Durch globale Trends im sozialen, politischen, ökologischen und gesellschaftlichen Umfeld müssen Unternehmen zunehmend flexibler agieren. Beispielsweise durch globale Wertschöpfungsketten ist die Zusammenarbeit mit Zulieferern oder Tochtergesellschaften über die Landesgrenzen hinaus zum Arbeitsalltag vieler Unternehmen geworden (Done, 2011; Schmidt, 2012). Aufgrund der veränderten Rahmenbedingungen benötigt das Management Tools, die die Mitarbeiter bei einer effektiveren und zeitsparenderen Arbeitsweise unterstützen können. Enterprise 2.0 Tools werden in diesem Zusammenhang als geeignete Technologien für die Zukunft angesehen (BVDW, 2013, S. 5; Jäger & Petry, 2012, S. 79; Küll, 2012; Schmidt, 2012).
Aufgrund der hohen Agilität des Marktes gibt es nur eine geringe Anzahl quantitativer Studien, die aktuelle Zahlen liefern können (Szilinski, 2013a).
Eine jährliche Befragung der McKinsey & Company im Juni 2013 ergab, dass sich die Nutzung sozialer Tools und Technologien in Unternehmen vom experimentellen Einsatz hin zur massenkompatiblen Unternehmensanwendung weiterentwickelt haben. Befragt wurden mehr als 3.500 Unternehmen aus verschiedensten Branchen und Ländern. Laut Studie nutzen 83% der Befragten soziale Technologien. Wiederum 90% der Unternehmen, die soziale Technologien verwenden, stellen messbare Verbesserungen durch die Nutzung fest („Evolution,“ 2013).
9.908 Befragte aus 32 Ländern haben im März und April des Jahres 2013 in einer großen Umfrage des Softwareherstellers Microsoft Auskünfte zur Nutzung sozialer Instrumente am Arbeitsplatz gegeben. Befragt wurden Personen, die für mindestens 75% ihrer täglichen Arbeit einen PC, Laptop, ein Smartphone oder Tablet verwenden. Die Umfrage ergab, dass deutsche Angestellte im Gegensatz zu anderen Ländern eher zurückhaltend bei der Nutzung sozialer Technologien sind. Beispielsweise nur 36% der Deutschen würden soziale Instrumente zum Zweck des kollaborativen Bearbeitens und Teilen von Dokumenten nutzen. Im Gegensatz dazu gaben mehr als die doppelte Anzahl der Befragten aus der Türkei oder Mexiko an, dies zu tun. Gleichartige Ergebnisse lassen sich auch in weiteren Kategorien beobachten. Insgesamt nur 34% der deutschen Befragten glauben, mit der Nutzung sozialer Technologien produktiver arbeiten zu können. In China ist man hingegen davon überzeugt: 84% glauben, ihre Produktivität durch die Nutzung sozialer Instrumente steigern zu können („Microsoft survey,“ 2013).
Auch der Nutzungsgrad unternehmenseigener sozialer Netzwerke verläuft in Deutschland bislang eher schleppend. Laut einer ebenfalls von Microsoft in Auftrag gegebenen Studie stehen nur etwa 6% der Befragten Social Networks und Blogging Plattformen zur Nutzung am Arbeitsplatz zur Verfügung. Zu dieser Minderheit gehören beispielsweise Mitarbeiter der Unternehmen ATOS, ABB oder BASF (Szilinski, 2013a; von Rekowski, 2013).
In einer Studie mit dem Titel "Enterprise Social Software in Deutschland 2013" prognostiziert die IDC für den deutschen Markt im Bereich der Enterprise Social Software ein durchschnittliches Jahreswachstum von 44,2% bis zum Jahr 2017. Bei diesen Wachstumsraten würde sich der Markt bis dorthin vervierfachen (Schleife, 2013). Auch die Prognosen der Experton Group weisen auf ein deutliches Wachstum hin: Bis zum Jahr 2016 sollen etwa 750 Millionen Euro in Kollaborationslösungen investiert werden (Oppermann, 2013b).
Durch die Nutzung von ESNs kann die Verbesserung oder Beschleunigung der Kommunikation, die Vernetzung der Mitarbeiter und das Verbessern oder gar das Etablieren eines Wissensmanagements erreicht werden (Wiseman, 2013). Dabei ist erkennbar, dass es sich um komplementäre Ziele handelt, die aufeinander aufbauen und miteinander zusammenhängen.
