Kapitel 1
Business-Analyse als Wegbereiter des Unternehmenserfolgs

Veränderungen in Unternehmen lassen sich mithilfe der Business-Analyse am besten umsetzen: Denn sie ist in der Lage, Bedarfe und Probleme in Unternehmen zuverlässig zu ermitteln und passende Lösungen aufzuzeigen. Und zwar genau die Lösungen, die sich langfristig und stabil in den Unternehmen verankern lassen – weil sie auf die Mission und Vision eines Unternehmens einzahlen.

1.1 Was ist Business-Analyse und warum macht sie Unternehmen erfolgreicher?

Nie zuvor standen Unternehmen so sehr vor der Herausforderung, ihre Konkurrenzfähigkeit zu halten und weiter auszubauen wie heute: Finanz- und Wirtschaftskrisen beuteln die bereits angeschlagenen Organisationen immer wieder, die Globalisierung zieht ständige Auseinandersetzungen um Produkte und Preise nach sich. Unternehmen müssen permanent Probleme bzw. Chancen identifizieren, um diese dann schnell und zuverlässig zu überschaubaren Kosten zu lösen bzw. zu nutzen.

Auch die Kosten, die durch fehlerhafte Prozesse, schlechte Kommunikation, ungünstige Entwicklung und unvollkommene Anforderungserhebung ausgelöst werden, sind erstaunlich hoch. Viele Probleme, die im Geschäftsalltag entstehen, beruhen letztendlich auf mangelhaften oder gar nicht erfolgten Geschäftsanalysen. Das wiederum führt zu schlechten Lösungen, weil kritische Elemente des Problems übersehen werden oder die Lösung komplexer wird, als sie tatsächlich sein müsste. Unternehmen können weniger gut bzw. gar nicht die jeweilige momentane Lage und den tatsächlichen Nutzen eines Projekts erfassen.

Auf die Ebene des Tagesgeschäfts übertragen, können sich die genannten Herausforderungen so darstellen:

• •Eine neue Gesetzgebung erfordert veränderte Abläufe.
• •Der Vertrieb eines Unternehmens braucht Unterstützung, damit er die neue Marketing-Strategie umsetzen kann.
• •Die Marketing-Abteilung möchte elektronische Aussendungen so anpassen, dass die Kunden weitere Produkte empfohlen bekommen, die zu den bereits bestellten Produkten passen.

Ob die Unternehmen groß oder klein, die internen Strukturen komplex oder einfach sind und ganz egal, welche Unternehmensziele verfolgt werden: Unterm Strich versucht jedes Unternehmen, diese und ähnliche Probleme schnell in den Griff zu bekommen und effizient zu lösen.

Wichtig: Das richtige Problem lösen

Den meisten Managern fehlt es jedoch an Zeit, um die Ursachen eines aktuellen Problems zu erforschen, es von allen Seiten zu beleuchten, zu analysieren und die übergreifenden Zusammenhänge zu verstehen, um schließlich die bestmögliche Lösung zu finden und umzusetzen. Hinzu kommt noch, dass die meisten Lösungen ohne Software gar nicht umgesetzt werden können. Das bedeutet, dass spezielles Know-how notwendig ist. Es ist aber schlicht und ergreifend nicht die Aufgabe eines Managers, sich darum zu kümmern. Die meisten von ihnen wollen auch gar keine Programmiersprache erlernen. Oder den tieferen Sinn eines Systems begreifen. Alles, was ein Manager will, ist eine schnelle, umsetzbare und damit brauchbare Lösung für das Problem. Dank der IT-Abteilung wird er eine solche Lösung auch erhalten. Die notwendige Software lässt sich meistens schnell definieren und entwickeln. Danach müssen nur noch die Datenbanken befüllt, Netzwerke untereinander verbunden und Hardware installiert werden. Sobald der IT-Experte weiß, was der Manager bzw. das Unternehmen eigentlich genau benötigt, kann er mit seiner Arbeit starten.

Hört sich einfach an, ist es aber nicht. Denn bis es eine brauchbare Lösung gibt, müssen viele Voraussetzungen erfüllt sein:

• •Jemand muss alle notwendigen Informationen sammeln, um das Problem verstehen zu können.
• •Jemand muss den Bedarf des Unternehmens analysieren, damit am Ende das richtige Problem gelöst wird.
• •Jemand muss unterschiedliche Lösungsalternativen erarbeiten, gegeneinander abwägen und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für das Management erarbeiten.
• •Jemand muss vorgeben, was genau geschehen soll, um das Problem zu lösen. Und dies muss so formuliert sein, dass sich die Umsetzungsexperten an die Arbeit machen können.
• •Jemand muss prüfen, ob die Organisation auch tatsächlich in der Lage ist, den gewünschten Nutzen aus der umgesetzten Lösung zu ziehen und schließlich im Nachgang prüfen, ob die Änderungen die erwünschte Wirkung erzielt haben.

