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Praxishandbuch Beschaffungsmanagement

Einkäufe kostenoptimiert tätigen - Anbieter richtig auswählen - Risiken vermeiden bei der Auftragsvergabe

AutorAlexandra Kreuzpointner, Ralf Reißer
VerlagGabler Verlag
Erscheinungsjahr2007
Seitenanzahl180 Seiten
ISBN9783834991751
FormatPDF
KopierschutzDRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis40,00 EUR
Für die vielfältigen Arten von Beschaffungsvorgängen liefert dieses Buch in komprimierter, übersichtlicher und verständlicher Form die wichtigsten Eckdaten, die Mitarbeiter in der Beschaffung in ihrer konkreten Bedarfssituation beachten müssen. Das Buch folgt dem Schema des klassischen Beschaffungsprozesses - von der Bedarfsanforderung bis hin zur Lieferantenbewertung - und gibt anhand von Fallbeispielen Handlungsempfehlungen in den jeweiligen Prozessphasen.


Alexandra Kreuzpointner baute ihre praktischen Erfahrungen im Bereich Einkauf zunächst in einem Unternehmen der Investitionsgüterbranche auf. Sie setzte ihre berufliche Laufbahn in der deutschen Organisation eines IT-/TK-Hardware-Herstellers fort, in dem sie funktionsübergreifend auch für Einkaufstätigkeiten zuständig war. Heute ist sie HR Managerin in der deutschen Vertriebsorganisation eines internationalen Lebensmittelkonzerns.
Ralf Reißer hat umfangreiche Erfahrung im industriellen Einkauf bei Unternehmen der Investitionsgüterindustrie gesammelt. Heute ist er in einem internationalen Maschinenbaukonzern verantwortlich für den Einkauf von Investitionsgütern, Dienstleistungen und Gemeinkostenmaterial.

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Leseprobe
5. Die Angebotsverhandlung (S. 73-74)

Verhandlungen sind in vielen Bereichen ein spannendes Thema. Wir geben Ihnen einige Tipps mit auf den Weg, die Ihnen ermöglichen, das Verhalten Ihres Gegenübers besser zu verstehen und entsprechend besser reagieren zu können. Es geht dabei nicht darum, Ihren Verhandlungspartner zu täuschen oder ihn über den Tisch zu ziehen. Aus Verhandlungen sollten immer beide Parteien als Gewinner herausgehen. Es gilt also, realistische Forderungen zu stellen, die in einer freundlichen Atmosphäre bestimmt durch Sie vertreten werden. Als Einkäufer haben Sie zunächst eine schwierigere Position. Sie müssen viele Produkte kennen, um deren Beschaffungen vorzunehmen. Der Verkäufer hat eine recht eingeschränkte Produktpalette zu vertreten und ist unter Umständen auch in der Gesprächsführung eingehender geschult als Sie. Führen Sie sich vor Augen, wie viele Vertriebsschulungen es gibt und wie viel Literatur sich mit dem Thema Verkaufsgespräch befasst. Im Gegensatz dazu findet sich für den Einkäufer nur wenig Hilfe, dem geschulten Verkäufer entsprechend entgegenzutreten. Auch hier können wir lediglich einen Einblick in Aspekte und Methoden rund um das Thema Verhandlung geben. Einzelne Themenbereiche lassen sich jedoch durch spezielle Fachliteratur vertiefen.

Die Angebotsverhandlung – per Telefon oder durch ein persönliches Gespräch – ist kein zwingender Vorgang im Rahmen des Beschaffungsprozesses. Bei der einmaligen Beschaffung geringwertiger Güter reicht häufig der einfache Angebotsvergleich, um sich für einen Anbieter zu entscheiden. Sie werden schnell erkennen, wann sich durch eine Verhandlung einzelne Faktoren wie z. B. der Preis noch verbessern lassen oder nicht. Auch die Zuordnung der Beschaffungsobjekte in verschiedene Warengruppen, die wir in den vorangegangenen Abschnitten erarbeitet haben, wird Ihnen helfen zu entscheiden, wann eine Verhandlung Sinn macht und wann nicht bzw. wie viel Anstrengung Sie für eine Verhandlung aufwenden wollen. Per Telefon ist dieser Aufwand bereits deutlich reduziert. Dennoch gilt auch für Telefonverhandlungen, sich gut vorzubereiten.

5.1 Vorbereitung der Verhandlung: Was will ich wie erreichen?

Vor jeder Verhandlung müssen Sie genau wissen, was Sie erreichen wollen. Folgende Fragen sollten Sie vor einer Verhandlung geklärt haben:

Was ist die konkrete Aufgabenstellung für das Verhandlungsgespräch?
Was will ich erreichen (Ziel)?
Wie komme ich zu meinem Ziel?
Wie wird sich der Weg zu meinem Ziel gestalten?
Wer übernimmt welche Aufgaben innerhalb der Verhandlung?

