2. Und danach? Der Hauptteil und das Vortragsende
Sie haben die erste Hürde Ihrer Präsentation – den Einstieg – bereits gemeistert. Nach dieser Kür kommt nun der Pflichtteil Ihres Vortrags – der Hauptteil und das Ende. Besonders in puncto Strukturierung und Argumentationsweg gibt es einiges zu beachten, um zu einem optimalen Präsentationsaufbau zu gelangen. Entscheidend ist außerdem – ebenso wie ein kraftvoller Anfang – ein Abschluss, an den sich Ihre Zuhörer noch lange erinnern werden.
Warum ist die Struktur das A und O einer guten Präsentation?
Sie werden mir zustimmen, wenn ich Folgendes behaupte: Die meisten Zuhörer können die Qualität eines Vortrags oft nur schwerlich beurteilen, weil der Redner oder Präsentator in der Regel einen Kompetenzvorsprung besitzt. Meist steht er ja gerade wegen dieses Vorsprungs auf der Bühne, und eben nicht ein anderer. Da wir jedoch automatisch versuchen, die Qualität von allem zu beurteilen, was wir konsumieren, tun wir das natürlich auch bei einem Vortrag oder einer Präsentation, ganz gleich, ob wir dazu die nötige fachliche Kompetenz besitzen oder nicht. Doch auf was stützen wir unser Urteil, wenn wir die inhaltliche Qualität aufgrund mangelnder Kenntnisse nur schwer bestimmen können? Ganz einfach: Wir suchen uns einen anderen Aspekt, nach dem wir die Präsentation einordnen. Ein beliebtes Bewertungskriterium ist in diesem Fall die Struktur, die unabhängig von den dargestellten Inhalten betrachtet werden kann und daher häufig ausschlaggebend für den Erfolg oder Misserfolg einer Präsentation ist. Beherzigen Sie also immer eine der wichtigsten Präsentationsregeln: Wenn Sie strukturiert sprechen, unterstellt man Ihnen automatisch Kompetenz.
Der Grund: Eine Struktur bietet den Zuhörern Hilfestellung. Sie fühlen sich „an die Hand genommen“, müssen sich nicht selbst in einem Dschungel aus Zahlen, Fakten und Informationen orientieren und können sich deshalb voll auf die Inhalte konzentrieren und diese abspeichern. Wir kennen diesen Effekt vor allem bei einem geschriebenen Text: Absätze helfen uns dabei, uns beim Lesen richtig zurechtzufinden. Ein Text, der keinerlei Struktur aufweist, ist dagegen schwer zu erfassen, auch wenn der Inhalt derselbe ist. Warum sollte das bei einer Rede oder bei einer Präsentation anders sein? Ich kenne keine gute Präsentation, ausnahmslos keine, bei der nicht auch eine gute Struktur maßgeblich gewesen wäre.
Was die Gliederung betrifft, gibt es sowohl die Empfehlung, mit dem Zielsatz zu beginnen und dann die Argumente aufzuzählen als auch den entgegengesetzten Weg zu gehen. Was ist denn nun richtig?
Es ist beides richtig! Sie müssen nur entscheiden, welche Variante im Hinblick auf Ihr Präsentationsziel taktisch klüger ist. Stellen Sie sich das vor wie bei einem Krimi. Mal ist der Mörder bekannt und die Spannung besteht darin, Motive und Hintergründe zu erfahren. Dann gibt es aber auch Krimis, bei denen zu Beginn ein Mord oder ein Verbrechen geschieht und das Ziel nur darin besteht, den Mörder zu ermitteln. Ähnliche Unterschiede gibt es auch je nach Präsentation. Wenn es darum geht, Informationen zu vermitteln und die Zuhörer Ihrem Thema und Ihren Absichten aufgeschlossen und offen gegenüberstehen, ist die sogenannte Pyramidenstruktur hilfreich. Ist Ihr Ziel allerdings, das Publikum von etwas zu überzeugen und beispielsweise für eine Idee oder ein Produkt zu gewinnen, empfiehlt sich ein Aufbau, der auf der klassischen Fünf-Satz-Struktur fußt. Das heißt: Beide Strukturen sind „richtig“ und Sie sollten idealerweise beide Wege beschreiten können.
Wie erstelle ich denn eine Präsentation nach der Pyramiden-Struktur?
Bei der Pyramiden-Struktur beginnen Sie mit Ihren Schlussfolgerungen und Ihrem Ergebnis und verwenden die verbleibende Zeit darauf, den Zuhörern zu erklären, weshalb Ihre Lösung die beste ist. Zum Beispiel bei Vorstandsvorlagen zeigt dieses Prinzip eine hohe Effizienz. Hier kann es sehr hilfreich sein, wenn die Empfehlung des Vortragenden, wie zum Beispiel „Wir sollten die Chancen auf dem osteuropäischen Markt wahrnehmen“, auf Anhieb klar erkennbar ist und dann in der folgenden Präsentation mit Argumenten gestützt wird. Das Schöne an dieser Struktur ist: Als Zuhörer kann man nun, da man die Schlussfolgerung kennt, die folgenden Argumente sehr gut auf ihre Glaubwürdigkeit und Überzeugungskraft hin prüfen. Die Zuhörer lassen sich also nicht mehr bloß von Fakten und Informationen berieseln, sondern nehmen aktiv am Argumentationsprozess teil.
Und was sind die Vorteile einer Fünf-Satz-Struktur?
