Hand führt einen StiftJedes Unternehmen wünscht sich, Verträge besonders schnell abzuschließen. Es geht dabei um solche Dokumente, welche handschriftliche Unterschriften voraussetzen. Erst dann ist ein Vertag gesichert und rechtsgültig.
Im Alltag stellt sich oftmals die Frage, wann und ob eine elektronische Unterschrift rechtsverbindlich ist. Die juristische Antwort beruft sich dabei auf die fortgeschrittene elektronische Signatur, wie auf Yousign.com verwendet werden kann.

Die digitale Unterschrift ist generell einfach. Selbst Automobilzulieferer gehen ihre Kooperationen mit dieser Möglichkeit ein. Nach einigen Iterationen geht das Vertragsdokument unterschrieben an die Vertragspartner. Damit es schneller geht, verschickt ein Geschäftsführer des Zulieferers die unterzeichnete Vereinbarung mit der eingescannten Unterschrift per Mail.
Doch oftmals kommen den Unternehmern Zweifel, ob ein solcher Vertrag überhaupt rechtskräftig ist. Was passiert, wenn etwas falsch läuft und sich die Parteien vor Gericht treffen? Das Unternehmen darf keinerlei Risiken eingehen, um sich in einem schlimmsten keine unangenehmen Fragen der beteiligten Partner gefallen lassen zu müssen.

 

Die unterschiedlichen Arten der elektronischen Unterschrift

Seit Juli 2016 gilt in der Europäischen Union, dass alle Dokumente, die mit einer der verschiedenen Arten der elektronischen Signatur unterschrieben wurden, von jedem Gericht als Beweismittel in der EU tatsächlich akzeptiert werden. Jedoch gibt es hierbei bedeutende Unterschiede in Bezug auf die Beweiskraft und –last. Wird bei einem Rechtsstreit die Erzeugung der Unterschrift in Frage gestellt, muss bei einer einfachen und fortgeschrittenen Signatur derjenige die betreffende Gültigkeit beweisen, welcher dies behauptet. Im Vergleich dazu trägt eine qualifizierte Signatur die widerlegbare Vermutung in sich, dass eine Urheberschaft der Unterschrift so lange erwiesen ist, bis das Gegenteil nachweisbar ist.

Für geschäftliche Vorgänge mit belanglosen Rechtsrisiken wie zum Beispiel unternehmensinterne Dokumente eignet sich aus diesem Grund die einfache elektronische Signatur besonders gut. Wer indessen Verträge mit mittleren Risiken schließen möchte und eine eingeschränkte Beweiskraft für akzeptabel hält, ist mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur besser dran. Hierbei handelt sich um eine solche elektronische Signatur, welche eindeutig mit dem Unterschreibenden verbunden ist. Sie gestattet es, den Unterzeichner zu erkennen und wird unter Verwendung der Daten erstellt, welche durch den Unterzeichner unter der entsprechenden Kontrolle mit einem großen Maß an Vertrauen gebraucht werden und die mit den unterzeichneten Daten so verbunden werden können, dass spätere Veränderungen der Daten zu erkennen sind. Hierzu muss sich der Verfasser der Signatur bei Bedarf zum Beispiel über ein Zertifikat identifizieren lassen.

 

Die Vorteile der elektronischen Unterschrift

Die Vorteile der elektronischen Unterschrift sind das Abschließen der Verträge in Echtzeit, dessen Rechtsgültigkeit und dass die Dokumente in einer Cloud abgerufen werden können. Hierbei gibt es keine Wege zur Post und auch keine Portokosten. Außerdem wird durch die Unterschrift Papier eingespart. Auch Arbeitsschritte wie Scannen oder Ausdrucken entfallen durch die digitale Unterschrift.
Unternehmen können die Verträge über yousign.com unterzeichnen. Diese e-Signatur-Lösung ist rechtsverbindlich und benutzerfreundlich und kann für sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente verwendet werden.

Diese e-Signaturen sind genauso rechtsverbindlich wie herkömmliche Unterschriften. In der EU ist eine Anerkennung über die geltende eIDAS-Verordnung definiert.
Zertifizierte Anbieter der digitalen Unterschrift können im Namen der Partner gesetzlich anerkannte und rechtsverbindliche Unterschriften anbieten und erstellen. Diese rechtschaffenen Anbieter werden auditiert, um zu garantieren, dass ihre die den Vorschriften der EU entsprechen.
Unternehmen sämtlicher Größen haben den Wechsel schon vollzogen und sind über elektronische Dateien, Software-Suiten, den Austausch von Dateien und der Speicherung auf den Servern papierlos geworden. Die Unterschrift auf Verträgen und Dokumenten ist jedoch generell ein Schritt, welcher mangels spezifischer Tools meistens noch den Ausdruck, eine handschriftliche Signatur und die Archivierung der Papierdokumente verlangt.
Eine digitale Unterschrift ermöglicht es, den Geschäftsprozess eines papierlosen Verfahrens mit dem neuen Mechanismus zu vollziehen, welcher von der Produktion über die Unterschrift bis zur Archivierung aller Dokumente ausnahmslos digitalisiert wird.

Bild von Florian Pircher auf Pixabay