Definition der Business-Analyse

Wer aber ist dieser Jemand, der sich all diesen Herausforderungen stellt? Diese wichtige Rolle nennt sich Business-Analyst. Er hat in den letzten Jahren seinen festen Platz bereits in vielen Unternehmen gefunden. Der Auftrag des Business-Analysten lautet: Unternehmensbedarf finden und Geschäftsprobleme lösen.

Um diese Rolle zu erfüllen, reicht es aber nicht, nur Anforderungen zu erheben. Die Spezifikation von Anforderungen ist zwar eine durchaus wichtige Aufgabe, aber der Business-Analyst ist immer auch Problemlöser. Er ist der Erste, an den man sich wendet, sobald ein Unternehmen einen Bedarf erkennt. Und das gilt für jegliche Art von Bedarfen – seien sie politischer, technischer, kaufmännischer, missverstandener, unklarer, sozialer, technologischer oder philosophischer Natur. Das gilt für große und kleine Probleme – für Probleme, die durch Informationstechnologie gelöst werden können und für Probleme, für die ein überarbeiteter Geschäftsprozess, eine Umschulung der Mitarbeiter oder eine neue Organisationsstruktur sinnvoll wäre.

Der Business-Analyst nimmt sich der Fragestellung an und versucht zunächst, den Unternehmensbedarf in der Tiefe zu verstehen und herauszufinden, wie die Konsequenzen für das Unternehmen aussehen, wenn das Problem gelöst oder auch nicht gelöst ist. Erst danach begibt er sich auf die Suche nach einer Lösung, die den Unternehmensbedarf befriedigt, indem eventuell ein Problem ganz eliminiert, die Situation zumindest deutlich verbessert oder eine neue Chance erkannt und ergriffen wird. Was also ist Business-Analyse? Und was macht der Business-Analyst und was macht er nicht?

Der Business-Analyst

• •ermittelt die Informationen,
• •analysiert den Bedarf,
• •bewertet und evaluiert mögliche und tatsächliche Lösungen,
• •definiert die Anforderungen
• •und unterstützt bei der Veränderung.

Das International Institute of Business Analysis® (IIBA®) definiert Business-­Analyse wie folgt1:

»Business-Analysis is the practice of enabling change in an enterprise by defining needs and recommending solutions that deliver value to stakeholders. (...)«

Das IIBA™ ist u. a. verantwortlich für den Business-Analysis Body of Knowledge (BABOK®). Im BABOK® werden die Business-Analyse-Wissensgebiete und die damit verbundenen Tätigkeiten beschrieben, aber auch, welche Fähigkeiten und Fertigkeiten ein Business-Analyst braucht, um erfolgreich agieren zu können.

Im BABOK® Guide v22 lautet die Definition von Business-Analyse:

»Business-Analyse ist die Summe der Aufgaben und Methoden, die eingesetzt werden, um zwischen unterschiedlichen Stakeholdern zu vermitteln mit dem Ziel, die Strukturen, Grundsätze und Abläufe eines Unternehmens zu verstehen und zielführende Lösungen zu empfehlen (...) Ein Business-Analyst ist jede Person, die Business-Analyse-Aktivitäten durchführt – unter welchem Titel auch immer.«

Auf Basis dieser Definition lassen sich die Tätigkeiten eines Business-Analysten beispielhaft so beschreiben:

• •Der Business-Analyst untersucht das eigentliche Problem, sodass Zeit und Energie nicht auf eine vermeintliche Lösung verschwendet werden.
• •Der Business-Analyst zeigt dem Management auf, was es tatsächlich von der Veränderung zu erwarten hat, damit das Endresultat frühestmöglich angenommen werden kann und alle in ein und dieselbe Richtung arbeiten.
• •Der Business-Analyst fährt sein gesamtes analytisches und kreatives Denken auf, um sicherzugehen, dass das Unternehmen die besten Entscheidungen trifft.
• •Der Business-Analyst stellt Informationen für die obere Führungsebene bereit, damit diese ihre Entscheidungen schneller und effizienter treffen kann.
• •Der Business-Analyst schafft ein Umfeld, in dem der Informationsfluss zwischen den Geschäftseinheiten und der IT reibungslos funktioniert, um so die Qualität von Lösungen zu erhöhen.
• •Der Business-Analyst vermittelt und »übersetzt« zwischen Management und Technik, um Missverständnisse auf ein Minimum zu...