Immer wenn es darum geht, tatsächliche Überzeugungsarbeit zu leisten, stößt das Pyramiden-Prinzip an seine Grenzen. Warum? Nun, wenn wir jemanden überzeugen müssen, bedeutet das, dass derjenige unserem Ziel mit einer gewissen Distanz gegenübersteht. Sonst müssten wir ihn ja gar nicht erst überzeugen. Irgendetwas hält ihn also davon ab, unserer Schlussfolgerung zuzustimmen. Wenn wir nun zu früh mit der Tür – also unserer Absicht oder unserem Ziel – ins Haus fallen, kann es passieren, dass der andere mit seinen Gedanken abschweift, weil er sofort an all das denkt, was ihn davon abhält, uns zuzustimmen. Die Folge: Während unser Gegenüber diese Überlegungen anstellt, hört er der folgenden Argumentation gar nicht mehr aufmerksam zu, weil er schon längst mit der Gegenargumentation und dem Formulieren eines Einwandes beschäftigt ist. Seine inneren Widerstände lenken ihn vom Gesagten ab. Unsere wichtigen Informationen und wohlüberlegten Argumente kommen dann gar nicht mehr richtig an. Wenn Sie also sicher gehen wollen, Ihre Informationen und Ihre Argumentation an den Mann zu bringen, sollten Sie die konkrete Schlussfolgerung besser hinten anstellen und einen Spannungsbogen aufbauen, der schließlich zu Ihrem Ziel führt.
Aber wenn ich mich an diesen Aufbau halte, kann es dann nicht passieren, dass meine Zuhörer sich die ganze Zeit fragen, worauf das wohl hinausläuft?
Diese Frage bekomme ich recht oft gestellt. Ich beantworte sie immer gern mit einer Gegenfrage: Was kann Ihnen Besseres passieren? Je neugieriger und gespannter Ihre Zuhörer sind, desto aufmerksamer werden sie zuhören und desto offener werden sie für die Schlussfolgerung Ihrer Argumentation sein.
Wie kommuniziere ich die Fünf-Satz-Struktur?
Stellen Sie sich einfach einen Text vor, den Sie strukturiert haben. Meist macht man dafür nach den einzelnen Sinnabschnitten einen Absatz. Bei einem Vortrag gibt es diese Möglichkeit, einfach die Return-Taste zu drücken, leider nicht. Stattdessen gibt es jedoch verschiedenste Wege, einem Vortrag eine akustische Gliederung zu verpassen. Hier einige Beispiele:
„Ich zeige Ihnen heute drei Wege zu mehr Umsatz …“
„Ich habe Ihnen fünf Empfehlungen mitgebracht …“
„Wir arbeiten uns in diesem Workshop vier wichtige Trends heraus …“
Es geht darum, die Struktur, die wir nicht schwarz auf weiß vor Augen haben, hörbar zu machen – wie z. B. die Nummerierung in einem Textdokument. Alles, was dem Publikum hilft, die Struktur nachzuvollziehen, ist ein adäquates Mittel.
Wie finde ich meine Struktur?
Wenn Sie mit einer Rede überzeugen wollen, dann muss diese klar und verständlich sein. Dazu ist eine gute Struktur hilfreich, denn sie sorgt dafür, dass Ihre Argumente und Ihre Botschaft optimal verständlich beim Zuhörer ankommen. Es gibt verschiedene Gliederungselemente, die Ihnen dabei helfen können. Logik ist meines Erachtens ein sehr starkes Gliederungselement, weil sie – wenn sie stark genug ist – den Zuhörer wie ein Magnet zum Redeziel zieht. Sie fragen sich jetzt, wie Sie Logik hörbar machen? Ganz einfach mit allen gängigen Konjunktionen, wie zum Beispiel: Wenn …, dann …; daraus folgt; damit; um … zu … usw.
Auch eine Gliederung nach dem Schema „erstens, zweitens, drittens“ ist eine dankbare und sehr übersichtliche Gliederung für einen Vortrag. Benutzen Sie solche Gliederungswörter auch wirklich in Ihrer Präsentation, sie erleichtern dem Publikum das Zuhören. Auch einzelne Gliederungspunkte für die Zuschauer mit den Fingern aufzuzählen ist manchmal nicht verkehrt.
Eine dritte, oft genutzte Gliederungsmöglichkeit ist das klassisch dialektische Prinzip von These, Antithese und Synthese, das häufig auch in modifizierter Form anzutreffen ist – zum Beispiel „Wo stehen wir, was wollen wir, was ist zu tun?“
Sollte ich die Gliederung meiner Präsentation zu Beginn ankündigen oder zeigen?
Hier empfehle ich je nach Vortragslänge zwei Varianten: Sollte die Präsentation nicht allzu lange dauern – bis zu 20 Minuten etwa –, ist das Aufzeigen der Gliederung meines Erachtens nicht nötig und zudem eine unnötige Regieanweisung, die auf Kosten der Spannung gehen könnte. Sollte die Präsentation jedoch deutlich länger sein, kann eine Vorschau der Gliederung dem Zuhörer sehr gut helfen, sich zu orientieren. Der Grund: Kein Zuhörer kann bei einer längeren Präsentation ständig die volle Aufmerksamkeit an den Tag legen. Wenn er aber weiß, wann die für ihn interessanten Passagen an der Reihe sind, kann er seine „Zuhörer-Energie“ sinnvoll verteilen.
Manchmal habe ich aber gar keine Zeit, mir eine optimale Struktur auszudenken.
Oft werde ich innerhalb einer Sitzung oder eines Meetings aufgefordert, spontan etwas zu sagen. Wie kann ich so einer Stegreifrede Struktur geben?
In so einem Fall sollten Sie Folgendes beachten: Wenn Sie in Zukunft gebeten werden, aus dem Stand eine Präsentation zu halten, dann entscheiden Sie sich bereits in dem Moment, wenn Sie aufstehen...