Enterprise Social Networks fördern die Kommunikation im gesamten Unternehmen. Die direkte Kommunikation über eine gemeinsame Kollaborationsplattform und der schnelle und effektive Austausch der Mitarbeiter untereinander verringern dabei die Anzahl versendeter E-Mails und reduzieren den Steuerungsaufwand von Projektteams. Besonders bei länderübergreifender Zusammenarbeit kann der Arbeitsaufwand vermindert und dem Unternehmen dadurch wichtige Zeit für Forschung und Innovation verschafft werden (Greiffer, 2013; Kiefer, 2012; Krebs, 2012a). Die von Unternehmensstandorten unabhängige Kommunikation erfolgt innerhalb virtueller Arbeitsräume in Abhängigkeit vom jeweiligen Arbeitsvorgang oder Dokument. Diese Art der Kommunikation und Abstimmung stellt das Projekt in den Mittelpunkt, nicht das Dokument. Die kommunizierten Informationen stehen dabei jeweils im aufgaben- oder projektbezogenen Kontext, sodass eine klare Verbindung der Informationen zum jeweiligen Projekt hergestellt werden kann (Krebs, 2012a; Ritter, 2012).
Die Vernetzung der Mitarbeiter ist wichtig, um den Informationsfluss nicht zu behindern und die Kommunikation zu vereinfachen und zu beschleunigen. In diesem Zusammenhang ist die Abschaffung starrer Unternehmenshierarchien erforderlich. Nur so ist eine gemeinschaftliche Nutzung des Wissens möglich (Moises, 2013).
Die Grundlage für Kollaboration ist die Vernetzung der Mitarbeiter. Viele Abläufe und Prozesse wiederholen sich in Unternehmen an verschiedenen Stellen. Oft fehlt aber das Bewusstsein darüber, dass es sich nicht um neue Prozesse handelt, sondern dass diese bereits in anderen Unternehmensbereichen standardisiert wurden. Daher ist es auch nicht verwunderlich, dass an verschiedenen Stellen die gleichen Fehler und Probleme bei der Ausführung auftreten. Die Vernetzung der Mitarbeiter ermöglicht das kollaborative Erstellen und die kontinuierliche Verbesserung von beispielsweise Templates oder Checklisten. Gleichartige Fehler können dadurch vermieden und Prozesse optimiert werden (Krebs, 2012a). „Im Idealfall nutzt (…) beispielsweise ein Qualitätsmanager in Südkorea eine Präsentation, die zuvor schon einmal sein Kollege in Hannover erstellt hatte[10]“, heißt es in einem Artikel über ConNext, das ESN des Automobilzulieferers Continental.
„Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen.[11]“ Jäger und Petry haben 175 Unternehmen zu ihren Zielen in Verbindung mit Enterprise 2.0 befragt. Dabei stand bei über der Hälfte der Unternehmen das Thema Wissensmanagement im Vordergrund (Jäger & Petry, 2012, S. 44f).
Neben einer besseren Vernetzung und der Förderung der Kommunikation eignen sich interne soziale Netzwerke zum Betreiben von Wissensmanagement. Sie vernetzen Wissensträger und bauen Wissenssilos ab. Auf diese Weise kann das in den Köpfen der Mitarbeiter gespeicherte Wissen gemeinschaftlich genutzt und verbunden werden. Der Nachteil der E-Mail, das Wissen nur dem Empfänger zugänglich zu machen, wird dadurch eliminiert. In ESNs stehen Informationen unternehmensweit zur Verfügung und sind leicht wieder auffindbar. Das offene Betreiben des Wissensmanagements bietet die Möglichkeit, Entscheidungen an den Ort des Wissen und der Kompetenzen zu delegieren – zu den Wissensträgern (Greiffer, 2013; Ritter, 2012; Ruzic, 2012).
Nicht selten ist die Einführung eines ESN mit dem Wunsch der Reduktion des E-Mail-Verkehrs verbunden. ESNs gelten als geeignete Tools, die Anzahl verschickter E-Mail zu vermindern und sollen dazu verhelfen, die Mitarbeiter mit weniger E-Mails gezielter und besser zu informieren (Fauscette, 2012, S. 5; Schulze-Kopp, 2013). Einen Schritt weiter ist ATOS in Verbindung mit dem Ziel der E-Mail-Reduktion gegangen. Basierend auf der Aussage, nur 10% aller erhaltenen E-Mails seien relevant für die Bewältigung des Arbeitsalltages und dass die verbleibenden 90% die Mitarbeiter vom produktiven Arbeiten ablenken würden, hielt man die E-Mail in der internen Unternehmenskommunikation für nicht mehr zeitgemäß. Daher hat sich der IT-Dienstleister zum Ziel gesetzt, die E-Mail unternehmensweit in den folgenden 3 Jahren abzuschaffen. Die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander solle zukünftig nur noch über das Telefon, persönlich oder über zu diesem Zweck implementierte Kollaborations-Plattformen stattfinden („Zero Email,“ 2014; König, 2011).
Tatsächlich ist die E-Mail in Deutschland das beliebteste Kommunikationsinstrument, nicht nur in der externen, sonder auch in der internen Unternehmenskommunikation. In einer Umfrage bei deutschen Unternehmen haben 93% der Befragten angegeben, dass die E-Mail das vorherrschende Kommunikationsmittel sei (Szilinski, 2013b; von Rekowski, 2013). Ein Argument für die E-Mail sind die Archivierungsmöglichkeiten, die soziale Technologien bisher nicht bieten könnten. Auch wenn dieses...