Durch die Bearbeitung der vorangegangenen Schritte des Beschaffungsprozesses haben wir uns bereits eingehend mit den möglichen Inhalten der ersten Frage auseinander gesetzt. Bezüglich des Preises haben wir auch schon eine Idee als Antwort auf die Frage „Was will ich erreichen?" entwickelt (vgl. Kapitel 4.2.2, partieller Preisvergleich). Die für uns relevanten Informationen haben wir in einer Tabelle zusammengetragen. Durch den partiellen Preisvergleich haben wir einen optimalen Zielpreis ermittelt, an dem wir uns in der Verhandlung orientieren können.

In einer Angebotsverhandlung spielen aber auch die anderen Vergleichsfaktoren eine entscheidende Rolle, die nicht in erster Linie mit dem Preis zu tun haben. Auch hierfür liefern wir Ihnen Ansätze, damit Sie die Frage „Was will ich erreichen?" umfassend beantworten können. Ziel dieses Kapitels ist es, dass Sie für sich selbst einen roten Faden entwickeln können, an dem Sie sich in der Verhandlung orientieren können und der Sie letztlich zu Ihrem Verhandlungsziel führt. Außerdem geben wir Tipps, wie Sie sich auf die Person Ihres Verhandlungspartners einstellen können und eine zielgerichtete Gesprächstaktik aufbauen können.
Inhaltsverzeichnis
Vorwort6
Inhaltsverzeichnis8
Abbildungsverzeichnis11
1. Der Beschaffungsprozess im Unternehmen12
1.1 Begriffsbestimmung Einkauf und Beschaffung12
1.2 Notwendigkeit des Beschaffungsprozesses13
1.3 Anforderungen an den Einkäufer16
1.4 Exkurs: E-Commerce – eine kurze Erläuterung19
2. Bedarfsanalyse und Bedarfsanforderung20
2.1 Analyse und Unterteilung des Beschaffungsprogramms21
2.2 Beschaffungsplanung24
2.3 Werkzeug für den Einkäufer – die ABC-Analyse26
2.4 Standardisierung und Bündelung29
2.5 Auslösen des Beschaffungsvorganges: Die Bedarfsanforderung31
3. Die Anfrage36
3.1 Anfrage und Ausschreibung36
3.2 Notwendigkeit einer Anfrage37
3.3 Auswahl geeigneter Anbieter39
3.4 Leistungsbeschreibung42
3.5 Aufbau und Inhalt einer Anfrage44
3.6 Exkurs: Lieferantenmanagement48
4. Angebotsvergleich54
4.1 Faktoren des Angebotsvergleichs54
4.2 Erstellen eines Angebotsvergleichs65
5. Die Angebotsverhandlung74
5.1 Vorbereitung der Verhandlung: Was will ich wie erreichen?75
5.2 Verhandlungsführung88
5.3 Festhalten der Ergebnisse – Protokollerstellung bei Einkaufsverhandlungen101
6. Auftragsvergabe: Die Bestellung106
6.1 Grundlagen des Vertragsrechts106
6.2 Vertragsfreiheit107
6.3 Maßgebliche Quellen des Vertragsrechts107
6.4 Wann kommt ein Vertrag zustande?108
6.5 Kaufmännisches Bestätigungsschreiben110
6.6 Die Auftragsbestätigung (AB)112
6.7 Verwendung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen ( AGB)114
6.8 Vertragsarten121
6.9 Erstellen einer Bestellung134
6.10 Genehmigung der Bestellung – die Unterschriftenregelung137
6.11 Aufbewahrungsfristen141
7. Kontrolle der Leistungserbringung144
7.1 Untersuchungs- und Rügepflicht beim Kaufvertrag144
7.2 Abnahme der Leistung aus einem Werkvertrag147
7.3 Zahlungsvereinbarungen und Rechnungsprüfung150
8. Umgang mit Vertragsstörungen154
8.1 Mangel154
8.2 Gewährleistungsansprüche im Kaufrecht158
8.3 Gewährleistungsansprüche im Werkvertragsrecht162
8.4 Verjährungsfristen im Kauf- und Werkvertragsrecht165
8.5 Garantie und Gewährleistung166
8.6 Haftung und Versicherung167
8.7 Lieferverzug und Vertragsstrafe171
8.8 Pauschalfestpreis und Einheitspreis174
8.9 Preiserhöhung176
Literaturverzeichnis180
Stichwortverzeichnis182

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