| Personalakte, Abmahnung, Arbeitszeugnis | 1 |
| Inhalt | 6 |
| 1Personalaktenrecht | 14 |
| 1.1?Pflicht zur Führung einer Personalakte | 14 |
| 1.2?Form der Führung der Personalakte | 14 |
| 1.3?Definition | 15 |
| 1.3.1?Personalakte | 15 |
| 1.3.2?Sachakte | 16 |
| 1.4?Funktion | 16 |
| 1.5?Inhalt | 17 |
| 1.6?Aufbewahrung | 20 |
| 1.7?Allgemeine Prinzipien der Personalaktenführung | 22 |
| 1.7.1?Vertraulichkeit | 22 |
| 1.7.2?Wahrheit | 26 |
| 1.7.3?Vollständigkeit | 27 |
| 1.7.4?Offenheit | 28 |
| 1.8?Allgemeine Rechte des Arbeitnehmers | 28 |
| 1.8.1?Einsichtnahme | 28 |
| 1.8.2?Anhörung | 31 |
| 1.8.3?Gegendarstellung | 32 |
| 1.8.4?Anspruch auf Entfernung eines Schriftstücksaus der Personalakte | 32 |
| 1.8.4.1?Fehlen der Anhörung | 33 |
| 1.8.4.2?Pauschaler und undifferenzierter Sachverhalt | 33 |
| 1.8.4.3?Unwahre Tatsachen oder rechtsfehlerhaftes Werturteil | 34 |
| 1.8.4.4?Wahre Tatsachen | 35 |
| 1.8.4.5?Ermahnung | 35 |
| 1.8.4.6?Mitarbeitervertretungsrecht | 36 |
| 1.8.4.7?Ausschlussfristen | 37 |
| 1.8.4.8?Beendigung | 38 |
| 1.8.4.9?Darlegungs- und Beweislast | 38 |
| 1.8.4.10?Entfernung | 39 |
| 1.8.4.11?Widerruf | 39 |
| 1.8.5?Anspruch auf Entfernung eines Schriftstücksaus einer Sachakte | 40 |
| 1.8.6? Geltendmachung einer unzulässigen Behinderungder Wahrnehmung der Aufgaben der Mitarbeitervertretung aufgrund einer mitarbeitervertretungsrechtlichen Abmahnung | 41 |
| 1.9?Praxisbeispiele | 41 |
| 1.9.1?Personalakte | 41 |
| 1.9.2?Sachakte | 41 |
| 1.9.3?Allgemeine Prinzipien der Führung der Personalakte | 42 |
| 1.9.3.1?Beschwerdebrief | 42 |
| 1.9.3.2?Leistungs- und Führungsbeurteilung als Grundlageeiner Zielvereinbarung | 43 |
| 1.9.3.3?Übertragung der Wahrnehmung der Aufgaben der?Personalabteilung auf einen Dritten | 43 |
| 1.9.3.4?Weitergabe der Personalakte bei einem rechtsgeschäftlichen Betriebsteilübergang | 44 |
| 2Die elektronische Personalakte | 45 |
| 2.1?Zweck der Einführung einer Personalakte in elektronischer Form | 45 |
| 2.2?Berechtigung des Dienstgebers zu einer Auswahl der Form der Personalakte | 46 |
| 2.3?Individualrechtliche Regelungen der Führung der Personalakte in elektronischer Form | 47 |
| 2.3.1?Einsichtnahme in die Personalakte und Auskunftüber die Datenverarbeitung | 47 |
| 2.3.2?Abschriften aus der Personalakte | 49 |
| 2.3.3?Gegendarstellung und Berichtigung | 50 |
| 2.3.4?Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) undKirchliches Datenschutzgesetz (KDG) | 51 |
| 2.3.4.1?Einwilligung des Arbeitnehmers | 53 |
| 2.3.4.2?Verarbeitung personenbezogener Daten für Zweckedes Arbeitsverhältnisses | 53 |
| 2.3.4.3?Organisatorische und technische Maßnahmen | 56 |
| 2.3.4.4?Information und Auskunftsrecht als Rechteder betroffenen Person nach Abschnitt II DS-GVOi.V.m. Abschnitt I, II KDG | 60 |
| 2.3.4.5?Berichtigung, Löschung und Einschränkungder Verarbeitung personenbezogener Daten als Rechteder Betroffenen nach Abschnitt III DS-GVO(i.V.m. Abschnitt II KDG) | 60 |
| 2.3.4.6?Auftragsdatenverarbeitung durch andere Unternehmen | 61 |
| 2.3.4.7?Datenschutz-Folgenabscha?tzung und vorherige Konsultation | 62 |
| 2.3.4.8?Anwendbarkeit der Regelungen der DS-GVOauf Personalakten in Papierform | 63 |
