. B. die Ausgabefelder (Anrede, Vorname, Name und Anzahl der Kinder) definiert. Nachdem diese Auswahl der Ausgabefelder stattgefunden hat, wird die Ad-hoc-Query...