| 2.4?Kollektivrechtliche Regelungen der Führungder Personalakte in elektronischer Form | 64 |
| 2.4.1?Zustimmungsrecht der MAV(§?36 Abs.?1 Nr. 9 MAVO i.V.m. §?33 Abs.?1 MAVO) | 65 |
| 2.4.2?Antragsrecht der MAV (§?37 Abs.?1 Nr. 9 MAVO) | 68 |
| 2.4.3?Dienstvereinbarung | 69 |
| 3Abmahnung | 72 |
| 3.1?Rechtsgrundlage | 72 |
| 3.2?Zweck | 73 |
| 3.2.1?Rügefunktion | 73 |
| 3.2.2?Warnfunktion | 73 |
| 3.2.3?Klarstellungsfunktion | 73 |
| 3.2.4?Beweisfunktion | 73 |
| 3.3?Inhalt | 73 |
| 3.3.1?Bezeichnung | 74 |
| 3.3.2?Sachverhalt | 74 |
| 3.3.3?Wertung | 74 |
| 3.3.4?Ankündigung arbeitsrechtlicher Maßnahmen im Fall gleichgerichteten Fehlverhaltens | 76 |
| 3.3.5?Abmahnungsberechtigung | 77 |
| 3.3.6?Zugang der Abmahnung | 78 |
| 3.4?Verwirkung | 78 |
| 3.5?Zeitablauf | 79 |
| 3.6?Anhörung | 81 |
| 3.7?Rücknahme der Abmahnung | 82 |
| 3.8?Anspruch auf Entfernung der Abmahnungaus der Personalakte | 82 |
| 3.8.1?Tatbestandliche Voraussetzungen | 82 |
| 3.8.1.1?Fehlen der Anhörung | 82 |
| 3.8.1.2?Pauschaler und undifferenzierter Sachverhalt | 82 |
| 3.8.1.3?Unwahre Tatsachen oder rechtsfehlerhaftes Werturteil | 84 |
| 3.8.2?Rechtsfolgen | 84 |
| 3.9?Kündigungsverzicht | 85 |
| 3.10?Verzicht auf gerichtliche Geltendmachungder Rechtswidrigkeit einer Abmahnung | 86 |
| 3.11?Prinzip der Verhältnismäßigkeit | 86 |
| 3.11.1?Abmahnung | 86 |
| 3.11.2?Verhaltensbedingte Kündigung | 87 |
| 3.11.2.1?Notwendigkeit einer Abmahnung | 87 |
| 3.11.2.2?Entbehrlichkeit einer Abmahnung | 88 |
| 3.11.2.3?Bestimmtheit | 88 |
| 3.11.2.4?Gleichartige Verletzung der nach dem Arbeitsvertrag bestehenden Pflichten | 89 |
| 3.11.2.5?Verwirkung | 90 |
| 3.11.3?Versetzung | 90 |
| 3.12?Allgemeine Aufgaben der Mitarbeitervertretung | 92 |
| 3.13?Beteiligungsrechte der Mitarbeitervertretung | 93 |
| 3.14?Praxisbeispiele | 94 |
| 3.14.1?Fehlen der vorherigen Anhörung vor Aufnahme der Abmahnung in die Personalakte | 94 |
| 3.14.2?Vertragspflichtverletzungen im Zusammenhangmit der Wahrnehmung der Aufgaben als Mitgliedder Mitarbeitervertretung | 94 |
| 3.14.2.1?Abmeldung und Rückmeldung | 94 |
| 3.14.2.2?Unentschuldigte Abwesenheit bei dem Einigungsgespräch zwischen Mitarbeitervertretung und Dienstgeber im Rahmen der Anhörung und Mitberatung | 95 |
| 3.14.3?Schlechtleistungen des Arbeitnehmers | 95 |
| 3.14.4?Vertragspflichtverletzungen in einer odermehreren Abmahnungen | 96 |
| 3.14.5?Verzicht auf das Recht zu einer Kündigung | 96 |
| 4Personalfragebogen | 98 |
| 4.1?Personalfragebogen im Rahmen der Einstellung | 98 |
| 4.1.1?Allgemeine Grenzen des Fragerechts | 98 |
| 4.1.2?Spezialgesetzliche Regelungen | 99 |
| 4.1.2.1?Zugang zu beruflicher Tätigkeit | 100 |
| 4.1.2.2?Benachteiligung aus einem in §?1 AGG geregelten?Grund | 102 |
| 4.1.2.3?Rechtfertigung der Benachteiligung | 108 |
| 4.1.3?Katalog zulässiger Fragen außerhalb des persönlichenund sachlichen Anwendungsbereichs des AGG | 112 |
| 4.1.3.1?Eignung, Qualifikation, berufliche Tätigkeit,Vor- und Ausbildung | 112 |
| 4.1.3.2?Vorstrafen | 113 |
| 4.1.3.3?Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses durch den Arbeitnehmer | 114 |
| 4.2?Personalfragebogen im bestehenden Arbeitsverhältnis | 116 |
| 4.2.1?Allgemeine Grenzen des Fragerechts | 116 |
| 4.2.2?Spezialgesetzliche Regelungen | 119 |
| 4.3?Beteiligung der Mitarbeitervertretung | 120 |
| 4.4?Rechtsfolgen für das Arbeitsverhältnis –Erhebung und Verwendungbestimmter Angabenin einem Personalfragebogen | 124 |
| 4.4.1?Individualrecht | 124 |
| 4.4.1.1?Zulässigkeit der Frage | 124 |
| 4.4.1.2?Unzulässigkeit der Frage | 125 |
| 4.4.1.3?Fehlen der Beteiligung der Mitarbeitervertretung | 125 |
| 4.4.2? Kollektivrecht | 126 |
| 4.5?Praxisbeispiel: Formular – Personalfragebogen?im Rahmen der Einstellung | 128 |
| 5Beurteilungsrichtlinien | 131 |
| 5.1?Zweck einer dienstlichen Beurteilung | 131 |
| 5.2?Recht zu einer dienstlichen Beurteilung | 131 |
| 5.3?Festlegung und Gewichtung der Kriterien | 132 |
| 5.4?Beteiligung der Mitarbeitervertretung | 135 |
| 5.5?Gerichtlicher Rechtsschutz | 137 |
| 5.5.1?Anspruch auf Entfernung der dienstlichen Beurteilung aus?der Personalakte | 137 |
| 5.5.2?Anspruch auf Erstellung einer neuen dienstlichen?Beurteilung | 139 |
| 5.5.3?Darlegungs – und Beweislast | 139 |
| 5.6?Praxisbeispiel: Formular – Beurteilung der Leistung und Führung | 140 |
| 6Das Arbeitszeugnis | 144 |
| 6.1?Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses | 145 |
| 6.1.1?Anspruchsgrundlagen | 145 |
| 6.1.2?Dauer der Beschäftigung | 147 |
| 6.1.3?Zeitpunkt | 148 |
| 6.1.4?Antrag des Arbeitnehmers | 149 |
| 6.1.5?Erfüllung | 149 |
| 6.1.5.1?Holschuld | 149 |
| 6.1.5.2?Form | 150 |
| 6.1.5.3?Kosten der Zeugnisausstellung | 152 |
| 6.1.6?Zeugnisaussteller | 152 |
| 6.1.7?Verjährung | 154 |
| 6.1.8?Ausschlussfristen | 155 |
| 6.1.9?Verwirkung | 156 |
| 6.1.10?Verzicht | 157 |
| 6.2?Zwischenzeugnis | 158 |
| 6.2.1?Grund | 158 |
| 6.2.2?Aufbau | 159 |
| 6.2.3?Bindungswirkung | 160 |
| 6.3?Zeugnisarten | 162 |
| 6.4?Aufbau eines einfachen bzw. qualifizierten Zeugnisses | 162 |
| 6.4.1?Firmenbogen | 163 |
| 6.4.2?Überschrift | 163 |
| 6.4.3?Eingangsformel | 163 |
| 6.4.4?Dauer der Beschäftigung | 164 |
| 6.4.5?Aufgabenbeschreibung | 166 |
| 6.4.6?Leistungsbeurteilung | 167 |
| 6.4.6.1?Zufriedenheitsskala | 168 |
| 6.4.6.2?Erwartungsskala | 169 |
| 6.4.6.3?Einzelbewertungen | 170 |
| 6.4.7?Führungsbeurteilung | 171 |
| 6.4.7.1?Standardsätze bei Gesamtbeurteilungen | 173 |
| 6.4.7.2?Verhalten gegenüber Dritten | 174 |
| 6.4.7.3?Führungsverhalten gegenüber Mitarbeitern | 174 |
| 6.4.8?Beendigungszeitpunkt | 175 |
| 6.4.9?Beendigungsgrund | 175 |
| 6.4.10?Schlussformel | 177 |
| 6.4.10.1?Anspruch auf Erteilung einer Schlussformel | 177 |
| 6.4.10.2?Inhalt | 180 |
| 6.4.11?Ausstellungsdatum | 182 |
| 6.4.12?Unterschrift | 183 |
| 6.5?Grundsätze der Zeugnisformulierung | 184 |
| 6.5.1?Einheitlichkeit und Vollständigkeit | 184 |
| 6.5.2?Wahrheit und Wohlwollen | 185 |
| 6.5.3?Zeugnisklarheit | 188 |
| 6.6?Prozessuale Fragen | 194 |
| 6.6.1?Darlegungs- und Beweislast | 195 |
| 6.6.2?Klageantrag | 196 |
| 6.6.3?Bindungswirkung | 197 |
| 6.6.4?Zwangsvollstreckung | 198 |
| 6.7?Haftung des Arbeitgebers | 201 |
| 6.7.1?Gegenüber dem Arbeitnehmer | 201 |
| 6.7.2?Gegenüber dem neuem Arbeitgeber | 202 |
| 6.7.3?Widerruf | 203 |
| 6.8?Allgemeine Aufgaben undBeteiligungsrechte der MAV | 203 |
